Dòng chảy hàng hóa và những hoạt động chính trong Logistics

Logistics được ví như "mạch máu" của chuỗi cung ứng, là một hệ thống phức tạp gồm nhiều hoạt động liên kết chặt chẽ nhằm đảm bảo việc vận chuyển và lưu trữ hàng hóa diễn ra an toàn và đúng lịch trình từ nhà cung cấp đến khách hàng cuối cùng trên toàn thế giới. Khi hoạt động Logistics được thực hiện hiệu quả, chuỗi cung ứng sẽ duy trì được sự liên tục và không bị gián đoạn. Từ đó mang lại cơ hội tối ưu hóa chi phí và tăng cường hiệu suất.

Để hiểu rõ hơn về sự phức tạp của hệ thống Logistics, chúng ta hãy cùng khám phá dòng chảy của hàng hóa trong chuỗi cung ứng và 5 hoạt động Logistics phổ biến được thực hiện tại mỗi điểm mà hàng hóa di chuyển qua. Những hoạt động này không chỉ đảm bảo sự liên tục của chuỗi cung ứng mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả, giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp. 

I. Dòng chảy hàng hóa trong chuỗi cung ứng

Dòng chảy hàng hóa trong chuỗi cung ứng đề cập đến quá trình di chuyển sản phẩm, nguyên vật liệu và dịch vụ từ nhà cung cấp đến người tiêu dùng cuối cùng. Quá trình này bao gồm các hoạt động như thu mua nguyên vật liệu, sản xuất, lưu trữ, đóng gói, và phân phối đến khách hàng. Các hoạt động này có thể được tổ chức theo nhiều mô hình khác nhau tùy thuộc vào chiến lược kinh doanh, nhu cầu của khách hàng và tính chất của sản phẩm.

Việc hiểu rõ dòng chảy hàng hóa giúp doanh nghiệp xác định các điểm nghẽn, sự kém hiệu quả và các khía cạnh cần cải thiện trong hoạt động chuỗi cung ứng của mình. 

Dòng chảy hàng hóa trong chuỗi cung ứng được chia thành 6 bước cụ thể: 

• Receiving from Supplier
• Custom Clearance
• Domestic Transportationư
• Manufacturing 
• Storage 
• Distribution

1. Receiving from Supplier/ Nhận hàng từ nhà cung cấp

Dòng chảy hàng hóa bắt đầu bằng việc vận chuyển nguyên vật liệu từ nhà cung cấp đến kho lưu trữ. Các nguyên vật liệu được nhập khẩu hoặc lấy từ các nguồn cung cấp trong nước để phục vụ cho quy trình sản xuất.

2. Custom Clearance/ Thông quan

Nếu nguyên vật liệu được nhập khẩu, chúng phải trải qua quy trình thông quan để vượt qua biên giới. Quá trình thông quan đảm bảo hàng hóa được xử lý đúng quy định và tuân thủ các luật thuế nhập khẩu/xuất khẩu liên quan.

3. Domestic Transportation/ Vận chuyển nội địa

Sau khi thông quan, nguyên vật liệu được vận chuyển đến kho nguyên vật liệu để chuẩn bị cho sản xuất. Phương tiện vận chuyển có thể là đường bộ, đường sắt hoặc đường biển, tùy thuộc vào khoảng cách và loại hàng hóa.

4. Manufacturing/ Sản xuất

Nguyên vật liệu sau đó được chuyển từ kho đến nhà máy hoặc cơ sở sản xuất. Tại đây, nguyên liệu được chế biến thành sản phẩm cuối cùng thông qua các quy trình sản xuất.

5. Storage/ Lưu trữ

Trước khi được vận chuyển đến khách hàng cuối cùng, sản phẩm hoàn thiện sẽ được lưu trữ tại kho thành phẩm. Kho lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc bảo quản hàng hóa và kiểm soát tồn kho.

