Quy trình quản lý kho vận là gì đối với doanh nghiệp

Quản lý kho vận là hoạt động không thể thiếu đối với các doanh nghiệp sản xuất, chế biến, các nhà máy, … Một doanh nghiệp có thể có nhân sự trực tiếp phụ trách quản lí hoạt động kho vận hoặc sử dụng dịch vụ kho vận của nhà cung cấp bên ngoài. Cho dù là hình thức nào, quy trình quản lý kho vận đều có những hoạt động cơ bản đòi hỏi người phụ trách cần nắm rõ để đạt hiệu quả tốt nhất. Vậy hãy cùng ALS xác định những nội dung về quản lý kho vận đối với doanh nghiệp tại đây: 

I. Kho vận là gì? 

Hình ảnh: Dịch vụ kho vận chuyên nghiệp tại ALS

Hoạt động kho vận có thể hiểu đơn giản là quá trình lưu trữ hàng hóa cho đến khi hàng hóa sẵn sàng được vận chuyển đến các nhà bán lẻ, nhà phân phối hoặc khách hàng. Các doanh nghiệp có thể tối ưu hiệu quả quá trình lưu kho theo nhiều cách, bao gồm quản lý hàng tồn kho hiệu quả và tối ưu hóa quy trình vận chuyển. 

II. Chức năng và vai trò hoạt động kho vận

Vai trò của kho vận: 

• Đảm bảo hàng hóa vận chuyển thông suốt: các công ty thường xây dựng và vận hành các kho bãi của họ ở những vị trí chiến lược để hỗ trợ vận chuyển. Các kho này có thể được đặt gần khách hàng để giúp sản phẩm tiếp cận tới khách hàng dễ dàng hơn, nhanh hơn và hiệu quả hơn.
• Hỗ trợ chuỗi cung ứng và đảm bảo hoạt động sản xuất, chế biến vận hành hiệu quả đối với các doanh nghiệp chế xuất: các kho lưu trữ nguyên vật liệu giúp đảm bảo nguồn nguyên liệu cho vận hành sản xuất không bị thiếu hụt hay dư thừa. Việc tách biệt chức năng kho bãi và sản xuất sẽ tối ưu hóa kho hàng cho việc nhận và phân phối hàng hóa và vật liệu, tạo ra một quy trình hiệu quả hơn so với hoạt động tập trung vào cả hai.
• Quản lý hàng tồn kho: kế hoạch logistics tốt là rất quan trọng để đảm bảo hàng hóa luôn có sẵn khi thị trường cần và cơ cấu giá bán là hợp lý. Một chức năng khác của kho bãi cũng là lập kế hoạch và khả năng cung ứng. Ngoài việc lưu trữ hàng hóa hiện có, doanh nghiệp cần nắm rõ năng lực lưu trữ của kho để chuẩn bị cho các sản phẩm và hàng hóa mới.

Chức năng của kho vận 

• Lưu trữ: đảm bảo an toàn cho hàng hóa và đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng. Hoạt động lưu trữ gồm 3 giai đoạn. Cụ thể là nhập kho, lưu trữ và sắp xếp trong kho, xuất kho.
• Vận chuyển hàng hoá: đưa hàng hóa về kho/ đưa hàng hóa từ kho đến nơi được chỉ định, …
• Quản lý thông tin: theo dõi thông tin, tình trạng của hàng hóa phục vụ hoạt động quản lý.

Các loại hình kho vận 

Việc phân loại các loại hình kho vận có thể dựa vào nhiều loại tiêu chí, tùy vào mục đích quản lý. Doanh nghiệp có thể sử dụng một số tiêu chí, ví dụ: 

• Dựa vào loại hình hàng hóa lưu trữ: kho nguyên liệu/ kho thành phẩm.
• Dựa vào mục đích: kho trung chuyển/kho phân phối/ kho tổng
• Dựa vào nhiệt độ: kho thường, kho mát, kho lạnh, kho đông.
• Dựa vào sự đặc thù của hàng hóa: kho tài liệu, kho y tế, kho dược phẩm, kho vắc xin.
• Và các tiêu chí khác tùy theo từng doanh nghiệp.

III. Quy trình làm việc và quản lý kho vận đối với doanh nghiệp 

1. Nhập kho 

• Nhận kho: Khi hàng hóa được giao từ nhà cung cấp tới kho. Doanh nghiệp cần tiến hành xác nhận lại thông tin đơn hàng bao gồm số lượng, chủng loại, mã sản phẩm và bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào đi kèm. Điều này đảm bảo độ chính xác của thông tin trên hóa đơn giao hàng nhằm tránh sai sót trong quá trình giao nhận.
• Kiểm tra chất lượng hàng hóa: Sau khi nhận đủ số lượng hàng hóa từ nhà cung cấp. Doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra chất lượng đầu vào (iQC) của hàng hóa bao gồm kiểm tra hình thức, tính nguyên vẹn, chức năng hoặc bất kỳ yêu cầu chất lượng khác tuỳ thuộc vào loại hàng hoá. Nếu phát hiện bất kỳ vấn đề nào về chất lượng, cần thông báo cho nhà cung cấp và bộ phận liên quan để xử lý kịp thời

