Có một sự thực mà nhiều doanh nghiệp đang lầm tưởng rằng “Quản lý tài liệu lưu trữ trong nội bộ” tiết kiệm hơn so với một đơn vị cung cấp dịch vụ bên ngoài!
Thực tế thì tự bảo quản, lưu trữ tài liệu trong đơn vị tốn hơn gần 3 lần so với việc thuê ngoài một đơn vị cung cấp dịch vụ kho tài liệu.
Tại sao lại như vậy?
Chúng ta cùng tìm hiểu chi tiết hơn thông qua bài viết dưới đây.
Thực tế, số lượng tài liệu mà doanh nghiệp cần lưu trữ luôn tăng trưởng theo cấp số nhân qua mỗi năm.
Có những tài liệu chỉ cần lưu khi văn bản hết hiệu lực, nhưng có những văn bản cần lưu tới 5 – 10 – 15 – 20 năm hoặc thậm chí là vĩnh viễn.
Điều này khiến cho diện tích cần dùng để lưu trữ hồ sơ, tài liệu cần tăng trưởng liên tục.
Trung bình, một doanh nghiệp (vừa và nhỏ) tốn trung bình từ 20 – 50m2/mỗi năm (và còn tăng thêm) để bảo quản giấy tờ, hồ sơ của đơn vị mình.
Nếu tính theo đơn giá thuê văn phòng hiện tại là khoảng 20 – 50$/m2/tháng và nhân với số lượng diện tích và thời gian sử dụng mỗi năm. Nhẩm tính sơ sơ chúng ta cũng đã cần chi ít nhất hàng trăm triệu cho diện tích lưu trữ.
Đó là còn chưa kể các chi phí khác như: điện nước, nhân công quản lý, bảo trì, bảo dưỡng, …
Với những doanh nghiệp tự đầu tư xây dựng kho riêng thì chi phí còn “khủng khiếp” hơn rất nhiều.
Tài liệu chất đống hàng năm, diện tích văn phòng cần sử dụng thì cứ thu hẹp lại khiến cho doanh nghiệp năm nay qua năm khác gồng mình gánh chịu những áp lực tài chính vô hình.
Chưa kể, không gian bị thu hẹp gây khó khăn khi làm việc hay không tận dụng được để làm văn phòng, cơ sở kinh doanh tạo thêm doanh thu cho tổ chức.
Ngoài ra, do hầu hết, việc tự bảo quản lưu trữ trong nội bộ doanh nghiệp theo hình thức phát sinh, nhân sự thực hiện không có nghiệp vụ kho vận chuyên môn, các điều kiện lưu trữ không đảm bảo tiêu chuẩn dẫn tới nhiều khi giấy tờ bị thất thoát, mối mọt, hư hỏng, ẩm mốc, …
Sau khi phân tích các yếu tố nói trên, bạn có nghĩ quản lý tài liệu lưu trữ nội bộ còn tiết kiệm và hiệu quả cho doanh nghiệp?
Ưu thế nổi bật nhất mà chúng ta có thể nhìn thấy được ngay khi sử dụng dịch vụ quản lý tài liệu lưu trữ bên ngoài đối với doanh nghiệp đó là cắt giảm các chi phí và không gian “thừa” không đáng có.
Với mức chi phí chỉ bằng 1/3 so với việc tự lưu trữ nội bộ trong đơn vị, doanh nghiệp đã có thể sở hữu không gian lưu trữ theo chuẩn Cục Văn thư Quốc Gia, cùng với đội ngũ nhân sự có nghiệp vụ kho vận chuyên môn chuyên nghiệp hỗ trợ công tác sắp xếp, nhập xuất nhanh chóng.
Bên cạnh đó, các kho dùng để lưu trữ tài liệu bên ngoài doanh nghiệp đều nằm ngay tại những khu vực nội thành, cửa ngõ quan trọng, dễ dàng cho việc vận chuyển và giao nhận giấy tờ nhanh chóng khi cần.
