Theo thời gian, số lượng tài liệu lưu trữ trong các doanh nghiệp ngày càng tăng lên.
Việc phân loại, chia nhóm các hồ sơ, tài liệu chính xác sẽ giúp cho các đơn vị quản lý giấy tờ một cách tốt hơn, tạo điều kiện dễ dàng cho công tác truy xuất, tìm kiếm khi cần.
Cùng ALS tham khảo cách thức phân loại các nhóm tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật thông qua bài viết chi tiết dưới đây.
Nếu xét theo nguồn gốc phát sinh của các tài liệu trong đơn vị, người ta chia tài liệu thành ba nhóm cơ bản bao gồm:
- Các tài liệu lưu trữ nội bộ: phục vụ cho các hoạt động nội bộ trong tổ chức như sổ tay, thủ tục, quy định, hướng dẫn, biểu mẫu, …
- Các tài liệu phát sinh từ bên ngoài nhưng được áp dụng vào các hoạt động của tổ chức: các văn bản pháp luật, quy định, tiêu chuẩn, tài liệu kỹ thuật, …
- Các tài liệu không bắt buộc, mang tính hướng dẫn.
Theo điều 3, thông tư 09/2011/TT – BNV, thì tài liệu lưu trữ được phân loại thành 14 nhóm chính sau:
- Nhóm 1: Tài liệu tổng hợp chung
- Nhóm 2: Tài liệu về báo cáo, thống kê, kế hoạch hoạt động
- Nhóm 3: Tài liệu về cơ cấu tổ chức
- Nhóm 4: Tài liệu về quản trị, hành chính – nhân sự
- Nhóm 5: Tài liệu về kế toán, kiểm toán, tài chính
- Nhóm 6: Hồ sơ về hạng mục xây dựng cơ bản
- Nhóm 7: Hồ sơ, sáng chế khoa học, công nghệ
- Nhóm 8: Hồ sợ đấu thầu, dự thầu, biên bản hợp tác
- Nhóm 9: Hồ sơ thanh tra, giải quyết tranh chấp, khiếu nại
- Nhóm 10: Hồ sơ về thi đua, khen thưởng
- Nhóm 11: Tài liệu về pháp chế, luật định
- Nhóm 12: Tài liệu về quản trị công sở
- Nhóm 13: Tài liệu nghiệp vụ chuyên môn
- Nhóm 14: Tài liệu về Đảng và Đoàn thể
Các đơn vị có thể dựa trên quy định phân nhóm này để đề ra cách thức lưu trữ tài liệu nội bộ trong doanh nghiệp của mình một cách khoa học hơn.
Mỗi loại tài liệu lưu trữ sẽ có thời hạn sử dụng khác nhau. Có tài liệu sẽ chỉ cần lưu khi văn bản hết hiệu lực. Nhưng có những văn bản cần lưu tới 5 – 10 – 15 – 20 năm hoặc thậm chí là vĩnh viễn. Doanh nghiệp cần nắm vững các quy định để có kế hoạch bảo quản những văn bản, giấy tờ này một cách phù hợp.
Bạn đọc có thể tham khảo thêm bài viết về: Thời gian lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp (Tại đây).
Nếu doanh nghiệp cần tư vấn thêm về cách sắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ một cách phù hợp có thể liên hệ ngay với các chuyên gia của ALS để nhận được hỗ trợ sớm nhất.
Việt Nam và Hồng Kông đã thiết lập mối quan hệ thương mại sôi động, với nhiều mặt hàng được giao thương thường xuyên. Dưới đây là những mặt hàng xuất nhập khẩu chủ lực giữa...
ALS cam kết mang đến cho doanh nghiệp lớn những giải pháp vận chuyển hàng hóa từ Bắc Ninh đến Cửa khẩu Hữu Nghị tối ưu, đảm bảo hàng hóa được giao nhận nhanh chóng, an toàn...
Mã bưu chính ở Đài Loan thường được phân loại theo các thành phố lớn hoặc các quận huyện. Đài Bắc (Taipei City): 100 – 116, Tân Bắc (New Taipei City): 220 – 253, Đài Trung...
Việt Nam và Trung Quốc có mối quan hệ thương mại sôi động, đặc biệt là trong lĩnh vực vận chuyển hàng không. Hàng hóa được vận chuyển qua lại giữa hai nước rất đa dạng, đáp...
Cước phí vận chuyển hàng hóa hàng không từ Việt Nam đến Singapore là một con số khá linh hoạt, phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Không có một mức giá cố định cho tất cả...
Nhu cầu vận chuyển chuyển hàng hóa bằng đường hàng không từ Việt Nam đến Hoa Kỳ hiện nay đang tăng cao đến từ nhiều yếu tố về kinh tế và thị trường.
Mã ZIP Hồ Chí Minh - Mã bưu chính Hồ Chí Minh theo từng quận, phường
Nhằm đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa từ kho ngoại quan đến Cửa khẩu Hữu Nghị an toàn, nhanh chóng. ALS đã xây dựng quy trình vận chuyển chi tiết, khoa học, đảm bảo hàng...
Kiểm hóa là một khâu quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu, được thực hiện bởi cơ quan hải quan. Đây là hoạt động kiểm tra, đối chiếu thông tin giữa hồ sơ hải quan và...
Thông tin về sân bay, mã IATA và ICAO ở Hà Lan quan trọng vì nhiều lý do liên quan đến hàng không, du lịch, logistics, và quản lý không lưu.
ALS