Việc lưu trữ hồ sơ ban quản lý dự án (Khu công nghiệp) là một vấn đề vô cùng quan trọng. Chính vì vậy cần phải có các hướng dẫn, quy định một cách cụ thể. Doanh nghiệp/ tổ chức của bạn đã nắm rõ được những quy định, hướng dẫn liên quan đến vấn đề này chưa?
Hãy cùng ALS tìm hiểu chi tiết về các quy định, cách lưu trữ hồ sơ ban quản lý dự án Khu công nghiệp ngay sau đây.
Quản lý dự án là một quá trình bao gồm nhiều hoạt động trong tổng thể một dự án đầu tư xây dựng, một chuyên ngành hay một khu vực nhất định theo sự phân công của các cơ quan, chủ thể có thẩm quyền.
Theo Điều 63 Luật xây dựng năm 2014 thi ban quản lý dự án đầu tư sẽ phân thành các loại sau đây:
– Thứ nhất: Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành.
– Thứ hai :Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng khu vực.
Trong đó, các ban quản lý nào cũng đều có các bộ phận cơ bản bao gồm:
+ Ban giám đốc ban quản lý dự án đầu tư xây dựng.
+ Các giám đốc quản lý dự án đầu tư xây dựng.
+ Các bộ phận quản lý dự án đầu tư xây dựng khác.
Hiện nay, nội dung quản lý thực hiện dự án đầu tư xây dựng được quy định tại Điều 66 Luật xây dựng 2014 như sau:
– Quản lý về phạm vi, kế hoạch, khối lượng công việc; quản lý chất lượng dự án đầu tư xây dựng; quản lý tiến độ, gia hạn dự án đầu tư xây dựng;
– Quản lý chi phí đầu tư xây dựng;
– Quản lý an toàn trong thi công xây dựng; bảo vệ môi trường trong xây dựng; lựa chọn nhà thầu và hợp đồng xây dựng; quản lý rủi ro của dự án đầu tư xây dựng;
– Quản lý hệ thống thông tin công trình, hồ sơ quản lý dự án đầu tư xây dựng và các nội dung cần thiết khác được thực hiện theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan.
– Đồng thời, chủ đầu tư có trách nhiệm thực hiện hoặc giao Ban quản lý dự án, tư vấn quản lý dự án, tổng thầu (nếu có) thực hiện một phần hoặc toàn bộ các nội dung quản lý dự án đầu tư xây dựng theo quy định về nội dung quản lý dự án đầu tư tại Điều 66 Luật Xây dựng.
Theo khoản 2 Điều 67 Nghị định 35/2022/NĐ-CP quy định như sau:
Chức năng của Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế
...
2. Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế do Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập; chịu sự chỉ đạo và quản lý về tổ chức, biên chế, chương trình kế hoạch công tác và kinh phí hoạt động của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của các bộ, cơ quan ngang bộ quản lý về ngành, lĩnh vực có liên quan; có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong công tác quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế; làm nhiệm vụ của cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh khi được phân cấp, ủy quyền; thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định tại Nghị định này và quy định khác của pháp luật có liên quan.
...
Công tác lưu trữ hồ sơ ban quản lý dự án khu công nghiệp đóng vai trò quan trọng với hoạt động của các cơ quan tổ chức doanh nghiệp trong khu công nghiệp. Trong mọi hoạt động của ban quản lý dự án khu công nghiệp đều gắn với văn bản. Có nghĩa là gắn với soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng, đồng thời là sắp xếp lưu trữ hồ sơ, tài liệu.
Chính vì vậy việc lưu trữ hồ sơ ban quản lý dự án khu công nghiệp là một giai đoạn vô cùng quan trọng:
Tùy theo từng mô hình mà chúng ta sẽ có cách lưu trữ, sắp xếp tài liệu một cách khoa học và chuyên nghiệp. Sau đây là g ý những bước mà chúng ta nên tuân theo để có thể lưu trữ tài liệu một cách khoa học, bài bản.
Một số phương tiện hỗ trợ cho việc lưu trữ hồ sơ mà bạn cần phải biết:
Khi phân loại hồ sơ chúng ta nên áp dụng các tiêu chí sau để có thể phân loại một cách dễ dàng:
Phân chia theo dự án: Các loại dự án có liên quan đến nhau nên được sắp xếp lưu trữ cùng một vị trí để khi tìm kiếm chúng ta có thể tìm kiếm một cách dễ dàng hơn
Phân chia theo chủ đề: sự việc phân chia các loại hồ sơ theo chủ đề sẽ thuận tiện cho việc quản lý và lưu trữ, dễ dàng tìm kiếm
Phân chia các thời kỳ: việc phân chia theo các cột mốc sáu tháng đầu năm, sáu tháng cuối năm, theo quý theo tháng sẽ giúp việc lưu trữ được hiệu quả hơn.
Khi sắp xếp, lưu trữ hồ sơ tài liệu bạn có thể sắp xếp theo thời gian, sắp xếp theo mẫu thứ tự, sắp xếp sao tính sách hồ sơ.
