Với kho lưu trữ tài liệu của ALS, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thêm rất nhiều chi phí bảo quản hồ sơ, giấy tờ, giải phóng không gian làm việc cũng như hỗ trợ công tác truy vấn, quản lý một cách hiệu quả hơn.
Quản lý, lưu trữ hồ sơ, giấy tờ ngay tại văn phòng của doanh nghiệp KHÔNG TIẾT KIỆM như bạn nghĩ.
Bên cạnh chi phí điện, nước, nhân công vận hành hàng tháng, mỗi doanh nghiệp sẽ mất thêm từ 20 – 50m2 ++ diện tích mỗi năm chỉ để làm kho bảo quản giấy tờ.
Chi phí thuê các văn phòng làm việc đang dao động từ 15$ - 50$/m2/tháng (tùy theo hạng). Hãy thử nhân con số này lên theo năm. Chắc chắn, doanh nghiệp bạn sẽ mất một khoản không nhỏ, để “đầu tư” dùng kho lưu trữ tài liệu nội bộ.
Chúng ta hoàn toàn có thể tận dụng các “Không gian hao phí” đó để mở rộng nơi làm việc hay có thể chuyển đổi làm nơi tổ chức hoạt động sản xuất/kinh doanh tăng thêm nguồn thu cho doanh nghiệp.
Đó là chưa kể đến việc lưu trữ tài liệu nội bộ thường không đảm bảo các điều kiện tiêu chuẩn. Hồ sơ, giấy tờ dễ bị mối mọt, hư hỏng theo thời gian.
Với hệ thống kho lưu trữ tài liệu thuê ngoài của ALS, chi phí bạn dành ra để bảo quản hồ sơ tiết kiệm hơn đến 3 lần. Bên cạnh đó, doanh nghiệp bạn còn có hẳn một đội ngũ vận hành có nghiệp vụ kho chuyên môn; hỗ trợ truy vấn, tìm kiếm, vận chuyển tài liệu tức thì khi có nhu cầu.
Khi đó, quản lý hồ sơ, giấy tờ nhẹ nhàng hơn gấp bội phần.
Các kho tài liệu của ALS đều được đặt nằm ngay ở vị trí trung tâm (nội thành Hà Nội và các tỉnh), thuận tiện cho việc giao nhận tài liệu nhanh chóng. Hệ thống trang thiết bị cho kho lưu trữ tài liệu được đầu tư, vận hành theo tiêu chuẩn của Cục Văn thư lưu trữ Quốc gia với:
- Hệ thống các kho nội thành có sức chứa trung bình là 100.000 thùng tài liệu tiêu chuẩn và có khả năng mở rộng lên đến 500.000 thùng.
- Kho được trang bị panel vách kho cách nhiệt, chống cháy.
- Điều hòa, dàn lạnh hiệu suất tốt: 5 cụm máy với công suất 80HP được bố trí phù hợp với thiết kế kho, đảm bảo nhiệt độ ổn định và đồng đều.
- Hệ thống hút ẩm đảm bảo độ ẩm ổn định: 6 máy hút ẩm hiệu Harison, công suất hút 192 lít nước/ngày, xử lí 2500m3 không khí trên 1h
- Hệ thống giá kệ selective, drive-in, dễ dàng xếp dỡ, truy xuất, tải trọng sàn >1700kg/m2
- Hệ thống thông gió đảm bảo không khí được lưu thông.
- Kho được diệt côn trùng và xử lý mối mọt định kỳ.
Bên cạnh đó, kho lưu trữ tài liệu của ALS còn được đảm bảo các yêu cầu an toàn, an ninh cao độ thông qua:
- Hệ thống báo cháy đảm bảo phát hiện ngay lập tức các đám khói, được bố trí toàn bộ kho.
- Hệ thống cứu hỏa đầy đủ cả bên trong và bên ngoài.
- Hệ thống camera giám sát 24/24, cả phía trong và phía ngoài kho.