6. Distribution/ Phân phối

Cuối cùng, sau khi sản phẩm đã được sản xuất và lưu trữ, chúng được giao đến khách hàng cuối cùng. Việc phân phối được thực hiện theo hai cách: giao trực tiếp đến khách hàng hoặc thông qua các nhà phân phối trung gian.

Quản lý dòng chảy hàng hóa trong chuỗi cung ứng là một nhiệm vụ quan trọng và đầy thách thức. Mỗi bước trong quy trình này yêu cầu sự chính xác, hiệu quả và quản lý thông tin chặt chẽ, đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng với thời gian ngắn nhất, hàng hóa đảm bảo an toàn. 

II. Các Hoạt động chính trong Logistics

Logistics gồm nhiều hoạt động khác nhau, mỗi điểm mà hàng hóa di chuyển qua đều có các hoạt động Logistics tương ứng. Trong bài viết này, ALS sẽ chia Logistics thành 5 nhóm hoạt động chính: Kho bãi (Warehouse), Vận chuyển phân phối (Distribution Transport), Dịch vụ giá trị gia tăng (Value Added Services), Dịch vụ hải quan (Customs Services), và Dịch vụ hậu mãi (After Sales Services).

Các dịch vụ này liên kết với nhau để tạo nên một dòng chảy hàng hóa liền mạch và hiệu quả trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Hiểu rõ về bức tranh toàn cảnh các dịch vụ Logistics và sự liên kết giữa chúng là điều vô cùng quan trọng đối với các nhân sự và nhà quản lý để đảm bảo quy trình Logistics diễn ra hiệu quả.

Mỗi nhóm dịch vụ sẽ chịu trách nhiệm thực hiện và quản lý các hoạt động tương ứng, ALS sẽ trình bày chi tiết từng nhóm dịch vụ qua nội dung bên dưới:

1. Phân phối (Distribution)

Phân phối trong logistics là hoạt động có tính chiến lược cao, tập trung vào việc điều phối, lập kế hoạch và thực hiện giao hàng từ các điểm lưu trữ hoặc sản xuất đến khách hàng tại nhiều vị trí khác nhau.

Hàng hóa và nguyên vật liệu được vận chuyển bằng nhiều phương tiện khác nhau như đường bộ, đường biển, đường hàng không, và đường sắt. Các dịch vụ phân phối đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng, giúp tối ưu hóa chi phí, thời gian và chất lượng của hàng hóa. Các hoạt động chính liên quan đến dịch vụ vận tải:

• Lập kế hoạch vận chuyển (Transportation Planning): Thiết lập kế hoạch vận chuyển hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đích. Xác định tuyến đường tối ưu, lựa chọn phương tiện vận chuyển và tối ưu hóa tài nguyên để đảm bảo vận chuyển hiệu quả và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
• Bốc dỡ và đóng gói hàng hóa (Loading and Packaging): Bốc dỡ hàng hóa từ điểm xuất phát và đóng gói chúng một cách an toàn để tránh hư hỏng hoặc tổn thất trong quá trình vận chuyển.
• Theo dõi và quản lý lịch trình (Tracking and Schedule Management): Quá trình theo dõi và quản lý lịch trình vận chuyển hàng hóa, giám sát vị trí và tình trạng của hàng hóa trong suốt thời gian di chuyển.
• Quản lý đội xe (Vehicle Fleet Management): Quản lý các phương tiện vận chuyển và thực hiện bảo dưỡng định kỳ để đảm bảo hiệu suất và sự an toàn của phương tiện.
• Xử lý dữ liệu (Data Processing): Quản lý và thực hiện các tài liệu, thủ tục liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa.

Những hoạt động này không chỉ đảm bảo hàng hóa được giao đúng hẹn và an toàn, mà còn giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí và tối ưu hóa quá trình vận chuyển trong toàn bộ chuỗi cung ứng.

