Số hóa tài liệu đang dần trở thành một xu hướng của các doanh nghiệp trong thời đại số. Thực hiện số hóa tài liệu giúp doanh nghiệp:
- Giải phóng không gian lưu trữ tài liệu vật lý
- Giảm chi phí vận hành, nhân sự, quản lý cho doanh nghiệp
- Tiết kiệm thời gian xử lý giấy tờ hàng ngày
- Nâng cao hiệu suất và thời gian làm việc của nhân viên
Vậy các bước số hóa tài liệu lưu trữ chi tiết như thế nào?
Chúng ta nên bắt đầu tư đâu để thực hiện số hóa tài liệu cho doanh nghiệp. Cùng ALS tìm hiểu chi tiết thông qua bài viết dưới đây.
Nếu có điều kiện và khả năng về chi phí, doanh nghiệp có thể lựa chọn số hóa toàn bộ để đảm bảo được sự đồng nhất cũng như tạo điều kiện cho quá trình chuyển đổi số được thực hiện dễ dàng sau này.
Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có khả năng số hóa toàn bộ thông tin. Đặc biệt là các đơn vị có quy mô nhỏ và vừa.
Chúng ta có thể căn cứ theo một số tiêu chuẩn dưới đây để có thể tiến hành số hóa trước những tài liệu quan trọng:
- Quy định về lưu trữ tài liệu của Nhà nước, doanh nghiệp
- Mục đích quản lý, sử dụng
- Ngân sách triển khai
Để lựa chọn các tài liệu số hóa trước, chúng ta có thể dựa trên:
- Mức độ quý hiếm, những nội dung có giá trị cao
- Tần suất khai thác, tìm kiếm và sử dụng hàng ngày
- Tình trạng vật lý hiện tại của tài liệu
Các bước số hóa tài liệu lưu trữ tiêu chuẩn bao gồm có 7 bước:
- Bước 1: Thu thập tài liệu cần số hóa
- Bước 2: Sắp xếp và phân loại tài liệu (theo yêu cầu)
- Bước 3: Quét tài liệu (nhận diện dữ liệu)
- Bước 4: Kiểm tra tính phù hợp của tài liệu quét
- Bước 5: Tiến hành nhập liệu và nhận dạng ký tự OCR
- Bước 6: Kiểm tra tính chính xác của thông tin nhập liệu
- Bước 7: Tiến hành lưu trữ dữ liệu
1. Thu thập tài liệu: ở giai đoạn này bên cung ứng dịch vụ và sử dụng dịch vụ sẽ tiến hành rà soát và thu thập các tài liệu cần được số hóa. Các bước cụ thể thực hiện bao gồm:
- Tiếp nhận tài liệu bàn giao
- Ký xác nhận biên bản bàn giao (số lượng, loại tài liệu, thời gian tiếp nhận, tình trạng tài liệu tiếp nhận, …)
2. Tiền xử lý: Ở giai đoạn này, sau khi tài liệu được tiếp nhận, bên cung ứng dịch vụ số hóa tài liệu sẽ tiến hành các hoạt động sắp xếp, phân loại, chỉnh lý tài liệu chi tiết gồm:
- Kiểm tra tài liệu thu thập
- Phân loại tài liệu theo yêu cầu số hóa
- Phân bổ nhân sự thực hiện
- Chỉnh lý tài liệu (nếu cần)
3. Quét tài liệu: Từng loại tài liệu hồ sơ sẽ thực hiện trên các máy scan khác nhau
- Tài liệu hồ sơ bản giấy thông thường khổ A4 – A0 sẽ tiến hành trên máy quét tự động.
