Quy định, hướng dẫn về lưu trữ hồ sơ dự án đầu tư xây dựng

Hồ sơ dự án đầu tư xây dựng là những tài liệu quan trọng đối với các doanh nghiệp. Vì thế, việc lưu trữ cẩn thận là điều quan trọng. Tuy nhiên, quy định về thời gian lưu trữ cũng như cách thức lưu trữ như thế nào cho hiệu quả là điều mà không phải ai cũng biết. Vậy, lưu trữ hồ sơ như thế nào cho hiệu quả? Quy định cụ thể như thế nào? Cùng ALS tìm hiểu chi tiết ngay sau đây. 

I. Tại sao cần phải lưu trữ hồ sơ dự án đầu tư xây dựng? 

Hồ sơ dự án đầu tư xây dựng là một tài liệu tổ chức và bao gồm thông tin chi tiết về dự án xây dựng. Nó được sử dụng để mô tả và giải thích các yếu tố quan trọng của dự án đầu tư xây dựng như mục tiêu, phạm vi, quy mô, thiết kế, kế hoạch triển khai, nguồn vốn, lịch trình, phương pháp xây dựng và các yếu tố khác liên quan. 

Việc lưu trữ hồ sơ dự án đầu tư xây dựng là rất quan trọng và mang tính chất bắt buộc. Mục đích của việc lưu trữ hồ sơ bao gồm: 

• Hỗ trợ quản lý dự án: Hồ sơ đầu tư xây dựng chứa thông tin chi tiết về dự án, bao gồm mục tiêu, phạm vi, lịch trình, tài chính, và các quyết định quan trọng khác. Việc lưu trữ hồ sơ sẽ giúp hỗ trợ quản lý dự án, giúp các bên liên quan hiểu rõ về tiến trình dự án và thực hiện các bước cần thiết.
• Đáp ứng yêu cầu pháp lý: Các quy định pháp lý thường yêu cầu các tổ chức và cá nhân liên quan lưu trữ và bảo quản tài liệu liên quan đến dự án xây dựng trong thời gian nhất định. Việc tuân thủ các yêu cầu này đảm bảo tính pháp lý của dự án và tránh các rủi ro tiềm ẩn.
• Đảm bảo truy xuất thông tin: Đảm bảo rằng thông tin cần thiết có sẵn khi cần thiết. Trong các trường hợp bất kỳ như tham khảo, kiểm tra, hoặc giải quyết các vấn đề phát sinh.

II. Quy định về lưu trữ hồ sơ dự án đầu tư xây dựng 

Theo quy định, đối với nhóm tài liệu xây dựng cơ bản thì thời gian bảo quản tài liệu lưu trữ có thể đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành, từ 5 – 20 năm hoặc thậm chí là có thể vĩnh viễn đối với những tài liệu đặc thù.

Quý doanh nghiệp có thể tra cứu bảng quy định về thời gian bảo quản tài liệu lưu trữ nhóm ngành xây dựng dưới đây để nắm được những tài liệu, hồ sơ nào cần phân loại, nhóm vào với nhau, chung một thời gian lưu trữ.

Lưu ý: Quý khách có thể tìm kiếm thêm thông tin điều kiện các dự án xây dựng thuộc nhóm A, nhóm B hoặc nhóm C để hiểu các công trình được phân loại như thế nào, từ đó hiểu hơn về cách phân loại các tài liệu cho từng nhóm.

Việc lưu trữ hồ sơ dự án đầu tư tư xây dựng được quy định rõ ràng trong các văn bản. Cụ thể như sau: 

• Chủ đầu tư phải có trách nhiệm tổ chức lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ theo quy định.
• Thời gian lưu trữ vĩnh viễn bao gồm các hồ sơ: hướng dẫn về xây dựng cơ bản của cơ quan; hồ sơ công trình xây dựng cơ bản; hồ sơ văn bản chế độ/ quy định.
• Thời gian lưu trữ ngắn hạn, có thể 5 năm hoặc 10 năm. Các công trình thuộc dự án nhóm A lưu trữ tối thiểu 10 năm, nhóm B 7 năm và nhóm C là 5 năm.
• Doanh nghiệp/ chủ đầu tư phải chịu các hình thức phạt tài chính, khắc phục hậu quả nếu vi phạm các vấn đề liên quan đến lưu trữ.

Source: https://luatminhkhue.vn/thoi-gian-luu-tru-ho-so-xay-dung-la-bao-lau-.aspx

III. Cách lưu trữ hồ sơ xây dựng khoa học

Việc lưu trữ hồ sơ dự án đầu tư xây dựng cần phải khoa học, cẩn thận để đảm bảo an toàn và dễ dàng trích xuất thông tin khi cần thiết. 

