Thông tin về nhân viên, cơ cấu tổ chức, cán bộ trong công ty cũng cần được lưu lại trong một khoảng thời gian nhất định.
Cùng tìm hiểu thời gian quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp qua bài viết dưới đây.
Các thông tin về nhân viên trong doanh nghiệp sẽ liên quan đến đến 2 phân nhóm tài liệu lưu trữ được quy định trong điều 3, thông tư 09/2011/TT – BNV bao gồm:
* Nhóm 3: Tài liệu cơ cấu tổ chức
Các giấy tờ, văn bản cần lưu lại thông tin bao gồm các loại như: công tác tổ chức cán bộ chung, xây dựng đề án tổ chức ngành, cơ quan, hồ sơ xây dựng và thực hiện biên chế, …
* Nhóm 4: Tài liệu về quản trị, hành chính, nhân sự
Các giấy tờ, văn bản cần lưu lại thông tin bao gồm các loại như: tài liệu lao động, tiền lương nói chung, công văn trao đổi về tiền lương, hồ sơ nâng lượng, …
Chi tiết về các loại văn bản cho từng nhóm sẽ được đề cập chi tiết hơn trong phần quy định về thời gian lưu trữ giấy tờ của hồ sơ nhân sự ở phần tiếp theo.
Mỗi loại giấy tờ, hồ sơ nhân sự, tổ chức cán bộ sẽ có thời hạn lưu trữ khác nhau. Doanh nghiệp có thể căn cứ vào bảng phân loại dưới đây để tra cứu thời gian bảo quản giấy tờ, văn bản hợp lý theo đúng quy định.
STT | Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ | Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu |
1 | Tập văn bản về công tác tổ chức, cán bộ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
2 | Hồ sơ xây dựng, ban hành Điều lệ tổ chức, Quy chế làm việc, chế độ/quy định, hướng dẫn về tổ chức, cán bộ | Vĩnh viễn |
3 | Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán bộ - Dài hạn, hàng năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng | Vĩnh viễn 20 năm 5 năm |
4 | Hồ sơ xây dựng đề án tổ chức ngành, cơ quan | Vĩnh viễn
|
5 | Hồ sơ về việc thành lập, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và các đơn vị trực thuộc | |
6 | Hồ sơ về việc hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể cơ quan và các đơn vị trực thuộc | |
7 | Hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chứ | |
8 | Hồ sơ về xây dựng và thực hiện chỉ tiêu biên chế | |
9 | Báo cáo thống kê danh sách, số lượng, chất lượng cán bộ | |
10 | Hồ sơ về quy hoạch cán bộ | 20 năm |
11 | Hồ sơ về việc bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển cán bộ | 70 năm |
12 | Hồ sơ về việc thi tuyển, thi nâng ngạch, kiểm tra chuyển ngạch hàng năm - Báo cáo kết quả, danh sách trúng tuyển - Hồ sơ dự thi, bài thi, tài liệu tổ chức thi | 20 năm 5 năm |
13 | Hồ sơ kỷ luật cán bộ | 70 năm |
14 | Hồ sơ giải quyết chế độ (hưu trí, tử tuất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội … | |
15 | Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức | Vĩnh viễn |
16 | Sổ, phiếu quản lý hồ sơ cán bộ | 70 năm |
17 | Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
18 | Tài liệu quản lý các cơ sở đào tạo, dạy nghề trực thuộc - Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm - Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi, tư liệu, tham khảo | Vĩnh viễn 10 năm |
19 | Hồ sơ tổ chức các lớp bồi dưỡng cán bộ | 10 năm |
20 | Hồ sơ về công tác bảo vệ chính trị nội bộ | 20 năm |
21 | Hồ sơ hoạt động của Ban Vì sự tiến bộ phụ nữ | 10 năm |
22 | Công văn trao đổi về công tác tổ chức, cán bộ |
STT | Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ | Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu |
1 | Tập văn bản về tiền lương gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
2 | Hồ sơ xây dựng, ban hành thang bảng lương của ngành và báo cáo thực hiện | Vĩnh viễn |
3 | Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ phụ cấp của ngành và báo cáo thực hiện | |
4 | Hồ sơ nâng lương của cán bộ, công chức, viên chức | 20 năm |
5 | Công văn trao đổi về tiền lương | 10 năm |
Hy vọng bài viết trên đã cung cấp thêm những thông tin hữu ích liên đến thới gian quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp. Nếu có thêm những thắc mắc hay cần tư vấn về quy trình bảo quản, giấy tờ đặc thù này, đừng ngần ngại, hãy liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi để nhận được hỗ trợ sớm nhất.
Hải quan là cơ quan nhà nước có chức năng quản lý việc nhập khẩu và xuất khẩu hàng hóa qua các cửa khẩu, biên giới của một quốc gia. Các hoạt động của hải quan nhằm đảm bảo...
ALS cung cấp hệ thống kho lưu trữ hồ sơ tài liệu quy mô lớn với tổng diện tích hơn 5.000 m², có khả năng mở rộng để chứa hơn 5 triệu thùng tài liệu, đáp ứng đa dạng nhu cầu...
Khu công nghiệp Thành Thành Công sở hữu vị trí đắc địa bậc nhất tại tỉnh Tây Ninh. Nó được xem là một trong những cửa ngõ giao lưu quốc tế giữa Việt Nam với các nước như Campuchia,...
Khu công nghiệp Tân Tạo là một trong 10 khu công nghiệp lớn đang phát triển vô cùng mạnh mẽ tại TP. Hồ Chí Minh. Đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy kinh tế - xã hội...
Cửa khẩu Quốc tế Mộc Bài là cửa khẩu quốc tế đường bộ lớn nhất tại khu vực phía Nam của Việt Nam được nằm trên tuyến biên giới đất liền giữa Việt Nam- Campuchia.
Cửa khẩu Quốc tế Chiềng Khương là cửa khẩu quốc tế tại vùng đất bản Chiềng Khương xã Chiềng Khương huyện Sông Mã tỉnh Sơn La, Việt Nam.
Cửa khẩu Quốc tế Tây Trang là cửa khẩu quốc tế tại vùng đất bản Ka Hâu xã Na Ư, huyện Điện Biên, tỉnh Điện Biên, Việt Nam.
Amata là một trong những tên tuổi lớn trong lĩnh vực phát triển khu công nghiệp tại Việt Nam. Với gần 30 năm kinh nghiệm, Amata đã tạo dựng được những khu công nghiệp hiện...
Hệ thống quản lý kho hiện tại của công ty giúp kiểm soát quy trình xuất nhập hàng, quản lý tồn kho, theo dõi tuổi thọ lưu trữ của sản phẩm, giám sát vị trí lưu trữ, quản lý...
Khu công nghiệp Yên Mỹ dự án có quy mô diện tích đất sử dụng là 280ha với tổng vốn đầu tư là 2.348 tỷ đồng. Được Ban Quản lý các Khu công nghiệp tỉnh Hưng Yên cấp Giấy chứng...
ALS