Quy trình giao nhận hàng hóa tại kho cơ bản

Mọi hoạt động trong quá trình vận hành, khai thác hàng hóa đều cần được thực hiện theo quy trình. 

Giao nhận hàng hóa tại kho cũng như vậy. Tất cả cần phải tuân theo tuần tự các bước.

Cùng tìm hiểu về quy trình giao nhận hàng hóa tại kho cơ bản thông qua bài viết dưới đây.

1. Vai trò & trách nhiệm của các bên trong quá trình giao nhận hàng hóa tại kho?

Trước khi nói tới các hoạt động chi tiết trong quy trình giao nhận hàng hóa tại kho, chúng ta cần xác định rõ vai trò & trách nhiệm của các bên tham gia.

Quy trình giao nhận hàng hóa sẽ liên quan đến 3 chủ thể chính bao gồm:

- Đơn vị sở hữu hàng hóa: đây chính là cá nhân/tổ chức sở hữu hàng hóa, sử dụng dịch vụ kho cũng như dịch vụ vận chuyển của các đối tác thứ 3. Chủ thể này cần chịu trách nhiệm về hàng hóa của mình, tính hợp pháp khi lưu hàng, sản xuất – kinh doanh.

- Đơn vị giao nhận hàng hóa: đây là đối tác thực hiện vận chuyển hàng hóa theo yêu cầu (cho đơn vị sở hữu hàng hóa). Chủ thể này cần đảm bảo an toàn cho hàng hóa từ lúc được tiếp nhận cho tới khi bàn giao hoàn chỉnh tới địa chỉ nhận cuối cùng.

- Đơn vị quản lý kho: đây là đối tác thực hiện việc lưu trữ, bảo quản hàng hóa. Chủ thể này sẽ chịu trách nhiệm về sự an toàn, chất lượng hàng hóa được lưu trữ trong khoảng thời gian hàng hóa được đơn vị sở hữu hàng hóa thuê.

Việc nắm rõ trách nhiệm giữa các bên sẽ giúp ích rất nhiều khi xác định công việc của các bên khi thực hiện giao nhận hàng hóa tại kho. Trong nhiều trường hợp một đơn vị có thể đóng nhiều vai trò khác nhau.

Ví dụ: một đơn vị vừa là đơn vị sở hữu hàng hóa vừa là đơn vị vận tải, hoặc vừa là đơn vị quản lý kho và đơn vị vận tải, …

2. Quy trình giao nhận hàng hóa tại kho cơ bản?

Quy trình này sẽ tổng quát từ lúc hàng hóa ở chủ thể sở hữu hàng hóa cho tới lúc phân phối tới tay khách hàng sử dụng cuối cùng.

Bước 1: Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu

Ở bước này, đơn vị sở hữu hàng hóa phát sinh nhu cầu sử dụng dịch vụ vận chuyển và dịch vụ lưu trữ hàng hóa. Các đơn vị vận chuyển và kho vận sẽ tiến hành thực hiện các phần công việc chuyên môn.

Bước 2: Nhận hàng tại địa điểm

Ở bước này, đơn vị vận chuyển sẽ tới đơn vị sở hữu hàng hóa để tiếp nhận hàng. Tại đây, người vận chuyển sẽ cần kiểm tra lại về tình trạng hàng hóa nhận, ký biên bản bàn giao và vận chuyển hàng hóa tới kho lưu trữ được chỉ định.

Khi phát sinh các vấn đề bất thường, đơn vị vận chuyển cần giải quyết ngay tại bước này.

Bước 3: Vận chuyển hàng hóa về kho lưu trữ

Đơn vị kho vận sẽ tiến hành kiểm tra về tình trạng hàng hóa mà đơn vị vận chuyển giao tới. Nếu có các vấn đề phát sinh, đơn vị kho vận và vận chuyển sẽ xác nhận bằng văn bản tại thời điểm tiếp nhận. Nếu hàng hóa đã đảm bảo, đơn vị kho vận sẽ tiếp nhận, ký bàn giao và đưa hàng hóa vào kho lưu trữ của mình.

Bước 4: Sắp xếp và lưu trữ hàng hóa

Hàng hóa trong kho sẽ được sắp xếp và lưu trữ theo quy trình khoa học. Đơn vị kho vận sẽ chịu trách nhiệm về an toàn cho hàng hóa trong suốt thời gian được bảo quản tại đây.

Bước 5: Bàn giao và xuất hàng

Đơn vị kho vận sẽ nhận yêu cầu của đơn vị sở hữu hàng hóa về việc xuất hàng và bàn giao cho đơn vị vận chuyển.

Tại bước này đơn vị vận chuyển sẽ kiểm tra về tình trạng hàng hóa bàn giao, nếu phát sinh vấn đề nào sẽ thực hiện xử lý ngay tại thời điểm kiểm tra. Đơn vị vận chuyển sẽ tiến hành nhận bàn bàn giao và vận chuyển hàng tới địa chỉ nhận được chỉ định.

Bước 6: Giao hàng tại địa điểm nhận theo yêu cầu

Đơn vị vận chuyển sẽ tiến hành vận chuyển hàng hóa tới địa điểm nhận mà đơn vị sở hữu hàng hóa yêu cầu.

Tại đây, bên nhận hàng sẽ kiểm tra hàng và ký biên bản bàn giao xác nhận giao hàng thành công

Bước 7: Hoàn tất công việc

Các đơn vị kho/vận chuyển tiến hành tất toàn và hoàn thiện các giấy tờ, thanh toán kèm theo.

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu thêm về quy trình giao nhận hàng hóa tại kho cơ bản. Nếu cần tư vấn thêm về các dịch vụ kho vận và quy trình khai thác hàng hóa, đừng ngần ngại, hãy liên hệ ngay với các chuyên gia của chúng tôi để nhận được hỗ trợ sớm nhất.

Chia sẻ bài viết này