Lưu kho hàng hóa là gì? Các chi phí và lợi ích khi lưu kho hàng hóa?

Lưu kho hàng hóa là quá trình tổ chức, bảo quản và quản lý hàng hóa, sản phẩm hoặc nguyên vật liệu trong kho bãi chuyên dụng trong một khoảng thời gian nhất định, trước khi chúng được xuất đi để sản xuất, phân phối hay bán cho khách hàng. Hoạt động này không chỉ đơn thuần là cất giữ mà còn bao gồm nhiều quy trình phức tạp như nhập kho, sắp xếp, bảo quản, kiểm kê và xuất kho. 

Việc lưu kho hiệu quả giúp đảm bảo chất lượng hàng hóa, tối ưu hóa không gian, và quản lý tồn kho chặt chẽ, đồng thời phát sinh nhiều loại chi phí khác nhau như chi phí mặt bằng, nhân sự, vận hành, bảo hiểm và rủi ro.

I. Lưu Kho Hàng Hóa Là Gì?

Lưu kho hàng hóa (Warehousing hoặc Storage) là một hoạt động cốt lõi trong chuỗi cung ứng và logistics. Nó đề cập đến toàn bộ quá trình từ khi hàng hóa được tiếp nhận vào kho, được sắp xếp và bảo quản đúng cách, đến khi chúng được lấy ra và xuất đi. Mục đích chính của lưu kho là:

• Bảo quản hàng hóa: Đảm bảo sản phẩm được giữ trong điều kiện tốt nhất, tránh hư hỏng, mất mát, xuống cấp về chất lượng do các yếu tố môi trường (nhiệt độ, độ ẩm), côn trùng, chuột bọ, hoặc các tác động vật lý.
• Quản lý tồn kho: Theo dõi chặt chẽ số lượng, chủng loại, vị trí và tình trạng của từng mặt hàng trong kho. Điều này giúp doanh nghiệp biết chính xác mình đang có gì, ở đâu để phục vụ việc sản xuất, bán hàng hay dự báo nhu cầu.
• Hỗ trợ hoạt động sản xuất và phân phối: Cung cấp nguyên vật liệu kịp thời cho sản xuất, và chuẩn bị thành phẩm sẵn sàng để phân phối đến khách hàng một cách nhanh chóng, hiệu quả.
• Tối ưu hóa không gian: Sắp xếp hàng hóa một cách khoa học, tận dụng tối đa diện tích và chiều cao của kho.
• Kiểm soát và giảm thiểu rủi ro: Bảo vệ hàng hóa khỏi các rủi ro như trộm cắp, hỏa hoạn, lũ lụt, hoặc lỗi thời.

Lưu kho không chỉ là việc cất giữ mà còn là một mắt xích chiến lược giúp tối ưu hóa chi phí, nâng cao hiệu suất và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

II. Các Chi Phí Phát Sinh Khi Lưu Kho Hàng Hóa

Chi phí lưu kho (Carrying Cost hoặc Holding Cost) là tổng hợp các khoản chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để lưu trữ và quản lý hàng hóa trong kho. Các chi phí này có thể chia thành nhiều loại:

1. Chi Phí Không Gian/Mặt Bằng (Space Costs)

Đây là chi phí liên quan đến việc sở hữu hoặc thuê không gian kho bãi:

• Chi phí thuê kho: Nếu doanh nghiệp thuê kho, đây là khoản chi phí cố định hàng tháng hoặc hàng năm. Giá thuê sẽ phụ thuộc vào vị trí, diện tích, loại kho (kho thường, kho lạnh, kho ngoại quan...) và cơ sở vật chất.
• Chi phí sở hữu kho: Nếu doanh nghiệp sở hữu kho, chi phí này bao gồm khấu hao tài sản cố định (nhà xưởng, công trình), thuế đất, thuế tài sản, chi phí bảo trì cơ sở hạ tầng.
• Chi phí tiện ích: Điện, nước, internet, xử lý chất thải, vệ sinh kho bãi.
• Chi phí bảo hiểm kho bãi: Bảo hiểm cho nhà kho và tài sản bên trong kho.

2. Chi Phí Vốn (Capital Costs)

Đây là chi phí liên quan đến vốn bị "đóng băng" trong hàng tồn kho:

• Chi phí cơ hội của vốn: Khoản tiền đầu tư vào hàng tồn kho có thể được sử dụng vào các mục đích khác (ví dụ: đầu tư sinh lời). Đây là chi phí tiềm ẩn nhưng rất quan trọng.
• Lãi vay: Nếu doanh nghiệp phải vay vốn để mua hàng tồn kho, chi phí lãi vay sẽ được tính vào chi phí lưu kho.

