SOP và BCP trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Standard Operating Procedure (SOP) và Business Continuity Plan (BCP) là 2 công cụ được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp. Vậy SOP và BCP là gì? Vai trò của nó ra sao? Ngay sau đây, cùng ALS tìm hiểu chi tiết để hiểu rõ hơn nhé! 

I. SOP là gì? 

1. Khái niệm SOP là gì? 

Quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) tên tiếng anh “Standard Operating Procedure” là một tập hợp các hướng dẫn từng bước được biên soạn bởi một tổ chức để giúp người lao động thực hiện các hoạt động phức tạp thường nhật. Mục tiêu chính của SOP là đảm bảo tính liên tục và hiệu quả trong hoạt động của tổ chức bằng cách cung cấp hướng dẫn cụ thể và đồng nhất cho nhân viên thực hiện các nhiệm vụ, từ việc thực hiện sản xuất đến quản lý dự án, bán hàng và dịch vụ khách hàng hoặc trong hành chính, phát luật, huấn luyện nhân viên.

Quy trình vận hành tiêu chuẩn thường sẽ có: 

• Mô tả quy trình: Đây là phần quan trọng nhất của SOP, nó mô tả chi tiết từng bước cần thực hiện trong quy trình hoặc nhiệm vụ. Mô tả này phải rõ ràng, dễ hiểu và bao gồm tất cả các khía cạnh quan trọng.
• Trách nhiệm và vai trò: SOP chỉ ra những người hoặc bộ phận nào chịu trách nhiệm thực hiện từng phần của quy trình.
• Quy tắc và quy định: SOP có thể bao gồm các quy tắc, quy định hoặc tiêu chuẩn cần tuân thủ trong quá trình thực hiện quy trình.
• Kiểm tra chất lượng: Ngoài ra, SOP có thể chứa các bước kiểm tra chất lượng để đảm bảo rằng công việc được thực hiện đúng cách và sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng đạt chất lượng mong muốn.

2. Vai trò của SOP 

SOP là một công cụ quan trọng trong việc cải thiện quy trình kinh doanh, tăng hiệu suất và chất lượng, giảm lãng phí và nâng cao sự đáng tin cậy của tổ chức hoặc doanh nghiệp. Cụ thể, SOP sẽ giúp: 

• Tiết kiệm công sức và thời gian: Nhân viên không phải tìm kiếm hoặc đoán cách thực hiện một nhiệm vụ, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
• Nâng cao hiệu suất làm việc: Bằng cách cung cấp hướng dẫn chi tiết và tối ưu hóa quy trình, SOP giúp tăng hiệu suất làm việc và giảm sai sót.
• Hạn chế lãng phí: SOP giúp kiểm soát việc sử dụng tài nguyên và nguồn lực, từ đó giảm lãng phí và tối ưu hóa sử dụng chúng.
• Đảm bảo chất lượng: Bằng cách đưa ra các bước kiểm tra chất lượng, SOP đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ luôn đạt chất lượng tiêu chuẩn, giúp duy trì danh tiếng và hài lòng của khách hàng.

II. BCP là gì? 

1. Khái niệm về BCP 

Kế hoạch kinh doanh liên tục hay kế hoạch duy trì hoạt động kinh doanh (BCP) tên tiếng anh “Business Continuity Plan” là một tài liệu chi tiết mô tả cách tổ chức hoặc doanh nghiệp sẽ duy trì hoạt động kinh doanh trong trường hợp xảy ra sự cố, thảm họa hoặc tình huống khẩn cấp. Mục tiêu chính của BCP là đảm bảo tính liên tục của hoạt động kinh doanh và giảm thiểu thiệt hại trong trường hợp các yếu tố bất lợi xuất hiện.

Thông thường, BCP sẽ bao gồm phân tích các rủi ro này có thể ảnh hưởng trực tiếp và gây gián đoạn chuỗi cung ứng và điều này đồng nghĩa với việc giảm doanh thu và gia tăng chi phí của doanh nghiệp, dẫn đến giảm lợi nhuận, chiến lược đáp ứng khẩn cấp, cách khôi phục hoạt động kinh doanh, kế hoạch truyền thông, cập nhật và điều chỉnh kế hoạch liên tục… 

2. Vai trò của BCP 

Môi trường kinh doanh luôn biến động liên tục, vì vậy với mỗi doanh nghiệp BCP có vai trò cực kỳ quan trọng. Cụ thể: 

Đối với tổ chức: BCP đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính liên tục của hoạt động kinh doanh và sự bền vững của tổ chức. Kế hoạch này giúp bảo vệ tài sản, nguồn lực, và danh tiếng của tổ chức trước các tác nhân bên ngoài và hạn chế thiệt hại tài chính. BCP cũng thể hiện sự minh bạch và đáng tin cậy, xây dựng lòng tin với khách hàng, đối tác và nhà đầu tư, giúp tổ chức tạo lợi thế cạnh tranh bền vững.

Đối với nhân viên: BCP sẽ đảm bảo nhân viên có công ăn việc làm trong mọi tình huống. Như vậy sẽ tạo được sự gắn bó lâu dài giữa nhân viên và tổ chức, bởi họ cảm thấy được bảo vệ và được quan tâm. BCP cũng tạo lòng tin và động viên nhân viên, giúp họ duy trì sự tự tin và sự ổn định trong công việc.

Đối với đối tác và khách hàng: Tổ chức có kế hoạch kinh doanh liên tục luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của họ trong mọi tình huống, giúp tạo và duy trì mối quan hệ tích cực. Nó cũng thu hút và giữ chân đối tác và khách hàng hiệu quả hơn, bởi họ cảm thấy tin tưởng vào tính liên tục và đáng tin cậy của tổ chức.

Mong rằng với những thông tin ALS vừa chia sẻ, bạn đọc đã hiểu rõ hơn về khái niệm SOP và BCP là gì? Đặc biệt đã hiểu rõ hơn về vai trò của các công cụ này với doanh nghiệp.

Chia sẻ bài viết này