Hiện tại, các tiêu chuẩn, quy định về số hóa tài liệu lưu trữ cho doanh nghiệp/tổ chức được thực hiện theo hướng dẫn của thông tư số 02/2019/TT-BNV.
Cùng ALS tìm hiểu những quy định tiêu chuẩn về dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử thông qua bài viết chi tiết dưới đây.
Dữ liệu thông tin đầu vào cần đảm bảo các tiêu chuẩn của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của Cơ quan/Tổ chức. Quy định về số hóa tài liệu lưu trữ có các tiêu chuẩn khác nhau tùy theo loại tài liệu.
| Định dạng | Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên |
| Độ phân giải | Tối thiểu 200ppi |
| Tỷ lệ số hóa | 10% |
| Hình thức chữ ký số | Nằm tại góc trên, bên phải và ở trang đầu tài liệu - Hình ảnh: dấu đỏ của cơ quan bằng kích thước thực tế, định dạng .png - Kèm thêm thông tin của cơ quan/tổ chức, thời gian |
| Tên file | Được đặt theo dạng Mã hồ sơ + Số thứ tự văn bản trong hồ sơ. Mỗi phần cách nhau bởi dấu chấm |
| Định dạng | .JPEG |
| Độ phân giải | Tối thiểu 200ppi |
| Định dạng | .MPEG-4, .AVI, .WMV |
| Bit Rate | Tối thiểu 1500 kbps |
| Định dạng | .MP3, .WMA |
| Bit Rate | Tối thiểu 128 kbps |
1 | Số lưu trữ | Archives Number | String | 50 |
2 | Ký hiệu thông tin | InforSign | String | 30 |
3 | Tên sự kiện | EventName | String | 500 |
4 | Tiêu đề phim/âm thanh | Movie Title | String | 500 |
5 | Ghi chú | Description | String | 500 |
6 | Tác giả | Recorder | String | 300 |
7 | Địa điểm | Record Place | String | 300 |
8 | Thời gian | Record Date | String | DD/MM/YYYY |
9 | Ngôn ngữ | Language | String | 100 |
10 | Thời lượng | Play Time | String | 8 |
11 | Tài liệu đi kèm | Doc Attached | String | 300 |
12 | Chế độ sử dụng | Mode | String | 20 |
13 | Chất lượng | Quality | String | 50 |
14 | Tình trạng vật lý | Format | String | 50 |
Nếu để liệt kê chi tiết, quá trình số hóa sẽ bao gồm khá nhiều bước. Để doanh nghiệp dễ hiểu và tiếp cận, chúng ta có thể tham khảo quy trình số hóa tài liệu lưu trữ với 5 bước đơn giản dưới đây.
Bước 1: Tiếp nhận tài liệu lưu trữ
Các tài liệu này là những tài liệu đã được lựa chọn để số hóa. Trước khi thực hiện số hóa, doanh nghiệp sẽ tiền hành rà soát, lựa chọn ra những văn bản, giấy tờ quan trọng, ưu tiên cần thực hiện chuyển đổi (số hóa) trước và gửi cho đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa.
Bước 2: Chỉnh lý và phân loại
Ở bước này, các tài liệu sẽ được phân tách khỏi các bìa/túi đựng, ghim, kẹp, … để đảm bảo tài liệu số hóa ở dạng “sạch”, phẳng, sẵn sàng việc quét tài liệu số.
Những tài liệu nên được phân loại để thực hiện theo các nhu cầu khác nhau.
Bước 3: Quét tài liệu
Sau khi chỉnh lý, phân loại, các tài liệu sẽ được Scan và thiết lập hệ thống. Các file đầu ra được đặt tên, lưu trữ theo định dạng chuẩn và sắp xếp vào những thư mục tài liệu (theo trật tự ban đầu sấp xếp).
Bước 4: Kiểm tra tài liệu
Các tài liệu sau khi được quét sẽ cần được kiểm tra lại trước khi tiến hành hoàn thiện công đoạn số hóa. Những tài liệu không đạt yêu cầu sẽ cần quay trở lại bước 3 để thực hiện.
Bước 5: Nghiệm thu và lưu trữ
Các tài liệu gốc ban đầu sẽ được đóng gói và gửi lại doanh nghiệp/tổ chức. Các tài liệu điện tử sau khi được số hóa cũng sẽ được lưu trữ tương tự như cách thức tổ chức hiện tại. Thay vì truy xuất vật lý, các đơn vị có thể thực hiện tra cứu mọi lúc, mọi nơi, không giới hạn.
Hy vọng bài viết trên đã giúp quý khách hiểu hơn được phần nào về những quy định về số hóa tài liệu lưu trữ cũng như quy trình tài liệu được số hóa trong doanh nghiệp. Nếu có thêm những thắc mắc cần tư vấn về công tác số hóa, quý khách có thể liên hệ thêm với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi để nhận được các tư vấn hữu ích nhất.
Sự phát triển và hiệu quả của hoạt động "cross border" và "cross border transport" không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến kinh tế mà còn có tác động sâu rộng đến mối quan hệ giữa...
Vận chuyển hàng hóa nội địa là quá trình vận chuyển nhiều loại hàng hóa với các phương thức như đường bộ, đường sắt, đường biển và hàng không. Đối với vận tải nội địa bằng...
Thuê xe tải chở hàng tại ALS sẽ giúp quý đơn vị, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được hơn từ 15 – 20% so với thông thường. Chi phí được tối ưu đến từng km.
Các trường hợp vi phạm quy định về an ninh, an toàn hàng không có thể bị xử lý bằng hình thức cấm bay được quy định tại Điều 18 Nghị định 92/2015/NĐ-CP
Điểm kiểm soát an ninh hàng không là vị trí làm việc của nhân viên kiểm soát an ninh hàng không được thiết lập tại khu vực công cộng hoặc khu vực hạn chế nhằm kiểm soát hoạt...
Với đội ngũ lái xe có kinh nghiệm và hệ thống xe tải đa dạng, chúng tôi cam kết mang lại giải pháp vận tải an toàn, hiệu quả, đảm bảo hàng hóa giao nhận nhanh chóng và an...
Với tổng sản lượng hàng hóa phục vụ lên tới 500 tấn/ngày và hơn 70 tuyến hành trình, Tối ưu dịch vụ ghép hàng vận chuyển cho các doanh nghiệp trên nhiều hành trình.
Các loại máy bay chở hàng trong vận tải hàng không: Passenger Aircraft/ Passenger flight (PAX): máy bay vừa chở khách và chở hàng. Freighter (F)/Cargo Aircraft Only (CAO):...
ETA là thời gian dự kiến đến nơi, ETD là thời gian dự kiến khởi hành. ETA thường được sử dụng cho người nhận hàng, ETD thường được sử dụng cho người gửi hàng.
Dịch vụ vận tải nguyên chuyến là dịch vụ cho thuê xe tải hoàn toàn riêng biệt, trong đó khách hàng có quyền sử dụng toàn bộ dung lượng và tài nguyên của phương tiện vận chuyển.
ALS