Dựa trên kinh nghiệm cung cấp các dịch vụ kho vận nhiều năm, ALS có nhiều “Tip” và gợi ý để các doanh nghiệp quản lý kho hiệu quả hơn.
Tham khảo bài viết dưới đây và trích lọc những bí quyết này về áp dụng cho đơn vị mình ngay hôm nay.
Trước khi đến với một số gợi ý về cách quản lý kho. Chúng ta cần hiểu “hiệu quả” trong hoạt động quản lý kho là như thế nào.
Hoạt động quản lý kho được coi là hiệu quả khi chúng ta:
- Luôn chủ động được các thông tin về lượng hàng lưu trữ, xuất nhập theo từng thời điểm
- Luôn truy vấn, xác định được một cách chính xác thông tin của từng loại hàng hóa lưu trữ
- Cập nhật kịp thời các loại hàng hóa hết hạn, lỗi thời, phương án xuất nhập phù hợp đảm bảo lượng tồn kho phù hợp và lượng hàng bán tối ưu, …
Đơn giản hơn, quản lý kho hiệu quả sẽ gắn liền với quản lý luồng luân chuyển hàng hóa qua kho một cách chính xác, kịp thời, đảm bảo đủ thông tin cho việc lên kế hoạch, bán hàng.
Những gợi ý dưới đây được rút ra từ quá trình quản lý kho vận thực tiễn mà ALS học hỏi cũng như kinh nghiệm vận hành thực tế cho các khách hàng của mình. Tất cả những cách thức này đã được chứng thực về mức độ hiệu quả trong thực tế.
Nếu có điều kiện, doanh nghiệp có thể áp dụng hệ thống tổng kho cùng các hệ thống kho vệ tinh bổ trợ (dạng Unit). Việc này đảm bảo hàng hóa được phân bổ đến tay khách hàng đến từng khu vực nhanh chóng.
Nếu nguồn lực không cho phép, hãy thực hiện chiến lược tập trung, khoanh vùng đối tượng khách hàng của mình và lựa chọn kho của mình tại vị trí giao điểm giữa các vùng, đảm bảo cho thời gian từ kho đến các địa điểm của khách hàng là phù hợp nhất, đồng đều giữa các vị trí. Như vậy, hoạt động phân phối hàng hóa của doanh nghiệp sẽ được thực hiện một cách đồng đều, đảm bảo thời gian toàn trình vận chuyển ngắn nhất.
Trước khi đưa hàng hóa vào kho lưu trữ, đơn vị cần xây dựng trước quy chuẩn về hàng hóa lưu trữ trong kho. Để khi hàng hóa nhập/xuất chỉ cần thực hiện theo đúng quy trình đó.
Hàng hóa lưu trữ có đặc thù như thế nào, nên lưu ở đâu. Những loại hàng nhóm A cần lưu ở vị trí nào, nhóm B lưu ở đâu, thiết kế lối đi ra sao cho thuận lợi, …
Tất cả cần được tính toán một cách chi tiết.
Trong việc quản lý hàng hóa, tùy vào chiến lược bán của từng đơn vị, chúng ta nên lựa chọn những phương thức khai thác khác nhau. Có 2 hình thức quản lý kho phổ biến thường sử dụng như:
- FIFO (Nhập trước – Xuất trước): Với hình thức này, những hàng hóa nhập vào trước sẽ được ưu tiên xuất ra trước.
- LIFO (Nhập sau – Xuất trước): Với hình thức này, những hàng hóa nhập vào sau sẽ xuất ra trước.
Hình thức quản lý, khai thác kho nào được áp dụng sẽ quyết định cách thức sắp xếp hàng hóa trong kho tương ứng.
Mỗi đơn vị sẽ có cách sử dụng mã SKU riêng. Thông thường mã SKU sẽ được hình thành bởi nhiều ký tự và số khác nhau.
Một mã SKU được xây dựng khoa học, khi nhìn vào, chúng ta có thể lấy được các thông tin như: loại hàng, tên hàng, vị trí lưu trữ, trạng thái, …
Ngoài ra việc sử dụng các mã SKU, kết hợp mã vạch/barcode sẽ giúp hoạt động quản lý, xuất/nhập, cập nhật thông tin hàng hóa đươc thực hiện nhanh chóng hơn.
Đừng quá cố gắng “tiết kiệm” khi trang bị cho kho hàng của đơn vị. Hãy cố gắng sử dụng trang bị hệ thống cơ sở vật chất đảm bảo theo các tiêu chuẩn để lưu trữ hàng hóa an toàn và khoa học hơn.
Phân bổ sử dụng hệ thống giá kệ di động, cố định hợp lý, trang bị hệ thống camera giám sát, nhận diện ra vào, … để giữ việc kiểm soát hàng hóa liên tục 24/7.
Duy trì kế hoạch kiểm tra kho hàng định kỳ giúp cho doanh nghiệp kịp thời bổ sung những hàng hóa đang bị giảm lượng tồn kho, phát hiện những hàng hóa đã hết hạn, lỗi thời để loại bỏ và có phương án thay thế phù hợp.
