Phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Quản lý tồn kho hiệu quả là một trong những công việc quan trọng đối với doanh nghiệp giúp doanh nghiệp kiểm soát được lượng hàng hoá và theo dõi hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên quản lý hàng tồn kho như thế nào để đạt được hiệu quả, đỡ tốn chi phí và thời gian là bài toán nan giải cho nhiều doanh nghiệp.

1. Vai trò của việc quản lý hàng tồn kho 

Hàng tồn kho là một bộ phận trong tài sản ngắn hạn, là những mặt hàng mà Doanh nghiệp giữ lại để bán sau cùng, chiếm tỷ trọng lớn và có vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp. Hiện nay, hàng tồn kho có thể được phân thành 4 loại sau:

• Nguyên liệu thô: Là những nguyên liệu được bán đi hoặc giữ lại để sản xuất trong tương lai, nguyên liệu được gửi đi gia công tái chế hay được mua khi đang đi trên đường về;
• Bán thành phẩm: Là những sản phẩm mới kết thúc một hay một vài công đoạn trong quy trình sản xuất (trừ công đoạn cuối cùng) được nhập kho hay chuyển giao để chế biến tiếp thành thành phẩm nhập kho hay được bán ra bên ngoài;
• Thành phẩm: Là sản phẩm hoàn chỉnh đã hoàn thành giai đoạn chế biến cuối cùng trong quy trình sản xuất;
• Nguồn vật tư: Là những vật liệu cần thiết để sản xuất ra sản phẩm nhưng không trực tiếp cấu thành sản phẩm như bao bì, nhiên liệu, thùng carton,…

2. Phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả tốt nhất

Dưới đây là 8 phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất được nhiều Doanh nghiệp áp dụng hiện nay:

2.1. Đặt mức tồn kho

Làm cho việc quản lý hàng tồn kho trở nên dễ dàng hơn bằng cách thiết lập các cấp tồn kho cho mỗi sản phẩm của bạn. Mức tồn kho là số lượng sản phẩm tối thiểu phải có sẵn trong kho mọi lúc. Khi hàng tồn kho của bạn giảm xuống dưới mức quy định trước, bạn biết đó là thời điểm để nhập bổ sung hàng hóa.

Lý tưởng nhất là bạn sẽ đặt số lượng tồn kho tối thiểu. Mức tồn kho khác nhau tùy theo sản phẩm và dựa trên tốc độ bán sản phẩm và thời gian bao lâu để có thể đặt và nhận lại hàng. Thiết lập mức tồn kho ban đầu đòi hỏi bạn phải phân tích, nghiên cứu và ra quyết định. Tuy nhiên, việc đặt mức tồn kho này sẽ  sẽ hệ thống hóa quy trình đặt hàng. Nó không chỉ giúp bạn dễ dàng đưa ra quyết định nhanh chóng, nó sẽ cho phép nhân viên của bạn đưa ra quyết định thay cho bạn.

2.2. Đặt cảnh báo mức tồn kho tối thiểu giúp quản lý kho tốt hơn

Hãy nhớ rằng, mức tồn kho tối thiểu này cũng thay đổi theo thời gian. Kiểm tra lại và cân nhắc một vài lần trong năm để xác định mức tồn kho phù hợp với từng thời điểm.

2.3. Nhập trước xuất trước (FIFO)

Đây là một nguyên tắc quan trọng của quản lý hàng tồn kho. Điều đó có nghĩa là hàng tồn kho cũ nhất của bạn (nhập trước) phải được bán trước (xuất trước), chứ không phải hàng hóa mới nhập về. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các sản phẩm dễ hư hỏng như thực phẩm, dược phẩm. Vì vậy bạn có thể sẽ  tránh được những tổn thất do không đáng có.

Ngay cả các sản phẩm không dễ hỏng, FIFO cũng là một phương pháp tốt. Nếu những sản phẩm cũ luôn được đặt ở phía sau, chúng sẽ dễ bị mòn hơn. Thêm vào đó, thiết kế bao bì và các tính năng thường thay đổi theo thời gian. Bạn chắc chắn sẽ không muốn kinh doanh một mặt hàng cũ kỹ, lỗi thời đúng không nào? Để quản lý hệ thống FIFO, bạn sẽ cần một nhà kho có tổ chức. Điều này thường có nghĩa là bạn sẽ thêm các sản phẩm mới từ phía sau. Nói cách khác là cần đảm bảo sản phẩm cũ được đẩy về phía trước.

2.4. Quản lý quan hệ với Nhà cung cấp

Một phần của quản lý hàng tồn kho thành công là có thể thích ứng nhanh chóng. Trong quá trình vận hành cửa hàng, bạn sẽ cần trả lại một mặt hàng bán chậm để nhường chỗ cho sản phẩm mới, nhanh chóng nhập hàng bán chạy, khắc phục sự cố sản xuất hoặc tạm thời mở rộng không gian lưu trữ của bạn. Trong những tình huống đó, điều quan trọng là phải có mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp của bạn. Bằng cách đó, họ sẽ sẵn sàng hợp tác với bạn để giải quyết vấn đề. Đặc biệt, bạn cần có một mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp sản phẩm của bạn. Số lượng đặt hàng tối thiểu thường được thương lượng. Bạn cũng đừng e ngại yêu cầu mức tối thiểu thấp hơn nếu không đủ kho chứa cho quá nhiều hàng tồn kho.

