Quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ, tài liệu hành chính văn phòng

30.07.2021

Một số tài liệu hành chính, văn phòng của các đơn vị chỉ cần lưu giữ trong vòng 5 năm hoặc đến khi văn bản hết hiệu lực ban hành. Tuy nhiên, có những giấy tờ mà cơ quan, tổ chức cần lưu tới 10 năm, 20 năm và thậm chí là vĩnh viễn.

Vậy những tài liệu hành chính nào cần lưu trong ngắn hạn, dài hạn?

Phân loại các tài liệu hành chính và thời gian lưu trữ hồ sơ cụ thể theo từng loại?

Cùng ALS tìm hiểu chi tiết hơn thông qua bài viết dưới đây các bạn nhé.

1. Tài liệu hành chính, văn phòng bao gồm những loại gì?

Tài liệu hành chính, văn phòng bao gồm những loại văn bản, giấy tờ liên quan đến công tác quản trị nội bộ cho doanh nghiệp, đơn vị.

Những tài liệu này bao gồm các loại: văn bản, hồ sơ, kế hoạch, sổ, công văn, tập file lưu trữ.

Giấy tờ hành chính, văn phòng được chia nhỏ và phân loại chi tiết hơn trong thông tư số 09/2011/TT-BNV của Chính phủ.

2. Quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ, tài liệu hành chính, quản trị công sở?

Tài liệu hành chính, văn phòng được chia làm 2 loại chính:

- Tài liệu hành chính, văn thư lưu trữ

- Tài liệu quản trị công sợ

Trong mỗi loại lại được chia làm các tiểu mục nhỏ hơn được quy định theo điều 3, thông tư 09/2011/TT - BNV chi tiết như sau:

STT

Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ

Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu

Tài liệu hành chính, văn thư lưu trữ

1

Tập văn bản về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

2

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

Vĩnh viễn

3

Hồ sơ hội nghị công tác hành chính văn phòng, văn thư, lưu trữ do cơ quan tổ chức

10 năm

 

4

Kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

- Năm, nhiều năm

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

10 năm

5

Hồ sơ thực hiện cải cách hành chính

20 năm

6

Hồ sơ về lập, ban hành Danh mục bí mật nhà nước của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

7

Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ

20 năm

8

Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ

20 năm

9

Hồ sơ tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác sử dụng …)

20 năm

10

Hồ sơ về quản lý và sử dụng con dấu

20 năm

11

Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan - Văn bản quy phạm pháp luật - Chỉ thị, quyết định, quy định, quy chế, hướng dẫn - Văn bản khác

Vĩnh viễn

20 năm

50 năm

12

Sổ đăng ký văn bản đến

20 năm

13

Công văn trao đổi về hành chính, văn thư, lưu trữ

10 năm

Tài liệu quản trị công sở

14

Tập văn bản về công tác quản trị công sở gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

15

Hồ sơ xây dựng, ban hành các quy định, quy chế về công tác quản trị công sở

Vĩnh viễn

16

Hồ sơ hội nghị công chức, viên chức

20 năm

17

Hồ sơ tổ chức thực hiện nếp sống văn hóa công sở

10 năm

18

Hồ sơ về công tác quốc phòng toàn dân, dân quân tự vệ của cơ quan

10 năm

19

Hồ sơ về phòng chống cháy, nổ, thiên tai… của cơ quan

10 năm

20

Hồ sơ về công tác bảo vệ trụ sở cơ quan

10 năm

21

Hồ sơ về sử dụng, vận hành ôtô, máy móc, thiết bị của cơ quan

Theo tuổi thọ thiết bị

22

Sổ sách cấp phát đồ dùng, văn phòng phẩm

05 năm

23

Hồ sơ về công tác y tế của cơ quan

10 năm

24

Công văn trao đổi về công tác quản trị công sở

10 năm

> Tham khảo thêm: Quy định về lưu trữ hồ sơ

3. Thuê kho lưu trữ hồ sơ tài liệu hành chính, văn phòng

Thông thường, đối với doanh nghiệp nhỏ, số lượng hồ sơ, tài liệu ít, những đơn vị này thường chọn phương án sử dụng chính văn phòng làm việc làm địa điểm lưu trữ giấy tờ.

Tuy nhiên, nếu xét theo phương diện dài hạn, việc lưu trữ hồ sơ tài liệu nói trên dễ dẫn sẽ tốn thêm khá nhiều “hao phí” cố định không đáng có. Nguyên nhân là do diện tích văn phòng bị thu hẹp để làm nơi chứa giấy tờ, trong khi đó giá thuê mặt bằng làm việc ở Việt Nam đang ở ngưỡng rất cao.

Hầu hết các doanh nghiệp vừa và lớn lựa chọn thuê kho tài liệu bên ngoài để lưu trữ hồ sơ văn bản hành chính của doanh nghiệp mình.

Việc này giúp các tổ chức, đơn vị giải phóng thêm được ít nhất từ 20 – 50m2 diện tích/mỗi năm của văn phòng làm việc cũng như “đơn giản hóa” quá trình sắp xếp, truy vấn, tìm kiếm tài liệu (nhờ sợ hỗ trợ của đội ngũ nhân sự kho vận có chuyên môn trong các kho)

> Tham khảo thêm các dịch vụ kho tài liệu để tối ưu hơn công việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu cho tổ chức.

Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn các quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ, tài liệu hành chính trong doanh nghiệp. Nếu cần hỗ trợ thêm thông tin hoặc tư vấn về giải pháp kho tài liệu tối ưu hơn cho đơn vị, hãy liên hệ ngay với các chuyên gia của chúng tôi để được hỗ trợ nhanh nhất.

Các bài viết khác

Nhận hỗ trợ & tư vấn

Đặt lịch hẹn tư vấn cùng với chuyên gia của ALS