Một số tài liệu hành chính, văn phòng của các đơn vị chỉ cần lưu giữ trong vòng 5 năm hoặc đến khi văn bản hết hiệu lực ban hành. Tuy nhiên, có những giấy tờ mà cơ quan, tổ chức cần lưu tới 10 năm, 20 năm và thậm chí là vĩnh viễn.
Vậy những tài liệu hành chính nào cần lưu trong ngắn hạn, dài hạn?
Phân loại các tài liệu hành chính và thời gian lưu trữ hồ sơ cụ thể theo từng loại?
Cùng ALS tìm hiểu chi tiết hơn thông qua bài viết dưới đây các bạn nhé.
Tài liệu hành chính, văn phòng bao gồm những loại văn bản, giấy tờ liên quan đến công tác quản trị nội bộ cho doanh nghiệp, đơn vị.
Những tài liệu này bao gồm các loại: văn bản, hồ sơ, kế hoạch, sổ, công văn, tập file lưu trữ.
Giấy tờ hành chính, văn phòng được chia nhỏ và phân loại chi tiết hơn trong thông tư số 09/2011/TT-BNV của Chính phủ.
Tài liệu hành chính, văn phòng được chia làm 2 loại chính:
- Tài liệu hành chính, văn thư lưu trữ
- Tài liệu quản trị công sợ
Trong mỗi loại lại được chia làm các tiểu mục nhỏ hơn được quy định theo điều 3, thông tư 09/2011/TT - BNV chi tiết như sau:
STT | Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ | Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu |
Tài liệu hành chính, văn thư lưu trữ | ||
1 | Tập văn bản về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
2 | Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn công tác hành chính, văn thư, lưu trữ | Vĩnh viễn |
3 | Hồ sơ hội nghị công tác hành chính văn phòng, văn thư, lưu trữ do cơ quan tổ chức | 10 năm
|
4 | Kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, văn thư, lưu trữ - Năm, nhiều năm - Quý, tháng | Vĩnh viễn 10 năm |
5 | Hồ sơ thực hiện cải cách hành chính | 20 năm |
6 | Hồ sơ về lập, ban hành Danh mục bí mật nhà nước của ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
7 | Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ | 20 năm |
8 | Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ | 20 năm |
9 | Hồ sơ tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác sử dụng …) | 20 năm |
10 | Hồ sơ về quản lý và sử dụng con dấu | 20 năm |
11 | Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan - Văn bản quy phạm pháp luật - Chỉ thị, quyết định, quy định, quy chế, hướng dẫn - Văn bản khác | Vĩnh viễn 20 năm 50 năm |
12 | Sổ đăng ký văn bản đến | 20 năm |
13 | Công văn trao đổi về hành chính, văn thư, lưu trữ | 10 năm |
Tài liệu quản trị công sở | ||
14 | Tập văn bản về công tác quản trị công sở gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
15 | Hồ sơ xây dựng, ban hành các quy định, quy chế về công tác quản trị công sở | Vĩnh viễn |
16 | Hồ sơ hội nghị công chức, viên chức | 20 năm |
17 | Hồ sơ tổ chức thực hiện nếp sống văn hóa công sở | 10 năm |
18 | Hồ sơ về công tác quốc phòng toàn dân, dân quân tự vệ của cơ quan | 10 năm |
19 | Hồ sơ về phòng chống cháy, nổ, thiên tai… của cơ quan | 10 năm |
20 | Hồ sơ về công tác bảo vệ trụ sở cơ quan | 10 năm |
21 | Hồ sơ về sử dụng, vận hành ôtô, máy móc, thiết bị của cơ quan | Theo tuổi thọ thiết bị |
22 | Sổ sách cấp phát đồ dùng, văn phòng phẩm | 05 năm |
23 | Hồ sơ về công tác y tế của cơ quan | 10 năm |
24 | Công văn trao đổi về công tác quản trị công sở | 10 năm |
> Tham khảo thêm: Quy định về lưu trữ hồ sơ
Thông thường, đối với doanh nghiệp nhỏ, số lượng hồ sơ, tài liệu ít, những đơn vị này thường chọn phương án sử dụng chính văn phòng làm việc làm địa điểm lưu trữ giấy tờ.
