Những điều cần biết khi lưu trữ hồ sơ bệnh án tại bệnh viện
Hồ sơ bệnh án là tài liệu quan trọng và cần thiết trong việc chăm sóc sức khỏe của mỗi người. Tuy nhiên, vấn đề thời gian lưu trữ hồ sơ bệnh án tại các bệnh viện vẫn là điều nhiều người quan tâm.
Vậy, quy định thời gian lưu trữ hồ sơ bệnh án tại bệnh viện hiện nay là gì và có những điều cần lưu ý ra sao? Hãy cùng ALS tìm hiểu chi tiết ngay sau đây.
I. Các quy định chung về quy chế lưu trữ hồ sơ bệnh án ở bệnh viện
Hồ sơ bệnh án là tài liệu quan trọng. Vì thế cần phải được giữ gìn, bảo quản tốt theo đúng quy định của pháp luật.
Bệnh án nội trú, ngoại trú, chuyển viện hay tử vong đều phải hoàn chỉnh về thủ tục hành chính theo quy chế. Sau đó chuyển đến vào phòng kế hoạch để tổng hợp và lưu trữ.
Vấn đề khai thác, sử dụng hồ sơ bệnh án không được tuỳ tiện. Phải có căn cứ và lý do hợp lý theo quy định.
II. Quy định về lưu trữ hồ sơ bệnh án
1. Đăng ký và thời lưu trữ
Khi bệnh nhân ra viện trong vòng 24 giờ, khoa phải hoàn thành các thủ tục hành chính của hồ sơ bệnh án và chuyển đến phòng kế hoạch tổng hợp. Phòng kế hoạch tổng hợp có trách nhiệm kiểm tra việc thực hiện quy chế lưu trữ hồ sơ bệnh án và chuyển lưu trữ.
Thời gian lưu trữ: Hồ sơ bệnh án của bệnh nhân được lưu trữ ít nhất 10 năm nếu là hồ sơ nội trú hoặc ngoại trú. Và 15 năm nếu là hồ sơ về tai nạn lao động hoặc tai nạn sinh hoạt.
2. Quy định trong việc bảo quản hồ sơ bệnh án
Trưởng phòng kế hoạch tổng hợp đảm trách nhiệm vụ phân công nhân sự giữ gìn, kiểm soát và bảo quản hồ sơ bệnh án.
Cần phải ghi đầy đủ các thông tin theo quy định vào sổ lưu trữ.
Hồ sơ cần phải để trên kệ, vào tủ. Đồng thời phải có các biện pháp chống ẩm, mối mọt, chống cháy… Ngoài ra, cần phải thường xuyên kiểm tra tình trạng hồ sơ, đảm bảo độ nguyên vẹn.
Các hồ sơ cần đánh số thứ tự theo khoa. Hoặc cũng có thể theo danh mục bệnh tật (quy chuẩn quốc tế). Như vậy, khi cần trích xuất tài liệu sẽ thuận tiện hơn rất nhiều.
3. Hồ sơ người bệnh tử vong
Đối với hồ sơ người bệnh tử vong: Lưu trữ tủ riêng và xếp theo từng năm. Loại hồ sơ này phải được bảo quản chặt chẽ. Vì nó sẽ liên quan đến nhiều vấn đề pháp lý về sau.
Khu vực lưu trữ hồ sơ bệnh án người tử vong phải đảm bảo độ bảo mật cao, luôn khó và có camera giám sát.
III. Quy định về việc sử dụng hồ sơ bệnh án đã lưu trữ
Để mượn hồ sơ, bác sĩ phải có giấy đề nghị rõ mục đích và thông qua trưởng phòng kế hoạch tổng hợp. Và chỉ được phép đọc tại chỗ. Nếu hồ sơ bệnh án thuộc về người đã tử vong, thì giám đốc bệnh viện cần ký duyệt cho việc mượn hồ sơ.
Phòng kế hoạch tổng hợp cần ghi nhận việc mượn hồ sơ và lưu trữ giấy đề nghị của người mượn. Ngoài ra, người mượn không được tiết lộ nghề nghiệp chuyên môn của mình.
