Quy trình xuất kho hàng hóa tiêu chuẩn trong doanh nghiệp

10.09.2021

Quá trình xuất kho không chỉ đơn thuần là việc lấy hàng và đưa ra khỏi kho để thực hiện các hoạt động sản xuất – kinh doanh. Trong cả quá trình đó có rất nhiều các công việc chi tiết liên quan.

Vậy quy trình xuất kho hàng hóa chi tiết trong một doanh nghiệp/tổ chức tiêu chuẩn bao gồm những hoạt động nào?

Quy trình xuất kho khác quy trình nhập kho ở chỗ nào?

Cùng ALS tìm hiểu chi tiết hơn thông qua bài viết dưới đây.

1. Quy trình xuất kho hàng hóa để bán hàng trong doanh nghiệp?

Đầu tiên, chúng sẽ đến với quy trình xuất kho cơ bản nhất trong mỗi đơn vị đó là: “xuất kho để bán hàng”. Quá trình này bao gồm 6 bước cơ bản sau:

- Bước 1: Gửi các yều cầu, đề nghị xuất kho hàng hóa

Đơn vị sử dụng hàng hóa cần làm các phiếu yêu cầu hay đề nghị xuất kho các loại hàng hóa cụ thể gửi cho bộ phận phụ trách. 

- Bước 2: Xác nhận các yêu cầu xuất kho

Các yêu cầu này cần được bộ phận quản lý, giám sát các cấp phê duyệt trước khi được xuất khỏi kho (Dù là xuất kho hay nhập kho, tất cả các quá trình đề cần phải được bộ phận quản lý phê duyệt).

- Bước 3: Kiểm tra hàng hóa tồn kho

Sau khi yêu cầu xuất kho được phê duyệt, chúng sẽ được chuyển đến bộ phận quản lý kho. Tại đây, thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra các mặt hàng cần xuất, số lượng, nơi lưu trữ và sau đó phản hồi đến các đơn vị liên quan về khả năng xuất hàng. Trường hợp, số lượng hàng trong kho không đủ với yêu cầu, bộ phận kho sẽ đề nghị nhập thêm hàng mới để đảm bảo số lượng bán.

- Bước 4: Hoàn thiện các thủ tục xuất kho

Sau khi kiểm tra và bổ sung số lượng hàng hóa phù hợp với yêu cầu, bộ phận kho sẽ tiến hành lập các phiếu xuất kho, hóa đơn cùng các giấy tờ có liên quan khác gửi cho bộ phận quản lý của doanh nghiệp.

- Bước 5: Xuất kho hàng hóa

Dựa trên phiếu xuất, nhân viên kho tiến hành xuất hàng hóa theo quy định.

- Bước 6: Cập nhật thông tin lên hệ thống

Hàng hóa sau khi được xuất khỏi kho cần cập nhật thông tin lên hệ thống quản lý (thủ cộng, phần mềm, …) để bộ phận quản lý có thể nắm được các báo cáo về lượng hàng hóa xuất – nhập – tồn định kỳ.

2. Quy trình xuất kho hàng hóa để phục vụ sản xuất?

Quy trình xuất kho hàng hóa để phục vụ sản xuất, lắp ráp khá tương tự như khi xuất kho để bán hàng. Điểm khác biệt chính ở đây là có nhiều bộ phận gửi đề nghị yêu cầu xuất kho hơn.

- Bước 1: Gửi các yều cầu, đề nghị xuất kho hàng hóa

Những bộ phận có liên quan sẽ tiến hành gửi yêu cầu xuất kho sản phẩm, hàng hóa cụ thể để sản xuất, lắp ráp cho ban Giám đốc/Phòng kế hoạch sản xuất hoặc người được ủy quyền thẩm định.

- Bước 2: Phê duyệt các yêu cầu

Dựa trên kế hoạch sản xuất, lắp ráp, bộ phận quản lý sẽ tiến hành xem xét và xác nhận các yêu cầu xuất kho

- Bước 3, bước 4, bước 5 và bước 6: của quá trình tương tự như quy trình để xuất kho bán hàng đã đề cập ở trên.

3. Quy trình xuất chuyển kho lưu trữ, bảo quản?

Quy trình xuất chuyển kho thường được áp dụng cho những doanh nghiệp/tổ chức có nhiều hệ thống kho hàng khác nhau (đặt ở nhiều vị trí), để phù hợp cho kế hoạch khai thác, luân chuyển, sản xuất – kinh doanh ở từng khu vực, hàng hóa có thể được chuyển dịch từ kho này sang kho kia (ví dụ chuyển hàng từ tổng kho về các kho lân cận, hay lấy hàng từ kho vệ tinh chuyển đến các kho trong khu vực để đảm bảo ổn định lượng hàng bán).

Các bước xuất chuyển kho được thực hiện trong nội bộ doanh nghiệp bao gồm:

- Bước 1: Gửi yêu cầu đề nghị xuất chuyển kho

Trong yêu cầu cần ghi rõ về thông tin loại hàng, số lượng, kho đi, kho đến cụ thể, các thông tin về thời gian, tình trạng hàng hóa cũng cần được cập nhật chi tiết.

- Bước 2: Xác nhận yêu cầu hay từ chối

Bộ phận quản lý căn cứ vào kế hoạch sản xuất – bán hàng chung để phê duyệt hay từ chối các yêu cầu chuyển kho. Các thông tin về việc xác nhận sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán xử lý

- Bước 3: Hoàn thiện các thủ tục xuất kho

Tại đây, kế toán sẽ phối hợp các thủ kho có liên quan đến xác nhận lại về kế hoạch chuyển kho hàng hóa, làm phiếu xuất kho.

- Bước 4: Tiến hành xuất kho theo kế hoạch

Đến thời gian xuất kho, hàng hóa sẽ được chuyển đến địa điểm đăng ký chỉ định và khai thác theo quy trình nhập kho vào kho hàng mới.

- Bước 5: Cập nhật thông tin lại trên hệ thống

Hàng hóa sau khi được chuyển kho sẽ cần cập nhật lại trên hệ thống để đảm bảo tính chính xác về việc khai thác ở mỗi kho của doanh nghiệp.

> Tham khảo thêm: Dịch vụ cho thuê kho Mỹ Đình trong nội thành Hà Nội

Hy vọng bài viết trên đã giúp quý khách hiểu rõ hơn về quy trình xuất kho hàng hóa trong nội bộ các đơn vị/doanh nghiệp. Nếu cần tư vấn về quy trình quản lý kho hay dịch vụ thuê kho lưu trữ hàng hóa, bạn có thể nhấn nút “Liên hệ ngay” phía dưới để kết nối với các chuyên gia của ALS hỗ trợ thêm thông tin.

Các bài viết khác

Nhận hỗ trợ & tư vấn

Đặt lịch hẹn tư vấn cùng với chuyên gia của ALS