Quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành Công Thương

Việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu là một hoạt động quan trọng nhằm góp phần bảo đảm hiệu quả công tác quản lý nhà nước, đặc biệt trong ngành Công Thương với phạm vi rộng và tính chuyên môn cao. Tuy nhiên, hiện nay ngành Công Thương chưa có quy định cụ thể về thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu dẫn đến nhiều khó khăn bất cập. Với nhu cầu thực tiễn đó, ngay dưới đây sẽ là Thông tư quy định về thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành Công Thương mà mọi người có thể tham khảo.

1. Tại sao cần lưu trữ hồ sơ, tài liệu

 Lý giải về lý do tại sao cần lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành Công Thương sẽ nhanh chóng được làm rõ ngay dưới đây, cụ thể như sau:

• Đây là yêu cầu bắt buộc theo quy định của Pháp luật giúp đảm bảo tính minh bạch, công khai cũng như là cơ sở quan trọng phục vụ công tác thanh kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tiền tố, tranh chấp nếu có;
• Phục vụ công tác quản lý, điều hành, triển khai sự án được nhanh chóng, chính xác hơn đồng thời hỗ trợ năng lực cho việc xây dựng kế hoạch phát triển, theo dõi tiến trình thực hiện các chính sách, chương trình, công việc của ngành Công Thương;
• Bảo đảm tính liên tục và kế thừa những hồ sơ, tài liệu ngành Công Thương giúp những người lập kế hoạch có thể tiếp cận các thông tin cũ từ đó duy trì sự liên tục trong quản lý và kế thừa kinh nghiệm nhằm nâng cao hiệu quả công việc;
• Phục vụ công tác nghiên cứu, phân tích, thống kê nhờ đó mà ngành Công Thương có thể đánh giá đúng trạng thái, xu hướng và đề xuất các chính sách phù hợp với tình hình phát triển kinh tế - xã hội;
• Bảo vệ thông tin do đặc thù hồ sơ, tài liệu ngành Công Thương thường chứa nhiều giá trị về mặt công nghệ, thị trường, kỹ thuật, chiến lược phát triển,… đòi hỏi tính bảo mật cao nhất hạn chế mất mát có thể xảy ra.

2. Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành Công Thương

Có thể khẳng định, đến thời điểm hiện tại, Bộ Công Thương chưa có Thông tư riêng quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ ngành Công Thương. Do đó, ngay dưới đây sẽ là những đề xuất thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành Công Thương mà mọi người đang quan tâm đến vấn đề này có thể dễ dàng tham khảo và tìm hiểu.

Thực hiện nhiệm vụ theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2011 và các văn bản hướng dẫn thi hành, Bộ Công Thương đang xây dựng Thông tư quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ ngành Công Thương nhằm hoàn thiện cơ sở pháp lý và nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tối ưu nhất.

Thực hiện lưu trữ vĩnh viễn đối với các hồ sơ, tài liệu như sau:

• Ban hành tiêu chuẩn, quy chuẩn, quy định hoạt động công nghiệp, xuất nhập khẩu;
• Phê duyệt, điều chỉnh quy hoạch, đề án, dự án phát triển ngành Công Thương;
• Những hồ sơ về việc đàm phán cũng như ký kết các văn kiện liên quan đến điện, dầu khí, năng lượng;
• Quản lý điều độ hệ thống điện quốc gia (AO);
• Phê duyệt và điều chỉnh hợp đồng dầu khí, cấp giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.

Thực hiện lưu trữ 20 năm đối với các hồ sơ, tài liệu ngành Công Thương sau:

• Những hồ sơ, tài liệu về vận hành thị trường điện lực và tổ chức thực hiện;
• Hồ sơ chỉ đạo cung cấp điện, điều phối hệ thống điện;
• Hướng dẫn về ngừng, cắt hoặc giảm tiêu thụ điện.

