Quy định về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại các cơ quan

Hiện nay, công tác bảo quản tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng không chỉ mang tính pháp lý, hành chính mà còn là nguồn tư liệu quý phục vụ cho việc nghiên cứu, hoạch định chính sách và bảo tồn lịch sử. Tuy nhiên, để đảm bảo cho tài liệu lưu trữ được bảo quản lâu dài và sử dụng hiệu quả thì việc tuân thủ theo các quy định pháp luật là điều cần thiết. Vậy quy định về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại các cơ quan được quy định như thế nào sẽ nhanh chóng được làm rõ sau đây.

I. Hiểu đúng về bảo quản tài liệu lưu trữ ?

Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học và kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ, đảm bảo an toàn và tính bảo mật thông tin cho tài liệu trong suốt thời gian lưu giữ tại kho. Nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại các cơ quan bao gồm việc xây dựng hoặc cải tạo kho lưu trữ, trang bị thiết bị kỹ thuật chuyên dụng, tổ chức sắp xếp tài liệu khoa học cũng như thực hiện các biện pháp xử lý kỹ thuật như điều chỉnh nhiệt độ, độ ẩm, khử trùng, khử axit, chống nấm mốc và côn trùng gây hại,… cho tài liệu lưu trữ.

Ngoài ra, bảo quản tài liệu lưu trữ còn đảm bảo việc phòng ngừa những rủi ro đáng tiếc có thể xảy ra như mất mát tài liệu, rò rỉ thông tin,… đặc biệt với những tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử, pháp lý hoặc chứa thông tin quan trọng.

II. Quy định về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại các cơ quan

Những quy định về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức đã được hướng dẫn cụ thể trong Luật Lưu trữ và các văn bản liên quan. Nội dung quy định về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại các cơ quan sẽ được tập trung vào các điểm chính sau đây.

Quy định về trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

Theo đó, quy định về trách nhiệm của người đứng đầu có nghĩa vụ quản lý toàn diện công tác lưu trữ, từ việc xây dựng, bố trí kho lưu trữ, trang bị đầy đủ các thiết bị bảo quản đến việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật cần thiết để bảo đảm an toàn, kéo dài tuổi thọ tài liệu và phục vụ tốt nhu cầu khai thác, sử dụng. Những quy định này sẽ bảo đảm an toàn, kéo dài tuổi thọ tài liệu và phục vụ tốt nhu cầu khai thác, sử dụng đồng thời, người đứng đầu cũng cần ban hành quy chế nội bộ nhằm quản lý chặt chẽ hoạt động lưu trữ trong cơ quan, tổ chức.

Quy định về điều kiện kỹ thuật bảo quản tài liệu

Kho lưu trữ cần đảm bảo tiêu chuẩn về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, thông gió, phòng chống cháy nổ và an toàn an ninh; Trang thiết bị bảo quản như: giá kệ, hộp đựng, máy hút ẩm, thiết bị khử trùng, báo cháy, camera giám sát,… Đây là những quy định về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ cơ bản đòi hỏi các bên có liên quan cần tuân thủ.

Quy định về việc xử lý kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ

Quy định về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ cần được xử lý kỹ thuật định kỳ như vệ sinh, hút ẩm, khử nấm mốc để ngăn ngừa tác nhân gây hại từ môi trường. Bên cạnh đó, các biện pháp phòng chống và diệt côn trùng cũng phải được triển khai, đặc biệt là với các loại tài liệu quý, có giá trị vĩnh viễn hoặc tài liệu mật. Đối với những tài liệu đã bị hư hỏng, cơ quan cần tổ chức tu bổ, phục chế theo quy trình kỹ thuật nghiệp vụ phù hợp nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu và phục hồi khả năng khai thác.

Quy định pháp luật và chỉ đạo từ Chính phủ

Ngoài Luật Lưu trữ, Chính phủ cũng có những chỉ đạo cụ thể trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại các cơ quan cụ thể như Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ. Trong đó nhấn mạnh yêu cầu các cơ quan, tổ chức phải bố trí kho lưu trữ đảm bảo điều kiện kỹ thuật và tổ chức việc khai thác tài liệu một cách hiệu quả. Đối với những cơ quan, tổ chức chưa đủ điều kiện tự bảo quản, pháp luật cho phép được gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử và thực hiện nghĩa vụ tài chính tương ứng.

III. Hệ thống kho tài liệu ALS quy mô lớn, vị trí chiến lược tại Hà Nội

ALS sở hữu hệ thống kho tài liệu chuyên dụng với tổng diện tích lên đến hơn 5.000 m², khả năng lưu trữ hơn 5 triệu thùng tài liệu, đáp ứng nhu cầu lưu trữ lớn của các tổ chức và doanh nghiệp từ vừa đến lớn.

Xem ngay: Dịch vụ Kho tài liệu tại ALS

Vị trí kho thuận tiện – Kết nối giao thông linh hoạt

Các kho tài liệu của ALS được đặt tại vị trí cửa ngõ Thủ đô, dễ dàng kết nối với trung tâm và các tỉnh lân cận, giúp việc luân chuyển, truy xuất và vận hành hồ sơ trở nên nhanh chóng, tiết kiệm thời gian:

• ALS Mỹ Đình: Cảng ICD Mỹ Đình – 17 Phạm Hùng, Q. Nam Từ Liêm
• ALS Gia Lâm: 200/8 Nguyễn Sơn, Q. Long Biên

Giải pháp tối ưu diện tích – Tăng hiệu quả vận hành

Việc sử dụng hệ thống kho tài liệu của ALS không chỉ giúp doanh nghiệp giải phóng không gian văn phòng, mà còn:

• Tiết kiệm chi phí vận hành
• Tối ưu hóa quy trình sắp xếp, phân loại, truy vấn hồ sơ
• Giảm thiểu rủi ro thất lạc, hư hại tài liệu

Tóm lại, những quy định về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại các cơ quan đã làm rõ trách nhiệm, phương pháp, điều kiện và hướng xử lý trong từng trường hợp cụ thể. Thông qua đó tạo ra khung pháp lý chính xác cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ được tối ưu, hiệu quả nhất.

𝐀𝐋𝐒 – 𝐓𝐡𝐞 𝐋𝐞𝐚𝐝𝐢𝐧𝐠 𝐨𝐟 𝐀𝐯𝐢𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐋𝐨𝐠𝐢𝐬𝐭𝐢𝐜𝐬  
Email: contact@als.com.vn
Hotline: 1900 3133
Website: https://als.com.vn/
Fanpage: https://www.facebook.com/als.com.vn

Chia sẻ bài viết này