Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành Giáo dục và Đào tạo

Trong công tác quản lý hành chính và chuyên môn của ngành Giáo dục và Đào tạo, việc lưu trữ và bảo quản hồ sơ, tài liệu đóng vai trò đặc biệt quan trọng nhằm đảm bảo tính pháp lý, tính kế thừa và phục vụ công tác tra cứu, thống kê, kiểm tra, thanh tra. Việc xác định thời hạn bảo quản phù hợp với từng loại hồ sơ không chỉ giúp tối ưu hóa công tác lưu trữ mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành. 

Vậy các quy định về thời hạn này như thế nào? Cùng ALS tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây. 

1. Nhóm hồ sơ, tài liệu áp dụng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Ngành Giáo dục và Đào tạo

2. Thời hạn bảo quản các loại hồ sơ tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành GD&ĐT

Theo quy định, thời gian bảo quản hồ sơ, tài liệu được chia thành hai nhóm:

• Tài liệu bảo quản vĩnh viễn: Những hồ sơ, tài liệu này sẽ được lưu giữ lâu dài cho đến khi tài liệu tự hủy hoại và không thể phục hồi.
• Tài liệu bảo quản có thời hạn: Các hồ sơ, tài liệu thuộc nhóm này sẽ được lưu trữ trong một khoảng thời gian nhất định, tính theo số năm cụ thể hoặc giai đoạn xác định (1 năm, 2 năm, 5 năm, 10 năm, 20 năm, 30 năm, đến khi học sinh tốt nghiệp, chuyển trường, hoàn thành chương trình học, hoặc theo hiệu lực của văn bản).

Thời gian bảo quản hồ sơ, tài liệu áp dụng cho các đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo, các sở giáo dục và đào tạo, phòng giáo dục và đào tạo, các cơ sở giáo dục mầm non, phổ thông, giáo dục thường xuyên, các trường trung cấp, cao đẳng sư phạm, đại học, học viện và các tổ chức, cá nhân có liên quan.

Khi xác định giá trị tài liệu, các yêu cầu sau cần được đảm bảo:

• Thời gian bảo quản của từng hồ sơ, tài liệu không được thấp hơn quy định tại Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30/12/2016.
• Trong quá trình lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, các cơ quan, đơn vị cần xem xét độ đầy đủ của bộ tài liệu và chú ý đến các mốc thời gian lịch sử, từ đó có thể kéo dài thời gian bảo quản tài liệu nếu cần thiết.
• Đối với hồ sơ, tài liệu đã hết thời gian bảo quản, Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, đơn vị sẽ xem xét và quyết định việc tiêu hủy hoặc gia hạn thời gian bảo quản.
• Trong trường hợp hồ sơ, tài liệu không được quy định trong Bảng thời gian bảo quản, các đơn vị có thể áp dụng mức thời gian bảo quản tương ứng của nhóm tài liệu gần nhất để quyết định.

3. Một số lưu ý bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành giáo dục chính xác

Ngoài việc xác định rõ thời gian bảo quản hồ sơ, tài liệu, cần lưu ý thêm một số vấn đề sau đây để việc bảo quản hồ sơ được chính xác nhất: 

• Bảo quản theo đúng mức độ quan trọng: Các hồ sơ, tài liệu phải được bảo quản theo đúng mức độ quan trọng và giá trị của chúng. Những tài liệu có giá trị lịch sử, pháp lý hoặc ảnh hưởng lớn đến công tác quản lý giáo dục cần được bảo quản lâu dài và bảo vệ cẩn thận.
• Điều kiện bảo quản: Cần đảm bảo các điều kiện bảo quản hồ sơ, tài liệu như nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, và không gian lưu trữ phù hợp. Hồ sơ giấy cần được lưu trữ ở những nơi khô ráo, thoáng mát và tránh ánh sáng trực tiếp để tránh hư hỏng.
• Lưu trữ có hệ thống: Tài liệu cần được phân loại và lưu trữ theo hệ thống rõ ràng, dễ dàng tra cứu khi cần thiết. Việc sử dụng phần mềm quản lý tài liệu hoặc hệ thống lưu trữ điện tử giúp tiết kiệm không gian và nâng cao hiệu quả trong việc tìm kiếm, sử dụng tài liệu.
• Tuân thủ quy trình pháp lý: Khi xử lý tài liệu, đặc biệt là đối với những tài liệu hết thời gian bảo quản, cần tuân thủ các quy định pháp lý về việc tiêu hủy hoặc gia hạn lưu trữ. Mọi quyết định về việc bảo quản hoặc tiêu hủy tài liệu phải có sự đồng ý của Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, đơn vị.
• Sử dụng lưu trữ điện tử: Trong thời đại công nghệ, việc chuyển đổi hồ sơ, tài liệu sang dạng điện tử sẽ giúp việc lưu trữ trở nên dễ dàng, tiết kiệm không gian và dễ dàng truy cập khi cần thiết. Tuy nhiên, cần đảm bảo an toàn thông tin và bảo mật tài liệu điện tử.