3. Chi Phí Xử Lý/Vận Hành (Handling Costs/Operating Costs)

Chi phí phát sinh từ các hoạt động quản lý và di chuyển hàng hóa trong kho:

• Chi phí nhân sự: Lương, phụ cấp, phúc lợi cho nhân viên kho (quản lý kho, thủ kho, nhân viên bốc xếp, kiểm kê, đóng gói...). Đây thường là một trong những khoản chi phí lớn nhất.
• Chi phí thiết bị: Mua sắm, bảo trì, sửa chữa, khấu hao các thiết bị kho như xe nâng, xe đẩy, kệ hàng, pallet, hệ thống băng tải, phần mềm quản lý kho (WMS).
• Chi phí vật tư tiêu hao: Bao bì, vật liệu đóng gói (thùng carton, băng keo, màng bọc, vật liệu đệm), nhãn mác, tem.
• Chi phí năng lượng: Điện năng vận hành các thiết bị, hệ thống chiếu sáng, hệ thống kiểm soát nhiệt độ (đối với kho lạnh).

4. Chi Phí Rủi Ro (Risk Costs)

Chi phí phát sinh từ các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến hàng hóa trong kho:

• Hao hụt, mất mát: Hàng hóa bị mất cắp, thất lạc, đổ vỡ, hư hỏng trong quá trình lưu trữ hoặc di chuyển nội bộ.
• Lỗi thời, hết hạn: Hàng hóa không còn giá trị sử dụng do lỗi thời về mẫu mã, công nghệ hoặc hết hạn sử dụng (đặc biệt với thực phẩm, dược phẩm).
• Giảm giá trị: Giá trị hàng hóa bị giảm do biến động thị trường hoặc tình trạng hư hỏng nhẹ.
• Bảo hiểm hàng hóa: Chi phí mua bảo hiểm cho hàng tồn kho để phòng ngừa các rủi ro.

5. Chi Phí Hành Chính và Quản Lý (Administrative Costs)

Các chi phí liên quan đến việc quản lý và kiểm soát hoạt động kho bãi:

• Chi phí quản lý chung: Lương của các cấp quản lý, chuyên viên phụ trách kho vận.
• Chi phí phần mềm và công nghệ: Phí bản quyền phần mềm WMS, chi phí duy trì hệ thống IT, máy quét mã vạch, thiết bị RFID.
• Chi phí kiểm kê: Thời gian và nguồn lực dành cho việc kiểm kê định kỳ.

III. Lợi Ích Khi Sử Dụng Dịch Vụ Lưu Kho Hàng Hóa Hiện Nay

Sử dụng dịch vụ lưu kho hàng hóa bên ngoài mang lại nhiều lợi ích chiến lược cho doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng cường khả năng cạnh tranh. Thay vì phải tự đầu tư lớn vào kho bãi, nhân sự và công nghệ, doanh nghiệp có thể tận dụng cơ sở hạ tầng và chuyên môn sẵn có của các đơn vị cung cấp dịch vụ. 

Điều này không chỉ giúp linh hoạt trong quản lý tồn kho và giảm thiểu rủi ro mà còn cho phép doanh nghiệp tập trung nguồn lực vào hoạt động kinh doanh cốt lõi, từ đó cải thiện dịch vụ khách hàng và thúc đẩy tăng trưởng bền vững.

1. Tối Ưu Hóa Chi Phí

Đây là một trong những lợi ích hàng đầu mà dịch vụ lưu kho chuyên nghiệp mang lại:

• Giảm chi phí đầu tư ban đầu: Bạn không cần bỏ vốn lớn để xây dựng hoặc mua kho bãi, kệ chứa, xe nâng hay các hệ thống quản lý kho hiện đại.
• Chuyển đổi chi phí cố định thành biến đổi: Thay vì gánh các chi phí cố định lớn (khấu hao, thuế, bảo trì) khi tự sở hữu kho, bạn chỉ phải trả phí dịch vụ dựa trên diện tích hoặc lượng hàng hóa thực tế sử dụng. Điều này giúp kiểm soát chi phí tốt hơn, đặc biệt khi lượng hàng tồn kho biến động.
• Tiết kiệm chi phí vận hành: Bạn không cần tuyển dụng, đào tạo hay quản lý đội ngũ nhân viên kho bãi (thủ kho, bốc xếp, bảo vệ). Đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ chịu trách nhiệm toàn bộ về nhân sự, điện, nước, internet và bảo trì thiết bị.
• Giảm thiểu chi phí rủi ro: Chi phí bảo hiểm hàng hóa, chi phí do hư hỏng, mất mát, lỗi thời thường được đơn vị cung cấp dịch vụ chịu hoặc được chia sẻ trong gói dịch vụ.

