Quy trình nhập kho hàng hóa trong nội bộ doanh nghiệp

Hoạt động nhập kho thường liên quan đến việc mua hàng hoặc lưu trữ thành phẩm sau quá trình sản xuất của doanh nghiệp.

Từ đó, quy trình nhập kho ở các đơn vị cũng thường được chia làm 2 dạng chính đó là nhập kho nguyên liệu (phục vụ cho việc sản xuất – bán hàng) và nhập kho thành phẩm (sau khi sản xuất – lắp ráp).

Cùng ALS tìm hiểu chi tiết hơn về các hoạt động chi tiết trong quá trình nhập hàng vào kho ở doanh nghiệp thông qua bài viết chi tiết dưới đây.

1. Quy trình nhập kho hàng hóa thành phẩm?

Hàng hóa thành phẩm thường là các sản phẩm được hoàn thiện sau quá trình sản xuất – lắp ráp được nhập lại vào kho để chờ xuất bán hàng.

Các sản phẩm thành phẩm có thể liên quan đến nhiều bộ phận trong doanh nghiệp (ví dụ một nhà máy có nhiều bộ phận sản xuất các sản phẩm khác nhau). Mỗi thành phẩm có thể được lưu và nhập vào kho ở vị trí khác nhau. Để nhập kho hàng hóa thành phẩm chính xác, bạn cần tuân theo đầy đủ theo các bước sau:

- Bước 1: Thông báo về kế hoạch nhập kho thành phẩm

Các bộ phận tiến hành gửi yêu cầu nhập kho thành phẩm đến bộ phận quản lý, giám sát. Các thông tin cần đầy đủ về loại hàng, số lượng, kho lưu trữ, …. Yêu cầu được xác nhận trước khi hàng hóa được vận chuyển đến kho lưu trữ.

- Bước 2: Kiểm tra và xác nhận hàng hóa nhập

Bộ phận quản lý kho tiến hành kiểm tra các thông tin thành phẩm nhập có đúng với yêu cầu được phê duyệt trước đó không. Nếu có vấn đề nào phát sinh cần thông báo ngay để xử lý. Nếu không có vấn đề nào, thủ kho tiến hành ký giấy xác nhận hàng hóa.

- Bước 3: Lập phiếu nhập kho 

Hàng hóa sau khi được tiếp nhận sẽ cần làm phiếu nhập kho và thủ tục có liên quan. Các chứng từ này sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán của doanh nghiệp theo dõi và lưu trữ.

- Bước 4: Sắp xếp hàng hóa

Hàng hóa sau khi được tiếp nhận sẽ được sắp xếp ở vị trí thích hợp. Sau khi hoàn thiện, thông tin hàng hóa nhập sẽ được cập nhật trên hệ thống quản lý.

2. Quy trình nhập kho hàng vào kho là nguyên vật liệu?

Quy trình nhập hàng vào kho đối với nguyên vật liệu cũng khá tương đồng với quy trình nhập kho thành phẩm. Các bước thực hiện nhập kho hàng nguyên vật liệu bao gồm:

- Bước 1: Xác nhận kế hoạch nhập nguyên vật liệu

Trước khi hàng hóa được nhập kho, bộ phận kế hoạch sản xuất cần đưa ra yêu cầu nhập nguyên vật liệu cụ thể và cần có sự xác nhận của bộ phận quản lý cùng các phòng ban có liên quan.

- Bước 2: Tiến hành đặt hàng và nhận hàng từ nhà cung ứng

Sau khi kế hoạch nhập kho nguyên vật liệu được xác nhận, phòng kế hoạch sản xuất sẽ tiến hành đặt hàng của nhà cung ứng.

Đơn vị cung ứng sẽ tiến hành giao nguyên vật liệu đến địa điểm kho với loại hàng và số lượng đã thống nhất. 

Khi hàng tới kho, bộ phận quản lý kho cần quản lý các hàng hóa, tình trạng nhập, các thông số xem có chính xác với phiếu yêu cầu nhập nguyên vật liệu hay không.

Trường hợp phát sinh cần báo lại các bộ phận liên quan để xử lý.

- Bước 3: Xác nhận giao hàng

Sau khi kiểm tra hàng hóa, bộ phận quản lý kho tiến hành ký xác nhận vào phiếu giao hàng của đơn vị cung ứng.

- Bước 4: Lập phiếu nhập kho nguyên vật liệu theo quy định

- Bước 5: Cập nhật lại thông tin lên hệ thống quản lý

Hy vọng bài viết trên đã giúp quý khách hiểu rõ hơn về quy trình nhập kho trong các đơn vị/doanh nghiệp. Nếu cần tư vấn về quy trình quản lý kho hay dịch vụ thuê kho lưu trữ hàng hóa, bạn có thể nhấn nút “Liên hệ ngay” phía dưới để kết nối với các chuyên gia của ALS hỗ trợ thêm thông tin.

Chia sẻ bài viết này