Quá trình xuất kho không chỉ đơn thuần là việc lấy hàng và đưa ra khỏi kho để thực hiện các hoạt động sản xuất – kinh doanh. Trong cả quá trình đó có rất nhiều các công việc chi tiết liên quan.
Vậy quy trình xuất kho hàng hóa chi tiết trong một doanh nghiệp/tổ chức tiêu chuẩn bao gồm những hoạt động nào?
Quy trình xuất kho khác quy trình nhập kho ở chỗ nào?
Cùng ALS tìm hiểu chi tiết hơn thông qua bài viết dưới đây.
Đầu tiên, chúng sẽ đến với quy trình xuất kho cơ bản nhất trong mỗi đơn vị đó là: “xuất kho để bán hàng”. Quá trình này bao gồm 6 bước cơ bản sau:
Đơn vị sử dụng hàng hóa cần làm các phiếu yêu cầu hay đề nghị xuất kho các loại hàng hóa cụ thể gửi cho bộ phận phụ trách.
Các yêu cầu này cần được bộ phận quản lý, giám sát các cấp phê duyệt trước khi được xuất khỏi kho (Dù là xuất kho hay nhập kho, tất cả các quá trình đề cần phải được bộ phận quản lý phê duyệt).
Sau khi yêu cầu xuất kho được phê duyệt, chúng sẽ được chuyển đến bộ phận quản lý kho. Tại đây, thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra các mặt hàng cần xuất, số lượng, nơi lưu trữ và sau đó phản hồi đến các đơn vị liên quan về khả năng xuất hàng. Trường hợp, số lượng hàng trong kho không đủ với yêu cầu, bộ phận kho sẽ đề nghị nhập thêm hàng mới để đảm bảo số lượng bán.
Sau khi kiểm tra và bổ sung số lượng hàng hóa phù hợp với yêu cầu, bộ phận kho sẽ tiến hành lập các phiếu xuất kho, hóa đơn cùng các giấy tờ có liên quan khác gửi cho bộ phận quản lý của doanh nghiệp.
Dựa trên phiếu xuất, nhân viên kho tiến hành xuất hàng hóa theo quy định.
Hàng hóa sau khi được xuất khỏi kho cần cập nhật thông tin lên hệ thống quản lý (thủ cộng, phần mềm, …) để bộ phận quản lý có thể nắm được các báo cáo về lượng hàng hóa xuất – nhập – tồn định kỳ.
Quy trình xuất kho hàng hóa để phục vụ sản xuất, lắp ráp khá tương tự như khi xuất kho để bán hàng. Điểm khác biệt chính ở đây là có nhiều bộ phận gửi đề nghị yêu cầu xuất kho hơn.
Những bộ phận có liên quan sẽ tiến hành gửi yêu cầu xuất kho sản phẩm, hàng hóa cụ thể để sản xuất, lắp ráp cho ban Giám đốc/Phòng kế hoạch sản xuất hoặc người được ủy quyền thẩm định.
Dựa trên kế hoạch sản xuất, lắp ráp, bộ phận quản lý sẽ tiến hành xem xét và xác nhận các yêu cầu xuất kho
- Bước 3, bước 4, bước 5 và bước 6: của quá trình tương tự như quy trình để xuất kho bán hàng đã đề cập ở trên.
Quy trình xuất chuyển kho thường được áp dụng cho những doanh nghiệp/tổ chức có nhiều hệ thống kho hàng khác nhau (đặt ở nhiều vị trí), để phù hợp cho kế hoạch khai thác, luân chuyển, sản xuất – kinh doanh ở từng khu vực, hàng hóa có thể được chuyển dịch từ kho này sang kho kia (ví dụ chuyển hàng từ tổng kho về các kho lân cận, hay lấy hàng từ kho vệ tinh chuyển đến các kho trong khu vực để đảm bảo ổn định lượng hàng bán).
