Những quy định về lưu trữ hồ sơ, tài liệu tài chính, kế toán trong tổ chức

Tùy theo từng loại tài liệu tài chính, kế toán trong cơ quan, doanh nghiệp, thời gian cần phải bảo quản sẽ khác nhau.

Quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ, tài liệu này được trình bày chi tiết trong phần phụ lục của thông tư số 09/2011/TT-BNV.

1. Hồ sơ, tài liệu tài chính, kế toán bao gồm những gì?

Tài liệu tài chính, kế toán của cơ quan, doanh nghiệp bao gồm hệ thống các sổ sách, chứng từ, bảng biểu và các báo cáo tài chính.

Theo luật kế toán quy định thì những tài liệu này bao gồm: các sổ kế toán, báo cáo tài chính, chứng từ, các báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán và các tài liệu khác có liên quan.

Những giấy tờ, hồ sơ này còn được chia nhỏ và phân loại chi tiết hơn trong thông tư số 09/2011/TT-BNV của Chính phủ.

2. Quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ?

Mỗi loại tài liệu tài chính, kế toán sẽ có quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ khác nhau. Có những giấy tờ chỉ cần bảo quản trong 5, 10 năm tuy nhiên có những giấy tờ cần được bảo quản 20 năm và thậm chí là vĩnh viễn.

Để phục vụ cho công tác tra cứu và thực hiện theo đúng quy định của pháp luật về việc lưu trữ tài liệu tài chính, kế toán của tổ chức, các nhân sự trong cơ quan, doanh nghiệp cần phân loại rõ các loại giấy tờ cần thiết và thời gian lưu trữ theo quy định.

Theo điều 3, thông tư 09/2011/TT - BNV thì các đơn vì là tổ chức chính trị, cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp kinh tế, sản xuất – kinh doanh cần có quy trình lưu trữ hồ sơ, tài liệu tài chính kế toán chi tiết như sau:

3. Bảo quản tài liệu lưu trữ

Điều 11, luật doanh nghiệp 2014 có quy định rõ về các quy định lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Theo đó 

- Các hồ sơ, tài liệu nói chung (không chỉ riêng tài liệu tài chính, kế toán) cần được lưu giữ theo thời gian quy định

- Tất cả các văn bản giấy tờ cần lưu giữ tại trụ sở làm việc của Tổ chức hay các địa điểm khác đủ tiêu chuẩn (như kho tài liệu, trung tâm lưu trữ, Cục văn thư Quốc gia, …)

Thông thường, đối với doanh nghiệp nhỏ, số lượng hồ sơ, tài liệu ít, những đơn vị này thường chọn phương án sử dụng chính văn phòng làm việc làm địa điểm lưu trữ giấy tờ.

Tuy nhiên, nếu xét theo phương diện dài hạn, việc lưu trữ hồ sơ tài liệu trong nội bộ doanh nghiệp dễ dẫn tới việc mất thêm nhiều “hao phí” cố định. Không gian làm việc ngày càng bị thu hẹp hơn trong bối cảnh chi phí thuê văn phòng đang ngày càng tăng.

Hiện tại, xu hướng của đại đa số doanh nghiệp là thuê các kho tài liệu hay trung tâm lưu trữ để bảo quản các hồ sơ, tài liệu tài chính, kế toán của tổ chức.

Việc này giúp các tổ chức, đơn vị giải phóng bớt không gian dư thừa không hữu ích, tập trung phát triển sản xuất – kinh doanh, bên cạnh đó giảm tải nhân sự, công sức trong việc sắp xếp, truy vấn, bảo quản giấy tờ.

Các tài liệu được bảo quản an toàn, bảo mật hơn.

> Tham khảo thêm các dịch vụ kho tài liệu để tối ưu hơn công việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu cho tổ chức.

Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn các quy định về lưu trữ hồ sơ, tài liệu tài chính, kế toán trong các đơn vị. Nếu cần tư vấn thêm về các dịch vụ lưu kho, sắp xếp, chỉnh lý tài liệu phù hợp cho doanh nghiệp, bạn có thể liên hệ ngay với các chuyên gia của ALS để được hỗ trợ nhanh nhất.

Chia sẻ bài viết này