Cập nhật những quy định về số hóa tài liệu lưu trữ

Hiện tại, các tiêu chuẩn, quy định về số hóa tài liệu lưu trữ cho doanh nghiệp/tổ chức được thực hiện theo hướng dẫn của thông tư số 02/2019/TT-BNV.

Cùng ALS tìm hiểu những quy định tiêu chuẩn về dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử thông qua bài viết chi tiết dưới đây.

1. Tiêu chuẩn về dữ liệu thông tin đầu vào khi lưu trữ điện tử

Dữ liệu thông tin đầu vào cần đảm bảo các tiêu chuẩn của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của Cơ quan/Tổ chức. Quy định về số hóa tài liệu lưu trữ có các tiêu chuẩn khác nhau tùy theo loại tài liệu.

* Đối với những tài liệu điện tử được số hóa từ tài liệu giấy

* Đối với những tài liệu điện tử được số hóa từ ảnh

* Đối với những tài liệu điện tử được số hóa từ phim

* Đối với những tài liệu điện tử được số hóa từ âm thanh

* Bảng tổng hợp định dạng tiêu chuẩn trên tài liệu số hóa

2. Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ

Nếu để liệt kê chi tiết, quá trình số hóa sẽ bao gồm khá nhiều bước. Để doanh nghiệp dễ hiểu và tiếp cận, chúng ta có thể tham khảo quy trình số hóa tài liệu lưu trữ với 5 bước đơn giản dưới đây.

Bước 1: Tiếp nhận tài liệu lưu trữ

Các tài liệu này là những tài liệu đã được lựa chọn để số hóa. Trước khi thực hiện số hóa, doanh nghiệp sẽ tiền hành rà soát, lựa chọn ra những văn bản, giấy tờ quan trọng, ưu tiên cần thực hiện chuyển đổi (số hóa) trước và gửi cho đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa.

Bước 2: Chỉnh lý và phân loại

Ở bước này, các tài liệu sẽ được phân tách khỏi các bìa/túi đựng, ghim, kẹp, … để đảm bảo tài liệu số hóa ở dạng “sạch”, phẳng, sẵn sàng việc quét tài liệu số.

Những tài liệu nên được phân loại để thực hiện theo các nhu cầu khác nhau.

Bước 3: Quét tài liệu

Sau khi chỉnh lý, phân loại, các tài liệu sẽ được Scan và thiết lập hệ thống. Các file đầu ra được đặt tên, lưu trữ theo định dạng chuẩn và sắp xếp vào những thư mục tài liệu (theo trật tự ban đầu sấp xếp).

Bước 4: Kiểm tra tài liệu

Các tài liệu sau khi được quét sẽ cần được kiểm tra lại trước khi tiến hành hoàn thiện công đoạn số hóa. Những tài liệu không đạt yêu cầu sẽ cần quay trở lại bước 3 để thực hiện.

Bước 5: Nghiệm thu và lưu trữ

Các tài liệu gốc ban đầu sẽ được đóng gói và gửi lại doanh nghiệp/tổ chức. Các tài liệu điện tử sau khi được số hóa cũng sẽ được lưu trữ tương tự như cách thức tổ chức hiện tại. Thay vì truy xuất vật lý, các đơn vị có thể thực hiện tra cứu mọi lúc, mọi nơi, không giới hạn.

Hy vọng bài viết trên đã giúp quý khách hiểu hơn được phần nào về những quy định về số hóa tài liệu lưu trữ cũng như quy trình tài liệu được số hóa trong doanh nghiệp. Nếu có thêm những thắc mắc cần tư vấn về công tác số hóa, quý khách có thể liên hệ thêm với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi để nhận được các tư vấn hữu ích nhất.

Chia sẻ bài viết này