Quy trình chuẩn trong bảo quản tài liệu lưu trữ

Bước vào thời đại số hóa như hiện nay, việc quản lý, lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ một cách khoa học là điều cần thiết giúp doanh nghiệp vừa hoạt động hiệu quả vừa bảo mật thông tin cũng như nâng cao năng lực quản trị. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ về quy trình chuẩn trong bảo quản tài liệu lưu trữ dẫn đến những sai lầm đáng tiếc. Vậy quy trình này gồm những bước cụ thể nào và được triển khai ra sao trong thực tế sẽ nhanh chóng được giải đáp ngay sau đây.

I. Tại sao cần bảo quản tài liệu lưu trữ?

Lý giải về lý do tại sao cần bảo quản tài liệu lưu trữ sẽ được tổng hợp ngay sau đây giúp mọi người có cái nhìn tổng quan và chính xác nhất. Cụ thể:

• Giữ gìn thông tin, đặc biệt những tài liệu có giá trị về mặt pháp lý, hành chính, kỹ thuật, lịch sử,… sẽ hỗ trợ tối ưu cho về tra cứu, tham khảo và quản lý về lâu dài;
• Đảm bảo tính pháp lý bởi nhiều tài liệu là căn cứ pháp lý quan trọng trong quá trình giải quyết các tranh chấp, kiểm tra, thanh tra nên nếu có hư hỏng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp;
• Phục vụ công tác quản lý và điều hành tài liệu lưu trữ giúp việc tìm kiếm, hỗ trợ nhanh chóng, chính xác hơn;
• Đối với tài liệu lưu trữ mang giá trị lịch sử, việc bảo quản giúp lưu giữ các dấu mốc phát triển của tổ chức, ngành nghề hoặc đất nước cho thế hệ sau;
• Bảo quản đúng cách các tài liệu lưu trữ cũng giúp kéo dài tuổi thọ tài liệu, tránh chi phí phục hồi, số hóa lại hoặc mất mát thông tin do hư hỏng.

II. Quy trình chuẩn trong bảo quản tài liệu lưu trữ như thế nào?

Quy trình chuẩn hóa trong bảo quản tài liệu lưu trữ cần được thực hiện như thế nào để đảm bảo an toàn, khoa học và hiệu quả sẽ được làm rõ ngay sau đây.

>> Xem ngay: Dịch vụ kho tài liệu ALS

Bước 1: Thu thập hồ sơ, dữ liệu

Mục tiêu của bước thu thập hồ sơ, tài liệu sẽ tránh thiếu sót tài liệu cần sao lưu, lưu trữ. Tùy vào từng phòng ban sẽ có những loại tài liệu lưu trữ khác nhau như tài chính - kế toán, nhân sự, pháp lý hợp đồng, Marketing - kinh doanh,… đòi hỏi doanh nghiệp cần thu thập đầy đủ các tài liệu lưu trữ có liên quan đến từng bộ phận khác nhau.

Bước 2: Phân loại, sắp xếp và lập chỉ mục

Mục tiêu của bước phân loại, sắp xếp và lập chỉ mục đó là dễ dàng hơn cho việc truy xuất, tránh sự nhầm lẫn cũng như tiết kiệm tối đa thời gian tra cứu.

Tại bước này sẽ phân loại theo từng tiêu chí nhất quán như phân loại theo loại hợp đồng, phân loại theo phòng ban, bộ phận, phân loại theo thời gian. Sau đó, tài liệu lưu trữ sẽ được sắp xếp hợp lý và dùng mã hóa hoặc folder. Đồng thời lập chỉ mục bằng phần mềm nhờ công cụ như SureDMS, DocEye, hoặc Excel để gắn mã, từ khóa, người lập, ngày phát sinh, thời hạn lưu trữ.

Bước 3: Xác định thời hạn lưu trữ theo quy định

Mục tiêu của bước này đó là đảm bảo tuân thủ pháp luật, tránh những rủi ro pháp lý đáng tiếc được áp dụng theo quy định của nhà nước tùy vào từng loại tài liệu lưu trữ như: Hồ sơ kế toán: 5 - 10 năm; Hợp đồng pháp lý: 10 năm hoặc vĩnh viễn tùy nội dung; Hồ sơ nhân sự: 3 - 5 năm sau khi nghỉ việc;…

Bước 4: Tiến hành lưu trữ hồ sơ

Mục tiêu của bước này đó là bảo đảm tài liệu an toàn, không bị mất mát hay hư hỏng với hình thức lưu trữ có thể dưới dạng vật lý khi tài liệu được lưu trữ tại kho, phòng hồ sơ và ghi chú nội dung rõ ràng hoặc dưới dạng số hóa bằng cách scan tài liệu, sao lưu phần mềm, hệ thống điện toán đám mây,…

Bước 5: Truy cập và sử dụng tài liệu

Mục tiêu đảm bảo dễ dàng truy xuất khi cần thiết nhưng vẫn đảm bảo tính bảo mật và ghi sử dụng tài liệu lưu trữ đều cần báo cáo cụ thể về thời gian, mục đích sử dụng, người sử dụng,…

Bước 6: Theo dõi và cập nhật trạng thái

Mục tiêu của bước theo dõi và cập nhật trạng thái giúp việc nắm vững tình trạng hiện tại của từng loại tài liệu lưu trữ còn hiệu lực, đã hết hạn, đang lưu trữ lâu dài, đang chờ hủy,…

Bước 7: Hủy bỏ tài liệu lưu trữ hết hạn

Mục tiêu là loại bỏ những tài liệu lưu trữ không còn giá trị sử dụng để tiết kiệm không gian lưu trữ và tránh lộ thông tin quan trọng. Tùy vào từng dạng lưu trữ sẽ có những cách thức hủy tài liệu khác nhau cho phù hợp nhất.

