Quy trình xuất khẩu hàng hoá cơ bản mà doanh nghiệp cần biết

Nắm rõ quy trình xuất khẩu hàng hóa là điều vô cùng quan trọng giúp đẩy nhanh tiến độ vận chuyển hàng và hạn chế tối đa những sơ suất có thể xảy ra. Vậy quy trình xuất khẩu hàng hóa sang nước khác diễn ra như thế nào? Nếu đây cũng là thắc mắc của bạn thì hãy cùng ALS đến với các bước thực hiện quy trình xuất khẩu hàng hóa ngay trong bài viết dưới đây.

I. Xuất khẩu hàng hóa là gì?

Xuất khẩu hàng hóa là quá trình vận chuyển lô hàng từ quốc gia này đến quốc gia khác phục vụ cho mục đích sử dụng hoặc mua bán. Quá trình vận chuyển này có thể được thực hiện bởi tổ chức/cá nhân tại quốc gia có hàng hóa cần bán đến tổ chức/cá nhân đang cần nguồn hàng đó. Quy trình này gồm nhiều công đoạn khác nhau như chuẩn bị hàng - đóng gói - vận chuyển - thủ tục thông quan - giao nhận cho người mua.

II. 10 Bước trong quy trình xuất khẩu hàng hóa

Dưới đây là quy trình xuất khẩu hàng hóa chi tiết gồm 10 bước. Doanh nghiệp cần thực hiện theo đúng quy trình này để tiết kiệm thời gian lưu thông và chi phí:

• Bước 1: Đàm phán và ký hợp đồng ngoại thương. Đây là bước đầu tiên quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa. Trước khi 2 bên ký hợp đồng ngoại thương thì sẽ trải qua quá trình trao đổi, đàm phán để đảm bảo quyền và lợi ích cho các bên liên quan khi mua bán. Sau khi đạt được thỏa thuận cuối cùng về giá cả, chi phí, hình thức thanh toán,... Hai bên sẽ tiến hành ký hợp đồng ngoại thương.
• Bước 2: Thủ tục xin giấy phép xuất khẩu hàng. Đây là bước tốn khá nhiều thời gian, do đó doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ kỹ lưỡng để giảm thiểu tối đa sai sót. Đối với những lô hàng xuất khẩu thuộc nhóm phải xin giấy phép, chủ lô hàng cần làm việc với cơ quan chức năng để được cấp giấy phép xuất khẩu dạng xin một lần nhưng có thể sử dụng được nhiều lần.
• Bước 3: Đặt và chọn container trống. Đối với trường hợp lô hàng được bán theo điều kiện CIF, người thực hiện thủ tục xuất khẩu sẽ liên hệ với đơn vị vận chuyển hàng hóa (FWD) hoặc hãng tàu để tìm giá tốt cho vận chuyển đơn hàng. Để đặt container rỗng, hàng hóa xuất khẩu theo CIF cần ra cảng để đổi lấy Booking Confirmation để bên xuất khẩu đồng ý lấy seal và container. Còn với kiện hàng theo điều kiện FOB, doanh nghiệp không cần liên hệ với FWD mà bên nhận hàng sẽ chủ động đặt tàu. Nhà sản xuất sẽ lấy Booking và làm tương tự quy trình xuất khẩu theo dạng CIF.
• Bước 4: Chuẩn bị và kiểm tra lô hàng hóa xuất khẩu. Sau khi đối tác đồng ý với hóa đơn chiếu lệ, doanh nghiệp sẽ tiến hành kế hoạch sản xuất như số lượng, chất lượng theo hợp đồng cam kết. Khi có Booking, doanh nghiệp cần lên kế hoạch cụ thể và lịch trình lấy container hàng để đóng gói lần 2 trước khi niêm seal toàn bộ sản phẩm.
• Bước 5: Đóng gói hàng hóa và thực hiện ký hiệu chuyên chở Shipping mark. Trong bước 5 này, nếu hàng hóa thuộc nhóm kiểm tra chuyên ngành thì sẽ được lấy mẫu để hun trùng, kiểm dịch,...
• Bước 6: Mua bảo hiểm lô hàng xuất khẩu. Điều này sẽ giúp bạn đảm bảo quyền lợi của mình khi có sự cố xảy ra. Tùy vào giá trị của lô hàng mà hạn mức bảo hiểm sẽ có sự khác nhau. Thông thường, đối với các mặt hàng xuất khẩu thông thường thì mức mua bảo hiểm sẽ rơi vào khoảng 2% tổng giá trị của lô hàng. Còn những lô hàng theo điều kiện  CNF/FOB thì không cần mua bảo hiểm hàng hóa.
• Bước 7: Thực hiện khai báo thủ tục hải quan. Nếu như bạn chưa có kinh nghiệm trong công việc này có thể liên hệ với những đơn vị chuyên khai báo hải quan để được hỗ trợ nhanh chóng.
• Bước 8: Giao hàng hóa vận chuyển cho tàu. Sau khi hoàn tất khai báo hải quan, doanh nghiệp sẽ phải trình Bill tàu cho hãng để là đơn vận. Bước này cần thực hiện trước giờ cắt máng (Closing Time) và bước thực xuất hàng hóa. Quy trình hoàn tất sau khi doanh nghiệp nhận được vận đơn đường biển gồm có Surrendered Bill hoặc 3 bản Bill gốc.
• Bước 9: Tiến hàng thanh toán tiền hàng xuất khẩu. Để quá trình thanh toán diễn ra nhanh chóng, bạn cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ với các chứng từ theo đúng yêu cầu.
• Bước 10: Gửi chứng từ cho đơn vị mua hàng ở nước ngoài.

III. Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không chi tiết (2024)

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không bao gồm các bước sau:

1. Ký kết hợp đồng ngoại thương:

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất, xác định các điều khoản giữa hai bên, bao gồm:

Là một thỏa thuận mua bán giữa hai bên bao gồm các thoả thuận về thông tin hàng hoá, giá cả, phương thức giao hàng, phương thức thanh toán, bảo hành,…

2. Xin giấy phép xuất khẩu (nếu cần):

Một số mặt hàng cần có giấy phép xuất khẩu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, ví dụ: hàng hóa thuộc danh mục kiểm soát xuất khẩu, hàng hóa nguy hiểm,...

3. Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu:

• Đóng gói hàng hóa theo quy định của hãng hàng không và tiêu chuẩn quốc tế.
• Làm nhãn mác, ghi rõ thông tin hàng hóa, người gửi, người nhận,...
• Chuẩn bị các chứng từ cần thiết: hóa đơn thương mại, tờ khai xuất khẩu, chứng thư kiểm dịch, chứng nhận nguồn gốc xuất xứ (nếu có),...

4. Ký hợp đồng vận chuyển với hãng hàng không:

• Lựa chọn hãng hàng không uy tín, có đường bay phù hợp với điểm đến.
• Thương lượng giá cước vận chuyển, thời gian giao hàng.
• Ký hợp đồng vận chuyển (Master Airway Bill - MAWB)

5. Giao hàng cho hãng hàng không:

• Mang hàng hóa đến sân bay theo lịch hẹn với hãng hàng không.
• Làm thủ tục check-in, nộp các chứng từ cần thiết.
• Lấy vận đơn hàng không (House Airway Bill - HAWB)

6. Làm thủ tục hải quan xuất khẩu:

• Khai báo hải quan xuất khẩu online hoặc trực tiếp tại Chi cục Hải quan.
• Nộp các chứng từ cần thiết.
• Hoàn tất thủ tục hải quan, nhận thông báo xuất khẩu.

7. Hãng hàng không vận chuyển hàng hóa:

• Vận chuyển hàng hóa đến điểm đến theo hợp đồng.
• Giao hàng cho người nhận.

8. Thanh toán cước vận chuyển:

• Thanh toán cước vận chuyển cho hãng hàng không theo thỏa thuận.