Như vậy, chúng ta vừa cùng nhau tìm hiểu quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành Giáo dục và Đào tạo. Mong rằng bạn đọc đã hiểu rõ để quy trình bảo quản hồ sơ được chính xác.

Source:https://snv.bacninh.gov.vn/news/-/details/57424/quy-inh-ve-thoi-han-bao-quan-ho-so-tai-lieu-chuyen-mon-nghiep-vu-nganh-giao-duc-va-ao-tao

4. ALS cung cấp giải pháp lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành giáo dục chuyên nghiệp tại Hà Nội

Trong bối cảnh số lượng hồ sơ, tài liệu ngày càng gia tăng, các đơn vị giáo dục cần một giải pháp lưu trữ chuyên nghiệp, an toàn và tiết kiệm chi phí. ALS là đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu chuyên biệt cho ngành giáo dục với tiêu chuẩn cao và hệ thống quản lý hiện đại.

Tại sao nên chọn dịch vụ kho lưu trữ tài liệu ngành giáo dục của ALS?

Hạ tầng kho chuyên biệt: Hệ thống kho đạt chuẩn về nhiệt độ, độ ẩm, phòng cháy chữa cháy, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho tài liệu giáo dục như học bạ, bằng cấp, hồ sơ tuyển sinh, biên bản, quyết định...

Quản lý thông minh: Tài liệu được số hóa, quản lý bằng mã vạch giúp truy xuất nhanh chóng, tiết kiệm thời gian tìm kiếm.

Bảo mật cao: Quy trình kiểm soát nghiêm ngặt, đảm bảo tính riêng tư và an toàn cho dữ liệu.

Dịch vụ linh hoạt: Cho thuê kho theo nhu cầu ngắn hạn hoặc dài hạn, với khả năng mở rộng diện tích tùy theo khối lượng tài liệu.

Vận chuyển tận nơi: ALS hỗ trợ dịch vụ vận chuyển, tiếp nhận và bàn giao tài liệu tận nơi tại các trường học, cơ sở giáo dục.

Sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình chuyển đổi số

Với giải pháp số hóa tài liệu toàn diện, ALS giúp doanh nghiệp từng bước hiện đại hóa hệ thống lưu trữ, đảm bảo tính bảo mật, linh hoạt và hiệu quả trong quản lý thông tin.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần một đối tác đáng tin cậy trong việc số hóa hồ sơ, đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ chuyên gia của ALS để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.

Như vậy, việc số hóa tài liệu, hồ sơ lưu trữ là một quá trình lâu dài đòi hỏi tính đồng bộ, đầu tư phù hợp giữa các bên có liên quan. Hy vọng với chia sẻ về số hóa tài liệu, hồ sơ lưu trữ trên sẽ mang đến những thông tin hữu ích giúp quá trình số hóa được nhanh chóng, hiệu quả và toàn diện.

Xem ngay địa chỉ hệ thống kho tài liệu tại đây: https://als.com.vn/dich-vu/he-thong-kho-tai-lieu

𝐀𝐋𝐒 – 𝐓𝐡𝐞 𝐋𝐞𝐚𝐝𝐢𝐧𝐠 𝐨𝐟 𝐀𝐯𝐢𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐋𝐨𝐠𝐢𝐬𝐭𝐢𝐜𝐬  
Email: contact@als.com.vn
Hotline: 1900 3133
Website: https://als.com.vn/
Fanpage: https://www.facebook.com/als.com.vn

Chia sẻ bài viết này