Ngoài ra, kiểm tra kho thường xuyên giúp cho đơn vị nhận ra được các vấn đề tiềm ẩn nhanh chóng, xác định chất lượng, tình trạng hiện tại để đưa ra những hướng khắc phục.
Nên xây dựng kế hoạch kiểm tra ít nhất khoảng 2 – 3 tháng/lần hoặc ngắn hơn nữa nếu doanh nghiệp có đủ điều kiện về thời gian, nhân lực.
Với lượng hàng nhỏ, ít mã hàng, chúng ta có thể sử dụng những phương án thủ công để kiểm soát.
Tuy nhiên, với những kho hàng lớn, chứa nhiều mã hàng, khối lượng hàng lớn, hãy sử dụng các phần mềm để quản lý chúng. Việc này giúp cho việc truy xuất thông tin hàng hóa nhanh chóng, cập nhật dữ liệu nhập/xuất chính xác, rõ ràng. Bên cạnh đó, phần mềm cũng hỗ trợ đắc lực cho quá trình báo cáo, lên kế hoạch mua bán.
Chi phí đầu tư phần mềm quản lý kho hàng rất nhỏ so với lợi ích mà đơn vị nhận được.
Những nhân sự được lựa chọn để thực hiện các nghiệp vụ kho hàng cần đảm bảo 3 yếu tố: “Trung thực + Chất lượng + Trách nhiệm”.
Các doanh nghiệp cần thực hiện chặt chẽ công tác tuyển dụng đầu vào để lấy được những nhân viên tin cậy, đáng tin cũng như có trình độ chuyên môn để thực hiện công tác quản lý hàng hóa.
Có vậy, chúng ta mới có thể yên tâm giao hàng hóa (tài sản) của doanh nghiệp cho những cá nhân này.
Điều cuối cùng mà ALS muốn gợi ý cho các doanh nghiệp để quản lý kho hiệu quả đó là luôn xây dựng những phương án phòng ngừa rủi ro.
Chúng ta không thể luôn chắc chắn 100% các điều kiện hoạt động sản xuất kinh doanh, thị trường luôn suôn sẻ.
Luôn có những biến cố bất ngờ mà chúng ta không ngờ tới.
Đại dịch Covid đợt vừa rồi là một ví dụ. Những doanh nghiệp không xây dựng được phương án dự phòng rủi ro rất dễ bị thiếu hụt nguyên liệu … ảnh hưởng đến quá trình sản xuất hàng hóa. Từ đó, ảnh hưởng đến doanh thu của đơn vị.
Nếu xây dựng được những kịch bản rủi ro trước, đơn vị sẽ chủ động hơn trong việc ứng phó với các yếu tố thay đổi nhanh chóng mà vẫn đảm bảo hoạt động của mình.
Hy vọng những gợi ý về cách quản lý kho hiệu quả nói trên sẽ giúp ích được phần nào cho các doanh nghiệp. Nếu quý khách cần tư vấn thêm về cách thức lưu trữ hay dịch vụ quản lý kho hiệu quả hơn cho tổ chức, đừng ngần ngại, liên hệ ngay với các chuyên gia của chúng tôi để nhận được hỗ trợ sớm nhất.
Cước phí vận chuyển hàng hóa hàng không từ Việt Nam đến Singapore là một con số khá linh hoạt, phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Không có một mức giá cố định cho tất cả...
Nhu cầu vận chuyển chuyển hàng hóa bằng đường hàng không từ Việt Nam đến Hoa Kỳ hiện nay đang tăng cao đến từ nhiều yếu tố về kinh tế và thị trường.
Mã ZIP Hồ Chí Minh - Mã bưu chính Hồ Chí Minh theo từng quận, phường
Nhằm đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa từ kho ngoại quan đến Cửa khẩu Hữu Nghị an toàn, nhanh chóng. ALS đã xây dựng quy trình vận chuyển chi tiết, khoa học, đảm bảo hàng...
Kiểm hóa là một khâu quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu, được thực hiện bởi cơ quan hải quan. Đây là hoạt động kiểm tra, đối chiếu thông tin giữa hồ sơ hải quan và...
Thông tin về sân bay, mã IATA và ICAO ở Hà Lan quan trọng vì nhiều lý do liên quan đến hàng không, du lịch, logistics, và quản lý không lưu.
Mã Zip của Campuchia thường bao gồm 5 chữ số. Mỗi chữ số trong mã Zip đại diện cho một khu vực cụ thể, giúp xác định địa chỉ một cách chính xác. Ví dụ, mã Zip 12000 có thể...
Kiểm hóa container là một khâu quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Đây là hoạt động mà cơ quan hải quan tiến hành để kiểm tra, đối chiếu thông tin trên tờ...
Sân bay Indonesia & Danh sách các sân bay tại Indonesia - Mã sân bay Indonesia (IATA / ICAO). Có 205 sân bay ở Indonesia tất cả các sân bay ở Indonesia được liệt kê bên dưới.
Mã Zip CODE Hàn Quốc, giống như mã Zip CODE ở các quốc gia khác, là một chuỗi số dùng để xác định địa chỉ cụ thể trong hệ thống bưu chính. Mã Zip CODE Hàn Quốc thường gồm...
ALS