Số hóa tài liệu đang dần trở thành một xu hướng của các doanh nghiệp trong thời đại số. Thực hiện số hóa tài liệu giúp doanh nghiệp:
- Giải phóng không gian lưu trữ tài liệu vật lý
- Giảm chi phí vận hành, nhân sự, quản lý cho doanh nghiệp
- Tiết kiệm thời gian xử lý giấy tờ hàng ngày
- Nâng cao hiệu suất và thời gian làm việc của nhân viên
Vậy các bước số hóa tài liệu lưu trữ chi tiết như thế nào?
Chúng ta nên bắt đầu tư đâu để thực hiện số hóa tài liệu cho doanh nghiệp. Cùng ALS tìm hiểu chi tiết thông qua bài viết dưới đây.
Nếu có điều kiện và khả năng về chi phí, doanh nghiệp có thể lựa chọn số hóa toàn bộ để đảm bảo được sự đồng nhất cũng như tạo điều kiện cho quá trình chuyển đổi số được thực hiện dễ dàng sau này.
Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có khả năng số hóa toàn bộ thông tin. Đặc biệt là các đơn vị có quy mô nhỏ và vừa.
Chúng ta có thể căn cứ theo một số tiêu chuẩn dưới đây để có thể tiến hành số hóa trước những tài liệu quan trọng:
- Quy định về lưu trữ tài liệu của Nhà nước, doanh nghiệp
- Mục đích quản lý, sử dụng
- Ngân sách triển khai
Để lựa chọn các tài liệu số hóa trước, chúng ta có thể dựa trên:
- Mức độ quý hiếm, những nội dung có giá trị cao
- Tần suất khai thác, tìm kiếm và sử dụng hàng ngày
- Tình trạng vật lý hiện tại của tài liệu
Các bước số hóa tài liệu lưu trữ tiêu chuẩn bao gồm có 7 bước:
- Bước 1: Thu thập tài liệu cần số hóa
- Bước 2: Sắp xếp và phân loại tài liệu (theo yêu cầu)
- Bước 3: Quét tài liệu (nhận diện dữ liệu)
- Bước 4: Kiểm tra tính phù hợp của tài liệu quét
- Bước 5: Tiến hành nhập liệu và nhận dạng ký tự OCR
- Bước 6: Kiểm tra tính chính xác của thông tin nhập liệu
- Bước 7: Tiến hành lưu trữ dữ liệu
1. Thu thập tài liệu: ở giai đoạn này bên cung ứng dịch vụ và sử dụng dịch vụ sẽ tiến hành rà soát và thu thập các tài liệu cần được số hóa. Các bước cụ thể thực hiện bao gồm:
- Tiếp nhận tài liệu bàn giao
- Ký xác nhận biên bản bàn giao (số lượng, loại tài liệu, thời gian tiếp nhận, tình trạng tài liệu tiếp nhận, …)
2. Tiền xử lý: Ở giai đoạn này, sau khi tài liệu được tiếp nhận, bên cung ứng dịch vụ số hóa tài liệu sẽ tiến hành các hoạt động sắp xếp, phân loại, chỉnh lý tài liệu chi tiết gồm:
- Kiểm tra tài liệu thu thập
- Phân loại tài liệu theo yêu cầu số hóa
- Phân bổ nhân sự thực hiện
- Chỉnh lý tài liệu (nếu cần)
3. Quét tài liệu: Từng loại tài liệu hồ sơ sẽ thực hiện trên các máy scan khác nhau
- Tài liệu hồ sơ bản giấy thông thường khổ A4 – A0 sẽ tiến hành trên máy quét tự động.
