Quản lý kho hàng trong logistics hiệu quả - Giải pháp chuyên nghiệp từ ALS

Quản lý kho hàng trong logistics là toàn bộ hoạt động liên quan đến lưu trữ, kiểm soát, bảo quản và luân chuyển hàng hóa trong kho. Đây là một mắt xích then chốt giúp kết nối các khâu trong chuỗi cung ứng – từ sản xuất, lưu thông đến phân phối.

Việc quản lý kho hiệu quả giúp doanh nghiệp:

• Kiểm soát tồn kho chính xác theo thời gian thực
• Đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng để xuất bán hoặc sản xuất
• Tối ưu hóa chi phí vận hành và giảm thiểu thất thoát

1. Tầm quan trọng của việc quản lý kho hàng trong logistics

Một hệ thống quản lý kho tốt không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng. Cụ thể:

• Giảm sai sót trong vận hành: Nhập – xuất nhầm mã hàng, thất thoát, hư hỏng... là rủi ro phổ biến nếu không có hệ thống kiểm soát khoa học.
• Tối ưu chi phí lưu kho: Tồn kho dư thừa làm đọng vốn, trong khi thiếu hàng khiến gián đoạn sản xuất hoặc giao hàng.
• Gia tăng tốc độ đáp ứng thị trường: Quản lý kho hiệu quả giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh với thay đổi của nhu cầu.
• Cải thiện năng suất nhân sự và vận hành: Quy trình chuẩn hóa giúp giảm phụ thuộc vào con người và dễ dàng mở rộng.

2. Quy trình quản lý kho hàng logistics

Một quy trình quản lý kho chuyên nghiệp thường bao gồm các bước sau:

2.1. Lập kế hoạch nhập kho

• Dựa vào đơn hàng, kế hoạch sản xuất hoặc lịch nhập khẩu.
• Xác định số lượng, loại hàng, thời gian nhập.
• Chuẩn bị vị trí lưu trữ, nhân lực và công cụ hỗ trợ (xe nâng, barcode...).

2.2. Kiểm soát hàng tồn kho

• Sử dụng phần mềm để theo dõi lượng tồn kho theo SKU, hạn dùng, vị trí.
• Thiết lập ngưỡng cảnh báo tồn kho tối thiểu – tối đa.
• Kiểm kê định kỳ và đột xuất để đảm bảo dữ liệu thực tế khớp với hệ thống.

2.3. Xử lý hàng hóa hư hỏng & quản lý chất lượng

• Phân loại hàng lỗi, quá hạn, bị hư hỏng ngay khi phát hiện.
• Ghi nhận bằng hình ảnh, biểu mẫu và báo cáo tình trạng lên hệ thống.
• Lưu trữ riêng biệt và tiến hành xử lý theo quy trình: trả hàng – tiêu hủy – tái sử dụng.

2.4. Lập kế hoạch xuất kho

• Đối chiếu đơn hàng/phiếu xuất với tồn kho hiện tại.
• Xác định ưu tiên xuất (dựa theo FIFO/FEFO), chuẩn bị sắp xếp hàng.
• Kết nối với bộ phận vận chuyển để đảm bảo thời gian giao hàng đúng hẹn.

2.5. Báo cáo thống kê định kỳ

• Lập báo cáo nhập – xuất – tồn hàng tuần, tháng, quý.
• Thống kê theo mặt hàng, nhóm hàng, thời gian lưu kho, sai lệch kho.
• Dữ liệu giúp lãnh đạo ra quyết định về sản xuất, mua hàng, phân phối.

3. Các cách quản lý kho hàng logistics hiệu quả cho doanh nghiệp

3.1. Áp dụng nguyên tắc FIFO, LIFO và FEFO

• FIFO (First In – First Out): Xuất hàng theo thứ tự nhập kho, phù hợp với hàng dễ hỏng, ngắn hạn.
• LIFO (Last In – First Out): Hàng nhập sau được xuất trước, thường dùng với hàng bền vững, không thay đổi theo thời gian.
• FEFO (First Expired – First Out): Ưu tiên xuất theo hạn sử dụng, phù hợp với thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm.