Tuy nhiên, nếu xét theo phương diện dài hạn, việc lưu trữ hồ sơ tài liệu nói trên dễ dẫn sẽ tốn thêm khá nhiều “hao phí” cố định không đáng có. Nguyên nhân là do diện tích văn phòng bị thu hẹp để làm nơi chứa giấy tờ, trong khi đó giá thuê mặt bằng làm việc ở Việt Nam đang ở ngưỡng rất cao.
Hầu hết các doanh nghiệp vừa và lớn lựa chọn thuê kho tài liệu bên ngoài để lưu trữ hồ sơ văn bản hành chính của doanh nghiệp mình.
Việc này giúp các tổ chức, đơn vị giải phóng thêm được ít nhất từ 20 – 50m2 diện tích/mỗi năm của văn phòng làm việc cũng như “đơn giản hóa” quá trình sắp xếp, truy vấn, tìm kiếm tài liệu (nhờ sợ hỗ trợ của đội ngũ nhân sự kho vận có chuyên môn trong các kho)
> Tham khảo thêm các dịch vụ kho tài liệu để tối ưu hơn công việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu cho tổ chức.
Có thể bạn quan tâm:
Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn các quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ, tài liệu hành chính trong doanh nghiệp. Nếu cần hỗ trợ thêm thông tin hoặc tư vấn về giải pháp kho tài liệu tối ưu hơn cho đơn vị, hãy liên hệ ngay với các chuyên gia của chúng tôi để được hỗ trợ nhanh nhất.
Vận chuyển hàng hóa nội địa là quá trình vận chuyển nhiều loại hàng hóa với các phương thức như đường bộ, đường sắt, đường biển và hàng không. Đối với vận tải nội địa bằng...
Thuê xe tải chở hàng tại ALS sẽ giúp quý đơn vị, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được hơn từ 15 – 20% so với thông thường. Chi phí được tối ưu đến từng km.
Các trường hợp vi phạm quy định về an ninh, an toàn hàng không có thể bị xử lý bằng hình thức cấm bay được quy định tại Điều 18 Nghị định 92/2015/NĐ-CP
Điểm kiểm soát an ninh hàng không là vị trí làm việc của nhân viên kiểm soát an ninh hàng không được thiết lập tại khu vực công cộng hoặc khu vực hạn chế nhằm kiểm soát hoạt...
Với đội ngũ lái xe có kinh nghiệm và hệ thống xe tải đa dạng, chúng tôi cam kết mang lại giải pháp vận tải an toàn, hiệu quả, đảm bảo hàng hóa giao nhận nhanh chóng và an...
Với tổng sản lượng hàng hóa phục vụ lên tới 500 tấn/ngày và hơn 70 tuyến hành trình, Tối ưu dịch vụ ghép hàng vận chuyển cho các doanh nghiệp trên nhiều hành trình.
Các loại máy bay chở hàng trong vận tải hàng không: Passenger Aircraft/ Passenger flight (PAX): máy bay vừa chở khách và chở hàng. Freighter (F)/Cargo Aircraft Only (CAO):...
ETA là thời gian dự kiến đến nơi, ETD là thời gian dự kiến khởi hành. ETA thường được sử dụng cho người nhận hàng, ETD thường được sử dụng cho người gửi hàng.
Dịch vụ vận tải nguyên chuyến là dịch vụ cho thuê xe tải hoàn toàn riêng biệt, trong đó khách hàng có quyền sử dụng toàn bộ dung lượng và tài nguyên của phương tiện vận chuyển.
Vận tải đa phương thức giúp giảm chi phí vận chuyển và tăng hiệu quả vận tải, từ đó thúc đẩy thương mại quốc tế phát triển. Có thể được vận chuyển bằng nhiều phương tiện khác...
ALS