Quản lý kho hàng dành cho doanh nghiệp

Để hỗ trợ hoạt động sản xuất – kinh doanh hiệu quả, chúng ta nên có quy trình quản lý kho hàng cho doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp, khoa học.

Quý khách có thể tham khảo quy trình quản lý hàng hóa theo ISO thông qua bài viết dưới đây.

Tại sao phải có quy trình quản lý kho hàng dành cho doanh nghiệp?

Hãy thử tưởng tượng, nếu không có quy trình quản lý khoa học, chuyên nghiệp.

I. Quản lý kho hàng theo tiêu chuẩn ISO?

Kho hàng được quản lý theo ISO là kho hàng đang thực hiện theo quy trình quản lý kho hàng của tổ chức tiêu chuẩn hóa Quốc tế. Quy trình này được nhiều doanh nghiệp lớn trên thế giới áp dụng và đã được chứng minh tính hiệu quả thực tế.

Khảo sát cho thấy, khi áp dụng quản lý kho hàng dành cho doanh nghiệp theo ISO, hoạt động luân chuyển hàng hóa được thực hiện một cách nhanh chóng, tối ưu và thuận tiện hơn.

II. Quy trình quản lý kho hàng dành cho doanh nghiệp?

Nếu đơn giản hóa quá trình quản lý kho hàng, chúng ta có thể chia toàn bộ các công đoạn thực thi về 3 nhóm chính:

- Bước khởi tạo (liên quan đến quá trình tạo mới, thay đổi hoặc hủy bỏ)

- Bước nhập kho (liên quan đến quá trình đưa hàng hóa mới vào kho)

- Bước xuất kho (liên quan đến quá trình đưa hàng hóa ra bên ngoài phục vụ mục đích sản xuất – kinh doanh).

Chi tiết các công việc trong từng bước sẽ được chúng tôi trình bày chi tiết thông qua các phần tiếp theo của bài viết này.

1. Bước khởi tạo

Toàn bộ hàng hóa được lưu trữ trong kho nên được giám sát và quản lý thông qua các mã vạch và barcode. Công đoạn khởi tạo gắn liên với việc gán và quản lý mã cho toàn bộ hàng hóa được lưu trữ trong kho của doanh nghiệp.

Các công việc chính của bước này liên quan tới việc tạo mới, xóa bỏ hay thay đổi mã hàng cho các loại hàng hóa khác nhau.

Quá trình thực hiện khởi tạo sẽ thực hiện theo các bước:

- Bước 1: Tiếp nhận các yêu cầu khởi tạo mã (thêm mới, xóa, thay đổi) cho hàng hóa

- Bước 2: Đối chiếu và xác nhận thông tin hàng hóa cần khởi tạo

- Bước 3: Cập nhật theo yêu cầu

+ Với những loại hàng hóa mới nhập kho, chưa có mã, bộ phận quản lý mã của kho sẽ căn cứ theo các nguyên tắc chung, tính chất hàng hóa đặt các mã hàng phù hợp và cập nhật lên hệ thống’

+ Với những loại hàng hóa đã có trong kho: cần thay đổi (cập nhật hoặc xóa), bộ phận quản lý mã sẽ đánh giá yêu cầu khởi tạo, nếu yêu cầu hợp lý sẽ tiến hành thực hiện, còn trong trường hợp không hợp lý sẽ phản hồi lại bộ phận yêu cầu để làm rõ.

2. Bước nhập kho

Quy trình quản lý hàng nhập kho được chia làm 2 loại: quản lý nhập kho nguyên vật liệu và nhập kho thành phẩm sản xuất. Quá trình thực hiện mỗi loại hàng hóa nhập kho được mô tả phía dưới.

