Pre-alert là gì trong xuất nhập khẩu

Trong hoạt động xuất nhập khẩu thì thuật ngữ pre-alert đã không còn quá xa lạ. Pre-alert được hiểu là một bộ hồ sơ đính kèm với bộ chứng từ nhằm xác nhận và ghi lại thông tin hàng hóa được xuất khẩu ra nước ngoài. Vậy để tìm hiểu kỹ hơn pre-alert là gì, hãy theo dõi bài viết dưới đây của ALS.

I. Pre-alert là gì?

Pre-alert là bộ giấy tờ thông báo lô hàng do người giao nhận hàng hóa tại nơi xuất phát gửi tới người giao nhận hoặc người làm thủ tục hải quan tại điểm đến để họ có thể chuẩn bị trước cho việc thông quan nhập khẩu và sắp xếp giao hàng. Cho biết, Lô hàng đã được xếp lên và cũng cho biết thời gian đến dự kiến ​​cùng với các thông tin quan trọng khác về lô hàng. 

Trong tiếng Anh, Pre-alert là Agent sent to Forwarder. Có nghĩa là bộ hồ sơ cần có trước khi hàng hóa được nhập khẩu sang. 

Cần lưu ý lớn đối với Pre-alert.

• Bộ chứng từ Pre-alert phải gửi chuyển phát nhanh đến trước khi hàng hóa nhập khẩu tới.
• Pre-alert và bộ chứng từ sẽ được gửi đến đại lý hoặc chi nhánh cửa chính doanh nghiệp đó mà không phải doanh nghiệp nào khác để giải quyết hàng hóa được gửi sang.
• Nếu thiếu bộ hồ sơ Pre-alert, đơn vị nhập khẩu sẽ không xác định được thông tin hàng hóa, không phân biệt được hàng thật hay giả hay nhiều vấn đề khác. Do đó, Pre-alert đóng vai trò rất quan trọng trong xuất nhập khẩu.

Tham khảo Thông tin lô hàng cần có trong Pre-Alert

• Shipper – The sender/seller/exporter of the goods.
• Consignee
• MBL/Master AWB Number
• HBL/House AWB Number
• Vessel/Flight Information
• Cargo Information
• Container Number
• Packing List
• Invoice
• Estimated Arrival (ETA)
• Estimated/Actual Departure (ETD/ATD)
• Port of Loading/Origin Airport
• Port of Discharge/Destination Airport
• Incoterm
• MSDS
• Additional Forms (E.g. COO, CoA, Form D, etc.)

II. Vai trò của pre-alert trong nhập khẩu hàng hóa

Trước quá trình vận chuyển hàng hóa thì pre-alert sẽ được tiếp nhận từ phía chủ đại lý công ty nước ngoài. Nhân viên sẽ thực hiện một số thủ tục dưới đây sau khi đã nhận đầy đủ hồ sơ và pre-alert đi kèm:

• Đầu tiên, khai báo bản lược khai hàng hóa và gửi đến hãng tàu có tên trên vận đơn MBL.
• Thứ hai, nhân viên nhận chứng từ nhận thông báo hàng đến từ các đơn vị gom hàng hoặc hãng tàu.
• Tiếp theo nhân viên chứng từ sẽ đến bên gửi N/A để lấy lệnh giao hàng Delivery Order cùng một số chứng từ cần thiết đi kèm như: vận đơn chủ MBL từ hãng tàu, lệnh giao hàng D/O thứ cấp có đóng dấu xác nhận, vận đơn HBL từ đơn vị giao nhận hàng hóa.
• Cuối cùng, phát hành lệnh D/O đến với khách hàng, thu phí làm hàng, phí kho bãi, phí vận chuyển và xử lý một số quy trình khác với khách hàng.

Như vậy, Pre-alert đảm bảo tất cả thông tin cần thiết về hàng hóa, vận chuyển, và các chứng từ liên quan đã được gửi đến bên nhận hàng hoá trước khi chúng thực sự đến nơi. Bên nhận có thời gian để kiểm tra và chuẩn bị cho việc nhập khẩu hoặc xuất khẩu một cách suôn sẻ.

III. Cần chuẩn bị những gì cho hồ sơ pre-alert khi xuất khẩu hàng hóa?

Bộ hồ sơ pre-alert cần chuẩn bị những gì luôn là vấn đề được những người làm logistic quan tâm và tìm hiểu. Bước đầu tiên, nhân viên cần thỏa thuận với khách hàng về hợp đồng và giá cả. Sau khi đã đạt được thỏa thuận chung thì nhân viên sẽ liên hệ với đơn vị vận chuyển hoặc hãng tàu. Bên vận chuyển sẽ trực tiếp cung cấp tờ lệnh cho phép sử dụng container nhằm lưu trữ hàng cho forwarder.

Tiếp theo nhân viên sẽ gửi fax cho người đồng hành tại kho bãi sau khi đã nhận được tờ lệnh tại kho bãi để đóng gói và kiểm kê hàng hóa. Nhân viên sẽ làm vận đơn thứ cấp sau quá trình đã hoàn tất đóng gói hàng vào container và gửi bản nháp cho khách hàng thông qua.

Nhân viên sẽ phát hành vận đơn chính thức sau khi đã nhận được sự đồng ý từ phía khách hàng. Thông tin lô hàng sẽ được cập nhật chi tiết và chính thức gửi cho hãng tàu vận chuyển nhằm phát hành MBL. 

Cuối cùng, nhân viên sẽ lưu trữ toàn bộ thông tin về chứng từ cũng như hồ sơ có liên quan trong quá trình như: MBL, giấy giới thiệu, vận đơn HBL, phiếu đóng gói, hóa đơn hàng hóa, giấy khai báo hải quan, giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ và gửi trực tiếp cho đơn vị xuất nhập khẩu. Pre-alert và các chứng từ có liên quan cần được kiểm tra kỹ để tránh sai sót.

Qua bài viết trên, chúng tôi đã giúp bạn tìm thông tin nhằm trả lời cho câu hỏi pre-alert là gì cũng như những nội dung có liên quan. 

Quý khách có nhu cầu về dịch vụ Logistics Hàng Không, kho vận, vận tải hàng hóa, dịch vụ hải quan vui lòng liên hệ với ALS để được chuyên gia tư vấn sớm nhất.

𝐀𝐋𝐒 – 𝐓𝐡𝐞 𝐋𝐞𝐚𝐝𝐢𝐧𝐠 𝐨𝐟 𝐀𝐯𝐢𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐋𝐨𝐠𝐢𝐬𝐭𝐢𝐜𝐬  
Email: contact@als.com.vn
Hotline: 1900 3133
Website: https://als.com.vn/
Fanpage: https://www.facebook.com/als.com.vn

Chia sẻ bài viết này