Lưu trữ hồ sơ dự thầu là quá trình lưu giữ, bảo quản các tài liệu, thông tin liên quan đến quá trình đấu thầu của một dự án xây dựng. Việc lưu trữ hồ sơ dự thầu rất quan trọng trong quản lý dự án, đảm bảo tính minh bạch, công bằng. Và đặc biệt là tránh gian lận trong quá trình đấu thầu.
Dưới đây, hãy cùng ALS tìm hiểu chi tiết về quy định cũng như hướng dẫn về lưu trữ hồ sơ dự thầu.
Hồ sơ dự thầu trong 1 gói thầu bao gồm rất nhiều tài liệu. Những tài liệu này là căn cứ để về sau giải trình, thanh tra. Đặc biệt, với những gói thầu sử dụng vốn nhà nước thì các tài liệu này còn quan trọng gấp nhiều lần.
Thông thường, 1 gói thầu sẽ bao gồm các tài liệu như:
Tóm lại, tất cả các hồ sơ liên quan trong 1 gói thầu cần phải được giữ lại và bảo quản cẩn thận. Và đảm bảo lưu giữ theo đúng quy định của Nhà nước.
Mỗi gói thầu sẽ có nhiều nhà thầu tham gia dự thầu. Mỗi nhà thầu sẽ có một bộ hồ sơ riêng. Khối lượng hồ sơ của mỗi gói thầu sẽ khác nhau phụ thuộc vào mức độ yêu cầu kỹ thuật. Vì vậy, thời gian lưu trữ hồ sơ cũng sẽ khác nhau. Nó cũng được quy định rõ ràng theo điều khoản của Nhà nước. Cụ thể Lưu trữ hồ sơ trong quá trình lựa chọn nhà thầu như sau:
STT | Loại hồ sơ | Thời gian lưu trữ |
1 | Quá trình lựa chọn nhà thầu | Tối thiểu 3 năm (sau khi quyết toán hợp đồng) |
2 | Đề xuất tài chính của nhà thầu không vượt qua bước đánh giá kỹ thuật | - Gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn: 10 ngày (từ ngày ký hợp đồng với nhà thầu được chọn) - Gói thầu cung cấp dịch vụ phi tư vấn…: Cùng thời điểm với việc hoàn trả của nhà thầu không được chọn. |
3 | Hồ sơ của các trường hợp huỷ thầu | 12 tháng (từ khi có quyết định huỷ thầu) |
4 | Hồ sơ quyết toán Hồ sơ hoàn công Hồ sơ liên quan đến nhà thầu trúng thầu | Tối thiểu 10 năm (hoặc sau khi đã được thanh tra) |
Theo quy định tại khoản 1 Điều 10 Nghị định 63/2014/NĐ-CP: (https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Dau-tu/Nghi-dinh-63-2014-ND-CP-huong-dan-Luat-Dau-thau-ve-lua-chon-nha-thau-237481.aspx)
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 13 Thông tư số 04/2017/TT-BKHĐT, nhà thầu nhập thông tin theo yêu cầu của E-HSMT và đính kèm các file để tạo thành bộ E-HSDT. Đối với nội dung liên quan đến tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu, nhà thầu kê khai trên webform mà không cần đính kèm bản scan các văn bản, tài liệu liên quan.
Nhà thầu kiểm tra thông tin E-HSDT, nhấn vào nút “cam kết” trong giao diện đơn dự thầu và gửi E-HSDT lên Hệ thống. Theo quy định tại Khoản 3 Điều này, Hệ thống sẽ ghi lại các thông tin sau đây về việc nộp E-HSDT của nhà thầu: Thông tin về bên gửi, bên nhận, thời điểm gửi, trạng thái gửi, số file đính kèm lên Hệ thống để làm căn cứ giải quyết kiến nghị, tranh chấp (nếu có).
Việc nộp hồ sơ dự thầu khi đấu thầu qua mạng thực hiện theo quy định nêu trên và không được yêu cầu nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu bản giấy trực tiếp đến bên mời thầu.
Tài liệu tham khảo:
Đối với đấu thầu tư nhân, không có quy định cụ thể nào về việc thực hiện lưu trữ hồ sơ.
Thông thường, việc lưu trữ này sẽ được thực hiện theo quy định nội bộ của đơn vị. Hoặc một số doanh nghiệp cũng tham khảo theo yêu cầu của đơn vị cho vay vốn (nếu có).
ALS đơn vị uy tín cung cấp hệ thống kho lưu trữ hồ sơ lớn với diện tích cơ sở hạ tầng lữu trữ lên đến hơn 5.000 m2, khả năng mở rộng lên đến hơn 5.000.000 thùng tài liệu lưu trữ tại thành phố Hà Nội.
