Kinh nghiệm quản lý kho hàng hiệu quả cho doanh nghiệp

Làm sao để quản lý kho hiệu quả là câu hỏi được các doanh nghiệp đặt ra rất nhiều. Quản lý kho tốt không chỉ đảm bảo chất lượng sản phẩm mà còn giảm thiểu rủi ro và báo cáo để đơn vị lập kế hoạch kinh doanh tốt nhất. 

Nếu bạn cũng đang băn khoăn về vấn đề này, hãy cùng ALS tìm hiểu ngay 5 cách quản lý kho hiệu quả và đơn giản ngay sau đây. 

1. Công việc cần làm khi quản lý kho 

Quản lý kho là quá trình tổ chức, sắp xếp và giám sát các hoạt động liên quan đến việc kiểm soát hàng hóa trong một tổ chức. Quản lý kho giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động hiệu quả, dự báo nhu cầu và giảm thiểu rủi ro. Đồng thời đóng góp quan trọng vào thành công và phát triển của tổ chức.

Một số công việc khi quản lý kho bao gồm: 

• Xác định mức tồn kho an toàn và tối ưu, đảm bảo luôn có đủ hàng để đáp ứng nhu cầu khách hàng.
• Đặt hàng từ nhà cung cấp, nhận hàng, và kiểm tra chất lượng và số lượng để đảm bảo hợp lệ. Xử lý đơn đặt hàng từ khách hàng, đóng gói, và gửi hàng theo yêu cầu.
• Tổ chức, sắp xếp hàng hóa trong kho để dễ dàng tìm kiếm và quản lý.  Có thể sắp xếp theo nguyên liệu, sản phẩm hoặc mã sản phẩm tuỳ thuộc tính chất hàng hoá. 
• Kiểm tra tồn kho: Thường xuyên kiểm tra lượng tồn kho để cập nhật dữ liệu và phát hiện sai sót.
• Đảm bảo chất lượng của hàng hóa trong kho, ngăn ngừa hàng hóa hỏng hóc.
• Tạo báo cáo về tình trạng tồn kho, nhu cầu cung cấp, và hiệu suất kho. Ngoài ra cần gắn nhãn, phân loại và đánh giá hàng hóa để dễ dàng quản lý.

2. Các cách quản lý kho hiệu quả cho doanh nghiệp

Để quản lý kho hiệu quả, các doanh nghiệp nên lưu ý một số vấn đề sau đây: 

2.1. Sắp xếp vị trí kho hàng thông minh 

Sắp xếp vị trí kho hàng thông minh là một yếu tố quan trọng để tối ưu hóa hiệu suất trong quá trình quản lý và tìm kiếm hàng hóa. 

Đầu tiên, cần phải phân loại và nhóm hóa sản phẩm dựa trên các tiêu chí như chủng loại, kích thước, nguyên liệu, hạn sử dụng hoặc tần suất sử dụng. Và đặt những sản phẩm thường xuyên sử dụng ở vị trí dễ tiếp cận, gần nhất với vùng lấy hàng. Như vậy sẽ tiết kiệm thời gian khi cần sử dụng hàng hoá đó. 

Tiếp theo, các hệ thống lưu trữ thông minh như kệ tối ưu hóa không gian hoặc hệ thống pallet cũng cần phải quan tâm. Đánh số mã vị trí, dán nhãn để tạo sự rõ ràng trong kho, giúp nhân viên dễ dàng xác định và lấy hàng một cách nhanh chóng. Bạn có thể chia kho thành các khu vực riêng biệt cho từng loại hàng hoặc nhóm hàng. 

Đặc biệt trong quá trình quản lý kho, việc liên tục cải tiến là không thể thiếu. Cần liên tục xem xét và điều chỉnh cách sắp xếp vị trí kho dựa trên tần suất sử dụng, dòng sản phẩm mới để đảm bảo sự hiệu quả và tối ưu hóa quá trình quản lý kho theo thời gian. 

