Nhóm các tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật

17.12.2021

Theo thời gian, số lượng tài liệu lưu trữ trong các doanh nghiệp ngày càng tăng lên.

Việc phân loại, chia nhóm các hồ sơ, tài liệu chính xác sẽ giúp cho các đơn vị quản lý giấy tờ một cách tốt hơn, tạo điều kiện dễ dàng cho công tác truy xuất, tìm kiếm khi cần.

Cùng ALS tham khảo cách thức phân loại các nhóm tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật thông qua bài viết chi tiết dưới đây.

1. Phân loại cơ bản về nhóm các tài liệu lưu trữ?

Nếu xét theo nguồn gốc phát sinh của các tài liệu trong đơn vị, người ta chia tài liệu thành ba nhóm cơ bản bao gồm:

- Các tài liệu lưu trữ nội bộ: phục vụ cho các hoạt động nội bộ trong tổ chức như sổ tay, thủ tục, quy định, hướng dẫn, biểu mẫu, …

- Các tài liệu phát sinh từ bên ngoài nhưng được áp dụng vào các hoạt động của tổ chức: các văn bản pháp luật, quy định, tiêu chuẩn, tài liệu kỹ thuật, …

- Các tài liệu không bắt buộc, mang tính hướng dẫn.

2. Nhóm tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật?

Theo điều 3, thông tư 09/2011/TT – BNV, thì tài liệu lưu trữ được phân loại thành 14 nhóm chính sau:

- Nhóm 1: Tài liệu tổng hợp chung 

- Nhóm 2: Tài liệu về báo cáo, thống kê, kế hoạch hoạt động 

- Nhóm 3: Tài liệu về cơ cấu tổ chức 

- Nhóm 4: Tài liệu về quản trị, hành chính – nhân sự 

- Nhóm 5: Tài liệu về kế toán, kiểm toán, tài chính 

- Nhóm 6: Hồ sơ về hạng mục xây dựng cơ bản 

- Nhóm 7: Hồ sơ, sáng chế khoa học, công nghệ 

- Nhóm 8: Hồ sợ đấu thầu, dự thầu, biên bản hợp tác 

- Nhóm 9: Hồ sơ thanh tra, giải quyết tranh chấp, khiếu nại 

- Nhóm 10: Hồ sơ về thi đua, khen thưởng 

- Nhóm 11: Tài liệu về pháp chế, luật định

- Nhóm 12: Tài liệu về quản trị công sở 

- Nhóm 13: Tài liệu nghiệp vụ chuyên môn 

- Nhóm 14: Tài liệu về Đảng và Đoàn thể

Các đơn vị có thể dựa trên quy định phân nhóm này để đề ra cách thức lưu trữ tài liệu nội bộ trong doanh nghiệp của mình một cách khoa học hơn.

3. Một số lưu ý về thời gian lưu trữ các loại tài liệu?

Mỗi loại tài liệu lưu trữ sẽ có thời hạn sử dụng khác nhau. Có tài liệu sẽ chỉ cần lưu khi văn bản hết hiệu lực. Nhưng có những văn bản cần lưu tới 5 – 10 – 15 – 20 năm hoặc thậm chí là vĩnh viễn. Doanh nghiệp cần nắm vững các quy định để có kế hoạch bảo quản những văn bản, giấy tờ này một cách phù hợp.

Bạn đọc có thể tham khảo thêm bài viết về: Thời gian lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp (Tại đây).

Nếu doanh nghiệp cần tư vấn thêm về cách sắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ một cách phù hợp có thể liên hệ ngay với các chuyên gia của ALS để nhận được hỗ trợ sớm nhất.

Các bài viết khác

Nhận hỗ trợ & tư vấn

Đặt lịch hẹn tư vấn cùng với chuyên gia của ALS