Để bảo quản và sử dụng giấy tờ, văn bản nội bộ đúng theo các quy định của pháp luật, mỗi đơn vị/tổ chức cần hiểu cách thức phân loại, lưu trữ hồ sơ phù hợp.
Cùng tham khảo cách lưu trữ hồ sơ khoa học mà ALS đang thực hiện và tư vấn cho các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ kho tài liệu của mình (Đây là phương pháp quản lý hồ sơ tiêu chuẩn được dùng ở những công ty cung cấp dịch vụ tuy nhiên nó cũng hoàn toàn phù hợp để áp dụng trong nội bộ của mỗi tổ chức).
Giấy tờ, hồ sơ trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại với giá trị và thời gian sử dụng khác nhau. Quy định về thời gian sử dụng, lưu trữ từng loại văn bản, pháp luật nước ta nêu rõ trong thông tư số 09/2011/TT-BNV.
Dựa theo thông tư, chúng ta có thể phân loại các giấy tờ, hồ sơ thành rất nhiều tiểu mục khác nhau. Tuy nhiên, thực tế ở các doanh nghiệp, số lượng đầu mục các loại hồ sơ không lớn đến như vậy. Do vậy, để đễ dàng hơn trong quản lý, doanh nghiệp có thể tham khảo cách lưu trữ hồ sơ khoa học dưới đây (mà vẫn đảm bảo các tiêu chí theo quy định của thông tư).
Nhóm những giấy tờ, văn bản trong doanh nghiệp chính trong doanh nghiệp có thể chia làm 5 loại:
- Hồ sơ về tổ chức nhân sự: bao gồm các văn bản xoay quanh việc thành lập doanh nghiệp; các tài liệu về việc tuyển dụng, bổ nhiệm, điều chuyển lao động; hồ sơ bảo hiểm; hồ sơ cá nhân người lao động, các tài liệu khen thưởng, …
- Hồ sơ, giấy tờ hành chính văn phòng: liên quan đến các văn bản, công văn, giấy tờ thể hiện các hoạt động của doanh nghiệp; hồ sơ mua sắm máy móc, trang thiết bị, …; báo cáo tổng kết định kỳ, ….
‘-Hồ sơ, tài liệu tài chính kế toán: Kế hoạch tài chính, Báo cáo tài chính, Bảng thu chi, chứng từ, hóa đơn, Văn bản có liên quan đến nghiệp vụ tài chính kế toán trong doanh nghiệp.
- Hồ sơ về các hoạt động sản xuất kinh doanh: Kế hoạch hoạt đồng hàng nằm; hồ sơ; các hợp đồng kinh tế; hợp đồng thương mại, mua bán, …
- Hồ sơ kỹ thuật: các sáng chế; quy trình công nghệ, sản xuất; tài liệu, hướng dẫn sử dụng máy móc, thiết bị, sản phẩm; đăng ký bản quyền, …
Doanh nghiệp cũng có thể tham khảo thêm về các nhóm hồ sơ lưu trữ chi tiết tại: https://als.com.vn/quy-dinh-ve-luu-tru-ho-so-tai-lieu
Sau khi được phân loại, những hồ sơ, giấy tờ trong doanh nghiệp cần được chỉnh lý, sắp xếp một cách phù hợp tạo điều kiện cho việc truy vấn các tài liệu, văn bản phục vụ mục đích công việc về sau này. Các đơn vị có thể tham khảo các cách thức sắp xếp dưới đây:
- Sắp xếp theo biểu mẫu ký tự: Đánh dấu theo dạng bảng chữ cái A, B, C, … ở trong tiêu mục hồ sơ
- Sắp xếp theo trạng thái: dưa trên tính chất của từng văn bản như: hồ sơ đã giải quyết, chưa giải quyết, tranh chấp, …
- Sắp xếp theo thứ tự thời gian (cách sắp xếp được sử dụng nhiều nhất): theo đó các văn bản sẽ sắp xếp lần lượt theo thứ tự ngày, tháng, năm ký, trước và sau. Người dùng có thể dựa vào khoảng thời gian ban hành để tìm kiếm hồ sơ phù hợp.
Sau khi phân loại và sắp xếp, công đoạn cuối cùng trong cách lưu trữ hồ sơ khoa học mà chúng tôi thường tư vấn thực hiện đó là lập danh mục (hoặc số hóa nếu cần). Các hồ sơ sẽ được quản lý, cập nhật, đối chiếu thường xuyên để đảm bảo tính chính xác của thông tin cần truy vấn.
Hy vọng bài viết trên đã giúp doanh nghiệp thêm cách lưu trữ hồ sơ khoa học hơn cho đơn vị mình.
Quý khách cũng có thể tham khảo thêm về dịch vụ kho tài liệu của chúng tôi để giải quyết bài toán quản lý, lưu trữ hồ sơ, giấy tờ nhẹ nhàng hơn trong doanh nghiệp.
Các chuyến bay từ Việt Nam đi Ấn Độ sẽ hạ cánh tại 1 trong 5 sân bay thuộc các thành phố lớn ở Ấn Độ, bao gồm: Sân bay quốc tế Indira Gandhi (New Delhi), Chhatrapati Shivaji...
Thái Lan có 30 sân bay lớn nhỏ, trong đó có 25 sân bay nội địa và 5 sân bay quốc tế: Sân bay quốc tế Suvarnabhumi (BKK), Sân bay quốc tế Don Mueang (DMK), Sân bay quốc tế...
Việt Nam và Hồng Kông đã thiết lập mối quan hệ thương mại sôi động, với nhiều mặt hàng được giao thương thường xuyên. Dưới đây là những mặt hàng xuất nhập khẩu chủ lực giữa...
ALS cam kết mang đến cho doanh nghiệp lớn những giải pháp vận chuyển hàng hóa từ Bắc Ninh đến Cửa khẩu Hữu Nghị tối ưu, đảm bảo hàng hóa được giao nhận nhanh chóng, an toàn...
Mã bưu chính ở Đài Loan thường được phân loại theo các thành phố lớn hoặc các quận huyện. Đài Bắc (Taipei City): 100 – 116, Tân Bắc (New Taipei City): 220 – 253, Đài Trung...
Việt Nam và Trung Quốc có mối quan hệ thương mại sôi động, đặc biệt là trong lĩnh vực vận chuyển hàng không. Hàng hóa được vận chuyển qua lại giữa hai nước rất đa dạng, đáp...
Cước phí vận chuyển hàng hóa hàng không từ Việt Nam đến Singapore là một con số khá linh hoạt, phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Không có một mức giá cố định cho tất cả...
Nhu cầu vận chuyển chuyển hàng hóa bằng đường hàng không từ Việt Nam đến Hoa Kỳ hiện nay đang tăng cao đến từ nhiều yếu tố về kinh tế và thị trường.
Mã ZIP Hồ Chí Minh - Mã bưu chính Hồ Chí Minh theo từng quận, phường
Nhằm đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa từ kho ngoại quan đến Cửa khẩu Hữu Nghị an toàn, nhanh chóng. ALS đã xây dựng quy trình vận chuyển chi tiết, khoa học, đảm bảo hàng...
ALS