Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không

Bạn đang tìm hiểu về quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không? Việc vận chuyển hàng hóa quốc tế qua đường hàng không đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ các bước chặt chẽ. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan và chi tiết về các bước trong quy trình này, giúp doanh nghiệp của bạn xuất khẩu hàng hóa một cách suôn sẻ và hiệu quả.

I. Tổng Quan Về Quy Trình Xuất Khẩu Hóa Bằng Đường Hàng Không

Sau khi hợp đồng ngoại thương được ký kết, người xuất khẩu sẽ tiến hành chuẩn bị hàng hóa và các chứng từ cần thiết để giao hàng cho hãng hàng không. Thông thường, để đơn giản hóa quy trình, các doanh nghiệp thường ủy thác cho người giao nhận (Forwarder) hoặc đại lý dịch vụ vận chuyển hàng không thông qua hợp đồng ủy thác. Người giao nhận này phải được hãng vận chuyển chỉ định và cấp phép khai thác hàng hóa, đảm bảo tính hợp lệ và an toàn cho lô hàng của bạn.

II. Các Bước Chi Tiết Trong Quy Trình Xuất Khẩu Hàng Hóa Bằng Đường Hàng Không

1. Lưu Cước (Booking) Với Hãng Hàng Không Hoặc Người Giao Nhận

Bước đầu tiên và quan trọng nhất là đặt chỗ (lưu cước) cho lô hàng của bạn.

Điền Booking Note: Người gửi hàng cần điền đầy đủ thông tin vào Booking Note theo mẫu của hãng hàng không, bao gồm:

• Tên người gửi, người nhận, bên thông báo.
• Thông tin chi tiết về hàng hóa: loại hàng, trọng lượng, số lượng, thể tích.
• Tên sân bay đi, sân bay đến.
• Cước phí và phương thức thanh toán.

Hoàn tất thủ tục và chứng từ: Sau khi hoàn tất thủ tục với hãng hàng không và thanh toán các chi phí, người giao nhận sẽ gửi kèm theo hàng hóa các chứng từ quan trọng như:

• Các bản còn lại của Master Airway Bill (MAWB) và House Airway Bill (HAWB).
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
• Bản kê khai chi tiết hàng hóa (Packing List).
• Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin).
• Phiếu đóng gói (Shipper's Declaration).
• Lược khai hàng hóa (Cargo Manifest).
• Các chứng từ khác theo yêu cầu của nước nhập khẩu.

Xác nhận và thanh toán: Người giao nhận sẽ trả lại bản gốc số 3 của AWB cho người gửi hàng, cùng với thông báo thuế, thu tiền cước phí và các khoản chi phí liên quan khác.

Giao hàng và Thư chỉ dẫn (Shipper's Letter of Instruction - SLI): Người xuất khẩu giao hàng cho người giao nhận kèm theo Thư chỉ dẫn của người gửi hàng (SLI). SLI là một tài liệu quan trọng, bao gồm:

• Tên và địa chỉ người gửi hàng.
• Điểm đến và tuyến đường vận chuyển.
• Số kiện, trọng lượng, kích thước hàng.
• Đặc điểm và số lượng hàng hóa.
• Giá trị hàng, phương thức thanh toán cước phí.
• Ký mã hiệu hàng hóa.
• Thông tin bảo hiểm (có hoặc không).
• Danh sách các chứng từ gửi kèm.

Giấy chứng nhận nhận hàng (FCR) và Giấy chứng nhận vận chuyển (FTC):

• Forwarder's Certificate of Receipt (FCR): Người giao nhận sẽ cấp FCR sau khi nhận hàng, xác nhận đã nhận hàng chính thức. FCR bao gồm các thông tin: tên, địa chỉ người ủy thác/người nhận, ký mã hiệu, số kiện, cách đóng gói, tên hàng, trọng lượng, thể tích, nơi và ngày phát hành.
• Forwarder's Certificate of Transport (FTC): Nếu người giao nhận có trách nhiệm vận chuyển hàng đến đích, họ sẽ cấp FTC. FTC bao gồm: tên, địa chỉ người ủy thác/người nhận/bên thông báo, phương tiện vận chuyển, tuyến đường, điểm đến, tên hàng, ký mã hiệu, trọng lượng, thể tích, bảo hiểm, cước phí và chi phí trả cho, nơi và ngày phát hành.

Biên lai kho hàng (FWR): Trong trường hợp hàng được lưu tại kho của người giao nhận trước khi giao cho hãng hàng không, người giao nhận sẽ cấp Forwarder's Warehouse Receipt (FWR). FWR cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa lưu kho, bao gồm: tên người cung cấp/gửi vào kho/thủ kho, tên kho, phương tiện vận chuyển, tên hàng, trọng lượng, tình trạng bên ngoài hàng hóa khi nhận, mã và số hiệu hàng hóa, số hiệu và bao bì, bảo hiểm, nơi và ngày phát hành FWR.

