Quy trình lưu trữ hồ sơ, thời gian nộp hồ sơ, thời gian bảo quản hồ sơ có phải là những câu hỏi thường gặp khi doanh nghiệp có nhu cầu lưu trữ hồ sơ dự án thi công xây dựng. Vậy quy định lưu trữ như thế nào, sắp xếp tài liệu thế nào cho hợp lý. Hãy cùng ALS tìm hiểu chi tiết ngay sau đây.
Quản lý dự án xây dựng chuyên nghiệp là sử dụng các kĩ thuật chuyên môn để quản lý các công trình đầu tư xây dựng. Quản lý một dự án xây dựng là thực hiện giám sát và chịu trách nhiệm về việc lập kế hoạch, thiết kế và xây dựng một dự án từ đầu đến khi hoàn tất công trình.
Thông thường, các ban chuyên môn, nghiệp vụ thuộc ban quản lý dự án sẽ gồm:
Văn phòng Ban quản lý dự án (thực hiện cả nhiệm vụ kế hoạch, tổng hợp).
Các phòng ban quản lý dự án công trình xây dựng sẽ thực hiện các nhiệm vụ cơ bản sau:
Trong nghị định về việc lập và lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng nêu rõ chủ đầu tư phải tổ chức lập hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng theo quy định trước khi đưa hạng mục công trình hoặc công trình vào khai thác, vận hành.
Chủ đầu tư tổ chức lập và lưu trữ một bộ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng; các chủ thể tham gia hoạt động đầu tư xây dựng công trình lưu trữ các hồ sơ liên quan đến phần việc do mình thực hiện. Trường hợp không có bản gốc thì được thay thế bằng bản chính hoặc bản sao hợp pháp. Riêng công trình nhà ở và công trình di tích, việc lưu trữ hồ sơ còn phải tuân thủ theo quy định của pháp luật về nhà ở và pháp luật về di sản văn hóa.
Thời gian lưu trữ hồ sơ tối thiểu là 10 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm A, 07 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm B và 05 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm C kể từ khi đưa hạng mục công trình, công trình xây dựng vào sử dụng.
Căn cứ vào Thông tư 09/2011/TT-BNV (Mục 6) của Bộ Nội Vụ đề cập tới thời hạn bảo quản hồ sơ trong hoạt động của các cơ quan tổ chức, việc lưu trữ các loại hồ sơ ban quản lý dự án thi công xây dựng sẽ được quy định thành các khung thời gian như sau:
Nguồn: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Linh-vuc-khac/Thong-tu-09-2011-TT-BNV-thoi-han-bao-quan-ho-so-tai-lieu-hinh-thanh-125299.aspx
Lưu ý, theo quy định về lưu trữ ban quản lý dự án thi công xây dựng, dù nhà thầu nhận toàn bộ công trình hay thực hiện từng phần, thì mọi tài liệu liên quan trong quá trình thi công đều phải được lưu trữ cẩn thận với thời hạn tối thiểu 10 năm.
Căn cứ vào loại hồ sơ công trình cần lưu trữ, lượng hồ sơ, tầm quan trọng của hồ sơ, thời gian yêu cầu lưu trữ để chọn cách lưu trữ hồ sơ xây dựng phù hợp (Tự lưu trữ, thuê dịch vụ lưu trữ ngoài, lưu hồ sơ bảo mật,…)
Phân công nhiệm vụ, xác định người sẽ chịu trách nhiệm thực hiện lưu trữ, những người có quyền hạn truy cập hồ sơ công trình xây dựng trong thời gian lưu trữ.
Bước này tùy thuộc vào quy định của từng doanh nghiệp. Nhưng cần lưu ý các vấn đề sau:
Sau khi đã thống nhất tất cả, phổ biến đến toàn thể nhân viên, đặc biệt là những người có trách nhiệm trực tiếp
Người quản lý có thể trực tiếp hướng dẫn và thị phạm bằng cách tổ chức một buổi tập huấn cách lưu hồ sơ dự án xây dựng.
Danh mục hồ sơ lập thành danh sách thành từ công trình xây dựng cụ thể, các loại chứng từ tài liệu chứa trong bộ hồ sơ.
Sắp xếp theo thời gian thi công.
Liên tục cập nhật các bộ hồ sơ xây dựng mới vào kho lưu trữ, danh mục lưu trữ
Bổ sung các chứng từ, giấy tờ còn thiếu trong những bộ hồ sơ xây dựng hiện có
Kiểm tra hồ sơ định kỳ. Nếu thuê kho lưu trữ bên ngoài, cần có kế hoạch và thống báo trước 1-2 ngày.