- Các tài liệu mỏng, giấy rách nát có khả năng hư hỏng thì sẽ tiến hành quét trên máy quét phẳng
- Các tài liệu dạng quyển hoặc tài liệu không tháo gáy được sẽ thực hiện trên máy quét sách A4 – A0
- Tài liệu chuyên biệt như film ảnh, hộ chiếu sẽ được thực hiện trên máy quét chuyên dụng
4. Kiểm tra chất lượng: Sau khi quét, các tài liệu sẽ được kiểm tra 100% chất lượng đầu ra lần 1 dựa trên các tiêu chí:
- Kiểm tra đầu ra đảm bảo đúng chất lượng yêu cầu
- Kiểm tra đầu ra đảm bảo đúng số lượng yêu cầu
- Nếu không đạt yêu cầu thì thực hiện quét tài liệu lại
- Với tài liệu bản giấy thông thường thì kết quả đầu ra là file pdf hoặc jpg theo yêu cầu của khách hàng
5. Nhập liệu: nhận dạng các ký tự chính xác theo 2 hình thức:
- Nhập liệu tự động - Áp dụng với các bản gốc chất lượng cao, tài liệu mới: Sử dụng công nghệ OCR (nhận dạng ký tự quang học) để bóc tách thông tin và nhập tự động vào các trường thông tin yêu cầu.
- Nhập liệu thủ công - Áp dụng với các bản gốc chất lượng thấp, tài liệu cũ, không thể nhận dạng được: Nhân viên nhập liệu sẽ nhập tay các dữ liệu và các trường thông tin yêu cầu
Các trường thông tin của tài liệu (metadata) sau khi được nhập liệu sẽ được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp.
6. Kiểm tra chất lượng: Đây là bước kiểm tra lần thứ 2 đối với các tài liệu được số hóa. Tại bước này, các tài liệu đầu ra sẽ được kiểm tra xác suất ngẫu nhiên 30% với những tiêu chí tương tự như ở bước 4.
7. Kết xuất và lưu trữ: Các thông tin sau khi được số hóa sẽ lưu trữ và khai thác theo các phương án riêng.
Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu chi tiết hơn về các bước số hóa tài liệu lưu trữ cho doanh nghiệp. Nếu cần tư vấn thêm về dịch vụ số hóa tài liệu, quý khách có thể liên hệ ngay với các chuyên gia của chúng tôi để nhận được hỗ trợ sớm nhất.
Trong lĩnh vực logistics hiện nay, việc tính toán chính xác bảng giá cước vận chuyển container đường biển nội địa đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa chi phí.
Singapore là một quốc gia phát triển và hiện đại do đó mã Zip CODE Singapore cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình tối ưu hóa quy trình bưu chính, giao nhận hàng hóa...
Tính đến thời điểm hiện tại, Malaysia có đến 62 sân bay đang hoạt động với 54 sân bay dân dụng nội địa và 8 sân bay phục vụ cho các hành trình quốc tế.
Tại thị trường Mỹ, hệ thống mã Zip United States đa dạng càng khiến cho việc tìm kiếm trở nên khó khăn hơn. Đi cùng với sự phát triển mạnh mẽ của thương mại điện tử, vận chuyển...
Hà Lan có 16 sân bay trong nước và quốc tế, trong đó có 5 sân bay quốc tế tấp nập là Sân bay Amsterdam Schiphol, Sân bay Eindhoven, Sân bay Rotterdam The Hague, Sân bay Flamingo.
Hiện nay ở Đức có 7 sân bay quốc tế là sân bay Düsseldorf, sân bay Frankfurt, Sân bay Berlin Brandenburg, sân bay Dusseldorf, sân bay Munster Osnabruck, sân bay Munich và...
Với nhu cầu vận chuyển Container nội địa tại Việt Nam hiện nay ngày càng tăng lên nhanh chóng thì sự xuất hiện của các hãng tàu vận chuyển Container nội địa tại Việt Nam là...
Hiện nay, Nga cũng là quốc gia có số lượng sân bay lớn nhất tại Châu Âu với con số 1260 sân bay phân bổ khắp các tỉnh, thành phố của Nga.
Lào một một quốc gia có diện tích tương đối nhỏ và có mối quan hệ láng giềng thân thiết với Việt Nam tại khu vực Đông Nam Á. Đây cũng là quốc gia duy nhất không giáp biển...
Vận tải đường biển là một trong những phương thức vận chuyển hàng hóa phổ biến và hiệu quả nhất đặc biệt trong bối cảnh thương mại toàn cầu ngày càng phát triển như hiện nay.
ALS