2. Kho bãi (Warehouse)

Dịch vụ kho bãi tập trung vào việc lưu trữ và bảo quản nguyên vật liệu hoặc hàng hóa từ khi được nhận từ nhà cung cấp hoặc sau khi hoàn tất sản xuất, cho đến khi chúng được chuyển đến khách hàng cuối cùng. Các hoạt động kho bãi cụ thể:

• Nhận hàng (Receiving): Bắt đầu với việc dỡ hàng từ phương tiện vận chuyển, kiểm tra, ghi nhận biên lai và quyết định vị trí lưu trữ trong kho cho hàng hóa nhận được.
• Lưu trữ (Storage): Sau khi dỡ từ phương tiện vận chuyển, nguyên vật liệu hoặc hàng hóa sẽ được lưu trữ trong kho, chờ sản xuất hoặc vận chuyển đến khách hàng.
• Chuẩn bị đơn hàng (Order Preparation/Picking): Tiếp nhận, xử lý và chuẩn bị đơn hàng cho việc giao đến khách hàng, như chọn và đóng gói hàng hóa theo đơn đặt hàng.
• Kiểm soát hàng tồn kho (Stock Control): Quản lý số lượng và tình trạng hàng hóa để đảm bảo luôn có đủ hàng trong kho đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa và giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc hư hỏng.

3. Dịch vụ giá trị gia tăng (Value Added Services)

Dịch vụ giá trị gia tăng mang đến các hoạt động bổ sung nhằm nâng cao giá trị của sản phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp: đóng gói theo yêu cầu, kiểm tra chất lượng, và các quy trình sản xuất hay vận chuyển đặc biệt. Những dịch vụ này được thiết kế để đáp ứng nhu cầu cụ thể của khách hàng và tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Trong logistics, dịch vụ giá trị gia tăng thường được phân loại thành ba nhóm chính:

• Hoạt động vật lý (Physical Activities)
• Dịch vụ hành chính (Administrative Services)
• Dịch vụ giá trị gia tăng phức tạp (Complex Value Added Services)

a. Hoạt động vật lý (Physical Activities)

Physical Activities trong logistics gồm các công việc trực tiếp liên quan đến xử lý hàng hóa, cụ thể là:

• Kiểm soát chất lượng (Quality Control): Kiểm tra các thông số kỹ thuật và đo lường các chỉ số chất lượng để đảm bảo hàng hóa không bị lỗi hoặc hư hỏng. Quá trình kiểm tra hàng hóa để đảm bảo chúng đạt tiêu chuẩn về chất lượng và tính toàn vẹn. 
• Đóng gói (Packaging): Đây là quá trình đặt hàng hóa vào bao bì một cách an toàn và phù hợp nhằm bảo vệ chúng trong quá trình vận chuyển và lưu trữ. Quy trình đóng gói giúp ngăn ngừa các sự cố hư hỏng và đảm bảo hàng hóa đến nơi an toàn.
• Gắn nhãn và đánh dấu (Labeling and Tagging): Gắn nhãn và đánh dấu các thông tin quan trọng trên sản phẩm hoặc bao bì. Một số hoạt động như: in mã vạch, dán nhãn sản phẩm và ghi chú thông tin như nguồn gốc, hạn sử dụng và mã sản phẩm.
• Tạo bộ sản phẩm (Kitting): Quá trình này liên quan đến việc kết hợp nhiều loại sản phẩm khác nhau để tạo thành một bộ sản phẩm đặc biệt, phục vụ cho các mục đích cụ thể. 

b. Dịch vụ hành chính (Administrative Services)

Dịch vụ hành chính có các hoạt động tập trung vào quy trình quản lý và hành chính:

