Quy trình lưu trữ hồ sơ bảo hiểm xã hội được quy định như thế nào? Thời gian lưu trữ cũng như cách lưu trữ sao cho hiệu quả ra sao? Đây là vấn đề không phải ai cũng nắm được. Bạn có thể tham khảo thông tin hữu ích trong bài viết sau để hiểu rõ các quy định, hướng dẫn về lưu trữ hồ sơ bảo hiểm xã hội.
Theo quy định của pháp luật quy trình công tác lưu trữ của hệ thống bảo hiểm xã hội Việt Nam sẽ bao gồm các bước sau:
Các quy định về thời hạn bảo bảo quản, lưu trữ hồ sơ tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của hệ thống bảo hiểm xã hội Việt Nam.
Các quy định này sẽ được áp dụng đối với các đơn vị trực thuộc bảo hiểm xã hội Việt Nam, bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, bảo hiểm xã hội quận huyện, thành phố thị xã thuộc tỉnh
Theo đó, thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của hệ thống BHXH Việt Nam gồm 02 mức:
Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, sau đó được lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử khi đến hạn theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Một số hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn như:
Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được xác định thời hạn bảo quản theo số năm cụ thể và bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, đến khi hết thời hạn bảo quản sẽ được thống kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu xem xét để quyết định tiếp tục bảo quản hay loại ra tiêu hủy. Hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản được xác định thời hạn bảo quản từ 5 năm đến 70 năm.
Tùy theo từng loại hồ sơ bảo hiểm xã hội mà hồ sơ tài liệu bảo hiểm xã hội sẽ được lưu trữ, bảo quản được xác định theo số năm cụ thể:
Source: https://baohiemxahoi.gov.vn/tintuc/Pages/linh-vuc-bao-hiem-xa-hoi.aspx?CateID=52&ItemID=13749
Trường hợp trong thực tế có những hồ sơ, tài liệu chưa được Quy định tại Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu này thì có thể vận dụng các mức thời hạn bảo quản của các nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng để xác định.
STT | TÊN NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU | THBQ |
(1) | (2) | (3) |
| Nhóm I. Hồ sơ, tài liệu hành chính, tổng hợp |
|
| 1.1. Hồ sơ, tài liệu văn thư, lưu trữ |
|
01 | Tập văn bản đến: - Văn bản của các cơ quan cấp trên quy định, hướng dẫn chế độ, chính sách về BHXH, BHYT, BHTN, chế độ tài chính - kế toán, đầu tư các quỹ BHXH, BHYT, BHTN và các lĩnh vực khác thuộc chức năng, nhiệm vụ - Văn bản của các cơ quan cấp trên, các cơ quan, tổ chức khác gửi đến (gửi để biết) - Văn bản đến: giới thiệu chữ ký, thông báo chuyển trụ sở, thông báo số điện thoại ... |
Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
10 năm
5 năm |
02 | Sổ, tập lưu văn bản đi của cơ quan: - Tập lưu quyết định, quy định, quy chế - Tập lưu công văn |
Vĩnh viễn 50 năm |
03 | Sổ sách; sổ đăng ký văn bản đến | 20 năm |
04 | Sổ ký giao, nhận văn bản của cơ quan, đơn vị | 10 năm |
05 | Hồ sơ xây dựng các quy định, quy chế, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ của ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
