Quy định, hướng dẫn về lưu trữ hồ sơ ban quản lý dự án (Cầu - Đường - Cảng) và các công trình khác

07.06.2023

Các quy định về việc lưu trữ hồ sơ ban quản lý dự án Cầu - Đường - Cảng trong các công trình giao thông như thế nào? Cụ thể bao gồm những nội dung gì? Đây là vấn đề không phải ai cũng nắm rõ được, kể cả những nhân viên làm việc trong ngành. Nếu bạn cũng đang tìm hiểu vấn đề này, theo dõi ngay bài viết dưới đây của ALS. 

I. Phân Loại Công Trình Giao Thông

Theo quy định của Chính phủ về quản lý chất lượng và bảo trì công trình xây dựng tại Mục IV Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 46/2015/NĐ-CP quy định công trình giao thông bao gồm những loại sau:

  • Công trình đường bộ: Đường ô tô cao tốc các loại; đường ô tô, đường trong đô thị; đường giao thông nông thôn, bến phà.
  • Công trình đường sắt: Đường sắt cao tốc; đường sắt đô thị, đường sắt trên cao, đường tầu điện ngầm (Metro); đường sắt quốc gia; đường sắt chuyên dụng và đường sắt địa phương.
  • Công trình cầu: cầu đường bộ, cầu bộ hành (không bao gồm cầu treo dân sinh); cầu đường sắt; cầu phao; cầu treo dân sinh.
  • Công trình hầm: Hầm đường ô tô; hầm đường sắt; hầm cho người đi bộ.
  • Công trình đường thủy nội địa: Công trình sửa chữa/đóng mới phương tiện thủy nội địa (bến, ụ, triền, đà,…); cảng bến thủy nội địa; âu tầu; đường thủy chạy tàu (trên sông, hồ, vịnh và đường ra đảo, trên kênh đào).
  • Công trình hàng hải: bến cảng biển; công trình sửa chữa/đóng mới phương tiện thủy nội địa (bến, ụ, triền, đà…); luồng hàng hải (chạy tàu 1 chiều); công trình chỉnh trị (đê chắn sóng/chắn cát, kè hướng dòng/bảo vệ bờ).
  • Các công trình hàng hải khác: bến phà/cảng ngoài đảo, bến cảng chuyên dụng, công trình nổi trên biển; hệ thống phao báo hiệu hàng hải trên sông/biển; đèn biển, đăng tiêu.
  • Công trình hàng không: Khu bay (bao gồm cả các công trình đảm bảo bay).

II. Ban quản lý dự án xây dựng

Theo quy định của pháp luật cục quản lý đường bộ, ban quản lý dự án cầu đường có trách nhiệm đối với việc lưu trữ hồ sơ quản lý như sau:

  • Trực tiếp tổ chức việc giám sát, quản lý, khai thác, bảo trì công trình đường bộ, cầu đường đối với các tuyến đường, các hồ sơ được giao bởi ban quản lý.
  • Đối với các công trình đường cao tốc, cầu đường được xây dựng mới, cải tạo, nâng cấp, mở rộng bằng nguồn ngân sách nhà nước thì việc bàn giao đầy đủ hồ sơ tài liệu là bước vô cùng quan trọng. Điều này giúp cho cơ quan quản lý cầu đường có thể tổ chức lưu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định của pháp luật.
  • Bên cạnh ban quản lý dự án cầu đường sẽ lưu trữ các hồ sơ tài liệu liên quan thì nhà đầu tư tổ chức có thể tự lập và tự lưu trữ các hồ sơ tài liệu theo quy định tương tự đối với đường cao tốc, dự án cầu đường do mình đảm nhiệm thi công
  • Đối với các công trình cầu đường đang khai thác. Các đơn vị chịu trách nhiệm cần phải lập hồ sơ tài liệu theo quy định và chịu sự kiểm soát chặt chẽ từ cơ quan quản lý cầu đường, nhà đầu tư.

II. Quy định, hướng dẫn về lưu trữ hồ sơ ban quản lý dự án

1. Các loại hồ sơ, tài liệu về dự án

  • Các loại văn bản, hồ sơ pháp lý, các loại biên bản nghiệm thu có liên quan đến việc đấu thầu dự án, dự án đầu tư xây dựng, hồ sơ hoàn thành công trình đưa vào khai thác, sử dụng
  • Bản vẽ hoàn thành của công trình xây dựng
  • Các loại hồ sơ, tài liệu hướng dẫn về việc sử dụng, vận hành, kiểm tra, bảo trì hệ thống các loại thiết bị, dây chuyền công nghệ lắp đặt vào công trình
  • Các loại giấy tờ chứng nhận về quyền sử dụng đất của công trình, các loại hồ sơ về các mốc hành lang an toàn cầu đường, cột mốc lộ giới, cột mốc giải phóng mặt bằng
  • Các loại hồ sơ tài liệu về thẩm định an toàn giao thông
  • Các loại hồ sơ về quy trình vận hành khai thác quy trình bảo vệ công trình
  • Hồ sơ về trạng thái ban đầu của các công trình xây dựng, công trình cầu đường
  • Các loại hồ sơ về việc đảm bảo vệ sinh, bảo vệ môi trường theo quy định của pháp luật
  • Các loại hồ sơ nêu rõ nhật ký thi công công trình: hồ sơ yêu cầu, hầm, hồ sơ đăng ký đường, các loại thống kê báo cáo tình hình khai thác công trình cầu đường, các băng đĩa ghi hình chụp ảnh vì tình trạng công trình trước và sau khi thi công và trong quá trình thi công
  • Các loại biên bản văn bản về việc xử lý vi phạm hành chính liên quan đất nền trong việc thi công công trình xây dựng cầu đường
  • Các loại văn bản thống kê về việc lưu lượng xe di chuyển trên đường.