Lưu ý:

• Nên liên hệ với hãng hàng không hoặc đại lý giao nhận uy tín để được tư vấn cụ thể về quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không.
• Cần tìm hiểu kỹ các quy định về an ninh hàng không để đảm bảo hàng hóa không vi phạm các quy định cấm vận chuyển.
• Nên mua bảo hiểm cho lô hàng để hạn chế thiệt hại do rủi ro trong quá trình vận chuyển.
• Lưu giữ đầy đủ các giấy tờ liên quan đến lô hàng để đối chiếu khi cần thiết.

IV. Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển chi tiết (2024)

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển bao gồm các bước sau:

1. Ký kết hợp đồng ngoại thương:

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất, xác định các điều khoản mua bán giữa hai bên, bao gồm:

• Thông tin hàng hóa: tên, mã số, số lượng, giá cả,...
• Điều kiện giao hàng: Incoterms (FOB, CIF, EXW,...)
• Điều kiện thanh toán: LC, TT, D/P,...
• Thời gian giao hàng
• Trách nhiệm của hai bên
• Giải quyết tranh chấp

2. Xin giấy phép xuất khẩu (nếu cần):

• Một số mặt hàng cần có giấy phép xuất khẩu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, ví dụ: hàng hóa thuộc danh mục kiểm soát xuất khẩu, hàng hóa nguy hiểm,...

3. Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu:

• Đóng gói hàng hóa theo quy định của hãng tàu và tiêu chuẩn quốc tế.
• Làm nhãn mác, ghi rõ thông tin hàng hóa, người gửi, người nhận,...
• Chuẩn bị các chứng từ cần thiết: hóa đơn thương mại, tờ khai xuất khẩu, chứng thư kiểm dịch, chứng nhận nguồn gốc xuất xứ (nếu có),...

4. Đặt chỗ và lấy container:

• Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ cho lô hàng.
• Nhận container rỗng về kho đóng hàng.

5. Đóng hàng và niêm phong container:

• Đóng hàng hóa vào container theo đúng quy trình.
• Niêm phong container để đảm bảo an toàn cho hàng hóa.

6. Làm thủ tục hải quan xuất khẩu:

• Khai báo hải quan xuất khẩu online hoặc trực tiếp tại Chi cục Hải quan.
• Nộp các chứng từ cần thiết.
• Hoàn tất thủ tục hải quan, nhận thông báo xuất khẩu.

7. Giao container cho hãng tàu:

• Vận chuyển container đến cảng theo lịch hẹn với hãng tàu.
• Nộp các chứng từ hải quan cho hãng tàu.
• Nhận vận đơn đường biển (Bill of Lading - B/L)

8. Hãng tàu vận chuyển hàng hóa:

• Vận chuyển hàng hóa đến cảng đích theo hợp đồng.
• Giao hàng cho người nhận tại cảng đích.

9. Thanh toán cước vận chuyển:

• Thanh toán cước vận chuyển cho hãng tàu theo thỏa thuận.

Lưu ý:

• Quy trình xuất khẩu hàng hóa có thể thay đổi tùy theo mặt hàng, quốc gia xuất khẩu và nhập khẩu.
• Doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ quy định của pháp luật và tham khảo ý kiến của các công ty dịch vụ xuất nhập khẩu uy tín để đảm bảo thực hiện đúng quy trình.

Bài viết đã gửi đến bạn đọc quy trình xuất khẩu hàng hóa đúng chuẩn mới nhất hiện nay. Mong rằng đã giúp bạn có được cái nhìn tổng quan về quy trình thực hiện của công việc này.

𝐀𝐋𝐒 – 𝐓𝐡𝐞 𝐋𝐞𝐚𝐝𝐢𝐧𝐠 𝐨𝐟 𝐀𝐯𝐢𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐋𝐨𝐠𝐢𝐬𝐭𝐢𝐜𝐬  
Email: contact@als.com.vn
Hotline: 1900 3133
Website: https://als.com.vn/
Fanpage: https://www.facebook.com/als.com.vn

Chia sẻ bài viết này