Quy định về thời hạn bảo quản tài liệu, hồ sơ của cơ quan nhà nước được điều chỉnh bởi Luật Lưu trữ năm 2011 và các văn bản hướng dẫn thi hành, cụ thể là Thông tư số 10/2022/TT-BNV của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Thông tư này có hiệu lực từ ngày 15/02/2023 và thay thế cho Thông tư số 09/2011/TT-BNV.
Dưới đây là một số điểm chính về thời hạn bảo quản:
Thời hạn bảo quản tài liệu là khoảng thời gian mà một cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lưu giữ tài liệu theo quy định pháp luật. Sau thời gian này, tài liệu có thể được tiêu hủy, chuyển giao hoặc đưa vào lưu trữ vĩnh viễn nếu có giá trị lâu dài. Thời hạn bảo quản được xác định căn cứ vào giá trị sử dụng của tài liệu về mặt pháp lý, hành chính, khoa học, lịch sử và thực tiễn.
Việc xác định và áp dụng thời hạn bảo quản tài liệu hiện nay được quy định cụ thể tại các văn bản pháp luật sau:
Các quy định này đặt ra yêu cầu bắt buộc đối với cơ quan nhà nước trong việc xác định thời hạn bảo quản tài liệu ngay từ khâu lập hồ sơ.
Theo quy định hiện hành, tài liệu của cơ quan nhà nước được phân loại theo hai nhóm thời hạn chính:
Là những tài liệu có giá trị đặc biệt về mặt pháp lý, lịch sử, khoa học hoặc thực tiễn cần được lưu giữ lâu dài để phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu hoặc lưu trữ quốc gia. Một số ví dụ gồm:
Là những tài liệu có giá trị sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định, thường liên quan đến công tác quản lý, điều hành hoặc chuyên môn, nghiệp vụ. Sau thời hạn này, cơ quan sẽ xem xét tiêu hủy nếu không còn giá trị. Ví dụ:
Việc xác định thời hạn bảo quản tài liệu được thực hiện dựa trên các bước sau:
Hiện nay, Bộ Nội vụ đã ban hành nhiều bảng thời hạn bảo quản chuyên ngành, chẳng hạn như: bảng thời hạn bảo quản tài liệu ngành giáo dục, ngành y tế, tài chính, xây dựng, giao thông vận tải... Các cơ quan căn cứ vào lĩnh vực mình quản lý để áp dụng đúng.
Cơ quan nhà nước có trách nhiệm tổ chức thực hiện đầy đủ quy định về thời hạn bảo quản tài liệu, bao gồm:
Tài liệu hết thời hạn bảo quản sẽ được xem xét tiêu hủy, trừ trường hợp có quyết định gia hạn hoặc phát hiện tài liệu có giá trị cần lưu giữ tiếp. Việc tiêu hủy phải:
Thời hạn bảo quản tài liệu là yếu tố cốt lõi trong công tác quản lý văn thư – lưu trữ, góp phần đảm bảo tính hiệu quả, minh bạch và khoa học trong hoạt động hành chính của cơ quan nhà nước. Việc tuân thủ nghiêm túc các quy định hiện hành sẽ giúp bảo vệ tốt giá trị của tài liệu, đồng thời tiết kiệm không gian, nguồn lực và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tra cứu, sử dụng tài liệu về sau.
Tham khảo tại:
Doanh nghiệp/ cơ quan nên cân nhắc lựa chọn dịch vụ cho thuê kho lưu trữ tài liệu tại ALS. Dưới đây là những điểm nổi bật:
So với việc sử dụng diện tích văn phòng hiện tại để lưu trữ hồ sơ, chi phí thuê văn phòng (trung bình 50 – 80$/m2 ở Hà Nội) là rất đắt đỏ, chưa kể các chi phí liên quan khác như quản lý, nhân sự, chi phí cơ hội.... Doanh nghiệp có thể cần từ 20 – 50m2 diện tích chỉ để lưu trữ tài liệu.
Đầu tư xây dựng một kho riêng cũng tốn kém và không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ năng lực tài chính và nhân sự vận hành chuyên môn.
Sử dụng dịch vụ kho chung hoặc thuê kho tài liệu của ALS có chi phí chỉ bằng ½ thậm chí 1/3 tổng chi phí của các hình thức trên.... Việc này giúp giảm chi phí vận hành (nhân lực, điện nước, bảo trì).
Giá thuê kho tài liệu tại ALS có thể tham khảo từ 15.000 VNĐ/thùng/tháng (áp dụng cho thùng tiêu chuẩn kích thước 42x32x27 cm).
Việc chuyển tài liệu đến kho chuyên nghiệp giúp giải phóng không gian làm việc tại văn phòng, tối ưu công năng sử dụng và giảm thiểu chi phí lưu trữ.
ALS còn cung cấp các dịch vụ miễn phí như trích lục hồ sơ và báo cáo điện tử hàng tháng14. Đối với hợp đồng ký từ 01 năm trở lên, có thể được hỗ trợ tới 1 tháng lưu kho miễn phí.