• Có quy trình lưu trữ hồ sơ rõ ràng: Cần có quy trình rõ ràng và thống nhất để đồng nhất thực hiện về sau. Những điều cần xác định như: phương pháp lưu trữ, cách bảo quản, cập nhật, phân loại, ghi chú… Các nhân viên phụ trách bảo quản, lưu trữ hồ sơ cần phải nắm rõ vấn đề này.
• Phân loại hồ sơ dự án đầu tư xây dựng: Có nhiều cách để phân loại hồ sơ. Có thể chia theo dự án, chủ đề, thời gian hoặc một đặc điểm nào đó dễ phân biệt nhất.
• Sắp xếp phù hợp: Sau khi phân loại hồ sơ, bạn cần sắp xếp chúng vào các thùng, các bìa phù hợp. Cần ghi chú rõ ràng tên hồ sơ ở gáy tập hồ sơ, hoặc trên thùng, tiện lợi cho việc tìm kiếm về sau.
• Linh hoạt trong cách sắp xếp: Ngoài việc tuân theo những lưu ý trên, bạn cũng có thể linh hoạt trong việc sắp xếp. Ví dụ, những loại giấy tờ thường xuyên sử dụng hoặc hồ sơ mới, bạn có thể xếp ở phía ngoài để dễ truy xuất. Hay những loại hồ sơ quan trọng, có thể để ở khu vực riêng.
• Có khu vực lưu trữ an toàn: Đặc biệt, khu vực lưu trữ cũng là điều cần phải quan tân. Một số doanh nghiệp không có đủ điều kiện về không gian, nhân sự; có thể cân nhắc thuê dịch vụ lưu trữ bên ngoài.

IV. Đơn vị cho thuê kho lưu trữ hồ sơ tài liệu ngành xây dựng

ALS tiếp tục nâng cấp, mở rộng và phát triển thêm dịch vụ cho thuê kho tài liệu ngành Xây dựng tại Hà Nội. Điều này giúp tổng khả năng lưu trữ của toàn hệ thống kho tài liệu của chúng tôi lên tới 5.000.000 thùng trên diện tích hơn 5.000m2.

Khi thuê kho tài liệu tại Gia Lâm – Long Biên hay tại khu vực Mỹ Đình, các khách hàng của ALS đều nhận được những giá trị cam kết chắc chắn:

1. Bảo đảm an toàn và bảo mật thông tin: khách hàng tuyệt đối với quy trình ra/vào/truy xuất thông tin theo thẩm quyền khoa học. Hệ thống camera an ninh hoạt động 24/7 ngày đêm giám sát an toàn cho cả hệ thống.

2. Vị trí lưu trữ thuận tiện: từ địa điểm làm việc của doanh nghiệp, quý khách có thể tới bất kỳ kho tài liệu nào của chúng tôi chỉ trong vòng 15 -> 30 phút. Thời gian di chuyển nhanh, tài liệu có thể truy xuất tức khắc.

3. Hình thức thuê linh hoạt: tùy theo nhu cầu, các đơn vị có thể lựa chọn thuê theo ô giá kệ, thùng (carton/tôn), pallet.

4. Môi trường bảo quản tối ưu: với dải nhiệt độ từ 20 độ C -> 25 độ C, độ ẩm < 70%. Kho thực hiện các kế hoạch kiểm tra, hun trùng định kỳ để đảm bảo điều kiện lưu trữ tài liệu lý tưởng nhất. 

5. Hỗ trợ truy xuất nhanh: các tài liệu được quản lý thông quan phần mềm INFOR hiện đại, quý khách có thể chủ động tra cứu thông tin nhanh chóng.

6. Giá thuê kho: tối ưu, tiết kiệm hơn nhiều so với việc đầu tư các kho riêng của doanh nghiệp. Chi phí thuê chỉ từ 15.000 vnđ/thùng/tháng.

Mong rằng những chia sẻ của ALS, bạn đọc đã nắm rõ được các quy định liên quan đến lưu trữ hồ sơ dự án đầu tư xây dựng. 

Doanh nghiệp/ cá nhân có nhu cầu thuê kho tài liệu, vui lòng liên hệ với ALS qua hotline để được tư vấn nhanh chóng nhất. 

𝐀𝐋𝐒 – 𝐓𝐡𝐞 𝐋𝐞𝐚𝐝𝐢𝐧𝐠 𝐨𝐟 𝐀𝐯𝐢𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐋𝐨𝐠𝐢𝐬𝐭𝐢𝐜𝐬  
Email: contact@als.com.vn
Hotline: 1900 3133
Website: https://als.com.vn/
Fanpage: https://www.facebook.com/als.com.vn

Chia sẻ bài viết này