2. Nâng Cao Hiệu Quả Hoạt Động & Tối Ưu Chuỗi Cung Ứng

Sử dụng dịch vụ lưu kho chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và hiệu quả hơn:

Chuyên môn hóa và công nghệ hiện đại: Các đơn vị lưu kho chuyên nghiệp thường sở hữu hệ thống kho bãi được thiết kế tối ưu, trang bị công nghệ tiên tiến (hệ thống quản lý kho WMS, mã vạch, RFID, tự động hóa) và đội ngũ nhân sự có chuyên môn cao. Điều này giúp quản lý hàng hóa chính xác, nhanh chóng và giảm thiểu sai sót.

• Quản lý tồn kho hiệu quả: Họ có khả năng theo dõi hàng hóa theo thời gian thực, áp dụng các nguyên tắc quản lý kho (FIFO - Nhập trước xuất trước, FEFO - Hết hạn trước xuất trước) và thực hiện kiểm kê định kỳ. Điều này giúp tối ưu hóa mức tồn kho, tránh tình trạng thiếu hụt hay dư thừa.
• Tăng tốc độ xử lý đơn hàng: Với quy trình chuyên nghiệp, việc tiếp nhận, phân loại, lấy hàng (picking), đóng gói (packing) và xuất hàng (shipping) được thực hiện nhanh chóng, chính xác, đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng.
• Tối ưu hóa vận chuyển: Nhiều đơn vị lưu kho có mối quan hệ với các hãng vận tải hoặc có đội xe riêng, giúp tối ưu hóa lộ trình, giảm chi phí và thời gian giao nhận.

3. Linh Hoạt & Khả Năng Mở Rộng

Dịch vụ lưu kho mang lại sự linh hoạt đáng kể cho doanh nghiệp, đặc biệt khi nhu cầu biến động:

• Dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp diện tích: Khi nhu cầu lưu trữ tăng (mùa cao điểm, chiến dịch khuyến mãi lớn) hoặc giảm, bạn có thể dễ dàng điều chỉnh diện tích thuê mà không phải lo lắng về việc xây thêm kho hay bỏ trống không gian.
• Mở rộng thị trường: Bạn có thể đặt kho ở các vị trí chiến lược gần thị trường mục tiêu mà không cần đầu tư xây dựng, giúp rút ngắn thời gian giao hàng và tiếp cận khách hàng hiệu quả hơn.
• Thích ứng với biến động thị trường: Giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng với sự thay đổi của nhu cầu thị trường, đảm bảo nguồn cung ổn định.

4. Giảm Thiểu Rủi Ro & Đảm Bảo An Toàn Hàng Hóa

Hàng hóa được bảo quản tốt hơn và an toàn hơn khi sử dụng dịch vụ lưu kho chuyên nghiệp:

• Bảo vệ hàng hóa an toàn: Kho bãi được trang bị hệ thống an ninh 24/7 (camera giám sát, bảo vệ), hệ thống phòng cháy chữa cháy hiện đại, kiểm soát côn trùng và điều kiện môi trường (nhiệt độ, độ ẩm) phù hợp với từng loại hàng hóa.
• Giảm thiểu tổn thất: Hạn chế các rủi ro về hư hỏng, mất mát, trộm cắp hay hết hạn sử dụng.
• Giảm thiểu trách nhiệm pháp lý: Một phần trách nhiệm về an toàn và bảo quản hàng hóa được chuyển giao cho đơn vị cung cấp dịch vụ lưu kho.

5. Tập Trung Nguồn Lực Vào Hoạt Động Kinh Doanh Cốt Lõi

Khi các hoạt động liên quan đến kho bãi được giao cho bên thứ ba, doanh nghiệp có thể:

• Dồn tâm huyết vào chuyên môn: Giải phóng nguồn lực (thời gian, nhân lực, tài chính) để tập trung vào các hoạt động tạo ra giá trị cốt lõi như nghiên cứu và phát triển sản phẩm, marketing, bán hàng, chăm sóc khách hàng.
• Nâng cao năng lực cạnh tranh: Bằng cách chuyên môn hóa từng khâu, doanh nghiệp có thể nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ, đổi mới và phản ứng nhanh hơn với thị trường.

Nhìn chung, việc sử dụng dịch vụ lưu kho hiện nay không chỉ là một giải pháp tiện lợi mà còn là một chiến lược thông minh giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh.

Có thể bạn quan tâm:

• Hệ thống kho ngoại quan
• Hệ thống kho tài liệu
• Hệ thống kho lạnh
• Hệ thống kho thường

𝐀𝐋𝐒 – 𝐓𝐡𝐞 𝐋𝐞𝐚𝐝𝐢𝐧𝐠 𝐨𝐟 𝐀𝐯𝐢𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐋𝐨𝐠𝐢𝐬𝐭𝐢𝐜𝐬  
Email: contact@als.com.vn
Hotline: 1900 3133
Website: https://als.com.vn/
Fanpage: https://www.facebook.com/als.com.vn

Chia sẻ bài viết này