Thêm vào đó, sử dụng dịch vụ quản lý tài liệu lưu trữ giúp cho đơn vị quản lý thông tin một cách khoa học, chính xác và minh bạch hơn.
Doanh nghiệp luôn biết chính xác từng tài liệu đang được lưu trữ tại đâu, vị trí nào, kho nào và yêu cầu lấy ngay khi cần. Không cần phải đi tìm kiếm hay bới tung cả kho trong doanh nghiệp lên.
Ngoài ra, điểm cộng nữa khi sử dụng dịch vụ quản lý tài liệu lưu trữ bên ngoài đó là doanh nghiệp sẽ giải phóng được không gian văn phòng của đơn vị, tối ưu diện tích và cảm giác thoải mái, thư giãn hơn.
Ngoài ra, với những yêu cầu đặc thù, các tài liệu cần sử dụng thường xuyên, các đơn vị có thể lựa chọn số hóa ngay tại kho lưu trữ bên ngoài, để truy vấn nhanh chóng khi cần.
Với kinh nghiệm cung cấp dịch vụ cho rất nhiều các khách hàng trong nhiều lĩnh vực: Chứng khoán, Ngân hàng, Cơ quan Bộ - Ban – Ngành, ALS sẽ tư vấn giải pháp bảo quản và quản lý tài liệu lưu trữ phù hợp nhất theo đặc thù của từng doanh nghiệp.
Quý khách có thể liên hệ với các chuyên gia của chúng tôi thông qua những thông tin bên dưới để nhận được hỗ trợ sớm nhất.
- Website: https://als.com.vn
- Tổng đài: 1900 3133
- Email: contact@als.com.vn
Luôn luôn lắng nghe – Phản hồi nhanh chóng nhất từng yêu cầu của khách hàng.
Việc sở hữu những lợi thế nổi bật khiến ALS chính là sự lựa chọn tốt nhất cho quý khách hàng khi cần tìm kiếm một dịch vụ cho thuê kho chứa hàng uy tín, chất lượng và chuyên...
Thủ tục hải quan là các công việc mà người khai hải quan và công chức hải quan phải thực hiện theo quy định của Luật này đối với hàng hóa, phương tiện vận tải. (Khoản 23 Điều...
Dịch vụ khai báo hải quan là dịch vụ do một đơn vị/doanh nghiệp uy tín có chuyên môn, kinh nghiệm đảm bảo (thông thường là doanh nghiệp logistics).
Sự phát triển và hiệu quả của hoạt động "cross border" và "cross border transport" không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến kinh tế mà còn có tác động sâu rộng đến mối quan hệ giữa...
Vận chuyển hàng hóa nội địa là quá trình vận chuyển nhiều loại hàng hóa với các phương thức như đường bộ, đường sắt, đường biển và hàng không. Đối với vận tải nội địa bằng...
Thuê xe tải chở hàng tại ALS sẽ giúp quý đơn vị, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được hơn từ 15 – 20% so với thông thường. Chi phí được tối ưu đến từng km.
Các trường hợp vi phạm quy định về an ninh, an toàn hàng không có thể bị xử lý bằng hình thức cấm bay được quy định tại Điều 18 Nghị định 92/2015/NĐ-CP
Điểm kiểm soát an ninh hàng không là vị trí làm việc của nhân viên kiểm soát an ninh hàng không được thiết lập tại khu vực công cộng hoặc khu vực hạn chế nhằm kiểm soát hoạt...
Với đội ngũ lái xe có kinh nghiệm và hệ thống xe tải đa dạng, chúng tôi cam kết mang lại giải pháp vận tải an toàn, hiệu quả, đảm bảo hàng hóa giao nhận nhanh chóng và an...
Với tổng sản lượng hàng hóa phục vụ lên tới 500 tấn/ngày và hơn 70 tuyến hành trình, Tối ưu dịch vụ ghép hàng vận chuyển cho các doanh nghiệp trên nhiều hành trình.
ALS