* Đối với hàng hóa nhập kho là nguyên vật liệu

Chúng ta sẽ thực hiện tuần tự theo từng bước:

- Tiếp nhận kế hoạch nhập kho nguyên vật liệu

- Kiểm tra tính chính xác của yêu cầu nhập kho, đối chiếu, so sánh chất lượng, số lượng đầu vào

- Lập phiếu nhập kho (xác nhận nhập kho thành công)

- Hoàn thành công tác nhập kho

* Đối với hàng hóa nhập kho là thành phẩm

Quá trình nhập kho thành phẩm được thực hiện tương tự như nhập kho nguyên vật liệu. Quá trình thực hiện bao gồm các bước:

- Tiếp nhận yêu cầu nhập hàng hóa về kho

- Kiểm tra hàng hóa nhập và xác nhận nhận hàng

- Bộ phận kế toán lập phiếu nhập kho và ký nhận

- Cập nhật thông tin hàng hóa nhập lên hệ thống.

3. Bước xuất kho

Tương tự như khâu nhập, khâu xuất cũng được chia ra làm nhiều loại: xuất kho để phục vụ sản xuất, xuất kho để phục vụ việc bán hàng, xuất kho để lắp ráp, xuất chuyển kho. Quá trình thực hiện của từng loại xuất kho được triển khai theo quy trình quản lý sau.

* Đối với xuất kho phục vụ sản xuất

- Bộ phận có liên quan gửi yêu cầu đề nghị xuất nguyên vật liệu phục vụ sản xuất

- Phê duyệt yêu cầu

- Kế toán kiểm tra phiếu đề nghị và hàng tồn kho thực tế. Nếu đảm bảo số lượng sẽ tiến hành in phiếu xuất kho

- Bộ phận kho căn cứ vào phiếu xuất kho để thực hiện lệnh xuất nguyên vật liệu theo quy định

- Bộ phận kho cập nhật lại các thẻ kho, số lượng nguyên vật liệu còn lại sau khi xuất lên hệ thống

* Đối với xuất kho phục vụ việc bán hàng

- Bộ phận có liên quan gửi yêu cầu xuất hàng

- Kiểm tra lượng tồn kho

- Lập phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng

- Thực hiện xuất kho theo yêu cầu và quy định của tổ chức

- Cập nhật thông tin hàng hóa trong kho sau khi xuất

* Đối với xuất kho phục vụ lắp ráp

- Gửi đề nghị xuất kho lắp ráp

- Xem xét và phê duyệt đề nghị xuất kho

- Lập phiếu xuất kho

- Bộ phận xuất nguyên vật liệu theo phiếu xuất

- Bộ phận lắp rắp tiến hành tiếp nhận nguyên vật liệu thực hiện công tác chuyên môn, dán mã

- Cập nhật lại thông tin trên hệ thống (nguyên vật liệu)

- Hàng hóa sau khi được lắp rắp xong sẽ chuyển lại vào kho theo quy trình nhập kho thành phẩm nói ở trên.

* Đối với xuất chuyển kho

Quá trình xuất chuyển kho liên quan đến nhiều địa điểm kho khác nhau. Do vậy sẽ có những đặc thù khác biệt hơn.

- Gửi yêu cầu xuất chuyển kho (cần nêu rõ các điểm kho đi và đến cũng như mục đích chuyển kho rõ ràng).

- Xem xét yêu cầu chuyển kho -> nếu hợp lý sẽ phê duyệt và chuyển yêu cầu cho đơn vị kế toán

- Kế toán lập phiếu xuất kho

- Thực hiện công tác chuyển kho theo phiếu xuất

- Cập nhật các thông tin hàng hóa trên hệ thống kho mới và kho cũ (trước kia lưu trữ hàng hóa/nguyên vật liệu).

Hy vọng bài viết trên đã giúp quý khách có thêm được những gợi ý về quy trình quản lý kho hàng dành cho doanh nghiệp một cách khoa học.

Toàn bộ quy trình này được ALS áp dụng và thực tế hóa thông qua những hoạt động chuyên môn khi cung ứng dịch vụ cho thuê kho lưu trữ hàng hóa cho các đơn vị. Nếu quý khách đang tìm kiếm một đơn vị kho chuyên nghiệp, uy tín, đừng ngần ngại, hãy liên hệ ngay với các chuyên gia của chúng tôi để nhận được hỗ trợ đầy đủ nhất.

Chia sẻ bài viết này