• Quản lý đơn hàng (Order Management): Nhập đơn hàng, xác nhận, xử lý và theo dõi tiến độ giao hàng. Mục tiêu là đảm bảo rằng các đơn hàng được xử lý chính xác và giao hàng đúng thời hạn.
• Quản lý tồn kho bởi nhà cung cấp (Vendor Managed Inventory - VMI) và Quản lý tồn kho hợp tác (Co-Managed Inventory - CMI): Đây là các dịch vụ quản lý tồn kho do nhà cung cấp thực hiện hoặc thông qua sự hợp tác giữa nhà cung cấp và khách hàng. Mục tiêu là tối ưu hóa mức tồn kho và đảm bảo cung cấp hàng hóa đúng nhu cầu.
• Đại diện tài chính và thuế (Fiscal Representation): Hỗ trợ khách hàng trong việc quản lý các vấn đề tài chính và thuế. Đặc biệt là trong các hoạt động quốc tế hoặc giao dịch hàng hóa xuyên biên giới, đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế.
• Lập hóa đơn (Billing): Tạo và gửi hóa đơn cho khách hàng hoặc đối tác kinh doanh để thu phí cho các sản phẩm hoặc dịch vụ đã cung cấp.

c. Complex Value Added Services

Complex Value Added Services gồm một loạt các dịch vụ đa dạng và có tính phức tạp, kết hợp nhiều hoạt động khác nhau để đáp ứng các nhu cầu đặc biệt của khách hàng trong việc quản lý sản phẩm và hàng hóa. 

• Hợp nhất trong quá trình vận chuyển (Merge in Transit): Kết hợp và gộp hàng từ nhiều địa điểm khác nhau thành một lô hàng duy nhất trước khi giao đến điểm đích cuối cùng. Từ đó tối ưu hóa việc vận chuyển và tiết kiệm chi phí.
• Chuyển tải trực tiếp (Cross Docking): Đây là quá trình sắp xếp và giao nhận hàng hóa mà không cần phải lưu trữ lâu tại kho. Phương pháp này giúp giảm thiểu thời gian tồn kho và tăng tốc độ giao hàng.
• Dịch vụ kỹ thuật (Technical Services): Sửa chữa, bảo trì và kiểm tra chất lượng cho hàng hóa hoặc thiết bị đặc biệt. Đảm bảo hàng hóa hoặc thiết bị của khách hàng luôn hoạt động tốt và tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng.

4. Dịch vụ sau bán hàng (After Sales Services)

Dịch vụ sau bán hàng là những hoạt động được thực hiện sau khi đơn hàng đã hoàn tất, tập trung vào việc tạo thêm giá trị cho khách hàng và giải quyết các vấn đề phát sinh sau khi bán hàng. Mục tiêu của các dịch vụ này là nâng cao sự hài lòng của khách hàng và tạo cơ hội hợp tác lâu dài. Trong lĩnh vực logistics, các dịch vụ sau bán hàng thường có:

• Logistics ngược (Reverse Logistics): Đây là một phần của logistics chuyên biệt, tập trung vào việc quản lý và di chuyển sản phẩm sau khi giao hàng cho khách hàng. Gồm việc xử lý trả lại sản phẩm để sửa chữa, thu hồi bao bì rỗng, tái chế hàng hóa đã qua sử dụng hoặc làm sạch thùng chứa để tái sử dụng.
• Quản lý phụ tùng thay thế (Spare Parts Management - SSPM): Các giải pháp này hỗ trợ khách hàng trong việc quản lý các bộ phận hậu mãi quan trọng hoặc có yêu cầu về thời gian.
• Xử lý tiến bộ (Progressive Dispositioning - PD): Quản lý việc trả lại và lưu kho các sản phẩm đã qua sử dụng hoặc hết vòng đời để phân phối và bán lại vào các thị trường thay thế. 
• Bảo dưỡng và sửa chữa (Maintenance and Repair): Kiểm tra, đo lường, thay thế, điều chỉnh và sửa chữa nhằm duy trì hoặc khôi phục chức năng của một bộ phận ở trạng thái có thể thực hiện được các chức năng yêu cầu của nó.

5. Dịch vụ hải quan (Custom Services)

Trong quá trình sản xuất và kinh doanh, nguyên vật liệu có thể được nhập khẩu và hàng hóa có thể được xuất khẩu khi đã hoàn thành. Do đó, dịch vụ hải quan trong logistics đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch, chuẩn bị và quản lý các thủ tục hải quan cho hàng hóa xuất nhập khẩu. 

