Để hỗ trợ hoạt động sản xuất – kinh doanh hiệu quả, chúng ta nên có quy trình quản lý kho hàng cho doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp, khoa học.
Quý khách có thể tham khảo quy trình quản lý hàng hóa theo ISO thông qua bài viết dưới đây.
Tại sao phải có quy trình quản lý kho hàng dành cho doanh nghiệp?
Hãy thử tưởng tượng, nếu không có quy trình quản lý khoa học, chuyên nghiệp.
Kho hàng được quản lý theo ISO là kho hàng đang thực hiện theo quy trình quản lý kho hàng của tổ chức tiêu chuẩn hóa Quốc tế. Quy trình này được nhiều doanh nghiệp lớn trên thế giới áp dụng và đã được chứng minh tính hiệu quả thực tế.
Khảo sát cho thấy, khi áp dụng quản lý kho hàng dành cho doanh nghiệp theo ISO, hoạt động luân chuyển hàng hóa được thực hiện một cách nhanh chóng, tối ưu và thuận tiện hơn.
Nếu đơn giản hóa quá trình quản lý kho hàng, chúng ta có thể chia toàn bộ các công đoạn thực thi về 3 nhóm chính:
- Bước khởi tạo (liên quan đến quá trình tạo mới, thay đổi hoặc hủy bỏ)
- Bước nhập kho (liên quan đến quá trình đưa hàng hóa mới vào kho)
- Bước xuất kho (liên quan đến quá trình đưa hàng hóa ra bên ngoài phục vụ mục đích sản xuất – kinh doanh).
Chi tiết các công việc trong từng bước sẽ được chúng tôi trình bày chi tiết thông qua các phần tiếp theo của bài viết này.
Toàn bộ hàng hóa được lưu trữ trong kho nên được giám sát và quản lý thông qua các mã vạch và barcode. Công đoạn khởi tạo gắn liên với việc gán và quản lý mã cho toàn bộ hàng hóa được lưu trữ trong kho của doanh nghiệp.
Các công việc chính của bước này liên quan tới việc tạo mới, xóa bỏ hay thay đổi mã hàng cho các loại hàng hóa khác nhau.
Quá trình thực hiện khởi tạo sẽ thực hiện theo các bước:
- Bước 1: Tiếp nhận các yêu cầu khởi tạo mã (thêm mới, xóa, thay đổi) cho hàng hóa
- Bước 2: Đối chiếu và xác nhận thông tin hàng hóa cần khởi tạo
- Bước 3: Cập nhật theo yêu cầu
+ Với những loại hàng hóa mới nhập kho, chưa có mã, bộ phận quản lý mã của kho sẽ căn cứ theo các nguyên tắc chung, tính chất hàng hóa đặt các mã hàng phù hợp và cập nhật lên hệ thống’
+ Với những loại hàng hóa đã có trong kho: cần thay đổi (cập nhật hoặc xóa), bộ phận quản lý mã sẽ đánh giá yêu cầu khởi tạo, nếu yêu cầu hợp lý sẽ tiến hành thực hiện, còn trong trường hợp không hợp lý sẽ phản hồi lại bộ phận yêu cầu để làm rõ.
Quy trình quản lý hàng nhập kho được chia làm 2 loại: quản lý nhập kho nguyên vật liệu và nhập kho thành phẩm sản xuất. Quá trình thực hiện mỗi loại hàng hóa nhập kho được mô tả phía dưới.
* Đối với hàng hóa nhập kho là nguyên vật liệu
Chúng ta sẽ thực hiện tuần tự theo từng bước:
- Tiếp nhận kế hoạch nhập kho nguyên vật liệu
- Kiểm tra tính chính xác của yêu cầu nhập kho, đối chiếu, so sánh chất lượng, số lượng đầu vào
- Lập phiếu nhập kho (xác nhận nhập kho thành công)
- Hoàn thành công tác nhập kho
* Đối với hàng hóa nhập kho là thành phẩm
Quá trình nhập kho thành phẩm được thực hiện tương tự như nhập kho nguyên vật liệu. Quá trình thực hiện bao gồm các bước:
- Tiếp nhận yêu cầu nhập hàng hóa về kho
- Kiểm tra hàng hóa nhập và xác nhận nhận hàng
- Bộ phận kế toán lập phiếu nhập kho và ký nhận
- Cập nhật thông tin hàng hóa nhập lên hệ thống.
Tương tự như khâu nhập, khâu xuất cũng được chia ra làm nhiều loại: xuất kho để phục vụ sản xuất, xuất kho để phục vụ việc bán hàng, xuất kho để lắp ráp, xuất chuyển kho. Quá trình thực hiện của từng loại xuất kho được triển khai theo quy trình quản lý sau.
