Quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ, tài liệu hành chính văn phòng

Một số tài liệu hành chính, văn phòng của các đơn vị chỉ cần lưu giữ trong vòng 5 năm hoặc đến khi văn bản hết hiệu lực ban hành. Tuy nhiên, có những giấy tờ mà cơ quan, tổ chức cần lưu tới 10 năm, 20 năm và thậm chí là vĩnh viễn.

Vậy những tài liệu hành chính nào cần lưu trong ngắn hạn, dài hạn?

Phân loại các tài liệu hành chính và thời gian lưu trữ hồ sơ cụ thể theo từng loại?

Cùng ALS tìm hiểu chi tiết hơn thông qua bài viết dưới đây các bạn nhé.

1. Tài liệu hành chính, văn phòng bao gồm những loại gì?

Tài liệu hành chính, văn phòng bao gồm những loại văn bản, giấy tờ liên quan đến công tác quản trị nội bộ cho doanh nghiệp, đơn vị.

Những tài liệu này bao gồm các loại: văn bản, hồ sơ, kế hoạch, sổ, công văn, tập file lưu trữ.

Giấy tờ hành chính, văn phòng được chia nhỏ và phân loại chi tiết hơn trong thông tư số 09/2011/TT-BNV của Chính phủ.

2. Quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ, tài liệu hành chính, quản trị công sở?

Tài liệu hành chính, văn phòng được chia làm 2 loại chính:

- Tài liệu hành chính, văn thư lưu trữ

- Tài liệu quản trị công sợ

Trong mỗi loại lại được chia làm các tiểu mục nhỏ hơn được quy định theo điều 3, thông tư 09/2011/TT - BNV chi tiết như sau:

> Tham khảo thêm: Quy định về lưu trữ hồ sơ

3. Thuê kho lưu trữ hồ sơ tài liệu hành chính, văn phòng

Thông thường, đối với doanh nghiệp nhỏ, số lượng hồ sơ, tài liệu ít, những đơn vị này thường chọn phương án sử dụng chính văn phòng làm việc làm địa điểm lưu trữ giấy tờ.

Tuy nhiên, nếu xét theo phương diện dài hạn, việc lưu trữ hồ sơ tài liệu nói trên dễ dẫn sẽ tốn thêm khá nhiều “hao phí” cố định không đáng có. Nguyên nhân là do diện tích văn phòng bị thu hẹp để làm nơi chứa giấy tờ, trong khi đó giá thuê mặt bằng làm việc ở Việt Nam đang ở ngưỡng rất cao.

Hầu hết các doanh nghiệp vừa và lớn lựa chọn thuê kho tài liệu bên ngoài để lưu trữ hồ sơ văn bản hành chính của doanh nghiệp mình.

Việc này giúp các tổ chức, đơn vị giải phóng thêm được ít nhất từ 20 – 50m2 diện tích/mỗi năm của văn phòng làm việc cũng như “đơn giản hóa” quá trình sắp xếp, truy vấn, tìm kiếm tài liệu (nhờ sợ hỗ trợ của đội ngũ nhân sự kho vận có chuyên môn trong các kho)

> Tham khảo thêm các dịch vụ kho tài liệu để tối ưu hơn công việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu cho tổ chức.

Có thể bạn quan tâm:

• Tìm hiểu về thời gian lưu trữ hồ sơ bệnh án tại bệnh viện?
• Thời gian quy định về lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp

Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn các quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ, tài liệu hành chính trong doanh nghiệp. Nếu cần hỗ trợ thêm thông tin hoặc tư vấn về giải pháp kho tài liệu tối ưu hơn cho đơn vị, hãy liên hệ ngay với các chuyên gia của chúng tôi để được hỗ trợ nhanh nhất.

Chia sẻ bài viết này