06 | Hồ sơ xây dựng Danh mục bí mật nhà nước | Vĩnh viễn |
07 | Hồ sơ xây dựng Danh mục hồ sơ dự kiến hàng năm | 20 năm |
08 | Hồ sơ quy định mẫu dấu của cơ quan, đơn vị | Vĩnh viễn |
09 | Hồ sơ quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị | 20 năm |
10 | Hồ sơ về giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan | 20 năm |
11 | Hồ sơ về khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ | 20 năm |
12 | Hồ sơ giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử | Vĩnh viễn |
13 | Hồ sơ tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị | 20 năm |
| 1.2. Hồ sơ, tài liệu hội nghị, hội thảo, hội họp |
|
14 | Hồ sơ tổ chức hội nghị kỷ niệm các ngày lễ lớn, sự kiện quan trọng do ngành, cơ quan chủ trì | Vĩnh viễn |
15 | Hồ sơ tổ chức hội nghị tổng kết, sơ kết công tác của ngành, cơ quan, đơn vị: - Tổng kết năm - 9 tháng, 6 tháng - Quý, tháng |
Vĩnh viễn 20 năm 5 năm |
16 | Hồ sơ về các cuộc họp của lãnh đạo ngành, đơn vị | Vĩnh viễn |
17 | Hồ sơ tổ chức họp báo, đối thoại, tọa đàm của ngành, cơ quan | 10 năm |
18 | Hồ sơ hội nghị, hội thảo khoa học do cơ quan tổ chức | Vĩnh viễn |
19 | Hồ sơ hội nghị về chuyên môn nghiệp vụ do cơ quan tổ chức | Vĩnh viễn |
20 | Hồ sơ hội nghị công tác hành chính văn phòng, văn thư, lưu trữ do cơ quan tổ chức | 10 năm |
21 | Hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế do cơ quan chủ trì | Vĩnh viễn |
22 | Hồ sơ hội nghị cán bộ, công chức, viên chức hàng năm | 20 năm |
| 1.3. Hồ sơ, tài liệu tổng hợp |
|
23 | Hồ sơ quy định biểu tượng của ngành | Vĩnh viễn |
24 | Hồ sơ tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước | Vĩnh viễn |
25 | Bài phát biểu, thuyết trình, báo cáo, giải trình, trả lời chất vấn Quốc hội, tại các sự kiện lớn của lãnh đạo ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
26 | Số ghi biên bản các cuộc họp giao ban, sổ tay công tác của lãnh đạo, thư ký lãnh đạo Ngành, đơn vị | Vĩnh viễn |
27 | Hồ sơ ISO của ngành, đơn vị | Vĩnh viễn |
28 | Hồ sơ thực hiện cải cách hành chính | 20 năm |
29 | Hồ sơ xây dựng chương trình công tác trọng tâm hàng năm của Ngành, đơn vị | Vĩnh viễn |
30 | Hồ sơ về việc góp ý xây dựng văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan khác chủ trì | 5 năm |
31 | Kế hoạch, báo cáo công tác đột xuất | 10 năm |
32 | Báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê chuyên đề: - Dài hạn, hàng năm - 9 tháng, 6 tháng - Quý, tháng |
Vĩnh viễn 20 năm 5 năm |
33 | Báo cáo điều tra cơ bản: - Báo cáo tổng hợp - Báo cáo cơ sở, phiếu điều tra |
Vĩnh viễn 10 năm |
34 | Báo cáo phân tích và dự báo | Vĩnh viễn |
| 1.4. Hồ sơ, tài liệu quản trị công sở |
|
35 | Hồ sơ xây dựng, ban hành các quy định, quy chế về công tác quản trị công sở | Vĩnh viễn |
36 | Hồ sơ tổ chức thực hiện văn minh công sở | 10 năm |
37 | Hồ sơ về công tác quốc phòng, toàn dân, dân quân tự vệ của cơ quan | 10 năm |
38 | Hồ sơ phòng, chống cháy, nổ, thiên tai của cơ quan | 10 năm |
39 | Hồ sơ sử dụng, vận hành ô tô, máy móc, thiết bị của cơ quan | Theo tuổi thọ thiết bị |