Quản lý tài liệu chuyên nghiệp và dễ dàng truy xuất
Môi trường bảo quản tối ưu
Kho lưu trữ được thiết kế và vận hành để bảo quản tài liệu tránh khỏi tác nhân gây hại như nhiệt độ, độ ẩm, ẩm mốc, mối mọt.
Vị trí thuận tiện
Vị trí kho nằm ngay tại trung tâm thành phố Hà Nội hoặc các vị trí cửa ngõ, dễ dàng kết nối, luân chuyển....
Chỉ cách các điểm nội thành 15 – 30 phút di chuyển, các điểm ngoại thành khoảng 45 phút – 1 tiếng.
Tuân thủ quy định pháp luật
Hệ thống kho tài liệu ALS đảm bảo đúng các tiêu chuẩn lưu trữ, quản lý của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và luật Lưu trữ.... Việc lưu trữ hồ sơ chính xác và đầy đủ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật.
Linh hoạt và tiện lợi
Hình thức thuê linh hoạt theo diện tích, khối (m3), thùng, ô giá kệ, Pallet, ngắn hạn hoặc dài hạn....
Dễ dàng truy cập hồ sơ khi cần thông qua nhiều hình thức (trực tiếp đến kho, yêu cầu gửi bản sao hoặc số hóa).
Hỗ trợ các thủ tục hành chính liên quan đến hồ sơ.
Dịch vụ giá trị gia tăng
ALS cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu, chuyển đổi tài liệu giấy sang định dạng điện tử để quản lý và lưu trữ trên nền tảng Internet....
Có thể lựa chọn sử dụng riêng dịch vụ số hóa hoặc giải pháp tổng thể liên kết tài liệu vật lý và số hóa.
Hệ thống quản lý cho phép tìm kiếm tài liệu đã số hóa theo nhiều cách (loại văn bản, thời gian, tên, ký tự nhận diện, biểu mẫu, v.v.) và cung cấp thông tin chi tiết, bao gồm vị trí lưu trữ bản vật lý
Kinh nghiệm và Uy tín
Những lý do này làm cho dịch vụ cho thuê kho tài liệu của ALS trở thành một giải pháp tối ưu, an toàn và tiết kiệm cho các doanh nghiệp.
Như vậy, kho thường tại Hà Nội của ALS mang đến giải pháp quản lý kho chuyên nghiệp, an toàn và tiết kiệm chi phí. Với hệ thống bảo mật cao, công nghệ quản lý hiện đại cùng sự đa dạng hình thức thuê khiến đây là lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp hiện nay. Liên hệ ngay Hotline của ALS khi có nhu cầu thuê kho thường tại Hà Nội ngay hôm nay.
𝐀𝐋𝐒 – 𝐓𝐡𝐞 𝐋𝐞𝐚𝐝𝐢𝐧𝐠 𝐨𝐟 𝐀𝐯𝐢𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐋𝐨𝐠𝐢𝐬𝐭𝐢𝐜𝐬
Email: contact@als.com.vn
Hotline: 1900 3133
Website: https://als.com.vn/
Fanpage: https://www.facebook.com/als.com.vn
Lựa chọn một đơn vị vận tải uy tín để giúp doanh nghiệp vận chuyển hàng hóa tại các khu công nghiệp là một quyết định chiến lược, không chỉ đơn thuần là việc thuê xe chở hàng.
Việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu là một hoạt động quan trọng nhằm góp phần bảo đảm hiệu quả công tác quản lý nhà nước, đặc biệt trong ngành Công Thương với phạm vi rộng và tính...
Thuê kho thường tại Hà Nội hiện nay gặp nhiều khó khăn do nhu cầu lưu trữ hàng hóa ngày càng tăng, kéo theo sự cạnh tranh về mặt bằng và chi phí.
Thời gian bảo quản hồ sơ, tài liệu áp dụng cho các đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo, các sở giáo dục và đào tạo, phòng giáo dục và đào tạo, các cơ sở giáo dục mầm non,...
Cảng hàng không quốc tế Long Thành được xây dựng với mục tiêu trở thành sân bay đạt cấp 4F theo phân cấp của ICAO (Tổ chức Hàng không Dân dụng Quốc tế). Long Thành sẽ là sân...
Với sự tác động mạnh mẽ của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 và yêu cầu cấp thiết về chuyển đổi số trong các cơ quan hành chính, doanh nghiệp tư nhân,… khiến cho việc số hóa...
Thương mại điện tử xuyên biên giới đang trở thành xu hướng tất yếu trong thời đại số không chỉ giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường mà còn tiếp cận khách hàng toàn cầu và...
Logistics xanh là quá trình quản lý chuỗi cung ứng sao cho tác động đến môi trường được giảm thiểu tối đa, thông qua việc sử dụng tài nguyên hiệu quả, cắt giảm lượng khí thải...
Logistics là quá trình quản lý, lập kế hoạch, triển khai và điều phối các hoạt động liên quan đến việc vận chuyển, lưu trữ và quản lý hàng hóa và dịch vụ. Trong đó bao gồm...
ALS