Khái niệm số hóa tài liệu lưu trữ là gì?

Số hóa tài liệu lưu trữ giúp cho doanh nghiệp giải phóng bớt những “không gian thừa” và tăng khả năng vận hành linh hoạt cho tổ chức.

Vậy số hóa tài liệu lưu trữ là gì và có vai trò cụ thể như thế nào?

Cùng ALS tìm hiểu chi tiết hơn thông qua bài viết chi tiết dưới đây.

1. Số hóa tài liệu lưu trữ là gì?

Một cách học thuật, số hóa tài liệu lưu trữ được hiểu là quá trình chuyển đổi các dữ liệu từ dạng văn bản truyền thống thành những dạng dữ liệu số mà máy tính có thể đọc, hiểu được.

- Các dữ liệu dạng văn bản: là những giấy tờ, tài liệu, hồ sơ, bản vẽ, kế hoạch, … đến các bản in, file âm thanh, hình ảnh

- Các dữ liệu số chuyển đổi: có định dạng kỹ thuật số như các file bmp, jpg, pdf, … để máy tính có thể đọc, hiểu và lưu lại được.

Ví dụ: Chúng ta tiến hành số hóa toàn bộ các văn bản của phòng kế toán – tài chính để phục vụ cho việc truy vấn thông tin, bảo quản dữ liệu của doanh nghiệp.

2. Vai trò của việc số hóa tài liệu lưu trữ là gì?

Với khối lượng thông tin ngày càng lớn như hiện nay, việc số hóa tài liệu lưu trữ đang dần trở thành điều cần thiết. Chúng ta không thể lưu số lượng dữ liệu khổng lồ thông qua các văn bản, giấy tờ truyền thống. Chúng ta không bền và cũng không thể đủ chỗ để có thể lưu trữ trong khi diện tích sử dụng ngày càng bị thu hẹp.

Đừng dưới góc độ của doanh nghiệp, số hóa tài liệu lưu trữ là cách thức thông minh để giải phóng bớt những “không gian thừa” của doanh nghiệp, tiết kiệm các chi phí vận hành, quản lý mà lại nâng cao năng suất làm việc của tổ chức.

Những lợi ích của việc số hóa tài liệu lưu trữ mà chúng ta có thể kể đến bao gồm:

- Cắt giảm diện tích văn phòng cần làm kho lưu trữ vật lý cuối năm

- Tiết kiệm thêm nhiều chi phí vận hành, quản lý, nhân sự, chi phí thuê văn phòng/hàng năm

- Tài liệu được lưu trữ đảm bảo, tránh việc hư hỏng theo thời gian

- Đơn giản hóa quá trình quản lý, truy vấn thông tin nhanh chóng

- Khả năng chuyển đổi thông tin linh hoạt, hỗ trợ xử lý và làm việc mọi lúc mọi nơi

- Chi phí vận hành thấp và hoạt động hiệu quả

3. Những điểm cần lưu ý khi triển khai số hóa tài liệu lưu trữ?

Số hóa là hoạt động mà doanh nghiệp nên xác định thực hiện trong dài hạn để dần thay đổi quy trình cũng như mô hình vận hành của tổ chức. Từ đó, các đơn vị tạo ra những thay đổi mới, giá trị mới.

Nếu tự đầu tư để thực hiện số hóa, doanh nghiệp cần lưu ý:

- Các đơn vị sẽ tốn khá nhiều chi phí để đầu tư về hạ tầng, hệ thống, cơ sở vật chất, công nghệ

- Đòi hỏi các nhân sự thực hiện có trình độ chuyên môn

- Yêu cầu sự thống nhất từ toàn bộ hệ thống

- Nguy cơ tiềm tang từ việc bảo mật và an ninh

Những chi phí ban đầu khá cao (nhất là với những doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ). Ngoài ra, hình thức này cũng tiềm tàng khá nhiều rủi ro đến từ nhân sự thực hiện (do thiếu sự ràng buộc, cơ sở pháp lý). Việc tự đầu tư thực hiện số hóa thường chỉ áp dụng cho những doanh nghiệp lớn, có tính tổ chức cao và có năng lưc về công nghệ cùng khả năng quản lý và giám sát chặt chẽ.

Đối với những doanh nghiệp khác (hạn chế về chi phí, con người và khả năng về công nghệ) nên lựa chọn các nhà cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ chuyên nghiệp để đảm bảo công tác số hóa của tổ chức.

Như vậy, đơn vị sẽ tiết kiệm thêm được rất nhiều chi phí và đảm bảo quá trình số hóa được thực hiện và vận hành một cách trơn tru, đồng bộ.

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu hơn phần nào về số hóa tài liệu lưu trữ là gì cũng như vai trò của hoạt động này đối với hoạt động của tổ chức.

Nếu quý khách cần tư vấn thêm và cung cấp giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ chuyên nghiệp cho đơn vị, bạn có thể liên hệ ngay với các chuyên gia của chúng tôi để nhận được hỗ trợ sớm nhất.

Chia sẻ bài viết này