40 | Hồ sơ về công tác bảo vệ trụ sở cơ quan | 10 năm |
41 | Sổ, sách cấp phát đồ dùng, văn phòng phẩm | 5 năm |
42 | Hồ sơ về công tác y tế của cơ quan | 10 năm |
| Nhóm 2. Hồ sơ, tài liệu quy hoạch phát triển, kế hoạch phát triển, chiến lược, chương trình hành động, đề án, dự án |
|
43 | Hồ sơ, tài liệu quy hoạch phát triển, kế hoạch phát triển, chiến lược, chương trình hành động | Vĩnh viễn |
44 | Hồ sơ xây dựng các đề án, dự án, chương trình mục tiêu của Ngành, đơn vị | Vĩnh viễn |
45 | Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện các đề án, dự án, chương trình mục tiêu của ngành, đơn vị | Vĩnh viễn |
46 | Hồ sơ xây dựng báo cáo đánh giá thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển, chiến lược, đề án, dự án, chương trình, mục tiêu của ngành, đơn vị: - Tổng kết - Sơ kết |
Vĩnh viễn 20 năm |
47 | Hồ sơ thẩm định, phê duyệt đề án chiến lược, đề án quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình mục tiêu của Ngành, đơn vị | Vĩnh viễn |
48 | Hồ sơ xây dựng kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch chung của ngành, đơn vị: - Dài hạn, hàng năm - 9 tháng, 6 tháng - Quý, tháng |
Vĩnh viễn 20 năm 5 năm |
| Nhóm 3. Hồ sơ, tài liệu tổ chức, cán bộ |
|
49 | Hồ sơ xây dựng, sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện điều lệ tổ chức, quy chế làm việc, chế độ, quy định về tổ chức, cán bộ | Vĩnh viễn |
50 | Hồ sơ xây dựng các văn bản hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác tổ chức, cán bộ | Vĩnh viễn |
51 | Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán bộ: - Dài hạn, hàng năm - 9 tháng, 6 tháng - Quý, tháng |
Vĩnh viễn 20 năm 5 năm |
52 | Hồ sơ thành lập, đổi tên, thay đổi cơ cẩu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và các đơn vị trực thuộc | Vĩnh viễn |
53 | Hồ sơ về việc hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể cơ quan và các đơn vị trực thuộc | Vĩnh viễn |
54 | Hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức | Vĩnh viễn |
55 | Hồ sơ xây dựng, thực hiện chỉ tiêu biên chế | Vĩnh viễn |
56 | Hồ sơ về công tác quy hoạch cán bộ | 20 năm |
57 | Hồ sơ về việc bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển cán bộ | 70 năm |
58 | Hồ sơ kỷ luật cán bộ | 70 năm |
59 | Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức | Vĩnh viễn |
60 | Hồ sơ giải quyết chế độ BHXH (hưu trí, tử tuất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp,...) | 70 năm |
61 | Sổ, phiếu quản lý hồ sơ cán bộ | 70 năm |
62 | Hồ sơ về việc thi tuyển, thi nâng ngạch, kiểm tra chuyển ngạch hàng năm: - Báo cáo kết quả, danh sách trúng tuyển - Hồ sơ dự thi, bài thi, tài liệu tổ chức thi |
20 năm 5 năm |
63 | Hồ sơ về công tác bảo vệ chính trị nội bộ của cơ quan | 20 năm |
| Nhóm 4. Hồ sơ, tài liệu lao động, tiền lương |
|
64 | Hồ sơ xây dựng quy định, hướng dẫn về định mức lao động, chế độ tiền lương, chế độ phụ cấp của Ngành, đơn vị | Vĩnh viễn |
65 | Hồ sơ xây dựng chế độ bảo hộ, an toàn, vệ sinh lao động | Vĩnh viễn |
66 | Hồ sơ xây dựng kế hoạch về lao động, tiền lương; Báo cáo kết quả thực hiện: - Dài hạn, hàng năm - 9 tháng, 6 tháng - Quý, tháng |