IV. Cơ quan bảo vệ pháp luật và thanh tra cần sử dụng hồ sơ bệnh án
Để mượn hồ sơ bệnh án, người mượn cần phải có giấy giới thiệu hoặc công văn đề nghị rõ ràng mục đích sử dụng.
Trưởng phòng kế hoạch tổng hợp phải báo cáo giám đốc ký duyệt trước khi đưa hồ sơ cho người mượn để đọc hay sao chụp tại chỗ.
Với hồ sơ bệnh án của người bệnh đã tử vong, nếu muốn đọc hay sao chụp tại chỗ: giám đốc bệnh viện phải báo cáo lên cấp trên quản lý trực tiếp. Nếu được phê duyệt thì mới được phép mượn.
Đối với hồ sơ bệnh án của cán bộ diện quản lý bảo vệ sức khỏe trung ương phải được phép của chủ tịch hội đồng quản lý sức khỏe cán bộ cao cấp của Đảng và Nhà nước mới được phép cho mượn đọc hoặc sao chụp, chép tại chỗ.
Như vậy, thời gian lưu trữ hồ sơ bệnh án tại bệnh viện là khác nhau đối với mỗi loại. Việc lưu trữ hồ sơ cần phải tuân theo các quy định của pháp luật. Mong rằng những thông tin mà ALS vừa chia sẻ đã phần nào giúp bạn hiểu rõ vấn đề này.
Tài liệu tham khảo: https://thuvienphapluat.vn/phap-luat/thoi-gian-luu-tru-ho-so-benh-an-tai-benh-vien-duoc-phap-luat-quy-dinh-nhu-the-nao-ho-so-benh-an-duo-938618-12221.html
Chia sẻ bài viết này
Các bài viết khác
Cảng Hàng không Quốc tế Nội Bài tăng 17 bậc, xếp hạng 79 trong Top 100 sân bay tốt nhất...
Ngày 30/7/2025, Cảng Hàng không Quốc tế Nội Bài công bố kết quả hoạt động 6 tháng đầu năm, ghi nhận những bước tiến nổi bật cả về sản lượng hành khách lẫn chất lượng dịch...
Lưu kho hàng hóa là gì? Các chi phí và lợi ích khi lưu kho hàng hóa?
Lưu kho hàng hóa là quá trình tổ chức, bảo quản và quản lý hàng hóa, sản phẩm hoặc nguyên vật liệu trong kho bãi chuyên dụng trong một khoảng thời gian nhất định, trước khi...
Quản lý kho hàng trong Logistics gồm những hoạt động nào?
Quản lý kho hàng trong chuỗi Logistics là một thành phần cốt lõi, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo dòng chảy hàng hóa thông suốt từ nhà sản xuất đến người tiêu dùng...
Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong lĩnh vực hàng không
Tại Thông tư quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước về hàng không dân dụng gồm các nhóm hồ sơ, tài liệu có thời hạn lưu trữ khác nhau.
Một số chứng chỉ Logistics quốc tế và trong nước uy tín
Việc sở hữu các chứng chỉ Logistics là rất quan trọng để bạn phát triển sự nghiệp trong ngành này, đặc biệt là trong bối cảnh thị trường lao động cạnh tranh như hiện nay.
Quản lý kho hàng trong logistics hiệu quả - Giải pháp chuyên nghiệp từ ALS
Quản lý kho hàng trong logistics là toàn bộ hoạt động liên quan đến lưu trữ, kiểm soát, bảo quản và luân chuyển hàng hóa trong kho. Đây là một mắt xích then chốt giúp kết...
Trong bối cảnh nền kinh tế toàn cầu hóa, nhu cầu cho thuê kho đang gia tăng nhanh chóng, đặc biệt tại các trung tâm logistics trọng điểm như Hà Nội và khu vực sân bay quốc...
Dịch vụ vận tải tối ưu dành cho doanh nghiệp tại các khu công nghiệp
Lựa chọn một đơn vị vận tải uy tín để giúp doanh nghiệp vận chuyển hàng hóa tại các khu công nghiệp là một quyết định chiến lược, không chỉ đơn thuần là việc thuê xe chở hàng.
Quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành Công Thương
Việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu là một hoạt động quan trọng nhằm góp phần bảo đảm hiệu quả công tác quản lý nhà nước, đặc biệt trong ngành Công Thương với phạm vi rộng và tính...