Việc áp dụng đúng phương pháp giúp giảm hao hụt, tối ưu chất lượng hàng hóa và lưu thông kho nhanh hơn.

3.2. Sử dụng mã vạch và hệ thống quản lý thông tin (WMS)

• Mỗi sản phẩm được gắn mã vạch/QR giúp truy xuất dễ dàng.
• Phần mềm WMS cập nhật tồn kho theo thời gian thực, hỗ trợ tìm kiếm, định vị chính xác.
• Tích hợp với ERP/CRM tạo nên một hệ sinh thái quản lý tổng thể và minh bạch.

3.3. Thống nhất quy trình & quy chuẩn với đối tác

• Thiết lập SOP (Standard Operating Procedures) cho việc giao – nhận – bảo quản.
• Sử dụng mẫu biểu thống nhất giúp giảm nhầm lẫn.
• Phối hợp hiệu quả giữa nhà cung cấp – kho – vận chuyển – khách hàng.

3.4. Cải tiến phương thức lấy hàng (picking)

• Áp dụng mô hình picking theo zone, batch hoặc wave.
• Bố trí kho hợp lý theo ABC/XYZ để lấy hàng nhanh hơn.
• Sử dụng hệ thống chỉ dẫn ánh sáng (pick-to-light) hoặc giọng nói (pick-by-voice) cho kho lớn.

3.5. Ứng dụng công nghệ tiên tiến

• Cảm biến IoT giám sát nhiệt độ, độ ẩm, an toàn kho.
• Tự động hóa (robot, conveyor) tăng tốc độ xử lý đơn hàng.
• AI phân tích dữ liệu kho để dự báo nhu cầu, tối ưu hàng tồn.

4. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

4.1. Quản lý kho hàng logistics gồm những công việc gì?

Quản lý kho logistics bao gồm các hoạt động như:

• Lập kế hoạch nhập/xuất hàng
• Kiểm soát tồn kho
• Phân loại và bảo quản hàng hóa
• Quản lý chất lượng và hàng hư hỏng
• Lập báo cáo định kỳ và dự báo tồn kho

4.2. Quản lý kho hiệu quả mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Một hệ thống quản lý kho hiệu quả giúp:

• Giảm chi phí lưu kho, giảm thất thoát
• Cải thiện độ chính xác trong giao hàng
• Nâng cao năng suất và tốc độ xử lý đơn hàng
• Tăng khả năng phản ứng nhanh với thị trường

4.3. Khi nào nên thuê ngoài dịch vụ quản lý kho?

Doanh nghiệp nên thuê kho/logistics khi:

• Không đủ diện tích kho hoặc muốn mở rộng linh hoạt
• Muốn tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu
• Cần chuyên môn hóa, ứng dụng công nghệ nhưng không muốn tự triển khai

5. ALS – Đơn vị cung cấp dịch vụ kho vận uy tín cho doanh nghiệp

ALS là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực logistics hàng không tại Việt Nam, đặc biệt cung cấp dịch vụ kho vận và hậu cần đạt chuẩn quốc tế.

Lợi thế của ALS:

• Hệ thống kho bãi hiện đại: Nội Bài, Bắc Ninh, Hà Nội – diện tích lớn, đầy đủ phân loại (kho thường, kho ngoại quan, kho lạnh...).
• Giải pháp quản lý chuyên biệt: tích hợp phần mềm WMS, camera 24/7, PCCC tự động.
• Hỗ trợ doanh nghiệp FDI: quy trình vận hành song ngữ, hỗ trợ thủ tục hải quan, xuất nhập khẩu.
• Linh hoạt thuê kho: theo pallet, m², thuê riêng, thuê chung hoặc dài hạn tùy theo nhu cầu vận hành thực tế.

Thông tin liên hệ ALS:

• Địa chỉ: Tầng 4, Ga hàng hóa ALS, Cảng hàng không Quốc tế Nội Bài, xã Nội Bài, TP. Hà Nội
• Hotline: 1900 3133
• Email: contact@als.com.vn
• Website: https://als.com.vn/dich-vu/kho-van-va-hau-can

Chia sẻ bài viết này