Một số tài liệu hành chính, văn phòng của các đơn vị chỉ cần lưu giữ trong vòng 5 năm hoặc đến khi văn bản hết hiệu lực ban hành. Tuy nhiên, có những giấy tờ mà cơ quan, tổ chức cần lưu tới 10 năm, 20 năm và thậm chí là vĩnh viễn.
Vậy những tài liệu hành chính nào cần lưu trong ngắn hạn, dài hạn?
Phân loại các tài liệu hành chính và thời gian lưu trữ hồ sơ cụ thể theo từng loại?
Cùng ALS tìm hiểu chi tiết hơn thông qua bài viết dưới đây các bạn nhé.
Tài liệu hành chính, văn phòng bao gồm những loại văn bản, giấy tờ liên quan đến công tác quản trị nội bộ cho doanh nghiệp, đơn vị.
Những tài liệu này bao gồm các loại: văn bản, hồ sơ, kế hoạch, sổ, công văn, tập file lưu trữ.
Giấy tờ hành chính, văn phòng được chia nhỏ và phân loại chi tiết hơn trong thông tư số 09/2011/TT-BNV của Chính phủ.
Tài liệu hành chính, văn phòng được chia làm 2 loại chính:
- Tài liệu hành chính, văn thư lưu trữ
- Tài liệu quản trị công sợ
Trong mỗi loại lại được chia làm các tiểu mục nhỏ hơn được quy định theo điều 3, thông tư 09/2011/TT - BNV chi tiết như sau:
STT | Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ | Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu |
Tài liệu hành chính, văn thư lưu trữ | ||
1 | Tập văn bản về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
2 | Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn công tác hành chính, văn thư, lưu trữ | Vĩnh viễn |
3 | Hồ sơ hội nghị công tác hành chính văn phòng, văn thư, lưu trữ do cơ quan tổ chức | 10 năm
|
4 | Kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, văn thư, lưu trữ - Năm, nhiều năm - Quý, tháng | Vĩnh viễn 10 năm |
5 | Hồ sơ thực hiện cải cách hành chính | 20 năm |
6 | Hồ sơ về lập, ban hành Danh mục bí mật nhà nước của ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
7 | Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ | 20 năm |
8 | Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ | 20 năm |
9 | Hồ sơ tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác sử dụng …) | 20 năm |
10 | Hồ sơ về quản lý và sử dụng con dấu | 20 năm |
11 | Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan - Văn bản quy phạm pháp luật - Chỉ thị, quyết định, quy định, quy chế, hướng dẫn - Văn bản khác | Vĩnh viễn 20 năm 50 năm |
12 | Sổ đăng ký văn bản đến | 20 năm |
13 | Công văn trao đổi về hành chính, văn thư, lưu trữ | 10 năm |
Tài liệu quản trị công sở | ||
14 | Tập văn bản về công tác quản trị công sở gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
15 | Hồ sơ xây dựng, ban hành các quy định, quy chế về công tác quản trị công sở | Vĩnh viễn |
16 | Hồ sơ hội nghị công chức, viên chức | 20 năm |
17 | Hồ sơ tổ chức thực hiện nếp sống văn hóa công sở | 10 năm |
18 | Hồ sơ về công tác quốc phòng toàn dân, dân quân tự vệ của cơ quan | 10 năm |
19 | Hồ sơ về phòng chống cháy, nổ, thiên tai… của cơ quan | 10 năm |
20 | Hồ sơ về công tác bảo vệ trụ sở cơ quan | 10 năm |
21 | Hồ sơ về sử dụng, vận hành ôtô, máy móc, thiết bị của cơ quan | Theo tuổi thọ thiết bị |
22 | Sổ sách cấp phát đồ dùng, văn phòng phẩm | 05 năm |
23 | Hồ sơ về công tác y tế của cơ quan | 10 năm |
24 | Công văn trao đổi về công tác quản trị công sở | 10 năm |
> Tham khảo thêm: Quy định về lưu trữ hồ sơ
Thông thường, đối với doanh nghiệp nhỏ, số lượng hồ sơ, tài liệu ít, những đơn vị này thường chọn phương án sử dụng chính văn phòng làm việc làm địa điểm lưu trữ giấy tờ.