2. Vận Chuyển, Đóng Gói Và Giao Hàng Cho Người Chuyên Chở

Sau khi hoàn tất thủ tục lưu cước, các bước tiếp theo bao gồm:

• Chuẩn bị giấy tờ: Đảm bảo mọi giấy tờ cần thiết cho lô hàng đã sẵn sàng.
• Lập phiếu cân hàng (Scaling Report): Thực hiện cân hàng để xác định trọng lượng chính xác.
• Đóng gói, ghi ký mã hiệu, dán mã hiệu: Đóng gói hàng hóa đúng quy cách, ghi rõ ký mã hiệu và dán mã hiệu theo quy định.
• Làm thủ tục hải quan: Hoàn tất các thủ tục hải quan xuất khẩu cần thiết.
• Giao hàng cho hãng hàng không: Chuyển giao hàng hóa đã chuẩn bị cho hãng hàng không theo lịch trình.

>> Tham khảo: Dịch vụ vận tải hàng hóa tại ALS

3. Lập Vận Đơn Hàng Không (Airway Bill - AWB)

Sau khi hàng hóa được xếp vào pallet, igloo hoặc container, cán bộ giao nhận sẽ liên hệ với hãng hàng không để nhận và điền các chi tiết vào Vận đơn hàng không (AWB).

• Master AWB (MAWB): Do hãng hàng không cấp cho người giao nhận.
• House AWB (HAWB): Do người giao nhận cấp khi họ thực hiện dịch vụ gom hàng (consolidation).

4. Thông Báo Cho Người Nhận Về Việc Gửi Hàng

Thông báo kịp thời cho người nhận hàng là bước quan trọng để họ có thể chuẩn bị các thủ tục nhận hàng. Nội dung thông báo bao gồm:

• Số HAWB/MAWB.
• Tên người gửi, người nhận, tên hàng, số lượng, trọng lượng, thể tích.
• Tên sân bay đi, sân bay đến.
• Ngày khởi hành dự kiến (ETD) và ngày đến dự kiến (ETA).

5. Lập Bộ Chứng Từ Thanh Toán Và Thanh Toán Các Khoản Cần Thiết

Cuối cùng, người xuất khẩu cần lập bộ chứng từ thanh toán và tiến hành thanh toán các khoản phí liên quan theo hợp đồng ngoại thương và các thỏa thuận với người giao nhận/hãng hàng không.

III. Câu Hỏi Thường Gặp

Dưới đây là một số câu hỏi phổ biến mà các doanh nghiệp thường gặp khi thực hiện quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không:

1. Hợp đồng ủy thác giao nhận là gì và tại sao cần có nó? 

Hợp đồng ủy thác giao nhận là thỏa thuận giữa người xuất khẩu và người giao nhận (forwarder), cho phép người giao nhận thay mặt người xuất khẩu thực hiện các thủ tục liên quan đến vận chuyển hàng hóa, bao gồm đặt chỗ với hãng hàng không, chuẩn bị chứng từ, làm thủ tục hải quan và giao hàng. Hợp đồng này giúp đơn giản hóa quy trình cho người xuất khẩu, đặc biệt là những người không có kinh nghiệm hoặc không đủ nguồn lực để tự xử lý toàn bộ các khâu.

2. Sự khác biệt giữa MAWB và HAWB là gì?

• MAWB (Master Airway Bill): Là vận đơn gốc do hãng hàng không phát hành cho người giao nhận. MAWB thể hiện mối quan hệ hợp đồng vận chuyển giữa hãng hàng không và người giao nhận (là người gửi hàng trên vận đơn này).
• HAWB (House Airway Bill): Là vận đơn do người giao nhận phát hành cho người gửi hàng thực tế (người xuất khẩu). HAWB được sử dụng khi người giao nhận gom nhiều lô hàng nhỏ từ các chủ hàng khác nhau thành một lô lớn để gửi đi trên cùng một MAWB. HAWB thể hiện mối quan hệ hợp đồng vận chuyển giữa người giao nhận và người gửi hàng.

3. Thư chỉ dẫn của người gửi hàng (SLI) quan trọng như thế nào? 

Thư chỉ dẫn của người gửi hàng (Shipper's Letter of Instruction - SLI) là tài liệu quan trọng cung cấp cho người giao nhận tất cả các thông tin cần thiết về lô hàng, bao gồm chi tiết hàng hóa, thông tin người gửi/nhận, yêu cầu vận chuyển đặc biệt, và các chứng từ đi kèm. SLI đảm bảo người giao nhận có đủ thông tin để chuẩn bị vận đơn và thực hiện các thủ tục một cách chính xác, tránh sai sót và chậm trễ.

4. Khi nào cần sử dụng FCR, FTC và FWR?

• FCR (Forwarder's Certificate of Receipt): Được cấp khi người giao nhận xác nhận đã nhận hàng từ người gửi, là bằng chứng cho việc hàng hóa đã được giao cho người giao nhận.
• FTC (Forwarder's Certificate of Transport): Được cấp khi người giao nhận có trách nhiệm vận chuyển hàng hóa đến điểm đích cuối cùng, chứng nhận trách nhiệm vận chuyển của họ.
• FWR (Forwarder's Warehouse Receipt): Được cấp khi hàng hóa được lưu trữ tại kho của người giao nhận trước khi được gửi đi, xác nhận việc lưu giữ hàng hóa.