2.2. Dán nhãn cho các sản phẩm

Đây là cách quản lý kho hiệu quả đơn giản, dễ dàng thực hiện. Hãy đính kèm nhãn hoặc mã vạch lên sản phẩm để có hệ thống nhận diện rõ ràng và chính xác. 

Mỗi nhãn thường chứa thông tin quan trọng như tên sản phẩm, mã số, ngày sản xuất, hạn sử dụng, giá cả và vị trí trong kho. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng hệ thống mã hóa hoặc mã vạch tích hợp vào phần mềm quản lý kho. Để theo dõi tình trạng hàng tồn kho, kiểm tra số lượng hàng hóa và tự động cập nhật dữ liệu. Hơn nữa, những dữ liệu này cũng hỗ trợ quy trình thống kê, báo cáo và dự đoán nhu cầu trong tương lai.

2.3. Kiểm tra kỹ thông tin xuất nhập kho

Công việc này đảm bảo dữ liệu trong hệ thống quản lý kho khớp chính xác với thực tế. Các bước thực hiện bao gồm:

• Xác nhận đúng sản phẩm: Kiểm tra sản phẩm đúng với thông tin trong đơn đặt hàng hoặc phiếu nhập kho. Đảm bảo không có sự nhầm lẫn về loại sản phẩm.
• Kiểm tra số lượng: So sánh số lượng hàng hóa trong hệ thống quản lý kho với thực tế trong kho. Từ đó phát hiện sự sai lệch hoặc thiếu sót trong số lượng (nếu có). 
• Kiểm tra chất lượng: Đối với hàng hóa có yếu tố chất lượng như sản phẩm dễ hỏng hoặc hàng tồn kho có hạn sử dụng, cần kiểm tra chất lượng kỹ lưỡng. Cần đảm bảo sản phẩm không bị hỏng hóc hoặc quá hạn sử dụng.
• Cập nhật thông tin: Sau khi kiểm tra, để quản lý kho hiệu quả nhất, hãy cập nhật dữ liệu trong hệ thống quản lý kho, để có dữ liệu chính xác và phản ánh đúng tình trạng thực tế.

2.4. Tiến hành kiểm kho định kỳ

Kiểm kho định kỳ là quá trình thường xuyên kiểm tra toàn bộ lượng tồn kho trong kho hàng để chắc chắn tính chính xác và ngăn chặn sự sai lệch dữ liệu. Đây cũng là cách quản lý kho hiệu quả nên thực hiện. Một số công việc cần thực hiện: 

• Lên lịch kiểm kho: Xác định thời điểm và tần suất thực hiện kiểm kho định kỳ. Có thể là hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm, tùy theo quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp.
• Tạo danh sách kiểm kho: Xác định danh sách các sản phẩm cần được kiểm tra trong từng lần kiểm kho. 
• Thực hiện kiểm tra: Tiến hành kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa theo danh sách đã lập. 
• Cập nhật dữ liệu: Sau khi hoàn thành kiểm kho, cập nhật dữ liệu trong hệ thống quản lý kho để phản ánh kết quả kiểm tra mới nhất.
• Phân tích và đối chiếu: So sánh kết quả kiểm kho với dữ liệu trước đó và xác định nguyên nhân nếu có sự sai lệch. 
• Thực hiện kiểm kho định kỳ sẽ duy trì tính chính xác của hệ thống quản lý kho, ngăn chặn sự thiếu sót hoặc thất thoát không mong muốn. 

2.5. Thanh lý hàng khi hết giá trị sử dụng

Công việc này thường áp dụng cho các sản phẩm đã qua thời hạn sử dụng hoặc không còn đáp ứng được tiêu chuẩn chất lượng. 

Thanh lý hàng hoá không chỉ giúp doanh nghiệp không cung cấp những sản phẩm không đảm bảo chất lượng hoặc không an toàn cho khách hàng. Mà còn giảm thiểu tồn kho không cần thiết, tạo ra không gian trong kho và cải thiện sự tổ chức. Nhờ có quy trình thanh lý, doanh nghiệp có thể tập trung vào việc quản lý các sản phẩm hiện có và tối ưu hóa quá trình chuỗi cung ứng.