Các bước xuất chuyển kho được thực hiện trong nội bộ doanh nghiệp bao gồm:
- Bước 1: Gửi yêu cầu đề nghị xuất chuyển kho
Trong yêu cầu cần ghi rõ về thông tin loại hàng, số lượng, kho đi, kho đến cụ thể, các thông tin về thời gian, tình trạng hàng hóa cũng cần được cập nhật chi tiết.
- Bước 2: Xác nhận yêu cầu hay từ chối
Bộ phận quản lý căn cứ vào kế hoạch sản xuất – bán hàng chung để phê duyệt hay từ chối các yêu cầu chuyển kho. Các thông tin về việc xác nhận sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán xử lý
- Bước 3: Hoàn thiện các thủ tục xuất kho
Tại đây, kế toán sẽ phối hợp các thủ kho có liên quan đến xác nhận lại về kế hoạch chuyển kho hàng hóa, làm phiếu xuất kho.
- Bước 4: Tiến hành xuất kho theo kế hoạch
Đến thời gian xuất kho, hàng hóa sẽ được chuyển đến địa điểm đăng ký chỉ định và khai thác theo quy trình nhập kho vào kho hàng mới.
- Bước 5: Cập nhật thông tin lại trên hệ thống
Hàng hóa sau khi được chuyển kho sẽ cần cập nhật lại trên hệ thống để đảm bảo tính chính xác về việc khai thác ở mỗi kho của doanh nghiệp.
> Đọc thêm:
Hy vọng bài viết trên đã giúp quý khách hiểu rõ hơn về quy trình xuất kho hàng hóa trong nội bộ các đơn vị/doanh nghiệp. Nếu cần tư vấn về quy trình quản lý kho hay dịch vụ thuê kho lưu trữ hàng hóa, bạn có thể nhấn nút “Liên hệ ngay” phía dưới để kết nối với các chuyên gia của ALS hỗ trợ thêm thông tin.
Nếu được yêu cầu nhập mã bưu chính của Hồng Kông vào trang web, bạn có thể để trống hoặc thử điền "000", "0000", "000000" hoặc "HKG" là những mã thường được nhiều người sử...
Trong lĩnh vực logistics hiện nay, việc tính toán chính xác bảng giá cước vận chuyển container đường biển nội địa đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa chi phí.
Singapore là một quốc gia phát triển và hiện đại do đó mã Zip CODE Singapore cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình tối ưu hóa quy trình bưu chính, giao nhận hàng hóa...
Tính đến thời điểm hiện tại, Malaysia có đến 62 sân bay đang hoạt động với 54 sân bay dân dụng nội địa và 8 sân bay phục vụ cho các hành trình quốc tế.
Tại thị trường Mỹ, hệ thống mã Zip United States đa dạng càng khiến cho việc tìm kiếm trở nên khó khăn hơn. Đi cùng với sự phát triển mạnh mẽ của thương mại điện tử, vận chuyển...
Hà Lan có 16 sân bay trong nước và quốc tế, trong đó có 5 sân bay quốc tế tấp nập là Sân bay Amsterdam Schiphol, Sân bay Eindhoven, Sân bay Rotterdam The Hague, Sân bay Flamingo.
Hiện nay ở Đức có 7 sân bay quốc tế là sân bay Düsseldorf, sân bay Frankfurt, Sân bay Berlin Brandenburg, sân bay Dusseldorf, sân bay Munster Osnabruck, sân bay Munich và...
Với nhu cầu vận chuyển Container nội địa tại Việt Nam hiện nay ngày càng tăng lên nhanh chóng thì sự xuất hiện của các hãng tàu vận chuyển Container nội địa tại Việt Nam là...
Hiện nay, Nga cũng là quốc gia có số lượng sân bay lớn nhất tại Châu Âu với con số 1260 sân bay phân bổ khắp các tỉnh, thành phố của Nga.
Lào một một quốc gia có diện tích tương đối nhỏ và có mối quan hệ láng giềng thân thiết với Việt Nam tại khu vực Đông Nam Á. Đây cũng là quốc gia duy nhất không giáp biển...
ALS