2.5. Lên kế hoạch dự phòng

Rất nhiều vấn đề có thể nảy sinh liên quan đến quản lý hàng tồn kho. Những loại vấn đề này có thể làm tê liệt các Doanh nghiệp chưa chuẩn bị. Ví dụ:

• Doanh số của bạn tăng đột biến và bạn bán quá mức hàng hóa trong kho;
• Bạn rơi vào tình trạng thiếu dòng tiền và không thể thanh toán cho sản phẩm bạn đang rất cần;
• Kho của bạn không có đủ chỗ để tăng doanh số theo mùa của bạn;
• Tính toán sai trong hàng tồn kho và bạn có ít sản phẩm hơn bạn nghĩ;
• Một sản phẩm bán chậm chiếm hết không gian lưu kho của bạn;
• Nhà sản xuất của bạn hết sản phẩm mà bạn mong muốn; và bạn cần có đơn đặt hàng thế chỗ;
• Nhà sản xuất đã ngừng sản xuất sản phẩm của bạn mà không đưa ra cảnh báo.

2.6. Kiểm kê thường xuyên

Việc kiểm kê thường xuyên là rất quan trọng. Trong mọi trường hợp, bạn sẽ dựa vào phần mềm và báo cáo từ kho của mình để biết bạn có bao nhiêu sản phẩm. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải đảm bảo các số liệu kế toán và thực tế trùng khít với nhau. Có một số phương pháp để làm điều này như:

Hàng tồn kho vật lý: Một kho vật lý là thực tế đang đếm tất cả hàng tồn kho của bạn cùng một lúc. Nhiều doanh nghiệp làm điều này vào cuối năm của họ vì nó liên quan đến kế toán và nộp thuế thu nhập. Mặc dù hàng tồn kho vật lý thường chỉ được thực hiện mỗi năm một lần, nhưng nó rất tốn thời gian và công sức.

Kiểm kê tại chỗ: Nếu bạn thực hiện kiểm kê vật lý toàn diện vào cuối năm và gặp nhiều khó khăn; hoặc bạn có quá nhiều sản phẩm, bạn có thể muốn bắt đầu kiểm kê định kỳ trong suốt cả năm. Điều này chỉ đơn giản có nghĩa là bạn chọn một sản phẩm, đếm và so sánh số lượng với thực tế. Điều này được thực hiện theo lịch trình cụ thể. Đặc biệt, bạn có thể muốn phát hiện các sản phẩm có vấn đề hoặc bán chạy hay không.

Kiểm kê theo chu kỳ: Thay vì thực hiện kiểm kê vật lý đầy đủ, một số doanh nghiệp sử dụng tính chu kỳ để kiểm kê hàng tồn kho. Thay vì kiểm đếm đầy đủ vào cuối năm, hãy tiến hành kiểm kê định kỳ trong suốt cả năm. Mỗi ngày, tuần hoặc tháng một sản phẩm khác nhau được kiểm tra theo lịch quay. Có nhiều phương pháp khác nhau để xác định mặt hàng nào sẽ được kiểm kê khi nào, nhưng nói chung, các mặt hàng có giá trị cao hơn sẽ được tính thường xuyên hơn.

Đặt thứ tự ưu tiên với ABC: Một số sản phẩm cần được chú ý hơn những sản phẩm khác. Sử dụng phân tích ABC cho phép bạn ưu tiên quản lý hàng tồn kho của mình bằng cách tách ra các sản phẩm cần chú ý với những sản phẩm không cần chú ý. Thực hiện việc này bằng cách xem qua danh sách sản phẩm của bạn và phân loại từng sản phẩm vào một trong ba loại:

• A: Sản phẩm giá trị cao với tần suất bán hàng thấp;
• B: Sản phẩm có giá trị vừa phải với tần suất bán hàng vừa phải;
• C: Sản phẩm giá trị thấp với tần suất bán hàng cao.

2.7. Dự báo chính xác

Một phần của quản lý hàng tồn kho tốt là dự đoán chính xác nhu cầu. Điều này là rất khó để làm. Có vô số biến số liên quan và bạn sẽ không thể biết chính xác những gì sẽ xảy ra. Dưới đây là vài điều cần xem xét khi dự kiến ​​doanh số trong tương lai:

• Xu hướng trên thị trường;
• Doanh số bán hàng năm ngoái trong cùng một tuần;
• Tốc độ tăng trưởng của năm nay;
• Đảm bảo bán hàng từ các hợp đồng và đơn hàng;
• Tính thời vụ và nền kinh tế nói chung;
• Chương trình khuyến mãi sắp tới;
• Chi tiêu quảng cáo theo kế hoạch.

Mong rằng với những chia sẻ của ALS, bạn đọc đã hiểu rõ hơn về phương pháp quản lý hàng tồn kho. Cá nhân/ doanh nghiệp có nhu cầu thuê kho hàng, vui lòng liên hệ với ALS theo hotline để được tư vấn giải pháp lưu trữ phù hợp nhất. 

𝐀𝐋𝐒 – 𝐓𝐡𝐞 𝐋𝐞𝐚𝐝𝐢𝐧𝐠 𝐨𝐟 𝐀𝐯𝐢𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐋𝐨𝐠𝐢𝐬𝐭𝐢𝐜𝐬  
Email: contact@als.com.vn
Hotline: 1900 3133
Website: https://als.com.vn/
Fanpage: https://www.facebook.com/als.com.vn

Chia sẻ bài viết này