Chúng ta đang lãng phí nhiều hơn doanh nghiệp bạn nghĩ
Đặc biệt trong việc lưu trữ, bảo quản các văn bản, giấy tờ của đơn vị.
Các công ty cần nhìn nhận một cách chính xác và lựa chọn giải pháp lưu trữ hồ sơ cho doanh nghiệp một cách khoa học và tiết kiệm hơn.
Mọi người nghĩ rằng lưu trữ giấy tờ nội bộ là TIẾT KIỆM?
Sự thực là KHÔNG.
Thống kê cho thấy, trung bình, mỗi doanh nghiệp cần ít nhất từ 20 – 50m2 diện tích văn phòng để bảo quản văn bản, hồ sơ của mình. Con số này tăng dần theo thời gian. Những doanh nghiệp, tập đoàn lớn (ngân hàng, bảo hiểm, đơn vị tài chính, …) thậm chí phải thuê hẳn nhiều tòa nhà chỉ để lưu giấy tờ của đơn vị.
Mức giá thuê văn phòng hiện tại không hề rẻ, nó có thể dao động từ 10 – 40$/m2/tháng tùy vào khu vực, mức độ, cấp độ. Hãy nhận con số trên với diện tích và nhân tiếp với thời gian khoảng 1 năm, chúng ta sẽ có chi phí ước tính thực tế để lưu trữ hồ sơ của mình.
Nhẩm tính thôi đó KHÔNG THỂ là con số nhỏ rồi.
Như vậy thực tế, lưu trữ giấy tờ nội bộ đang tốn nhiều chi phí và ĐẮT HƠN NHIỀU so với bạn nghĩ.
Đó mới chỉ là về khía cạnh chi phí diện tích.
Để quản lý, bảo quản giấy tờ chúng ta còn cần phải duy trì:
- Nhân sự quản lý, khai thác và chăm sóc
- Điện nước, điều hòa, trang thiết bị
- Bảo trì, bảo dưỡng
Các phần chi phí này cũng ngốn thêm một khoản cố định hàng tháng của mỗi đơn vị
Đó là chúng ta chưa kể đến những chi phí rủi ro tiềm ẩn như:
- Mối mọt, hư hại giấy tờ theo thời gian do điều kiện bảo quản không phù hợp (thực tế là các kho nội bộ đều không có trang thiết bị tiêu chuẩn, các giấy tờ để ở trong thùng tôn/carton đơn thuần không được đảm bảo về điều kiện bảo quản. Do vậy, các văn bản dễ bị mục, nát theo thời gian)
- Bảo vệ, an ninh thông tin doanh nghiệp
- Việc tìm kiếm, truy xuất thông tin (thường khá lâu do tài liệu thường được chất đống, đôi khi phải bới, móc, vật lộn kê thùng, bê thùng để tìm được giấy tờ cần thiết)
Không chỉ tốn về chi phí mà doanh nghiệp đang tốn cả về nguồn lực, vật lực, sức khỏe để quản lý những hồ sơ, tài liệu vật lý của mình.
Đến đoạn này rồi, bạn có nghĩ là lưu trữ hồ sơ, giấy tờ doanh nghiệp là RẺ chứ.
Thực ra là vẫn đúng, trong trường hợp, đơn vị có rất ít tài liệu và chỉ cần một chỗ nhỏ để lưu.
Còn phần lớn các doanh nghiệp sẽ tốn rất nhiều chi phí để quản lý được các văn bản, tài liệu vật lý của mình.
Số lượng giấy tờ cần lưu trữ luôn tăng lên cấp số nhân theo thời gian và chúng ta cũng cần phải tuân thủ quy định của pháp luật về việc lưu trữ
> Tham khảo thêm: https://als.com.vn/thoi-gian-luu-tru-ho-so-tai-lieu-hanh-chinh-van-phong
Thay vì phải “ôm việc vào người”, chúng ta có thể cân nhắc về việc thuê và sử dụng hệ thống kho chung tài liệu bên ngoài để giảm tải chi phí cũng như đảm bảo hơn cho văn bản, tài liệu, hồ sơ vật lý của doanh nghiệp.
Bởi vì ….
