Lưu trữ hồ sơ dự thầu là quá trình lưu giữ, bảo quản các tài liệu, thông tin liên quan đến quá trình đấu thầu của một dự án xây dựng. Việc lưu trữ hồ sơ dự thầu rất quan trọng trong quản lý dự án, đảm bảo tính minh bạch, công bằng. Và đặc biệt là tránh gian lận trong quá trình đấu thầu.
Dưới đây, hãy cùng ALS tìm hiểu chi tiết về quy định cũng như hướng dẫn về lưu trữ hồ sơ dự thầu.
Hồ sơ dự thầu trong 1 gói thầu bao gồm rất nhiều tài liệu. Những tài liệu này là căn cứ để về sau giải trình, thanh tra. Đặc biệt, với những gói thầu sử dụng vốn nhà nước thì các tài liệu này còn quan trọng gấp nhiều lần.
Thông thường, 1 gói thầu sẽ bao gồm các tài liệu như:
Tóm lại, tất cả các hồ sơ liên quan trong 1 gói thầu cần phải được giữ lại và bảo quản cẩn thận. Và đảm bảo lưu giữ theo đúng quy định của Nhà nước.
Mỗi gói thầu sẽ có nhiều nhà thầu tham gia dự thầu. Mỗi nhà thầu sẽ có một bộ hồ sơ riêng. Khối lượng hồ sơ của mỗi gói thầu sẽ khác nhau phụ thuộc vào mức độ yêu cầu kỹ thuật. Vì vậy, thời gian lưu trữ hồ sơ cũng sẽ khác nhau. Nó cũng được quy định rõ ràng theo điều khoản của Nhà nước. Cụ thể Lưu trữ hồ sơ trong quá trình lựa chọn nhà thầu như sau:
STT | Loại hồ sơ | Thời gian lưu trữ |
1 | Quá trình lựa chọn nhà thầu | Tối thiểu 3 năm (sau khi quyết toán hợp đồng) |
2 | Đề xuất tài chính của nhà thầu không vượt qua bước đánh giá kỹ thuật | - Gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn: 10 ngày (từ ngày ký hợp đồng với nhà thầu được chọn) - Gói thầu cung cấp dịch vụ phi tư vấn…: Cùng thời điểm với việc hoàn trả của nhà thầu không được chọn. |
3 | Hồ sơ của các trường hợp huỷ thầu | 12 tháng (từ khi có quyết định huỷ thầu) |
4 | Hồ sơ quyết toán Hồ sơ hoàn công Hồ sơ liên quan đến nhà thầu trúng thầu | Tối thiểu 10 năm (hoặc sau khi đã được thanh tra) |
Theo quy định tại khoản 1 Điều 10 Nghị định 63/2014/NĐ-CP: (https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Dau-tu/Nghi-dinh-63-2014-ND-CP-huong-dan-Luat-Dau-thau-ve-lua-chon-nha-thau-237481.aspx)
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 13 Thông tư số 04/2017/TT-BKHĐT, nhà thầu nhập thông tin theo yêu cầu của E-HSMT và đính kèm các file để tạo thành bộ E-HSDT. Đối với nội dung liên quan đến tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu, nhà thầu kê khai trên webform mà không cần đính kèm bản scan các văn bản, tài liệu liên quan.
Nhà thầu kiểm tra thông tin E-HSDT, nhấn vào nút “cam kết” trong giao diện đơn dự thầu và gửi E-HSDT lên Hệ thống. Theo quy định tại Khoản 3 Điều này, Hệ thống sẽ ghi lại các thông tin sau đây về việc nộp E-HSDT của nhà thầu: Thông tin về bên gửi, bên nhận, thời điểm gửi, trạng thái gửi, số file đính kèm lên Hệ thống để làm căn cứ giải quyết kiến nghị, tranh chấp (nếu có).
Việc nộp hồ sơ dự thầu khi đấu thầu qua mạng thực hiện theo quy định nêu trên và không được yêu cầu nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu bản giấy trực tiếp đến bên mời thầu.
Tài liệu tham khảo:
Đối với đấu thầu tư nhân, không có quy định cụ thể nào về việc thực hiện lưu trữ hồ sơ.
Thông thường, việc lưu trữ này sẽ được thực hiện theo quy định nội bộ của đơn vị. Hoặc một số doanh nghiệp cũng tham khảo theo yêu cầu của đơn vị cho vay vốn (nếu có).
ALS đơn vị uy tín cung cấp hệ thống kho lưu trữ hồ sơ lớn với diện tích cơ sở hạ tầng lữu trữ lên đến hơn 5.000 m2, khả năng mở rộng lên đến hơn 5.000.000 thùng tài liệu lưu trữ tại thành phố Hà Nội.