- Bộ phận có liên quan gửi yêu cầu đề nghị xuất nguyên vật liệu phục vụ sản xuất
- Phê duyệt yêu cầu
- Kế toán kiểm tra phiếu đề nghị và hàng tồn kho thực tế. Nếu đảm bảo số lượng sẽ tiến hành in phiếu xuất kho
- Bộ phận kho căn cứ vào phiếu xuất kho để thực hiện lệnh xuất nguyên vật liệu theo quy định
- Bộ phận kho cập nhật lại các thẻ kho, số lượng nguyên vật liệu còn lại sau khi xuất lên hệ thống
- Bộ phận có liên quan gửi yêu cầu xuất hàng
- Kiểm tra lượng tồn kho
- Lập phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng
- Thực hiện xuất kho theo yêu cầu và quy định của tổ chức
- Cập nhật thông tin hàng hóa trong kho sau khi xuất
- Gửi đề nghị xuất kho lắp ráp
- Xem xét và phê duyệt đề nghị xuất kho
- Lập phiếu xuất kho
- Bộ phận xuất nguyên vật liệu theo phiếu xuất
- Bộ phận lắp rắp tiến hành tiếp nhận nguyên vật liệu thực hiện công tác chuyên môn, dán mã
- Cập nhật lại thông tin trên hệ thống (nguyên vật liệu)
- Hàng hóa sau khi được lắp rắp xong sẽ chuyển lại vào kho theo quy trình nhập kho thành phẩm nói ở trên.
Quá trình xuất chuyển kho liên quan đến nhiều địa điểm kho khác nhau. Do vậy sẽ có những đặc thù khác biệt hơn.
- Gửi yêu cầu xuất chuyển kho (cần nêu rõ các điểm kho đi và đến cũng như mục đích chuyển kho rõ ràng).
- Xem xét yêu cầu chuyển kho -> nếu hợp lý sẽ phê duyệt và chuyển yêu cầu cho đơn vị kế toán
- Kế toán lập phiếu xuất kho
- Thực hiện công tác chuyển kho theo phiếu xuất
- Cập nhật các thông tin hàng hóa trên hệ thống kho mới và kho cũ (trước kia lưu trữ hàng hóa/nguyên vật liệu).
Hy vọng bài viết trên đã giúp quý khách có thêm được những gợi ý về quy trình quản lý kho hàng dành cho doanh nghiệp một cách khoa học.
Toàn bộ quy trình này được ALS áp dụng và thực tế hóa thông qua những hoạt động chuyên môn khi cung ứng dịch vụ cho thuê kho lưu trữ hàng hóa cho các đơn vị. Nếu quý khách đang tìm kiếm một đơn vị kho chuyên nghiệp, uy tín, đừng ngần ngại, hãy liên hệ ngay với các chuyên gia của chúng tôi để nhận được hỗ trợ đầy đủ nhất.
Sự phát triển và hiệu quả của hoạt động "cross border" và "cross border transport" không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến kinh tế mà còn có tác động sâu rộng đến mối quan hệ giữa...
Vận chuyển hàng hóa nội địa là quá trình vận chuyển nhiều loại hàng hóa với các phương thức như đường bộ, đường sắt, đường biển và hàng không. Đối với vận tải nội địa bằng...
Thuê xe tải chở hàng tại ALS sẽ giúp quý đơn vị, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được hơn từ 15 – 20% so với thông thường. Chi phí được tối ưu đến từng km.
Các trường hợp vi phạm quy định về an ninh, an toàn hàng không có thể bị xử lý bằng hình thức cấm bay được quy định tại Điều 18 Nghị định 92/2015/NĐ-CP
Điểm kiểm soát an ninh hàng không là vị trí làm việc của nhân viên kiểm soát an ninh hàng không được thiết lập tại khu vực công cộng hoặc khu vực hạn chế nhằm kiểm soát hoạt...
Với đội ngũ lái xe có kinh nghiệm và hệ thống xe tải đa dạng, chúng tôi cam kết mang lại giải pháp vận tải an toàn, hiệu quả, đảm bảo hàng hóa giao nhận nhanh chóng và an...
Với tổng sản lượng hàng hóa phục vụ lên tới 500 tấn/ngày và hơn 70 tuyến hành trình, Tối ưu dịch vụ ghép hàng vận chuyển cho các doanh nghiệp trên nhiều hành trình.
Các loại máy bay chở hàng trong vận tải hàng không: Passenger Aircraft/ Passenger flight (PAX): máy bay vừa chở khách và chở hàng. Freighter (F)/Cargo Aircraft Only (CAO):...
ETA là thời gian dự kiến đến nơi, ETD là thời gian dự kiến khởi hành. ETA thường được sử dụng cho người nhận hàng, ETD thường được sử dụng cho người gửi hàng.
Dịch vụ vận tải nguyên chuyến là dịch vụ cho thuê xe tải hoàn toàn riêng biệt, trong đó khách hàng có quyền sử dụng toàn bộ dung lượng và tài nguyên của phương tiện vận chuyển.
ALS