Từ trước tới nay, các doanh nghiệp nghĩ rằng việc bảo quản, lưu trữ hồ sơ, giấy tờ trong nội bộ (văn phòng, cơ sở hoạt động sản xuất – kinh doanh) của đơn vị là phương án an toàn và tiết kiệm chi phí.
Tuy nhiên thực tế KHÔNG HỀ như chúng ta nghĩ!
Việc lưu trữ hồ sơ nội bộ thậm chí còn tốn kém, không đảm bảo nhiều hơn so với việc sử dụng dịch vụ cho thuê kho lưu trữ hồ sơ mà các đơn vị bên ngoài đang cung cấp.
Nhiều doanh nghiệp chỉ đơn thuần nghĩ rằng giấy tờ, tài liệu của đơn vị lưu trữ nội bộ sẽ tiết kiệm thêm được rất nhiều chi phí.
Nhân sự có thể lấy tài liệu bất kỳ lúc nào, tổ chức cũng không cần trả thêm bất cứ chi phí nào cho các đơn vị để lưu trữ.
Nhìn qua, quả thực đây có vẻ là phương án vô cùng hợp lý.
Nhưng nếu chúng ta phân tích sâu hơn, sẽ thấy nhiều vấn đề trong cách làm này.
Trung bình, mỗi doanh nghiệp sẽ cần ít nhất 20 – 50m2 diện tích/mỗi năm để lưu trữ giấy tờ, tài liệu của đơn vị. Thậm chí, có một số doanh nghiệp của ALS dùng tới 4 – 5 tòa nhà diện tích lên đến cả trăm mét vuông chỉ để hồ sơ. Bạn có thể thấy điều gì nhiều ở những công ty chứng khoán, xây dựng, bảo hiểm, đơn vị xuất bản, …
Hiện tại, chi phí thuê văn phòng/nhà đang dao động khoảng 20 – 50$/m2/tháng. Thậm chí, con số này con lớn hơn nhiều với những văn phòng nằm ở vị trí đắc địa.
Nhẩm tính sơ sơ, các doanh nghiệp đang chọn hình thức lưu trữ hồ sơ, giấy tờ nội bộ đang tốn đến hàng triệu -> hàng chục triệu đồng chi phí cố định/tháng.
Đó là chúng ta chưa tính tới các chi phí khác như: điện, nước, nhân sự vận hành có liên quan, …
Chưa kể đến việc sử dụng các kho lưu trữ tài liệu nội bộ thường không đảm bảo các yếu tố bảo quản theo quy chuẩn. Giấy tờ dễ bị nấm mốc, hư hại theo thời gian. Việc này ảnh hưởng nghiêm trọng đến nhiều hoạt động của doanh nghiệp.
> Xem thêm: Quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp
Với tất cả những phân tích trên, bạn sẽ thấy sử dụng kho tài liệu nội bộ của đơn vị không hề RẺ.
Ngoài ra, thay vì tốn diện tích chỉ để giấy tờ, doanh nghiệp có thể tận dụng diện tích đó để mở rộng không gian làm việc, tạo môi trường thoải mái cho nhân viên hay tận dụng để mở rộng địa điểm hoạt động sản xuất – kinh doanh tạo thêm nguồn doanh thu, lợi nhuận cho đơn vị.
Qua phần 1, chúng ta đã thấy việc sử dụng các kho lưu trữ hồ sơ TỐN KÉM như thế nào?
Vậy có giải pháp nào giúp doanh nghiệp TIẾT KIỆM chi phí hơn mà giấy tờ, tài liệu vẫn được bảo quản đảm bảo?
Đơn giản nhất, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ cho thuê kho lưu trữ hồ sơ riêng bên ngoài.
Các kho lưu trữ hồ sơ bên ngoài thường được xây dựng thành hệ thống lớn và trang bị các thiết bị lưu trữ hiện đại, đáp ứng hoàn hảo nhu cầu bảo quản giấy tờ của doanh nghiệp.
- Những kho hồ sơ này thường được tổ chức theo dạng “lưu chung”: hệ thống kho được phân thành các khu vực, giấy tờ, tài liệu của mỗi doanh nghiệp lưu ở những vị trí nhất định. Các đơn vị chia sẻ về chi phí lưu trữ, từ đó giảm đáng kể chi phí lưu trữ cho tổ chức.
- Chi phí lưu trữ RẺ HƠN NHIỀU so với việc tự đầu tư xây dựng hoặc sử dụng kho nội bộ: Các kho được đầu tư theo tiêu chuẩn Văn thư lưu trữ, nhưng chi phí để thuê các kho tài liệu này TIẾT KIỆM HƠN gần 3 lần so với chi phí thuê văn phòng thông thường.
- Đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu: Các kho có hệ thống điều chỉnh nhiệt độ, độ ẩm, hệ thống không khí tiêu chuẩn, …, luôn có nhân sự trực vận hành để đảm bảo điều kiện bảo quản lý tưởng nhất.
- Dễ truy vấn và vận chuyển tài liệu khi cần: Các tài liệu sẽ được sắp xếp một cách khoa học, dễ tìm kiếm và vận chuyển nhanh chóng tới đơn vị khi cần.
Có thể so sánh một cách đơn giản như sau!
Khi lưu trữ nội bộ, doanh nghiệp mất khoảng vài triệu -> vài chục triệu/tháng, thì khi sử dụng kho lưu trữ hồ sơ bên ngoài, chỉ vài trăm nghìn/tháng là đơn vị đã có thể sở hữu kho tài liệu riêng cùng nhân sự có chuyên môn vận hành (không cần lo cả chi phí điện, nước, …).
Hiện tại, ALS là đối tác cung cấp dịch vụ cho thuê kho lưu trữ hồ sơ cho các doanh nghiệp. Chúng tôi sở hệ thống kho tài liệu đạt tiêu chuẩn của Cục Văn thư lưu trữ Quốc Gia.
Chúng tôi sẵn sàng tư vấn và đáp ứng nhu cầu lưu trữ hồ sơ, giấy tờ, tài liệu tức thời cho mọi đơn vị.
Điểm mạnh nổi bật của khi thuê kho lưu trữ tài liệu hồ sơ của ALS đó là:
- Chi phí TIẾT KIỆM: tiết kiệm hơn khi lưu trữ kho hồ sơ nội bộ và RẺ HƠN 20 – 30% so với chi phí thuê kho tài liệu thông thường trên thị trường.
- Công nghệ HIỆN ĐẠI: ALS áp dụng công nghệ tự động hóa trong việc kiểm soát các điều kiện vận hành, hỗ trợ truy xuất, quản lý giấy tờ, hỗ trợ số hóa tài liệu theo yêu cầu.
- Vị trị THUẬN TIỆN: kho lưu trữ hồ sơ của ALS nằm ở vị trí trung tâm ở nội thành nên rất dễ trong việc di chuyển hay giao nhận tài liệu khi phát sinh nhu cầu.
Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về dịch vụ cho thuê kho lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp. Nếu cần tư vấn chi tiết hơn về dịch vụ này, đừng ngần ngại liên hệ ngay với các chuyên gia của chúng tôi để nhận được hỗ trợ nhanh nhất.
Thủ tục hải quan là các công việc mà người khai hải quan và công chức hải quan phải thực hiện theo quy định của Luật này đối với hàng hóa, phương tiện vận tải. (Khoản 23 Điều...
Dịch vụ khai báo hải quan là dịch vụ do một đơn vị/doanh nghiệp uy tín có chuyên môn, kinh nghiệm đảm bảo (thông thường là doanh nghiệp logistics).
Sự phát triển và hiệu quả của hoạt động "cross border" và "cross border transport" không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến kinh tế mà còn có tác động sâu rộng đến mối quan hệ giữa...
Vận chuyển hàng hóa nội địa là quá trình vận chuyển nhiều loại hàng hóa với các phương thức như đường bộ, đường sắt, đường biển và hàng không. Đối với vận tải nội địa bằng...
Thuê xe tải chở hàng tại ALS sẽ giúp quý đơn vị, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được hơn từ 15 – 20% so với thông thường. Chi phí được tối ưu đến từng km.
Các trường hợp vi phạm quy định về an ninh, an toàn hàng không có thể bị xử lý bằng hình thức cấm bay được quy định tại Điều 18 Nghị định 92/2015/NĐ-CP
Điểm kiểm soát an ninh hàng không là vị trí làm việc của nhân viên kiểm soát an ninh hàng không được thiết lập tại khu vực công cộng hoặc khu vực hạn chế nhằm kiểm soát hoạt...
Với đội ngũ lái xe có kinh nghiệm và hệ thống xe tải đa dạng, chúng tôi cam kết mang lại giải pháp vận tải an toàn, hiệu quả, đảm bảo hàng hóa giao nhận nhanh chóng và an...
Với tổng sản lượng hàng hóa phục vụ lên tới 500 tấn/ngày và hơn 70 tuyến hành trình, Tối ưu dịch vụ ghép hàng vận chuyển cho các doanh nghiệp trên nhiều hành trình.
Các loại máy bay chở hàng trong vận tải hàng không: Passenger Aircraft/ Passenger flight (PAX): máy bay vừa chở khách và chở hàng. Freighter (F)/Cargo Aircraft Only (CAO):...
ALS