• Thanh toán thuế, phí và các khoản phí khác (Pay taxes, fees and other charges): Đảm bảo thanh toán đúng quy định các khoản thuế, phí và chi phí khác liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu theo yêu cầu của cơ quan hải quan và các cơ quan liên quan khác.
• Chuẩn bị giấy tờ nhập khẩu và xuất khẩu (Import and export documents): Hoàn thành các loại giấy tờ, chứng từ cần thiết theo yêu cầu của cơ quan hải quan và các cơ quan khác như Bộ Y tế, Bộ Nông nghiệp, Bộ Công Thương, Bộ Văn hóa,... 
• Vận chuyển, lưu kho, bốc xếp và giao nhận hàng hóa (Transport, store, load and unload and deliver goods): Đảm nhận việc vận chuyển hàng hóa từ nơi sản xuất hoặc mua hàng đến cửa khẩu xuất nhập khẩu, cũng như việc lưu kho, bốc xếp và giao nhận hàng hóa tại cửa khẩu hoặc các địa điểm khác theo yêu cầu của khách hàng.
• Tư vấn về hải quan (Consultation on customs): Cung cấp các dịch vụ tư vấn về quy định hải quan, thuế, phí và các chế độ ưu đãi, miễn giảm thuế liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu, giúp khách hàng nắm rõ và tuân thủ các quy định hiện hành.

Các hoạt động trên chỉ là một phần của công việc cơ bản trong logistics. Mạng lưới chuỗi cung ứng thường phức tạp và thay đổi tùy thuộc vào ngành hàng cụ thể và quy mô của doanh nghiệp. Vì vậy, quản lý chuỗi cung ứng đòi hỏi nhân sự có trình độ chuyên môn cao và kỹ năng vững vàng. Đặc biệt trong bối cảnh môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp. Để đảm bảo dòng chảy hàng hóa diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, sự chuyên nghiệp và hiểu biết sâu rộng về các hoạt động logistics là vô cùng cần thiết.

Logistics là một hệ thống phức tạp gồm nhiều dịch vụ quan trọng, được thực hiện liên tục từ nhà cung cấp đến khách hàng cuối cùng. Sự liên kết và hiệu quả giữa các dịch vụ này đóng vai trò thiết yếu trong việc đảm bảo dòng chảy hàng hóa mượt mà và hiệu quả từ điểm xuất phát đến điểm đích.

Dịch vụ vận chuyển phân phối (Distribution Transport) đảm bảo rằng hàng hóa có thể di chuyển từ nơi sản xuất đến các điểm tiếp theo. Kho bãi (Warehouse) cung cấp không gian lưu trữ an toàn cho hàng hóa. Dịch vụ hải quan (Customs Services) giúp vượt qua các rào cản quốc tế một cách suôn sẻ. Dịch vụ sau bán hàng (After Sales Services) duy trì quan hệ với khách hàng và giải quyết các vấn đề sau khi bán hàng. Dịch vụ giá trị gia tăng (Value Added Services) mang đến giá trị bổ sung và tùy chỉnh sản phẩm khi cần.

Những dịch vụ khi kết hợp với nhau sẽ tạo nên hệ thống logistic liền mạch, đáp ứng nhu cầu của khách hàng, giúp chuỗi cung ứng được hiệu quả hơn.. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể duy trì sự hài lòng của khách hàng và cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường.

𝐀𝐋𝐒 – 𝐓𝐡𝐞 𝐋𝐞𝐚𝐝𝐢𝐧𝐠 𝐨𝐟 𝐀𝐯𝐢𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐋𝐨𝐠𝐢𝐬𝐭𝐢𝐜𝐬  
Email: contact@als.com.vn
Hotline: 1900 3133
Website: https://als.com.vn/
Fanpage: https://www.facebook.com/als.com.vn

Chia sẻ bài viết này