Đặc biệt, khi sử dụng các kho tài liệu tại ALS, bạn còn được hỗ trợ tới 1 tháng lưu kho hoàn toàn miễn phí (áp dụng cho những hợp đồng ký từ 01 năm trở lên).
Kho lưu trữ tài liệu của ALS được vận hành theo quy trình 5 bước tóm gọn bao gồm:
- Bước 1: Tiếp nhận nhu cầu của khách hàng
Bao gồm các hoạt động: tiếp nhận thông tin về tài liệu, dịch vụ và lập kế hoạch khai thác.
- Bước 2: Thu thập và vận chuyển
Bao gồm các hoạt động: kiểm tra đối chiếu và xác nhận tiếp nhận với khách hàng
- Bước 3: Nhập kho và lưu trữ
Bao gồm các hoạt động: thực hiện nghiệp vụ nhập kho vào hệ thống INFOR và chuyển tài liệu đến vị trí lưu trữ theo yêu cầu quản lý áp dụng riêng cho từng khách hàng.
- Bước 4: Lập báo cáo quản lý
Bao gồm các hoạt động: thực hiện nghiệp vụ xuất kho trên hệ thống INFOR và chuẩn bị thực tế tài liệu cần xuất kho và bàn giao khách hàng
- Bước 5: Quản lý tài liệu lưu kho
Bao gồm các hoạt động: lập các báo cáo xuất, nhập và lưu trữ cùng các báo cáo khác theo yêu cầu khách hàng.
Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn thêm những thông tin hữu ích về dịch vụ kho lưu trữ tài liệu của ALS. Nếu có những thắc mắc hay thông tin cần tư vấn, bạn có thể nhấn nút liên hệ ngay phía dưới để các chuyên gia của ALS hỗ trợ nhanh nhất.
Cước phí vận chuyển hàng hóa hàng không từ Việt Nam đến Singapore là một con số khá linh hoạt, phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Không có một mức giá cố định cho tất cả...
Nhu cầu vận chuyển chuyển hàng hóa bằng đường hàng không từ Việt Nam đến Hoa Kỳ hiện nay đang tăng cao đến từ nhiều yếu tố về kinh tế và thị trường.
Mã ZIP Hồ Chí Minh - Mã bưu chính Hồ Chí Minh theo từng quận, phường
Nhằm đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa từ kho ngoại quan đến Cửa khẩu Hữu Nghị an toàn, nhanh chóng. ALS đã xây dựng quy trình vận chuyển chi tiết, khoa học, đảm bảo hàng...
Kiểm hóa là một khâu quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu, được thực hiện bởi cơ quan hải quan. Đây là hoạt động kiểm tra, đối chiếu thông tin giữa hồ sơ hải quan và...
Thông tin về sân bay, mã IATA và ICAO ở Hà Lan quan trọng vì nhiều lý do liên quan đến hàng không, du lịch, logistics, và quản lý không lưu.
Mã Zip của Campuchia thường bao gồm 5 chữ số. Mỗi chữ số trong mã Zip đại diện cho một khu vực cụ thể, giúp xác định địa chỉ một cách chính xác. Ví dụ, mã Zip 12000 có thể...
Kiểm hóa container là một khâu quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Đây là hoạt động mà cơ quan hải quan tiến hành để kiểm tra, đối chiếu thông tin trên tờ...
Sân bay Indonesia & Danh sách các sân bay tại Indonesia - Mã sân bay Indonesia (IATA / ICAO). Có 205 sân bay ở Indonesia tất cả các sân bay ở Indonesia được liệt kê bên dưới.
Mã Zip CODE Hàn Quốc, giống như mã Zip CODE ở các quốc gia khác, là một chuỗi số dùng để xác định địa chỉ cụ thể trong hệ thống bưu chính. Mã Zip CODE Hàn Quốc thường gồm...
ALS