Nhiều hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp cần được lưu trữ trong vòng 5 – 10 năm. Một số giấy tờ thậm chí cần được lưu tới 10 – 20 năm hay thậm chí là vĩnh viễn theo quy định của pháp luật.
Thời gian lưu trữ hồ sơ lâu cùng với số lượng văn bản tăng lên không ngừng sau mỗi năm, khiến cho nhiều doanh nghiệp lâm vào tình cảnh “hồ sơ chất đống” tại văn phòng. Việc này gây khó khăn trong việc quản lý, truy xuất hay tìm kiếm tài liệu khi cần.
Bên cạnh đó chi phí để quản lý nội bộ nhưng giấy tờ nói trên đó theo thời gian không hề nhỏ.
Có cách nào để quản lý hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp trở nên đơn giản và tiết kiệm hơn?
Đó chính là động lực để ALS phát triển dịch vụ lưu trữ hồ sơ phục vụ tổ chức. Cùng tìm hiểu chi tiết hơn về dịch vụ này thông qua bài viết dưới đây.
Có một sự thực mà doanh nghiệp có thể chưa rõ rằng: “Lưu trữ hồ sơ nội bộ không hề tiết kiệm như chúng ta nghĩ”.
Bạn có biết, các doanh nghiệp tại Việt Nam, tốn ít nhất từ 20 – 50m2/diện tích/năm chỉ để giấy tờ, văn bản của đơn vị.
Trong khi đó, giá thuê mặt bằng tại nước ta đang dao động từ 20$ - 50$/m2/tháng và có xu hướng tiếp tục tăng lên.
Hãy thử nhân những con số trên lại với nhau, chắc chắn, bạn sẽ đồng ý với quan điểm với chúng tôi rằng “Lưu kho hồ sơ nội bộ không RẺ như bạn nghĩ”.
Đó là chưa kể, việc lưu kho nội bộ, doanh nghiệp cần đầu tư hệ thống kho, cơ sở vật chất, tốn chi phí nhân sự, quản lý, điện nước, … mà KHÔNG CHẮC CHẮN ĐƯỢC 100% rằng tài liệu được bảo quản ở môi trường thích hợp nhất. Tình trạng tài liệu bị hư hỏng, mục nát do quá trình lưu trữ nội bộ trong doanh nghiệp là điều thường xuyên mà ALS gặp phải.
Đó là khía cạnh về chi phí!
Cón nếu xét về khía cạnh hiệu suất và thời gian, lưu trữ giấy tờ nội bộ khiến chúng ta mất nhiều thời gian hơn trong việc tìm kiếm hay bỏ lỡ nhiều không gian mà bản thân đơn vị có thể sử dụng để làm việc hay tận dụng mở rộng sản xuất kinh doanh.
Đã đến lúc chúng ta cần thay đổi phương thức quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp.
Chỉ với 1/3 chi phí hiện tại, ALS sẽ giúp bạn có được một kho lưu trữ hồ sơ riêng của đơn vị mà không phải lo gì thêm về việc quản lý, vận hành hay mất thời gian lục tung mọi thứ để tìm thấy được tài liệu mình mong muốn.
Hiểu rõ những bất cập mà doanh nghiệp truyền thống đang gặp phải khi lưu trữ giấy tờ, ALS đã đầu tư hệ thống kho tài liệu hiện đại và ứng dụng dữ liệu số để quản lý hồ sơ, văn bản một cách thông minh hơn.
Hệ thống kho tài liệu này được xây dựng theo tiêu chuẩn của Cục Văn thư lưu trữ Quốc gia với:
- Sức chứa cùng lúc lên đến 100.000 thùng tài liệu tiêu chuẩn và có khả năng mở rộng lên đến 500.000 thùng.
- Vị trí đặt tại ngay nội thành dễ dàng trong việc kết nối, vận chuyển tài liệu nhanh chóng tới doanh nghiệp khi cần.
