Quy định, hướng dẫn về lưu trữ hồ sơ ban quản lý dự án (Cầu - Đường - Cảng) và các công trình khác
Các quy định về việc lưu trữ hồ sơ ban quản lý dự án Cầu - Đường - Cảng trong các công trình giao thông như thế nào? Cụ thể bao gồm những nội dung gì? Đây là vấn đề không phải ai cũng nắm rõ được, kể cả những nhân viên làm việc trong ngành. Nếu bạn cũng đang tìm hiểu vấn đề này, theo dõi ngay bài viết dưới đây của ALS.
I. Phân Loại Công Trình Giao Thông
Theo quy định của Chính phủ về quản lý chất lượng và bảo trì công trình xây dựng tại Mục IV Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 46/2015/NĐ-CP quy định công trình giao thông bao gồm những loại sau:
Công trình đường bộ: Đường ô tô cao tốc các loại; đường ô tô, đường trong đô thị; đường giao thông nông thôn, bến phà.
Công trình đường sắt: Đường sắt cao tốc; đường sắt đô thị, đường sắt trên cao, đường tầu điện ngầm (Metro); đường sắt quốc gia; đường sắt chuyên dụng và đường sắt địa phương.
Công trình cầu: cầu đường bộ, cầu bộ hành (không bao gồm cầu treo dân sinh); cầu đường sắt; cầu phao; cầu treo dân sinh.
Công trình hầm: Hầm đường ô tô; hầm đường sắt; hầm cho người đi bộ.
Công trình đường thủy nội địa: Công trình sửa chữa/đóng mới phương tiện thủy nội địa (bến, ụ, triền, đà,…); cảng bến thủy nội địa; âu tầu; đường thủy chạy tàu (trên sông, hồ, vịnh và đường ra đảo, trên kênh đào).
Công trình hàng hải: bến cảng biển; công trình sửa chữa/đóng mới phương tiện thủy nội địa (bến, ụ, triền, đà…); luồng hàng hải (chạy tàu 1 chiều); công trình chỉnh trị (đê chắn sóng/chắn cát, kè hướng dòng/bảo vệ bờ).
Các công trình hàng hải khác: bến phà/cảng ngoài đảo, bến cảng chuyên dụng, công trình nổi trên biển; hệ thống phao báo hiệu hàng hải trên sông/biển; đèn biển, đăng tiêu.
Công trình hàng không: Khu bay (bao gồm cả các công trình đảm bảo bay).
II. Ban quản lý dự án xây dựng
Theo quy định của pháp luật cục quản lý đường bộ, ban quản lý dự án cầu đường có trách nhiệm đối với việc lưu trữ hồ sơ quản lý như sau:
Trực tiếp tổ chức việc giám sát, quản lý, khai thác, bảo trì công trình đường bộ, cầu đường đối với các tuyến đường, các hồ sơ được giao bởi ban quản lý.
Đối với các công trình đường cao tốc, cầu đường được xây dựng mới, cải tạo, nâng cấp, mở rộng bằng nguồn ngân sách nhà nước thì việc bàn giao đầy đủ hồ sơ tài liệu là bước vô cùng quan trọng. Điều này giúp cho cơ quan quản lý cầu đường có thể tổ chức lưu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định của pháp luật.
Bên cạnh ban quản lý dự án cầu đường sẽ lưu trữ các hồ sơ tài liệu liên quan thì nhà đầu tư tổ chức có thể tự lập và tự lưu trữ các hồ sơ tài liệu theo quy định tương tự đối với đường cao tốc, dự án cầu đường do mình đảm nhiệm thi công
Đối với các công trình cầu đường đang khai thác. Các đơn vị chịu trách nhiệm cần phải lập hồ sơ tài liệu theo quy định và chịu sự kiểm soát chặt chẽ từ cơ quan quản lý cầu đường, nhà đầu tư.
II. Quy định, hướng dẫn về lưu trữ hồ sơ ban quản lý dự án
1. Các loại hồ sơ, tài liệu về dự án
Các loại văn bản, hồ sơ pháp lý, các loại biên bản nghiệm thu có liên quan đến việc đấu thầu dự án, dự án đầu tư xây dựng, hồ sơ hoàn thành công trình đưa vào khai thác, sử dụng
Bản vẽ hoàn thành của công trình xây dựng
Các loại hồ sơ, tài liệu hướng dẫn về việc sử dụng, vận hành, kiểm tra, bảo trì hệ thống các loại thiết bị, dây chuyền công nghệ lắp đặt vào công trình
Các loại giấy tờ chứng nhận về quyền sử dụng đất của công trình, các loại hồ sơ về các mốc hành lang an toàn cầu đường, cột mốc lộ giới, cột mốc giải phóng mặt bằng
Các loại hồ sơ tài liệu về thẩm định an toàn giao thông
Các loại hồ sơ về quy trình vận hành khai thác quy trình bảo vệ công trình
Hồ sơ về trạng thái ban đầu của các công trình xây dựng, công trình cầu đường
Các loại hồ sơ về việc đảm bảo vệ sinh, bảo vệ môi trường theo quy định của pháp luật
Các loại hồ sơ nêu rõ nhật ký thi công công trình: hồ sơ yêu cầu, hầm, hồ sơ đăng ký đường, các loại thống kê báo cáo tình hình khai thác công trình cầu đường, các băng đĩa ghi hình chụp ảnh vì tình trạng công trình trước và sau khi thi công và trong quá trình thi công
Các loại biên bản văn bản về việc xử lý vi phạm hành chính liên quan đất nền trong việc thi công công trình xây dựng cầu đường
Các loại văn bản thống kê về việc lưu lượng xe di chuyển trên đường.