Tuy nhiên, nếu xét theo phương diện dài hạn, việc lưu trữ hồ sơ tài liệu nói trên dễ dẫn sẽ tốn thêm khá nhiều “hao phí” cố định không đáng có. Nguyên nhân là do diện tích văn phòng bị thu hẹp để làm nơi chứa giấy tờ, trong khi đó giá thuê mặt bằng làm việc ở Việt Nam đang ở ngưỡng rất cao.
Hầu hết các doanh nghiệp vừa và lớn lựa chọn thuê kho tài liệu bên ngoài để lưu trữ hồ sơ văn bản hành chính của doanh nghiệp mình.
Việc này giúp các tổ chức, đơn vị giải phóng thêm được ít nhất từ 20 – 50m2 diện tích/mỗi năm của văn phòng làm việc cũng như “đơn giản hóa” quá trình sắp xếp, truy vấn, tìm kiếm tài liệu (nhờ sợ hỗ trợ của đội ngũ nhân sự kho vận có chuyên môn trong các kho)
> Tham khảo thêm các dịch vụ kho tài liệu để tối ưu hơn công việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu cho tổ chức.
Có thể bạn quan tâm:
Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn các quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ, tài liệu hành chính trong doanh nghiệp. Nếu cần hỗ trợ thêm thông tin hoặc tư vấn về giải pháp kho tài liệu tối ưu hơn cho đơn vị, hãy liên hệ ngay với các chuyên gia của chúng tôi để được hỗ trợ nhanh nhất.
Cước phí vận chuyển hàng hóa hàng không từ Việt Nam đến Singapore là một con số khá linh hoạt, phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Không có một mức giá cố định cho tất cả...
Nhu cầu vận chuyển chuyển hàng hóa bằng đường hàng không từ Việt Nam đến Hoa Kỳ hiện nay đang tăng cao đến từ nhiều yếu tố về kinh tế và thị trường.
Mã ZIP Hồ Chí Minh - Mã bưu chính Hồ Chí Minh theo từng quận, phường
Nhằm đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa từ kho ngoại quan đến Cửa khẩu Hữu Nghị an toàn, nhanh chóng. ALS đã xây dựng quy trình vận chuyển chi tiết, khoa học, đảm bảo hàng...
Kiểm hóa là một khâu quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu, được thực hiện bởi cơ quan hải quan. Đây là hoạt động kiểm tra, đối chiếu thông tin giữa hồ sơ hải quan và...
Thông tin về sân bay, mã IATA và ICAO ở Hà Lan quan trọng vì nhiều lý do liên quan đến hàng không, du lịch, logistics, và quản lý không lưu.
Mã Zip của Campuchia thường bao gồm 5 chữ số. Mỗi chữ số trong mã Zip đại diện cho một khu vực cụ thể, giúp xác định địa chỉ một cách chính xác. Ví dụ, mã Zip 12000 có thể...
Kiểm hóa container là một khâu quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Đây là hoạt động mà cơ quan hải quan tiến hành để kiểm tra, đối chiếu thông tin trên tờ...
Sân bay Indonesia & Danh sách các sân bay tại Indonesia - Mã sân bay Indonesia (IATA / ICAO). Có 205 sân bay ở Indonesia tất cả các sân bay ở Indonesia được liệt kê bên dưới.
Mã Zip CODE Hàn Quốc, giống như mã Zip CODE ở các quốc gia khác, là một chuỗi số dùng để xác định địa chỉ cụ thể trong hệ thống bưu chính. Mã Zip CODE Hàn Quốc thường gồm...
ALS