Thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ trong ngành xây dựng cơ bản

20.12.2021

Theo quy định, mỗi loại tài liệu sẽ cần được lưu trữ trong thời hạn nhất định nhằm đảm bảo phục vụ cho việc tra cứu, đối soát, phục vụ các công tác kiểm toán, hoàn thiện thủ tục giấy tờ sau này.

Trong ngành xây dựng cơ bản cũng vậy, các bản vẽ, hồ sơ thầu cũng cần được lưu trữ trong thời gian pù hợp.

Cùng tìm hiểu về thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ trong ngành xây dựng cơ bản thông qua bài viết chi tiết sau.

1. Bảo quản tài liệu lưu trữ trong ngành xây dựng

Theo điều 3, thông tư 09/2011/TT – BNV, thì tài liệu ngành xây dựng thuộc nhóm 6 trong 14 nhóm hồ sơ, tài liệu cần lưu trữ theo quy định của Pháp luật.

Các tài liệu trong ngành xây dựng bao gồm:

- Hồ sơ, văn bản liên quan đến các hạng mục xây dựng (gửi cơ quan)

- Các văn bản hướng dẫn, quy định/chế độ của cơ quan, ban, ngành

- Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư xây dựng

- Hồ sơ thầu, hồ sơ công trình dự án

- Công văn trao đổi kế hoạch, công việc, …

Mỗi loại tài liệu trên lại có những quy định về thời gian lưu trữ khác nhau được trình bày chi tiết ở phần hai của bài viết này.

2. Quy định về thời gian bảo quản tài liệu lưu trữ

Theo quy định, đối với nhóm tài liệu xây dựng cơ bản thì thời gian bảo quản tài liệu lưu trữ có thể đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành, từ 5 – 20 năm hoặc thậm chí là có thể vĩnh viễn đối với những tài liệu đặc thù.

Quý doanh nghiệp có thể tra cứu bảng quy định về thời gian bảo quản tài liệu lưu trữ nhóm ngành xây dựng dưới đây để nắm được những tài liệu, hồ sơ nào cần phân loại, nhóm vào với nhau, chung một thời gian lưu trữ.

STT

Nhóm tài liệu lưu trữ

Thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ

1

Văn bản về xây dựng cơ bản gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

2

Hồ sơ xây dựng văn bản chế độ/quy định, hướng dẫn về xây dựng cơ bản của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

3

Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư xây dựng cơ bản

3.1

Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

3.2

6 tháng, 9 tháng

20 năm

3.3.

Quý, tháng

5 năm

4

Hồ sơ công trình xây dựng cơ bản

4.1

Công trình nhóm A, công trình áp dụng các giải pháp mới về kiến trúc, kết cấu, công nghệ, thiết bị, vật liệu mới; công trình xây dựng trong điều kiện địa chất, địa hình đặc biệt công trình được xếp hạng di tích lịch sử văn hóa;

Vĩnh viễn

4.2

Công trình nhóm B, C và sửa chữa lớn

Theo tuổi thọ của công trình 

5

Hồ sơ sửa chữa nhỏ các công trình

15 năm

6

Công văn trao đổi về công tác xây dựng cơ bản

10 năm

Lưu ý: Quý khách có thể tìm kiếm thêm thông tin điều kiện các dự án xây dựng thuộc nhóm A, nhóm B hoặc nhóm C để hiểu các công trình được phân loại như thế nào, từ đó hiểu hơn về cách phân loại các tài liệu cho từng nhóm.

3. Kho bảo quản tài liệu lưu trữ nhóm ngành xây dựng

Quý khách hàng có lượng hồ sơ lưu trữ lớn?

Doanh nghiệp muốn tiết kiệm không gian văn phòng, tiết kiệm chi phí quản lý tài liệu?

Đơn vị muốn truy xuất, quản lý tài liệu xây dựng dễ dàng hơn?

Nếu những băn khoăn trên là những vấn đề mà bản thân doanh nghiệp đang trăn trở, quý khách có thể tham khảo sử dụng các kho bảo quản tài liệu lưu trữ nhóm ngành xây dựng mà ALS phát triển.

Với mức chi phí chỉ bằng 1/3 so với hình thực tự quản lý nội bộ thông thường, đây là giải pháp mà các doanh nghiệp xây dựng hiện nay đang ưu tiên lựa chọn.

Để tìm hiểu thêm về giải pháp lưu trữ này, quý khách có thể liên hệ ngay với các chuyên gia của chúng tôi để nhận được hỗ trợ sớm nhất.

Hy vọng bài viết đã giúp bạn đọc hiểu hơn về thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ nhóm ngành xây dựng và cách thức bảo quản nhóm tài liệu này.

Các bài viết khác

Nhận hỗ trợ & tư vấn

Đặt lịch hẹn tư vấn cùng với chuyên gia của ALS