2. Thời gian lưu trữ
Thời gian lưu trữ hồ sơ cô đường tối thiểu là 10 năm đối với công trình dự án nhóm A, 7 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm B. Và 5 năm đối với công trình dự án thuộc nhóm C.
III. Hướng dẫn quy trình lưu trữ hồ sơ
Bước 1: Xác định chính sách quản lý hồ sơ
Bước 2: Xây dựng quy trình
Bước này tùy thuộc vào quy định của từng doanh nghiệp. Nhưng cần lưu ý các vấn đề sau:
Thống nhất lựa chọn phương pháp lưu trữ hồ sơ dự án xây dựng
Xác định cách lập và cập nhật tài liệu hồ sơ
Xác định cách phân loại tài liệu hồ sơ
Xác định cách sắp xếp, bản quản tài liệu hồ sơ
Chọn phương pháp hủy hồ sơ xây dựng
Bước 3: Huấn luyện
Bước 4: Tổ chức sắp xếp
Chuẩn bị các phương tiện, dụng cụ cho việc lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng như: Tủ, kệ, các bìa còng, bìa lá, thùng đựng, kim bấm, thùng carton ticker, bao bì chuyên dụng đựng bản vẽ hoàn công, đầu ghi-đĩa CD,…
Lên lịch đóng gói, sắp xếp hồ sơ tập trung (thông thường mất khoảng nửa ngày đến 1 ngày tùy lượng hồ sơ)
Ngoài ra có thể sắp xếp dần, lần lượt từng phòng ban, từng hồ sơ công trình.
Thông báo đến toàn thể nhân viên để có kế hoạch sắp xếp công việc phù hợp.
Trong ngày triển khai, thực hiện theo các bước: Tập trung – phổ biến – làm mẫu – Phân loại – Ghi danh sách hồ sơ – Dán ticker – Sắp xếp vào các bìa/hộp/thùng – Đưa vào khu vực lưu trữ.
Bước 5: Lập danh mục
Danh mục hồ sơ lập thành danh sách thành từ công trình xây dựng cụ thể, các loại chứng từ tài liệu chứa trong bộ hồ sơ.
Sắp xếp theo thời gian thi công.
IV. Đơn vị uy tín cho thuê kho tài liệu lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp
Hồ sơ dữ liệu luôn là một trong những loại tài sản quý giá nhất của bất kỳ doanh nghiệp nào và quyết định tới 70% thành công của một giao dịch. Tuy nhiên hiện nay tại Việt Nam, hơn 70% các thông tin dữ liệu vẫn được lưu trữ trên giấy và hơn 90% doanh nghiệp hiện vẫn đang sử dụng các biện pháp bảo quản lưu trữ truyền thống, thông qua lưu trữ trong các kho, tủ, giá kệ… đặt tại văn phòng.
Ngày 19/04/2022 Công ty CP Logistic Hàng không (ALS) và Công ty CP Đầu tư thương mại và Phát triển công nghệ FSI (FSI) tiến hành ký kết và ra mắt giải pháp toàn diện về lưu trữ và số hoá tài liệu. Sự hợp tác hứa hẹn mang tới khách hàng các giải pháp chuyển đổi số, số hóa và lưu trữ tài liệu hiệu quả hơn.
Hy vọng bài viết trên đây có thể giải đáp những thắc mắc mà bạn Đang quan tâm về việc lưu trữ hồ sơ dự án cầu đường.
Chia sẻ bài viết này
Các bài viết khác
Danh sách sân bay ở Campuchia và mã IATA và ICAO
Đối với việc vận chuyển hàng hóa từ Việt Nam qua Campuchia qua đường hàng không sẽ ưu tiên hai sân bay chính là Siem Reap và Phnom Penh bởi chuyến bay từ Việt Nam qua Campuchia...
Giải pháp lưu trữ hồ sơ an toàn, bảo mật, chuyên nghiệp cho doanh nghiệp
Kho lưu trữ hồ sơ là một không gian được thiết kế đặc biệt để bảo quản, sắp xếp và quản lý các loại hồ sơ, tài liệu, chứng từ của cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp.
Top sân bay lớn nhất Trung Quốc phục vụ hành khách và hàng hóa
Trung Quốc thống trị bảng xếp hạng, với năm nền tảng trong Top 10, ba trong Top 5 và hai vị trí hàng đầu cho Hồng Kông và Thượng Hải. Năm 2023, điều đáng chú ý là tất cả các...
Để giúp bạn dễ dàng tìm kiếm thông tin về các sân bay tại Úc, ALS xin cung cấp một danh sách các sân bay lớn và quan trọng nhất, kèm theo mã IATA và ICAO.
Kho tài liệu và giải pháp lưu trữ dữ liệu doanh nghiệp: Tối ưu hóa quản lý thông tin
Kho tài liệu là nơi tập trung, bảo quản các loại giấy tờ, hồ sơ, chứng từ quan trọng liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý nhân sự, tài chính, pháp lý...
Kho lạnh là không gian vật lý, còn hệ thống kho lạnh là tập hợp các thiết bị và công nghệ tạo ra và duy trì môi trường lạnh bên trong kho. Kho lạnh không thể hoạt động nếu...
Hiện nay, Trung Quốc sở hữu mạng lưới sân bay phát triển mạnh mẽ với hàng trăm sân bay lớn nhỏ trải dài khắp đất nước. Với con số khoảng 222 sân bay hoạt động trên khắp cả...
Cảng Nam Đình Vũ với vị trí chiến lược tại khu kinh tế quan trọng của Hải phòng và miền Bắc có địa lý thuận lợi, cơ sở vật chất và phương tiện thiết bị được Gemadept đầu tư...