2. Lưu trữ và sắp xếp trong kho 

• Phân loại hàng hóa: Hàng hoá cần được phân loại theo chủng loại, kích thước, đặc điểm hoặc bất kỳ tiêu chí nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
• Thiết kế khu vực lưu trữ: Dựa trên thể loại hàng và khối lượng của chúng để thiết kế khu vực lưu trữ phù hợp trong kho. Ví dụ: các khu vực riêng cho hàng dễ vỡ, khu vực cho hàng cần giữ ẩm, khu vực cho hàng cần lưu trữ theo nguyên tắc FIFO
• Đánh số vị trí lưu trữ: Sau khi hàng hóa được phân loại. Doanh nghiệp cần đánh số hoặc định danh các vị trí lưu trữ chúng trong kho để có thể xác định rõ ràng vị trí của từng mặt hàng và tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm và truy xuất hàng hóa.
• Sắp xếp hàng hóa: Thiết kế quy trình sắp xếp hàng hóa trong kho một cách hợp lý và tiện lợi để tối ưu hóa thời gian và hiệu suất hoạt động của kho hàng. Một số nguyên tắc sắp xếp hàng hóa hiệu quả có thể kể đến như: nguyên tắc ABC hoặc ứng dụng hệ thống mã vạch QR code hoặc Barcode
• Dán nhãn hàng hóa: Mỗi mặt hàng trong kho cần được nhãn dán đầy đủ thông tin bao gồm tên hàng, mã hàng, ngày nhập kho, và vị trí lưu trữ. Điều này giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận biết và theo dõi hàng hóa trong kho một cách chính xác và nhanh chóng.

3. Xuất kho 

• Xác nhận yêu cầu xuất kho: Bước đầu tiên đề cập đến việc xác nhận yêu cầu xuất kho từ các bộ phận có thẩm quyền trong doanh nghiệp. Yêu cầu này bao gồm thông tin về số lượng, loại hàng hóa và các yêu cầu khác như địa điểm giao hàng và thời gian giao hàng.
• Kiểm tra số lượng hàng trong kho: Trước khi thực hiện xuất kho, doanh nghiệp cần kiểm tra số lượng hàng hóa sẵn có trong kho để đáp ứng yêu cầu xuất kho. Quá trình này bao gồm kiểm tra số lượng hàng hóa và xác nhận tính khả dụng của chúng. Nếu không đủ hàng hoặc không đạt được yêu cầu, cần thông báo cho bộ phận tiêu dùng hoặc khách hàng để xử lý.
• Chuẩn bị đơn hàng xuất kho: bước này, đơn hàng doanh nghiệp cần chuẩn bị bao gồm thông tin về số lượng hàng hóa, loại hàng, thông tin khách hàng, địa điểm giao hàng và bất kỳ yêu cầu khác.
• Xuất kho đơn hàng: Quá trình này bao gồm việc lấy hàng từ vị trí lưu trữ, đóng gói hàng hóa theo yêu cầu. Cùng với đó là chuẩn bị các tài liệu cần thiết như hóa đơn, phiếu giao hàng để thực hiện xuất kho.

IV. Thiết lập quy trình kiểm kê trong quy trình quản lý kho

• Xác định thời điểm kiểm kê: Thời điểm kiểm kê có thể được lựa chọn theo định kỳ, ví dụ: hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm.
• Chuẩn bị danh sách hàng hóa: Danh sách cần chuẩn bị bao gồm các thông tin như tên hàng hóa, mã hàng, số lượng hiện có, và vị trí lưu trữ. Điều này đảm bảo rằng không có hàng hóa nào bị bỏ sót trong quá trình kiểm kê.
• Kiểm tra số lượng thực tế: Doanh nghiệp sẽ cần phải kiểm tra số lượng hàng hóa thực tế trong kho và so sánh đối chiếu chúng với thông tin trong danh sách hàng hóa. Nếu như kết quả hàng hóa thực tế bị thiếu sót hoặc dư thừa thì cần được ghi chú lại để xử lý kịp thời.
• Kiểm tra chất lượng và trạng thái hàng hóa: Kiểm tra số lượng, việc kiểm kê xem xét kích thước, đóng gói, tình trạng hư hỏng, và các thông số khác liên quan đến chất lượng hàng hóa. Hàng hóa cần được kiểm tra định kỳ để xử lý kịp thời nếu hàng hư hỏng, lỗi.
• Phân tích và xử lý sai sót: Bước cuối cùng là phân tích kết quả kiểm kê để xác định nguyên nhân của các sai sót, hoặc lỗi của sản phẩm và đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời

𝐀𝐋𝐒 – 𝐓𝐡𝐞 𝐋𝐞𝐚𝐝𝐢𝐧𝐠 𝐨𝐟 𝐀𝐯𝐢𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐋𝐨𝐠𝐢𝐬𝐭𝐢𝐜𝐬  
Email: contact@als.com.vn
Hotline: 1900 3133
Website: https://als.com.vn/
Fanpage: https://www.facebook.com/als.com.vn

Chia sẻ bài viết này