Khi đưa từng loại hồ sơ vào máy tính việc tra cứu và sử dụng hồ sơ sẽ diễn ra nhanh chóng hơn nếu như bạn lập danh mục, tạo danh mục cho từng loại hồ sơ, tài liệu.
Khi đó khi hồ sơ được cập nhật thường xuyên sẽ không bị lẫn lộn.
Khi lưu trữ hồ sơ bạn nên tạo một bản mềm để dự phòng, tránh những rủi ro không đáng có có thể làm mất hồ sơ hoặc tài liệu. Đồng thời khi sắp xếp, lưu trữ hồ sơ ở văn phòng bạn nên để nó vào một vị trí nhất định, sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng
Việc sắp xếp, lưu trữ hồ sơ luôn được cập nhật theo từng tháng, từng quý hoặc được cập nhật theo các số liệu phát sinh. Chính vì vậy việc kiểm tra hồ sơ định kỳ giúp bạn có thể điều chỉnh phù hợp, bổ sung các chứng từ phải giấy tờ còn thiếu trong các bộ hồ sơ hiện tại.
V. Đơn vị cho thuê kho lưu trữ tài liệu tối ưu cho doanh nghiệp
ALS phát triển dịch vụ cho thuê kho tài liệu tối ưu cho doanh nghiệp tại Hà Nội. Hệ thống kho tài liệu của chúng tôi lên tới 5.000.000 thùng trên diện tích hơn 5.000m2, trang bị cơ sở hạ tầng và các thiết bị đảm bảo an toàn, an ninh tốt nhất.
Đối với lưu trữ vật lý, tài liệu của khách hàng sẽ được ALS bảo quản trong hệ thống kho hiện đại, chuyên nghiệp, đạt tiêu chuẩn về nhiệt độ, độ ẩm, chống mối mọt. Tất cả tài liệu đều được mã hóa, niêm phong và có thể truy xuất theo yêu cầu của khách hàng bất cứ khi nào. Khách hàng có thể lựa chọn linh hoạt tiếp cận tài liệu ngay tại địa điểm kho, trung tâm hoặc vận chuyển tới địa điểm được chỉ định.
Trên đây là các quy định, quy trình, hướng dẫn về lưu trữ hồ sơ ban quản lý dự án khu công nghiệp. Hy vọng có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về các quy định và hướng dẫn này. Các doanh nghiệp, đơn vị có nhu cầu thuê kho tài liệu để lưu trữ hồ sơ, vui lòng liên hệ trực tiếp với ALS qua hotline để được tư vấn chi tiết nhất.
𝐀𝐋𝐒 – 𝐓𝐡𝐞 𝐋𝐞𝐚𝐝𝐢𝐧𝐠 𝐨𝐟 𝐀𝐯𝐢𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐋𝐨𝐠𝐢𝐬𝐭𝐢𝐜𝐬
Email: contact@als.com.vn
Hotline: 1900 3133
Website: https://als.com.vn/
Fanpage: https://www.facebook.com/als.com.vn
Việc sở hữu những lợi thế nổi bật khiến ALS chính là sự lựa chọn tốt nhất cho quý khách hàng khi cần tìm kiếm một dịch vụ cho thuê kho chứa hàng uy tín, chất lượng và chuyên...
Thủ tục hải quan là các công việc mà người khai hải quan và công chức hải quan phải thực hiện theo quy định của Luật này đối với hàng hóa, phương tiện vận tải. (Khoản 23 Điều...
Dịch vụ khai báo hải quan là dịch vụ do một đơn vị/doanh nghiệp uy tín có chuyên môn, kinh nghiệm đảm bảo (thông thường là doanh nghiệp logistics).
Sự phát triển và hiệu quả của hoạt động "cross border" và "cross border transport" không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến kinh tế mà còn có tác động sâu rộng đến mối quan hệ giữa...
Vận chuyển hàng hóa nội địa là quá trình vận chuyển nhiều loại hàng hóa với các phương thức như đường bộ, đường sắt, đường biển và hàng không. Đối với vận tải nội địa bằng...
Thuê xe tải chở hàng tại ALS sẽ giúp quý đơn vị, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được hơn từ 15 – 20% so với thông thường. Chi phí được tối ưu đến từng km.
Các trường hợp vi phạm quy định về an ninh, an toàn hàng không có thể bị xử lý bằng hình thức cấm bay được quy định tại Điều 18 Nghị định 92/2015/NĐ-CP
Điểm kiểm soát an ninh hàng không là vị trí làm việc của nhân viên kiểm soát an ninh hàng không được thiết lập tại khu vực công cộng hoặc khu vực hạn chế nhằm kiểm soát hoạt...
Với đội ngũ lái xe có kinh nghiệm và hệ thống xe tải đa dạng, chúng tôi cam kết mang lại giải pháp vận tải an toàn, hiệu quả, đảm bảo hàng hóa giao nhận nhanh chóng và an...
Với tổng sản lượng hàng hóa phục vụ lên tới 500 tấn/ngày và hơn 70 tuyến hành trình, Tối ưu dịch vụ ghép hàng vận chuyển cho các doanh nghiệp trên nhiều hành trình.
ALS