Các kho tài liệu, kho hồ sơ tập trung tại vị trí cửa ngõ, dễ dàng kết nối, luân chuyển, đảm bảo công tác vận hành, quản lý tài liệu dễ dàng cho tổ chức/doanh nghiệp.
Vị trí kho lưu trữ hồ sơ bệnh án tại Trung tâm Hà Nội:
“Lễ ký kết hợp tác và ra mắt sản phẩm toàn diện về lưu trữ và số hoá tài liệu” được diễn ra vào ngày 19/04/2022, tại tầng 6 Khách sạn Lotte Hà Nội. Sự kiện có sự tham gia của các lãnh đạo, quản lý, đại diện tại nhiều công ty, tổ chức hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau như Ngân hàng, Tài chính – Bảo hiểm, Logistic,… cùng khách mời đại diện các đơn vị, cơ quan truyền thông, báo chí.
Trong quá trình tìm kiếm đối tác phù hợp, ALS nhận thấy FSI là đơn vị chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam và cả hai bên đã tìm thấy được những điểm chung trong sứ mệnh, giá trị cốt lõi của mỗi doanh nghiệp. Chính vì thế, FSI và ALS đã quyết định hợp tác để đưa ra các giải pháp lưu trữ và số hoá tài liệu hiệu quả nhất cho khách hàng.
Nguồn: https://fsivietnam.com.vn/fsi-va-als-ky-ket-hop-tac-ra-mat-giai-phap-toan-dien-ve-luu-tru-va-so-hoa-tai-lieu/
Hy vọng những thông tin mà ALS vừa chia sẻ sẽ hữu ích cho quá trình lưu trữ hồ sơ dự thầu của các đơn vị. Cần thực sự cẩn trọng trong quy trình thực hiện và nắm rõ thời gian lưu trữ theo quy định để không bị phạt hoặc gây ra rủi ro không đáng có.
𝐀𝐋𝐒 – 𝐓𝐡𝐞 𝐋𝐞𝐚𝐝𝐢𝐧𝐠 𝐨𝐟 𝐀𝐯𝐢𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐋𝐨𝐠𝐢𝐬𝐭𝐢𝐜𝐬
Email: contact@als.com.vn
Hotline: 1900 3133
Website: https://als.com.vn/
Fanpage: https://www.facebook.com/als.com.vn
Danh sách cửa khẩu trên biên giới Việt Nam - Lào được hai Bên thống nhất trong Hiệp định quản lý biên giới: Tây Trang (Điện Biên) Pang Hốc (Phông Sa Lỳ), Na Mèo (Thanh Hóa)...
Cửa khẩu Nậm Cắn là cửa khẩu quốc tế nằm tại làng Tiền Tiêu, xã Nậm Cắn, huyện Kỳ Sơn, Nghệ An.Thông thương sang cửa khẩu Namkan, bản Din Dan Muang Nong Het của tỉnh Xiengkhuang,...
Tìm hiểu ngay danh sách các cửa khẩu Việt Nam với Trung Quốc ngay dưới đây để có những sự lựa chọn phù hợp nhất với nhu cầu vận chuyển hàng hóa
Cửa khẩu quốc tế La Lay là cửa khẩu quốc tế tại vùng đất thôn La Lay xã A Ngo huyện Đakrông tỉnh Quảng Trị, Việt Nam. Cửa khẩu quốc tế La Lay thông thương sang cửa khẩu Lalay...
Khu công nghiệp Hoà Cầm có vị trí địa lý nằm về phía Tây Nam Thành phố Đà Nẵng, giáp đường Quốc lộ 14B thuộc trục hành lang kinh tế Đông Tây. Là khu công nghiệp có vị trí...
ALS cung cấp Dịch vụ cho thuê kho tại ICD Mỹ Đình, Hà Nội của phục vụ xuất nhập khẩu đường Hàng Không uy tín và chuyên nghiệp.
Cửa khẩu quốc tế Lao Bảo (Quảng Trị, Việt Nam) cách TP. Đông Hà khoảng 80km, nối hai tỉnh Savannakhet của Lào và huyện Hướng Hoá của tỉnh Quảng Trị.
Khu công nghiệp Bàu Bàng được thành lập vào tháng 05/2007 theo Quyết định của Thủ tướng Chính phủ với số vốn lên đến 1570 tỷ đồng. Khu công nghiệp Bàu Bàng đi vào hoạt động...
KCN Quang Minh có tổng diện tích lên tới 344,4 ha; có vị trí tại huyện Mê Linh, TP. Hà Nội được cấp phép xây dựng vào năm 2004 với các ngành nghề chính bao gồm: chế biến thực...
Cách trung tâm huyện Quan Sơn 53 km về phía Tây, Cửa khẩu Na Mèo - Nậm Xôi được chính phủ 2 nước Việt Nam - Lào chính thức công bố là Cửa khẩu quốc tế từ năm 2004.
ALS