Quy định, hướng dẫn về lưu trữ hồ sơ quản lý dự án (Thi công xây dựng)

Quy trình lưu trữ hồ sơ, thời gian nộp hồ sơ, thời gian bảo quản hồ sơ có phải là những câu hỏi thường gặp khi doanh nghiệp có nhu cầu lưu trữ hồ sơ dự án thi công xây dựng. Vậy quy định lưu trữ như thế nào, sắp xếp tài liệu thế nào cho hợp lý. Hãy cùng ALS tìm hiểu chi tiết ngay sau đây. 

I. Quản lý dự án xây dựng

Quản lý dự án xây dựng chuyên nghiệp là sử dụng các kĩ thuật chuyên môn để quản lý các công trình đầu tư xây dựng. Quản lý một dự án xây dựng là thực hiện giám sát và chịu trách nhiệm về việc lập kế hoạch, thiết kế và xây dựng một dự án từ đầu đến khi hoàn tất công trình.

Bộ máy ban quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình

Thông thường, các ban chuyên môn, nghiệp vụ thuộc ban quản lý dự án sẽ gồm:

Văn phòng Ban quản lý dự án (thực hiện cả nhiệm vụ kế hoạch, tổng hợp).

• Phòng Kỹ thuật – Thẩm định.
• Phòng Tài chính – Kế toán.
• Phòng Điều hành dự án 1.
• Phòng Điều hành dự án 2.
• Phòng Dịch vụ tư vấn.

Các phòng ban quản lý dự án công trình xây dựng sẽ thực hiện các nhiệm vụ cơ bản sau:

• Quản lý tiến độ công trình.
• Đảm bảo an toàn lao động và môi trường thi công.
• Quản lý kế hoạch tổng thể dự án, chi phí và nguồn lực của công trình.
• Quản lý thời gian thực hiện và tiến độ của dự án.
• Quản lý hợp đồng, hoạt động thi công, rủi ro trong quá trình vận hành.
• Thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý dự án và tham gia tư vấn quản lý dự án khi cần thiết.

Danh mục hồ sơ hoàn công công trình xây dựng

• Hồ sơ chuẩn bị đầu tư xây dựng và hợp đồng
• Hồ sơ khảo sát xây dựng, thiết kế xây dựng công trình
• Hồ sơ quản lý chất lượng thi công xây dựng công trình

II. Quy định về quy trình, thời gian lưu trữ hồ sơ ban quản lý dự án thi công xây dựng

1. Các quy định chung 

Trong nghị định về việc lập và lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng nêu rõ chủ đầu tư phải tổ chức lập hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng theo quy định trước khi đưa hạng mục công trình hoặc công trình vào khai thác, vận hành.

Chủ đầu tư tổ chức lập và lưu trữ một bộ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng; các chủ thể tham gia hoạt động đầu tư xây dựng công trình lưu trữ các hồ sơ liên quan đến phần việc do mình thực hiện. Trường hợp không có bản gốc thì được thay thế bằng bản chính hoặc bản sao hợp pháp. Riêng công trình nhà ở và công trình di tích, việc lưu trữ hồ sơ còn phải tuân thủ theo quy định của pháp luật về nhà ở và pháp luật về di sản văn hóa.

2. Quy định về thời gian lưu trữ 

Thời gian lưu trữ hồ sơ tối thiểu là 10 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm A, 07 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm B và 05 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm C kể từ khi đưa hạng mục công trình, công trình xây dựng vào sử dụng.

Căn cứ vào Thông tư 09/2011/TT-BNV  (Mục 6) của Bộ Nội Vụ đề cập tới thời hạn bảo quản hồ sơ trong hoạt động của các cơ quan tổ chức, việc lưu trữ các loại hồ sơ ban quản lý dự án thi công xây dựng sẽ được quy định thành các khung thời gian như sau:
 

• Tập văn bản về xây dựng cơ bản gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc): Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
• Hồ sơ xây dựng văn bản chế độ/ quy định, hướng dẫn về xây dựng cơ bản của ngành, cơ quan: Vĩnh viễn
• Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư xây dựng cơ bản:  Kế hoạch Dài hạn, hàng năm (Vĩnh viễn), Kế hoạch 6 tháng, 9 tháng (20 năm), kế hoạch Quý, tháng (5 năm)
• Hồ sơ công trình xây dựng cơ bản: Công trình nhóm A, công trình áp dụng các giải pháp mới về kiến trúc, kết cấu, công nghệ, thiết bị, vật liệu mới; công trình xây dựng trong điều kiện địa chất, địa hình đặc biệt công trình được xếp hạng di tích lịch sử văn hóa: Vĩnh viễn
• Công trình nhóm B, C và sửa chữa lớn: Theo tuổi thọ công trình
• Hồ sơ sữa chữa nhỏ các công trình: 15 năm
• Công văn trao đổi về công tác xây dựng cơ bản: 10 năm

Nguồn: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Linh-vuc-khac/Thong-tu-09-2011-TT-BNV-thoi-han-bao-quan-ho-so-tai-lieu-hinh-thanh-125299.aspx

Lưu ý, theo quy định về lưu trữ ban quản lý dự án thi công xây dựng, dù nhà thầu nhận toàn bộ công trình hay thực hiện từng phần, thì mọi tài liệu liên quan trong quá trình thi công đều phải được lưu trữ cẩn thận với thời hạn tối thiểu 10 năm.