- Các tài liệu mỏng, giấy rách nát có khả năng hư hỏng thì sẽ tiến hành quét trên máy quét phẳng
- Các tài liệu dạng quyển hoặc tài liệu không tháo gáy được sẽ thực hiện trên máy quét sách A4 – A0
- Tài liệu chuyên biệt như film ảnh, hộ chiếu sẽ được thực hiện trên máy quét chuyên dụng
4. Kiểm tra chất lượng: Sau khi quét, các tài liệu sẽ được kiểm tra 100% chất lượng đầu ra lần 1 dựa trên các tiêu chí:
- Kiểm tra đầu ra đảm bảo đúng chất lượng yêu cầu
- Kiểm tra đầu ra đảm bảo đúng số lượng yêu cầu
- Nếu không đạt yêu cầu thì thực hiện quét tài liệu lại
- Với tài liệu bản giấy thông thường thì kết quả đầu ra là file pdf hoặc jpg theo yêu cầu của khách hàng
5. Nhập liệu: nhận dạng các ký tự chính xác theo 2 hình thức:
- Nhập liệu tự động - Áp dụng với các bản gốc chất lượng cao, tài liệu mới: Sử dụng công nghệ OCR (nhận dạng ký tự quang học) để bóc tách thông tin và nhập tự động vào các trường thông tin yêu cầu.
- Nhập liệu thủ công - Áp dụng với các bản gốc chất lượng thấp, tài liệu cũ, không thể nhận dạng được: Nhân viên nhập liệu sẽ nhập tay các dữ liệu và các trường thông tin yêu cầu
Các trường thông tin của tài liệu (metadata) sau khi được nhập liệu sẽ được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp.
6. Kiểm tra chất lượng: Đây là bước kiểm tra lần thứ 2 đối với các tài liệu được số hóa. Tại bước này, các tài liệu đầu ra sẽ được kiểm tra xác suất ngẫu nhiên 30% với những tiêu chí tương tự như ở bước 4.
7. Kết xuất và lưu trữ: Các thông tin sau khi được số hóa sẽ lưu trữ và khai thác theo các phương án riêng.
Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu chi tiết hơn về các bước số hóa tài liệu lưu trữ cho doanh nghiệp. Nếu cần tư vấn thêm về dịch vụ số hóa tài liệu, quý khách có thể liên hệ ngay với các chuyên gia của chúng tôi để nhận được hỗ trợ sớm nhất.
Việc sở hữu những lợi thế nổi bật khiến ALS chính là sự lựa chọn tốt nhất cho quý khách hàng khi cần tìm kiếm một dịch vụ cho thuê kho chứa hàng uy tín, chất lượng và chuyên...
Thủ tục hải quan là các công việc mà người khai hải quan và công chức hải quan phải thực hiện theo quy định của Luật này đối với hàng hóa, phương tiện vận tải. (Khoản 23 Điều...
Dịch vụ khai báo hải quan là dịch vụ do một đơn vị/doanh nghiệp uy tín có chuyên môn, kinh nghiệm đảm bảo (thông thường là doanh nghiệp logistics).
Sự phát triển và hiệu quả của hoạt động "cross border" và "cross border transport" không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến kinh tế mà còn có tác động sâu rộng đến mối quan hệ giữa...
Vận chuyển hàng hóa nội địa là quá trình vận chuyển nhiều loại hàng hóa với các phương thức như đường bộ, đường sắt, đường biển và hàng không. Đối với vận tải nội địa bằng...
Thuê xe tải chở hàng tại ALS sẽ giúp quý đơn vị, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được hơn từ 15 – 20% so với thông thường. Chi phí được tối ưu đến từng km.
Các trường hợp vi phạm quy định về an ninh, an toàn hàng không có thể bị xử lý bằng hình thức cấm bay được quy định tại Điều 18 Nghị định 92/2015/NĐ-CP
Điểm kiểm soát an ninh hàng không là vị trí làm việc của nhân viên kiểm soát an ninh hàng không được thiết lập tại khu vực công cộng hoặc khu vực hạn chế nhằm kiểm soát hoạt...
Với đội ngũ lái xe có kinh nghiệm và hệ thống xe tải đa dạng, chúng tôi cam kết mang lại giải pháp vận tải an toàn, hiệu quả, đảm bảo hàng hóa giao nhận nhanh chóng và an...
Với tổng sản lượng hàng hóa phục vụ lên tới 500 tấn/ngày và hơn 70 tuyến hành trình, Tối ưu dịch vụ ghép hàng vận chuyển cho các doanh nghiệp trên nhiều hành trình.
ALS