Các kho tài liệu, kho hồ sơ tập trung tại vị trí cửa ngõ, dễ dàng kết nối, luân chuyển, đảm bảo công tác vận hành, quản lý tài liệu dễ dàng cho tổ chức/doanh nghiệp.
Vị trí kho lưu trữ hồ sơ bệnh án tại Trung tâm Hà Nội:
“Lễ ký kết hợp tác và ra mắt sản phẩm toàn diện về lưu trữ và số hoá tài liệu” được diễn ra vào ngày 19/04/2022, tại tầng 6 Khách sạn Lotte Hà Nội. Sự kiện có sự tham gia của các lãnh đạo, quản lý, đại diện tại nhiều công ty, tổ chức hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau như Ngân hàng, Tài chính – Bảo hiểm, Logistic,… cùng khách mời đại diện các đơn vị, cơ quan truyền thông, báo chí.
Trong quá trình tìm kiếm đối tác phù hợp, ALS nhận thấy FSI là đơn vị chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam và cả hai bên đã tìm thấy được những điểm chung trong sứ mệnh, giá trị cốt lõi của mỗi doanh nghiệp. Chính vì thế, FSI và ALS đã quyết định hợp tác để đưa ra các giải pháp lưu trữ và số hoá tài liệu hiệu quả nhất cho khách hàng.
Nguồn: https://fsivietnam.com.vn/fsi-va-als-ky-ket-hop-tac-ra-mat-giai-phap-toan-dien-ve-luu-tru-va-so-hoa-tai-lieu/
Hy vọng những thông tin mà ALS vừa chia sẻ sẽ hữu ích cho quá trình lưu trữ hồ sơ dự thầu của các đơn vị. Cần thực sự cẩn trọng trong quy trình thực hiện và nắm rõ thời gian lưu trữ theo quy định để không bị phạt hoặc gây ra rủi ro không đáng có.
𝐀𝐋𝐒 – 𝐓𝐡𝐞 𝐋𝐞𝐚𝐝𝐢𝐧𝐠 𝐨𝐟 𝐀𝐯𝐢𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐋𝐨𝐠𝐢𝐬𝐭𝐢𝐜𝐬
Email: contact@als.com.vn
Hotline: 1900 3133
Website: https://als.com.vn/
Fanpage: https://www.facebook.com/als.com.vn
Đối với việc vận chuyển hàng hóa từ Việt Nam qua Campuchia qua đường hàng không sẽ ưu tiên hai sân bay chính là Siem Reap và Phnom Penh bởi chuyến bay từ Việt Nam qua Campuchia...
Sân bay Changi Singapore đã xử lý 512.000 tấn hàng hóa hàng không trong quý 3 năm 2024 (từ tháng 7 đến tháng 9), tăng 13,5% so với cùng kỳ năm ngoái.
Kho lưu trữ hồ sơ là một không gian được thiết kế đặc biệt để bảo quản, sắp xếp và quản lý các loại hồ sơ, tài liệu, chứng từ của cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp.
Trung Quốc thống trị bảng xếp hạng, với năm nền tảng trong Top 10, ba trong Top 5 và hai vị trí hàng đầu cho Hồng Kông và Thượng Hải. Năm 2023, điều đáng chú ý là tất cả các...
Để giúp bạn dễ dàng tìm kiếm thông tin về các sân bay tại Úc, ALS xin cung cấp một danh sách các sân bay lớn và quan trọng nhất, kèm theo mã IATA và ICAO.
Kho tài liệu là nơi tập trung, bảo quản các loại giấy tờ, hồ sơ, chứng từ quan trọng liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý nhân sự, tài chính, pháp lý...
Kho lạnh là không gian vật lý, còn hệ thống kho lạnh là tập hợp các thiết bị và công nghệ tạo ra và duy trì môi trường lạnh bên trong kho. Kho lạnh không thể hoạt động nếu...
Danh sách sân bay ở Nhật Bản và mã IATA và ICAO được chia ra thành 2 nhóm quốc tế và nội địa. Sau đây là danh sách chi tiết.
Hiện nay, Trung Quốc sở hữu mạng lưới sân bay phát triển mạnh mẽ với hàng trăm sân bay lớn nhỏ trải dài khắp đất nước. Với con số khoảng 222 sân bay hoạt động trên khắp cả...
Cảng Nam Đình Vũ với vị trí chiến lược tại khu kinh tế quan trọng của Hải phòng và miền Bắc có địa lý thuận lợi, cơ sở vật chất và phương tiện thiết bị được Gemadept đầu tư...
ALS