Các hệ thống kho tài liệu chung đã được các doanh nghiệp cung ứng dịch vụ nghiên cứu, đầu tư và trang bị các thiết bị chuyên dụng để đảm bảo cho hoạt động lưu trữ, bảo quản hàng hóa đặc thù (giấy tờ). Hệ thống này sẽ có:
- Hệ thống kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm chuyên biệt
- Hệ thống thông khí, thông gió
- Hệ thống giá kệ lưu trữ tiêu chuẩn
- Kế hoạch phun khử mối mọt, côn trùng
Tất cả những cơ sở trên sẽ đảm bảo môi trường an toàn cho tài liệu vật lý được lưu trữ.
Thêm vào đó, việc xây dựng theo mô hình kho chung giúp cho các doanh nghiệp tối đa về diện tích lại giúp giảm thiểu chi phí cho các đơn vị có nhu cầu bảo quan, lưu trữ giấy tờ bản cứng.
Khảo sát cho thấy, mức chi phí thực tế để sử dụng dịch vụ kho chung tài liệu này rẻ hơn gấp đối hoặc thậm chí gấp ba so với việc doanh nghiệp tự đầu tư, thuê kho ngoài lưu trữ và quản lý.
Quý khách có thể tham khảo thêm giải pháp này tại: https://als.com.vn/kho-tai-lieu
Nếu có thêm những câu hỏi hay cần tư vấn về giải pháp lưu trữ hồ sơ cho doanh nghiệp hiệu quả. Doanh nghiệp có thể kết nối ngay với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi để nhận được tư vấn nhanh nhất.
ALS là doanh nghiệp tiên phong phát triển dịch vụ lưu trữ vật lý + số hóa doanh nghiệp. Chúng tôi có hệ thống kho tài liệu tiêu chuẩn Cục Văn thư Lưu trữ có khả năng lưu trữ lên tới 1.000.000 thùng tài liệu và đang phục vụ cho hàng ngàn đơn vị. Đó là cơ sở để ALS tự tin mang tới cho đơn vị những giải pháp phù hợp nhất.
Thủ tục hải quan là các công việc mà người khai hải quan và công chức hải quan phải thực hiện theo quy định của Luật này đối với hàng hóa, phương tiện vận tải. (Khoản 23 Điều...
Dịch vụ khai báo hải quan là dịch vụ do một đơn vị/doanh nghiệp uy tín có chuyên môn, kinh nghiệm đảm bảo (thông thường là doanh nghiệp logistics).
Sự phát triển và hiệu quả của hoạt động "cross border" và "cross border transport" không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến kinh tế mà còn có tác động sâu rộng đến mối quan hệ giữa...
Vận chuyển hàng hóa nội địa là quá trình vận chuyển nhiều loại hàng hóa với các phương thức như đường bộ, đường sắt, đường biển và hàng không. Đối với vận tải nội địa bằng...
Thuê xe tải chở hàng tại ALS sẽ giúp quý đơn vị, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được hơn từ 15 – 20% so với thông thường. Chi phí được tối ưu đến từng km.
Các trường hợp vi phạm quy định về an ninh, an toàn hàng không có thể bị xử lý bằng hình thức cấm bay được quy định tại Điều 18 Nghị định 92/2015/NĐ-CP
Điểm kiểm soát an ninh hàng không là vị trí làm việc của nhân viên kiểm soát an ninh hàng không được thiết lập tại khu vực công cộng hoặc khu vực hạn chế nhằm kiểm soát hoạt...
Với đội ngũ lái xe có kinh nghiệm và hệ thống xe tải đa dạng, chúng tôi cam kết mang lại giải pháp vận tải an toàn, hiệu quả, đảm bảo hàng hóa giao nhận nhanh chóng và an...
Với tổng sản lượng hàng hóa phục vụ lên tới 500 tấn/ngày và hơn 70 tuyến hành trình, Tối ưu dịch vụ ghép hàng vận chuyển cho các doanh nghiệp trên nhiều hành trình.
Các loại máy bay chở hàng trong vận tải hàng không: Passenger Aircraft/ Passenger flight (PAX): máy bay vừa chở khách và chở hàng. Freighter (F)/Cargo Aircraft Only (CAO):...
ALS