Vĩnh viễn 20 năm 5 năm |
67 | Báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động hàng năm của ngành, đơn vị | Vĩnh viễn |
68 | Hồ sơ các vụ tai nạn lao động: - Nghiêm trọng - Không nghiêm trọng |
Vĩnh viễn 20 năm |
69 | Hợp đồng lao động vụ việc | 5 năm sau khi chấm dứt Hợp đồng |
70 | Hồ sơ nâng lương cán bộ, công chức, viên chức | 20 năm |
| Nhóm 5. Hồ sơ, tài liệu tài chính, kế toán |
|
71 | Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ, quy định về tài chính, kế toán | Vĩnh viễn |
72 | Hồ sơ xây dựng kế hoạch về tài chính, kế toán, tài sản của Ngành, cơ quan, đơn vị; Báo cáo kết quả thực hiện: - Dài hạn, hàng năm - 9 tháng, 6 tháng - Quý, tháng |
Vĩnh viễn 20 năm 5 năm |
73 | Hồ sơ xây dựng tỷ lệ phí dịch vụ phải trả cho các cơ quan, tổ chức | Vĩnh viễn |
74 | Hồ sơ xây dựng quy trình lập và phân bổ dự toán hàng năm | Vĩnh viễn |
75 | Hồ sơ xây dựng, phân bổ, điều chỉnh dự toán hàng năm và báo cáo kết quả thực hiện | Vĩnh viễn |
76 | Hồ sơ xây dựng kế hoạch, thực hiện cấp chuyển kinh phí và báo cáo kết quả thực hiện | Vĩnh viễn |
77 | Hồ sơ lập dự toán hàng năm của Ngành, cơ quan, đơn vị | Vĩnh viễn |
78 | Hồ sơ xây dựng Báo cáo tổng quyết toán, báo cáo tài chính tổng hợp của Ngành | Vĩnh viễn |
79 | Hồ sơ lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán: - Hàng năm - 9 tháng, 6 tháng - Quý, tháng |
Vĩnh viễn 20 năm 5 năm |
80 | Hồ sơ thẩm định, thẩm tra, xét duyệt báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán hàng năm | Vĩnh viễn |
81 | Hồ sơ phê duyệt quyết toán; thẩm tra, thẩm định quyết toán vốn đầu tư phát triển và các dự án của ngành, cơ quan, đơn vị | Vĩnh viễn |
82 | Hồ sơ xây dựng kế hoạch quyết toán dự án hoàn thành | Vĩnh viễn |
83 | Sổ kế toán của cơ quan, đơn vị: - Sổ kế toán tổng hợp - Sổ kế toán chi tiết |
20 năm 10 năm |
84 | Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính | 10 năm |
85 | Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính | 5 năm |
86 | Hồ sơ thỏa thuận, sửa đổi thỏa thuận liên ngành giữa BHXH Việt Nam và các ngân hàng, kho bạc nhà nước và các cơ quan khác | Vĩnh viễn |
87 | Hồ sơ mua sắm tài sản | 20 năm |
88 | Hồ sơ về nhà, đất, công sở và cơ sở hạ tầng của ngành, đơn vị | Vĩnh viễn |
89 | Hồ sơ chuyển nhượng, thanh lý, thuê, bàn giao tài sản cố định: - Nhà, đất - Tài sản khác |
Vĩnh viễn 20 năm |
90 | Báo cáo kiểm kê, đánh giá, đánh giá lại tài sản cố định, thanh toán công nợ định kỳ, đột xuất | 20 năm |
| …. |
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 1556/QĐ-BHXH ngày 25/10/2019
của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam)
Nguồn/ xem thêm: https://luatvietnam.vn/bao-hiem/quyet-dinh-1556-qd-bhxh-2019-thoi-han-bao-quan-ho-so-tai-lieu-cua-bao-hiem-xa-hoi-viet-nam-177856-d1.html
Vào ngày (19/04/2022), tại Hà Nội, Công ty Cổ phần Logistics Hàng không (ALS) và Công ty Cổ phần Đầu tư thương mại và phát triển công nghệ FSI (FSI) đã ký kết thỏa thuận hợp tác và ra mắt giải pháp toàn diện về lưu trữ vật lý kết hợp số hóa tài liệu.