III. Hướng dẫn quy trình lưu trữ hồ sơ xây dựng

Bước 1: Xác định chính sách quản lý hồ sơ

Căn cứ vào loại hồ sơ công trình cần lưu trữ, lượng hồ sơ, tầm quan trọng của hồ sơ, thời gian yêu cầu lưu trữ để chọn cách lưu trữ hồ sơ xây dựng phù hợp (Tự lưu trữ, thuê dịch vụ lưu trữ ngoài, lưu hồ sơ bảo mật,…)

Phân công nhiệm vụ, xác định người sẽ chịu trách nhiệm thực hiện lưu trữ, những người có quyền hạn truy cập hồ sơ công trình xây dựng trong thời gian lưu trữ.

Bước 2: Xây dựng quy trình

Bước này tùy thuộc vào quy định của từng doanh nghiệp. Nhưng cần lưu ý các vấn đề sau:

• Thống nhất lựa chọn phương pháp lưu trữ hồ sơ dự án xây dựng
• Xác định cách lập và cập nhật tài liệu hồ sơ
• Xác định cách phân loại tài liệu hồ sơ
• Xác định cách sắp xếp, bản quản tài liệu hồ sơ
• Chọn phương pháp hủy hồ sơ xây dựng

Bước 3: Huấn luyện

Sau khi đã thống nhất tất cả, phổ biến đến toàn thể nhân viên, đặc biệt là những người có trách nhiệm trực tiếp

Người quản lý có thể trực tiếp hướng dẫn và thị phạm bằng cách tổ chức một buổi tập huấn cách lưu hồ sơ dự án xây dựng.

Bước 4: Tổ chức sắp xếp

• Chuẩn bị các phương tiện, dụng cụ cho việc lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng như: Tủ, kệ, các bìa còng, bìa lá, thùng đựng, kim bấm, thùng carton ticker, bao bì chuyên dụng đựng bản vẽ hoàn công, đầu ghi-đĩa CD,…
• Lên lịch đóng gói, sắp xếp hồ sơ tập trung (thông thường mất khoảng nửa ngày đến 1 ngày tùy lượng hồ sơ)
• Ngoài ra có thể sắp xếp dần, lần lượt từng phòng ban, từng hồ sơ công trình.
• Thông báo đến toàn thể nhân viên để có kế hoạch sắp xếp công việc phù hợp.
• Trong ngày triển khai, thực hiện theo các bước: Tập trung – phổ biến – làm mẫu – Phân loại – Ghi danh sách hồ sơ – Dán ticker – Sắp xếp vào các bìa/hộp/thùng – Đưa vào khu vực lưu trữ.

Bước 5: Lập danh mục

Danh mục hồ sơ lập thành danh sách thành từ công trình xây dựng cụ thể, các loại chứng từ tài liệu chứa trong bộ hồ sơ.

Sắp xếp theo thời gian thi công.

Bước 6: Theo dõi, cập nhật

Liên tục cập nhật các bộ hồ sơ xây dựng mới vào kho lưu trữ, danh mục lưu trữ

Bổ sung các chứng từ, giấy tờ còn thiếu trong những bộ hồ sơ xây dựng hiện có

Kiểm tra hồ sơ định kỳ. Nếu thuê kho lưu trữ bên ngoài, cần có kế hoạch và thống báo trước 1-2 ngày.

IV. Dịch vụ kho vận ALS cung cấp giải pháp lưu trữ hồ sơ cho doanh nghiệp

Tất cả các tài liệu bản cứng sẽ được lưu trữ trong các kho tài liệu theo tiêu chuẩn Cục Văn thư Quốc Gia của ALS. Những tài liệu này đều được đánh số quản lý bằng phần mềm, dễ dàng truy xuất lại thông tin, vị trí lưu trữ trong kho dễ dàng. Các doanh nghiệp có thể truy xuất hoặc yêu cầu vận chuyển tới đơn vị nhanh chóng chỉ sau vài thao tác.

Trong quá trình lưu trữ các tài liệu bản cứng, những tài liệu nào được doanh nghiệp lựa chọn, ưu tiến số hóa, ALS sẽ phối hợp cùng với đợn vị thực hiện theo quy trình số hóa riêng lẻ.

Các tài liệu sau khi được số hóa vẫn sẽ được lưu trữ trên hệ thống kho vật lý (theo yêu cầu) cũng như dễ dàng tra cứu, quản lý nhanh chóng thông qua hệ thống phần mềm quản lý kho chuyên dụng mà công ty chúng tôi cung cấp.

Quý khách có thể tìm kiếm thông tin tài liệu đã số hóa theo nhiều cách như:

- Theo loại văn bản

- Theo thời gian

- Theo tên văn bản, theo ký tự nhận diện, biểu mẫu, …

Mong rằng các chia sẻ của ALS đã giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về các vấn đề liên quan đến quy định, thời gian lưu trữ hồ sơ ban quản lý dự án thi công xây dựng. Đồng thời cũng biết cách để sắp xếp và lưu trữ tài liệu một cách khoa học.

𝐀𝐋𝐒 – 𝐓𝐡𝐞 𝐋𝐞𝐚𝐝𝐢𝐧𝐠 𝐨𝐟 𝐀𝐯𝐢𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐋𝐨𝐠𝐢𝐬𝐭𝐢𝐜𝐬  
Email: contact@als.com.vn
Hotline: 1900 3133
Website: https://als.com.vn/
Fanpage: https://www.facebook.com/als.com.vn

Chia sẻ bài viết này