2. Thời gian lưu trữ

  • Thời gian lưu trữ hồ sơ cô đường tối thiểu là 10 năm đối với công trình dự án nhóm A, 7 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm B. Và 5 năm đối với công trình dự án thuộc nhóm C.

III. Hướng dẫn quy trình lưu trữ hồ sơ

Bước 1: Xác định chính sách quản lý hồ sơ

Bước 2: Xây dựng quy trình

Bước này tùy thuộc vào quy định của từng doanh nghiệp. Nhưng cần lưu ý các vấn đề sau:

  • Thống nhất lựa chọn phương pháp lưu trữ hồ sơ dự án xây dựng
  • Xác định cách lập và cập nhật tài liệu hồ sơ
  • Xác định cách phân loại tài liệu hồ sơ
  • Xác định cách sắp xếp, bản quản tài liệu hồ sơ
  • Chọn phương pháp hủy hồ sơ xây dựng

Bước 3: Huấn luyện

Bước 4: Tổ chức sắp xếp

  • Chuẩn bị các phương tiện, dụng cụ cho việc lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng như: Tủ, kệ, các bìa còng, bìa lá, thùng đựng, kim bấm, thùng carton ticker, bao bì chuyên dụng đựng bản vẽ hoàn công, đầu ghi-đĩa CD,…
  • Lên lịch đóng gói, sắp xếp hồ sơ tập trung (thông thường mất khoảng nửa ngày đến 1 ngày tùy lượng hồ sơ)
  • Ngoài ra có thể sắp xếp dần, lần lượt từng phòng ban, từng hồ sơ công trình.
  • Thông báo đến toàn thể nhân viên để có kế hoạch sắp xếp công việc phù hợp.
  • Trong ngày triển khai, thực hiện theo các bước: Tập trung – phổ biến – làm mẫu – Phân loại – Ghi danh sách hồ sơ – Dán ticker – Sắp xếp vào các bìa/hộp/thùng – Đưa vào khu vực lưu trữ.

Bước 5: Lập danh mục

Danh mục hồ sơ lập thành danh sách thành từ công trình xây dựng cụ thể, các loại chứng từ tài liệu chứa trong bộ hồ sơ.

Sắp xếp theo thời gian thi công.

IV. Đơn vị uy tín cho thuê kho tài liệu lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp

Hồ sơ dữ liệu luôn là một trong những loại tài sản quý giá nhất của bất kỳ doanh nghiệp nào và quyết định tới 70% thành công của một giao dịch. Tuy nhiên hiện nay tại Việt Nam, hơn 70% các thông tin dữ liệu vẫn được lưu trữ trên giấy và hơn 90% doanh nghiệp hiện vẫn đang sử dụng các biện pháp bảo quản lưu trữ truyền thống, thông qua lưu trữ trong các kho, tủ, giá kệ… đặt tại văn phòng. 

Ngày 19/04/2022 Công ty CP Logistic Hàng không (ALS) và Công ty CP Đầu tư thương mại và Phát triển công nghệ FSI (FSI) tiến hành ký kết và ra mắt giải pháp toàn diện về lưu trữ và số hoá tài liệu. Sự hợp tác hứa hẹn mang tới khách hàng các giải pháp chuyển đổi số, số hóa và lưu trữ tài liệu hiệu quả hơn.

Giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ trong doanh nghiệp | Als.com.vn

𝐀𝐋𝐒 – 𝐓𝐡𝐞 𝐋𝐞𝐚𝐝𝐢𝐧𝐠 𝐨𝐟 𝐀𝐯𝐢𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐋𝐨𝐠𝐢𝐬𝐭𝐢𝐜𝐬  
Email: contact@als.com.vn
Hotline: 1900 3133
Website: https://als.com.vn/
Fanpage: https://www.facebook.com/als.com.vn

Hy vọng bài viết trên đây có thể giải đáp những thắc mắc mà bạn Đang quan tâm về việc lưu trữ hồ sơ dự án cầu đường.

Các bài viết khác

Nhận hỗ trợ & tư vấn

Đặt lịch hẹn tư vấn cùng với chuyên gia của ALS