Tất cả các tài liệu bản cứng sẽ được lưu trữ trong các kho tài liệu theo tiêu chuẩn Cục Văn thư Quốc Gia của ALS. Những tài liệu này đều được đánh số quản lý bằng phần mềm, dễ dàng truy xuất lại thông tin, vị trí lưu trữ trong kho dễ dàng. Các doanh nghiệp có thể truy xuất hoặc yêu cầu vận chuyển tới đơn vị nhanh chóng chỉ sau vài thao tác.
Trong quá trình lưu trữ các tài liệu bản cứng, những tài liệu nào được doanh nghiệp lựa chọn, ưu tiến số hóa, ALS sẽ phối hợp cùng với đợn vị thực hiện theo quy trình số hóa riêng lẻ.
Các tài liệu sau khi được số hóa vẫn sẽ được lưu trữ trên hệ thống kho vật lý (theo yêu cầu) cũng như dễ dàng tra cứu, quản lý nhanh chóng thông qua hệ thống phần mềm quản lý kho chuyên dụng mà công ty chúng tôi cung cấp.
Quý khách có thể tìm kiếm thông tin tài liệu đã số hóa theo nhiều cách như:
- Theo loại văn bản
- Theo thời gian
- Theo tên văn bản, theo ký tự nhận diện, biểu mẫu, …
Mong rằng các chia sẻ của ALS đã giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về các vấn đề liên quan đến quy định, thời gian lưu trữ hồ sơ ban quản lý dự án thi công xây dựng. Đồng thời cũng biết cách để sắp xếp và lưu trữ tài liệu một cách khoa học.
𝐀𝐋𝐒 – 𝐓𝐡𝐞 𝐋𝐞𝐚𝐝𝐢𝐧𝐠 𝐨𝐟 𝐀𝐯𝐢𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐋𝐨𝐠𝐢𝐬𝐭𝐢𝐜𝐬
Email: contact@als.com.vn
Hotline: 1900 3133
Website: https://als.com.vn/
Fanpage: https://www.facebook.com/als.com.vn
Việc sở hữu những lợi thế nổi bật khiến ALS chính là sự lựa chọn tốt nhất cho quý khách hàng khi cần tìm kiếm một dịch vụ cho thuê kho chứa hàng uy tín, chất lượng và chuyên...
Thủ tục hải quan là các công việc mà người khai hải quan và công chức hải quan phải thực hiện theo quy định của Luật này đối với hàng hóa, phương tiện vận tải. (Khoản 23 Điều...
Dịch vụ khai báo hải quan là dịch vụ do một đơn vị/doanh nghiệp uy tín có chuyên môn, kinh nghiệm đảm bảo (thông thường là doanh nghiệp logistics).
Sự phát triển và hiệu quả của hoạt động "cross border" và "cross border transport" không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến kinh tế mà còn có tác động sâu rộng đến mối quan hệ giữa...
Vận chuyển hàng hóa nội địa là quá trình vận chuyển nhiều loại hàng hóa với các phương thức như đường bộ, đường sắt, đường biển và hàng không. Đối với vận tải nội địa bằng...
Thuê xe tải chở hàng tại ALS sẽ giúp quý đơn vị, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được hơn từ 15 – 20% so với thông thường. Chi phí được tối ưu đến từng km.
Các trường hợp vi phạm quy định về an ninh, an toàn hàng không có thể bị xử lý bằng hình thức cấm bay được quy định tại Điều 18 Nghị định 92/2015/NĐ-CP
Điểm kiểm soát an ninh hàng không là vị trí làm việc của nhân viên kiểm soát an ninh hàng không được thiết lập tại khu vực công cộng hoặc khu vực hạn chế nhằm kiểm soát hoạt...
Với đội ngũ lái xe có kinh nghiệm và hệ thống xe tải đa dạng, chúng tôi cam kết mang lại giải pháp vận tải an toàn, hiệu quả, đảm bảo hàng hóa giao nhận nhanh chóng và an...
Với tổng sản lượng hàng hóa phục vụ lên tới 500 tấn/ngày và hơn 70 tuyến hành trình, Tối ưu dịch vụ ghép hàng vận chuyển cho các doanh nghiệp trên nhiều hành trình.
ALS