Thực hiện lưu trữ 10 năm đối với các hồ sơ, tài liệu ngành Công Thương sau:

• Hồ sơ chỉ định của cơ quan kiểm tra nhà nước về an toàn thực phẩm đối với thực phẩm nhập khẩu;
• Hồ sơ kiểm tra nhà nước về vấn đề an toàn thực phẩm đối với những loại thực phẩm nhập khẩu;
• Những chỉ định đối với cơ sở kiểm nghiệm phục vụ quản lý nhà nước về an toàn thực phẩm.

Như vậy, có thể khẳng định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành Công Thương chưa có quy định cụ thể mà chỉ những đề xuất tạm thời. Hy vọng với chia sẻ trên sẽ mang đến cho mọi người những thông tin hữu ích nhất về thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành Công Thương hiện nay.

Nguồn tham khảo: https://baochinhphu.vn/de-xuat-thoi-han-luu-tru-ho-so-tai-lieu-nganh-cong-thuong-102241106123802065.htm

3. Tại sao lựa chọn Hệ thống kho tài liệu hiện đại của ALS

ALS cung cấp hệ thống kho tài liệu rộng lớn với tổng diện tích lưu trữ trên 5.000 m², cùng khả năng mở rộng lên đến hơn 5.000.000 thùng tài liệu.

Lợi thế vị trí chiến lược

Các kho được đặt tại các vị trí cửa ngõ trọng điểm, thuận lợi kết nối giao thông, hỗ trợ hiệu quả việc quản lý và luân chuyển tài liệu:

• ALS Mỹ Đình: Cảng ICD Mỹ Đình – 17 Phạm Hùng, Q. Nam Từ Liêm.
• ALS Gia Lâm: 200/8 Nguyễn Sơn, Q. Long Biên.

Giải pháp lưu trữ tối ưu cho doanh nghiệp

Hệ thống kho tài liệu của ALS giúp doanh nghiệp:

• Tiết kiệm chi phí: Giảm thiểu chi phí vận hành liên quan đến lưu trữ tài liệu.
• Gia tăng không gian hoạt động: Mở rộng diện tích sử dụng tại văn phòng.
• Đơn giản hóa quy trình quản lý: Tăng hiệu quả sắp xếp và truy vấn tài liệu.

Ưu điểm nổi bật của kho tài liệu ALS

• An toàn, bảo mật: Quản lý, giám sát 24/7 đảm bảo bảo mật thông tin tuyệt đối.
• Vị trí thuận tiện: Dễ dàng kết nối nội/ngoại thành Hà Nội chỉ trong 30 – 45 phút.
• Thuê linh hoạt: Theo diện tích, khối lượng (m³), số thùng, ô giá kệ, pallet, với lựa chọn ngắn hạn hoặc dài hạn.
• Lưu trữ thông minh: Tài liệu được bảo quản trong điều kiện lý tưởng, đảm bảo dễ dàng truy xuất.
• Truy xuất nhanh chóng: Sử dụng phần mềm INFO hiện đại để cung cấp thông tin kịp thời.
• Số hóa tài liệu: Hỗ trợ chuyển đổi từ tài liệu giấy sang tài liệu điện tử.
• Môi trường bảo quản tối ưu: Duy trì nhiệt độ từ 20°C (±2°C) đến 25°C, độ ẩm dưới 70%, theo tiêu chuẩn quốc gia.
• Trang thiết bị hiện đại: Giá kệ tiêu chuẩn, xử lý mối mọt định kỳ, đảm bảo chất lượng lưu trữ lâu dài.

Chi phí hợp lý

Giá thuê kho chỉ từ 15.000 VNĐ/thùng/tháng, mang lại giải pháp tiết kiệm và hiệu quả cho doanh nghiệp.

Với ALS, lưu trữ tài liệu không chỉ là giải pháp an toàn mà còn là sự tối ưu hóa cho hoạt động kinh doanh của bạn.

𝐀𝐋𝐒 – 𝐓𝐡𝐞 𝐋𝐞𝐚𝐝𝐢𝐧𝐠 𝐨𝐟 𝐀𝐯𝐢𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐋𝐨𝐠𝐢𝐬𝐭𝐢𝐜𝐬  
Email: contact@als.com.vn
Hotline: 1900 3133
Website: https://als.com.vn/
Fanpage: https://www.facebook.com/als.com.vn

Chia sẻ bài viết này