- Hệ thống quản lý, kiểm soát nhiệt độ tiêu chuẩn: 20 độ C +- 2 độ C, độ ẩm 50% +- 5%
- Hệ thống giá kệ selective – drive in hiện đại, dễ dàng xếp dỡ, truy xuất
- Hệ thống panel vách nhiệt chống cháy
- Hệ thống hút ẩm, xử lý 2500m3 không khí/giờ
- Hệ thống thông giá, cứu hóa, camera giám sát 24/7, …
Tất cả những yếu tố giúp cho tài liệu được lưu trữ tại kho của ALS luôn giữ được tình trạng sử dụng tốt nhất.
Ngoài ra, các tài liệu đều được bảo đảm theo TIÊU CHUẨN BẢO MẬT CAO NHẤT. Mọi thùng tài liệu được niêm phong, giám sát liên tục. Chỉ những nhân sự được cấp quyền (dưới sự cho phép) mới có thể tiếp cận đến những tài liệu này.
Hàng tuần, doanh nghiệp sẽ nhận được các báo cáo nhập – xuất – tồn định kỳ để tiện cho việc theo dõi hoat động quản lý giấy tờ, văn bản.
Thêm một thuận lợi nữa là các thông tin về tài liệu được đồng bộ hóa lên hệ thống quản lý dữ liệu điện tử. Điều này giúp cho tổ chức luôn biết các tài liệu được lưu trữ ở đâu, vị trí nào và được luân chuyển nhanh chóng nhất đến tay ngay khi cần.
Hy vọng bài viết trên đã giúp quý khách hiểu rõ hơn về dịch vụ lưu trữ hồ sơ của ALS. Nếu có những thắc mắc cần tư vấn thêm về dịch vụ này, hãy liên hệ ngay với các chuyên gia của chúng tôi để nhận được hỗ trợ sớm nhất.
Các chuyến bay từ Việt Nam đi Ấn Độ sẽ hạ cánh tại 1 trong 5 sân bay thuộc các thành phố lớn ở Ấn Độ, bao gồm: Sân bay quốc tế Indira Gandhi (New Delhi), Chhatrapati Shivaji...
Thái Lan có 30 sân bay lớn nhỏ, trong đó có 25 sân bay nội địa và 5 sân bay quốc tế: Sân bay quốc tế Suvarnabhumi (BKK), Sân bay quốc tế Don Mueang (DMK), Sân bay quốc tế...
Việt Nam và Hồng Kông đã thiết lập mối quan hệ thương mại sôi động, với nhiều mặt hàng được giao thương thường xuyên. Dưới đây là những mặt hàng xuất nhập khẩu chủ lực giữa...
ALS cam kết mang đến cho doanh nghiệp lớn những giải pháp vận chuyển hàng hóa từ Bắc Ninh đến Cửa khẩu Hữu Nghị tối ưu, đảm bảo hàng hóa được giao nhận nhanh chóng, an toàn...
Mã bưu chính ở Đài Loan thường được phân loại theo các thành phố lớn hoặc các quận huyện. Đài Bắc (Taipei City): 100 – 116, Tân Bắc (New Taipei City): 220 – 253, Đài Trung...
Việt Nam và Trung Quốc có mối quan hệ thương mại sôi động, đặc biệt là trong lĩnh vực vận chuyển hàng không. Hàng hóa được vận chuyển qua lại giữa hai nước rất đa dạng, đáp...
Cước phí vận chuyển hàng hóa hàng không từ Việt Nam đến Singapore là một con số khá linh hoạt, phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Không có một mức giá cố định cho tất cả...
Nhu cầu vận chuyển chuyển hàng hóa bằng đường hàng không từ Việt Nam đến Hoa Kỳ hiện nay đang tăng cao đến từ nhiều yếu tố về kinh tế và thị trường.
Mã ZIP Hồ Chí Minh - Mã bưu chính Hồ Chí Minh theo từng quận, phường
Nhằm đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa từ kho ngoại quan đến Cửa khẩu Hữu Nghị an toàn, nhanh chóng. ALS đã xây dựng quy trình vận chuyển chi tiết, khoa học, đảm bảo hàng...
ALS