Các chứng từ này giúp minh bạch hóa quá trình giao nhận và lưu trữ hàng hóa, cung cấp bằng chứng pháp lý cho các bên liên quan.

5. Cần chuẩn bị những chứng từ hải quan nào cho việc xuất khẩu bằng đường hàng không? 

Các chứng từ hải quan cơ bản bao gồm:

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Thể hiện giá trị hàng hóa.
• Bản kê khai chi tiết hàng hóa (Packing List): Liệt kê chi tiết số lượng, trọng lượng, và cách đóng gói hàng hóa.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin - C/O): Chứng minh nguồn gốc của hàng hóa để hưởng các ưu đãi thuế quan (nếu có).
• Giấy phép xuất khẩu (nếu có): Đối với một số mặt hàng đặc biệt, cần có giấy phép do cơ quan chức năng cấp.
• Tờ khai hải quan xuất khẩu.

Ngoài ra, tùy thuộc vào loại hàng hóa và yêu cầu của nước nhập khẩu, có thể cần thêm các chứng từ khác như chứng nhận kiểm dịch thực vật/động vật, chứng nhận chất lượng, v.v.

6. Ưu điểm và nhược điểm của vận tải hàng không là gì?

Ưu điểm:

Thời gian vận chuyển nhanh.

Đảm bảo an toàn cho hàng hóa nhạy cảm.

Phù hợp với hàng hóa có giá trị cao, nhỏ gọn.

Nhược điểm:

Chi phí vận chuyển cao.

Giới hạn về khối lượng và kích thước hàng hóa.

7. Quy trình xuất nhập khẩu hàng không gồm những bước nào?

Chuẩn bị và đóng gói hàng hóa.

Làm thủ tục hải quan xuất khẩu.

Chuyển hàng hóa tới sân bay và hoàn thành thủ tục vận chuyển.

Vận chuyển hàng hóa qua đường hàng không.

Làm thủ tục hải quan nhập khẩu và giao hàng cho người nhận.

8. Những chứng từ cần thiết khi xuất nhập khẩu bằng đường hàng không?

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
• Phiếu đóng gói (Packing List).
• Vận đơn hàng không (Air Waybill – AWB).
• Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – CO).
• Các giấy phép hoặc chứng nhận đặc biệt (nếu cần).

9. Làm thế nào để tính cước phí vận tải hàng không?

Cước phí được tính dựa trên trọng lượng thực tế (Gross Weight) hoặc trọng lượng thể tích (Volumetric Weight), tùy thuộc vào giá trị nào lớn hơn. Công thức tính trọng lượng thể tích:

VOLUME WEIGHT = Số lượng kiện * Kích thước kiện (Dài x Rộng x Cao) (cm) /6000.

10. Những loại hàng hóa nào bị cấm vận chuyển qua đường hàng không?

• Chất nổ, chất dễ cháy.
• Hóa chất độc hại.
• Động vật hoang dã hoặc sản phẩm từ động vật cấm buôn bán.
• Hàng hóa không được đóng gói đúng quy định.

11. Có thể vận chuyển hàng hóa dễ vỡ hoặc hàng đông lạnh qua đường hàng không không?

Hàng dễ vỡ: Cần đóng gói chuyên dụng với nhãn dán cảnh báo rõ ràng.

Hàng đông lạnh: Sử dụng các thùng cách nhiệt hoặc thiết bị bảo quản nhiệt độ chuyên biệt.

12. Thời gian giao nhận hàng hóa qua đường hàng không là bao lâu?

Thời gian vận chuyển thường từ 1-7 ngày tùy thuộc vào khoảng cách và loại dịch vụ (Direct flight, Transshipment).

13. Làm thế nào để theo dõi lô hàng xuất nhập khẩu?

Hầu hết các hãng hàng không và công ty logistics cung cấp dịch vụ theo dõi trực tuyến bằng mã vận đơn (AWB).

14. Những rủi ro phổ biến trong xuất nhập khẩu hàng không là gì?

• Hàng hóa bị hư hỏng hoặc mất mát.
• Trễ chuyến bay hoặc hủy chuyến.
• Chứng từ không đầy đủ dẫn đến hàng bị giữ tại hải quan.

Kết Luận

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa người xuất khẩu, người giao nhận và hãng hàng không. Nắm vững các bước trên sẽ giúp bạn tối ưu hóa quá trình vận chuyển, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo lô hàng của bạn đến đích an toàn, đúng hẹn.

𝐀𝐋𝐒 – 𝐓𝐡𝐞 𝐋𝐞𝐚𝐝𝐢𝐧𝐠 𝐨𝐟 𝐀𝐯𝐢𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐋𝐨𝐠𝐢𝐬𝐭𝐢𝐜𝐬

Chia sẻ bài viết này