Để bảo quản và sử dụng giấy tờ, văn bản nội bộ đúng theo các quy định của pháp luật, mỗi đơn vị/tổ chức cần hiểu cách thức phân loại, lưu trữ hồ sơ phù hợp.
Cùng tham khảo cách lưu trữ hồ sơ khoa học mà ALS đang thực hiện và tư vấn cho các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ kho tài liệu của mình (Đây là phương pháp quản lý hồ sơ tiêu chuẩn được dùng ở những công ty cung cấp dịch vụ tuy nhiên nó cũng hoàn toàn phù hợp để áp dụng trong nội bộ của mỗi tổ chức).
Giấy tờ, hồ sơ trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại với giá trị và thời gian sử dụng khác nhau. Quy định về thời gian sử dụng, lưu trữ từng loại văn bản, pháp luật nước ta nêu rõ trong thông tư số 09/2011/TT-BNV.
Dựa theo thông tư, chúng ta có thể phân loại các giấy tờ, hồ sơ thành rất nhiều tiểu mục khác nhau. Tuy nhiên, thực tế ở các doanh nghiệp, số lượng đầu mục các loại hồ sơ không lớn đến như vậy. Do vậy, để đễ dàng hơn trong quản lý, doanh nghiệp có thể tham khảo cách lưu trữ hồ sơ khoa học dưới đây (mà vẫn đảm bảo các tiêu chí theo quy định của thông tư).
Nhóm những giấy tờ, văn bản trong doanh nghiệp chính trong doanh nghiệp có thể chia làm 5 loại:
- Hồ sơ về tổ chức nhân sự: bao gồm các văn bản xoay quanh việc thành lập doanh nghiệp; các tài liệu về việc tuyển dụng, bổ nhiệm, điều chuyển lao động; hồ sơ bảo hiểm; hồ sơ cá nhân người lao động, các tài liệu khen thưởng, …
- Hồ sơ, giấy tờ hành chính văn phòng: liên quan đến các văn bản, công văn, giấy tờ thể hiện các hoạt động của doanh nghiệp; hồ sơ mua sắm máy móc, trang thiết bị, …; báo cáo tổng kết định kỳ, ….
‘-Hồ sơ, tài liệu tài chính kế toán: Kế hoạch tài chính, Báo cáo tài chính, Bảng thu chi, chứng từ, hóa đơn, Văn bản có liên quan đến nghiệp vụ tài chính kế toán trong doanh nghiệp.
- Hồ sơ về các hoạt động sản xuất kinh doanh: Kế hoạch hoạt đồng hàng nằm; hồ sơ; các hợp đồng kinh tế; hợp đồng thương mại, mua bán, …
- Hồ sơ kỹ thuật: các sáng chế; quy trình công nghệ, sản xuất; tài liệu, hướng dẫn sử dụng máy móc, thiết bị, sản phẩm; đăng ký bản quyền, …
Doanh nghiệp cũng có thể tham khảo thêm về các nhóm hồ sơ lưu trữ chi tiết tại: https://als.com.vn/quy-dinh-ve-luu-tru-ho-so-tai-lieu
Sau khi được phân loại, những hồ sơ, giấy tờ trong doanh nghiệp cần được chỉnh lý, sắp xếp một cách phù hợp tạo điều kiện cho việc truy vấn các tài liệu, văn bản phục vụ mục đích công việc về sau này. Các đơn vị có thể tham khảo các cách thức sắp xếp dưới đây:
- Sắp xếp theo biểu mẫu ký tự: Đánh dấu theo dạng bảng chữ cái A, B, C, … ở trong tiêu mục hồ sơ
- Sắp xếp theo trạng thái: dưa trên tính chất của từng văn bản như: hồ sơ đã giải quyết, chưa giải quyết, tranh chấp, …
- Sắp xếp theo thứ tự thời gian (cách sắp xếp được sử dụng nhiều nhất): theo đó các văn bản sẽ sắp xếp lần lượt theo thứ tự ngày, tháng, năm ký, trước và sau. Người dùng có thể dựa vào khoảng thời gian ban hành để tìm kiếm hồ sơ phù hợp.
Sau khi phân loại và sắp xếp, công đoạn cuối cùng trong cách lưu trữ hồ sơ khoa học mà chúng tôi thường tư vấn thực hiện đó là lập danh mục (hoặc số hóa nếu cần). Các hồ sơ sẽ được quản lý, cập nhật, đối chiếu thường xuyên để đảm bảo tính chính xác của thông tin cần truy vấn.
Hy vọng bài viết trên đã giúp doanh nghiệp thêm cách lưu trữ hồ sơ khoa học hơn cho đơn vị mình.
Quý khách cũng có thể tham khảo thêm về dịch vụ kho tài liệu của chúng tôi để giải quyết bài toán quản lý, lưu trữ hồ sơ, giấy tờ nhẹ nhàng hơn trong doanh nghiệp.
Việc sở hữu những lợi thế nổi bật khiến ALS chính là sự lựa chọn tốt nhất cho quý khách hàng khi cần tìm kiếm một dịch vụ cho thuê kho chứa hàng uy tín, chất lượng và chuyên...
Thủ tục hải quan là các công việc mà người khai hải quan và công chức hải quan phải thực hiện theo quy định của Luật này đối với hàng hóa, phương tiện vận tải. (Khoản 23 Điều...
Dịch vụ khai báo hải quan là dịch vụ do một đơn vị/doanh nghiệp uy tín có chuyên môn, kinh nghiệm đảm bảo (thông thường là doanh nghiệp logistics).
Sự phát triển và hiệu quả của hoạt động "cross border" và "cross border transport" không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến kinh tế mà còn có tác động sâu rộng đến mối quan hệ giữa...
Vận chuyển hàng hóa nội địa là quá trình vận chuyển nhiều loại hàng hóa với các phương thức như đường bộ, đường sắt, đường biển và hàng không. Đối với vận tải nội địa bằng...
Thuê xe tải chở hàng tại ALS sẽ giúp quý đơn vị, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được hơn từ 15 – 20% so với thông thường. Chi phí được tối ưu đến từng km.
Các trường hợp vi phạm quy định về an ninh, an toàn hàng không có thể bị xử lý bằng hình thức cấm bay được quy định tại Điều 18 Nghị định 92/2015/NĐ-CP
Điểm kiểm soát an ninh hàng không là vị trí làm việc của nhân viên kiểm soát an ninh hàng không được thiết lập tại khu vực công cộng hoặc khu vực hạn chế nhằm kiểm soát hoạt...
Với đội ngũ lái xe có kinh nghiệm và hệ thống xe tải đa dạng, chúng tôi cam kết mang lại giải pháp vận tải an toàn, hiệu quả, đảm bảo hàng hóa giao nhận nhanh chóng và an...
Với tổng sản lượng hàng hóa phục vụ lên tới 500 tấn/ngày và hơn 70 tuyến hành trình, Tối ưu dịch vụ ghép hàng vận chuyển cho các doanh nghiệp trên nhiều hành trình.
ALS