III. Hệ thống kho tài liệu ALS quy mô lớn, vị trí chiến lược tại Hà Nội

ALS sở hữu hệ thống kho tài liệu chuyên dụng với tổng diện tích lên đến hơn 5.000 m², khả năng lưu trữ hơn 5 triệu thùng tài liệu, đáp ứng nhu cầu lưu trữ lớn của các tổ chức và doanh nghiệp từ vừa đến lớn.

Vị trí kho thuận tiện – Kết nối giao thông linh hoạt

Các kho tài liệu của ALS được đặt tại vị trí cửa ngõ Thủ đô, dễ dàng kết nối với trung tâm và các tỉnh lân cận, giúp việc luân chuyển, truy xuất và vận hành hồ sơ trở nên nhanh chóng, tiết kiệm thời gian:

• ALS Mỹ Đình: Cảng ICD Mỹ Đình – 17 Phạm Hùng, Q. Nam Từ Liêm
• ALS Gia Lâm: 200/8 Nguyễn Sơn, Q. Long Biên

Giải pháp tối ưu diện tích – Tăng hiệu quả vận hành

Việc sử dụng hệ thống kho tài liệu của ALS không chỉ giúp doanh nghiệp giải phóng không gian văn phòng, mà còn:

• Tiết kiệm chi phí vận hành
• Tối ưu hóa quy trình sắp xếp, phân loại, truy vấn hồ sơ
• Giảm thiểu rủi ro thất lạc, hư hại tài liệu

IV. Tại sao nên lựa chọn hệ thống kho vận tại ALS

Với kinh nghiệm hàng đầu trong lĩnh vực logistics và lưu trữ, ALS cung cấp hệ thống kho quản lý tài liệu chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp yên tâm về bảo mật, tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả vận hành.

1. Bảo mật tuyệt đối – Giám sát 24/7

Tài liệu doanh nghiệp được bảo quản nghiêm ngặt trong môi trường an toàn:

• Hệ thống giám sát an ninh 24/7 bằng camera và kiểm soát ra vào bằng mã hóa
• Mỗi thùng tài liệu được niêm phong và mã hóa riêng biệt, đảm bảo không thất lạc hay rò rỉ thông tin

2. Vị trí thuận tiện – Truy cập nhanh chóng

• Hệ thống kho tọa lạc tại các khu vực cửa ngõ thủ đô, kết nối đến các quận nội và ngoại thành Hà Nội chỉ từ 30–45 phút
• Dễ dàng hỗ trợ truy xuất và vận chuyển hồ sơ khi có nhu cầu gấp

3. Hình thức thuê kho linh hoạt – Phù hợp mọi doanh nghiệp

ALS cung cấp nhiều lựa chọn thuê kho lưu trữ, phù hợp với mọi quy mô và nhu cầu:

• Theo diện tích, khối (m³), thùng tài liệu, ô giá kệ hoặc Pallet
• Hợp đồng ngắn hạn hoặc dài hạn, tối ưu chi phí và sự chủ động cho doanh nghiệp

4. Truy xuất nhanh – Quản lý thông minh

Ứng dụng phần mềm quản lý INFO hiện đại, giúp khách hàng dễ dàng theo dõi, tra cứu và yêu cầu truy xuất tài liệu. Đội ngũ ALS xử lý yêu cầu trong vòng 24 giờ, đảm bảo sự chủ động cho khách hàng

5. Dịch vụ số hóa tài liệu – Quản lý điện tử tiện lợi

Hỗ trợ chuyển đổi hồ sơ giấy sang dạng số hóa khi khách hàng có nhu cầu. Giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu linh hoạt hơn, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ hiện nay

6. Điều kiện bảo quản đạt chuẩn quốc gia

• Nhiệt độ lý tưởng từ 20 ± 2°C, độ ẩm dưới 70%
• Môi trường lưu trữ trong thùng carton chuyên dụng, có tem niêm phong
• Không gian được kiểm soát côn trùng, mối mọt định kỳ, đảm bảo tài liệu không bị hư hỏng theo thời gian

7. Cơ sở hạ tầng kho hiện đại – Giá cả cạnh tranh

Trang thiết bị, giá kệ tiêu chuẩn, vận hành theo quy trình chuyên nghiệp. Giá thuê kho chỉ từ 15.000 VNĐ/ thùng/ tháng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng lưu trữ.

Như vậy, chỉ cần nắm rõ các bước quy trình chuẩn trong bảo quản tài liệu lưu trữ trên chắc chắn sẽ mang đến những thông tin hữu ích. Từ đó giúp các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn được dịch vụ phù hợp và quy chuẩn nhất.

𝐀𝐋𝐒 – 𝐓𝐡𝐞 𝐋𝐞𝐚𝐝𝐢𝐧𝐠 𝐨𝐟 𝐀𝐯𝐢𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐋𝐨𝐠𝐢𝐬𝐭𝐢𝐜𝐬  
Email: contact@als.com.vn
Hotline: 1900 3133
Website: https://als.com.vn/
Fanpage: https://www.facebook.com/als.com.vn

Chia sẻ bài viết này