Khi thực hiện việc thanh lý hàng hóa hết giá trị sử dụng, cần có kế hoạch và quy trình cụ thể. Cần phải lựa chọn phương thức thanh lý phù hợp, đảm bảo tuân thủ quy định về môi trường và an toàn. 

2.6. Sử dụng phần mềm quản lý kho doanh nghiệp hiệu quả

Dù đã thực hiện đầy đủ các kinh nghiệm quản lý kho được truyền đạt ở trên, nhưng doanh nghiệp vẫn phải sử dụng một phần mềm quản lý kho hiệu quả. Có nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn phần mềm quản lý kho đơn giản, dễ thao tác, nhưng lại tách biệt với các bộ phận khác.

3. ALS cung cấp hệ thống kho hàng cho thuê tại Bắc Ninh và Hà Nội?

ALS có gần 15 năm cung cấp các dịch vụ kho vận tại Tp Hà Nội và Các khu công nghiệp lớn tại Bắc Ninh. 

Chúng tôi cung ứng các giải pháp kho hàng theo tiêu chuẩn Quốc tế cho nhiều doanh nghiệp/tập đoàn lớn trong nước cũng như Quốc tế.

Một số đơn vị tiêu biểu có thể kể đến như: Samsung, Foxconn, Microsoft, Nokia, …

Với bề dày kinh nghiệm cùng cơ sở hạ tầng kho hiện đại, ALS luôn là đối tác cho thuê kho chứa hàng hóa hàng đầu.

Hệ thống kho của công ty được đặt ngay tại các khu công nghiệp lớn trên địa bàn, dễ dàng luân chuyển hàng hóa nhanh chóng. Hiện tại, hệ thống kho của ALS tại Tp Hà Nội, Bắc Ninh được đặt tại:

- ALS Mỹ Đình: Cảng ICD Mỹ Đình – 17 Phạm Hùng, Q. Nam Từ Liêm

- ALS Gia Lâm: 200/8 Nguyễn Sơn, Q. Long Biên / 28 Cổ Bi, Gia Lâm

-  ALS Nội Bài: Khu 4,3 ha; Cảng hàng không Quốc tế Nội Bài.

- Lô CN05, Đường YP6, KCN Yên Phong, Huyện Yên Phong, Tỉnh Bắc Ninh

- Số 10, Đường 5, KCN VSIP Bắc Ninh, Phường Phù Chẩn, Thành phố Từ Sơn, Tỉnh Bắc Ninh

- Lô CN 1-1, đường YP6, KCN Yên Phong, Xã Đông Phong, Huyện Yên Phong, Tỉnh Bắc Ninh, Việt Nam

Đây là hệ thống kho với quy mô lớn, bao gồm nhiều các kho nhỏ nằm bên trong. Các kho được đầu tư đồng bộ, hiện đại, đa dạng về loại hình, đáp ứng các nhu cầu lưu trữ hàng hóa khác nhau của cá nhân/doanh nghiệp.

Kho của ALS phù hợp với đặc thù hàng hóa công nghiệp của đại đa số doanh nghiệp tại đây.

Các doanh nghiệp có nhu cầu thuê kho lưu trữ, liên hệ ngay với ALS qua số hotline để được tư vấn chi tiết nhất. 

𝐀𝐋𝐒 – 𝐓𝐡𝐞 𝐋𝐞𝐚𝐝𝐢𝐧𝐠 𝐨𝐟 𝐀𝐯𝐢𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐋𝐨𝐠𝐢𝐬𝐭𝐢𝐜𝐬  
Email: contact@als.com.vn
Hotline: 1900 3133
Website: https://als.com.vn/
Fanpage: https://www.facebook.com/als.com.vn

Chia sẻ bài viết này