Đây là lần đầu tiên tại Việt Nam, một giải pháp tổng thể, kết hợp đồng bộ giữa lưu trữ tài liệu (hồ sơ, chứng từ, …) dạng vật lý và số hóa dữ liệu điện tử với độ an toàn, bảo mật cao, thuận tiện tra cứu, truy xuất được ra đời.
Giải pháp này giúp cho khách hàng tiết kiệm đáng kể chi phí và tạo điều kiện thuận lợi thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong quản trị tổ chức. Giải pháp được xây dựng dựa trên kinh nghiệm và lợi thế hàng đầu của hai doanh nghiệp:
Ngoài ra, ALS tiếp tục nâng cấp, mở rộng và phát triển thêm dịch vụ cho thuê kho bảo quản lưu trữ hồ sơ, tài liệu uy tín tại Hà Nội. Điều này giúp tổng khả năng lưu trữ của toàn hệ thống kho tài liệu của ALS lên tới 5.000.000 thùng trên diện tích hơn 5.000m2.
𝐀𝐋𝐒 – 𝐓𝐡𝐞 𝐋𝐞𝐚𝐝𝐢𝐧𝐠 𝐨𝐟 𝐀𝐯𝐢𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐋𝐨𝐠𝐢𝐬𝐭𝐢𝐜𝐬
Email: contact@als.com.vn
Hotline: 1900 3133
Website: https://als.com.vn/
Fanpage: https://www.facebook.com/als.com.vn
Hy vọng với các thông tin chúng tôi vừa cung cấp bạn đọc có thể hiểu rõ hơn về quy định, hướng dẫn về lưu trữ hồ sơ bảo hiểm xã hội. Đồng thời có thể áp dụng, vận dụng vào các lĩnh vực liên quan trong đời sống, xã hội.
Sự phát triển và hiệu quả của hoạt động "cross border" và "cross border transport" không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến kinh tế mà còn có tác động sâu rộng đến mối quan hệ giữa...
Vận chuyển hàng hóa nội địa là quá trình vận chuyển nhiều loại hàng hóa với các phương thức như đường bộ, đường sắt, đường biển và hàng không. Đối với vận tải nội địa bằng...
Thuê xe tải chở hàng tại ALS sẽ giúp quý đơn vị, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được hơn từ 15 – 20% so với thông thường. Chi phí được tối ưu đến từng km.
Các trường hợp vi phạm quy định về an ninh, an toàn hàng không có thể bị xử lý bằng hình thức cấm bay được quy định tại Điều 18 Nghị định 92/2015/NĐ-CP
Điểm kiểm soát an ninh hàng không là vị trí làm việc của nhân viên kiểm soát an ninh hàng không được thiết lập tại khu vực công cộng hoặc khu vực hạn chế nhằm kiểm soát hoạt...
Với đội ngũ lái xe có kinh nghiệm và hệ thống xe tải đa dạng, chúng tôi cam kết mang lại giải pháp vận tải an toàn, hiệu quả, đảm bảo hàng hóa giao nhận nhanh chóng và an...
Với tổng sản lượng hàng hóa phục vụ lên tới 500 tấn/ngày và hơn 70 tuyến hành trình, Tối ưu dịch vụ ghép hàng vận chuyển cho các doanh nghiệp trên nhiều hành trình.
Các loại máy bay chở hàng trong vận tải hàng không: Passenger Aircraft/ Passenger flight (PAX): máy bay vừa chở khách và chở hàng. Freighter (F)/Cargo Aircraft Only (CAO):...
ETA là thời gian dự kiến đến nơi, ETD là thời gian dự kiến khởi hành. ETA thường được sử dụng cho người nhận hàng, ETD thường được sử dụng cho người gửi hàng.
Dịch vụ vận tải nguyên chuyến là dịch vụ cho thuê xe tải hoàn toàn riêng biệt, trong đó khách hàng có quyền sử dụng toàn bộ dung lượng và tài nguyên của phương tiện vận chuyển.
ALS