Kho tài liệu, lưu trữ hồ sơ tối ưu cho các doanh nghiệp

Theo quy định của Luật pháp Việt Nam, rất nhiều hồ sơ, giấy tờ cần lưu trữ trong thời gian dài. Một số loại có thể là 5, 10 hoặc 20 năm. Có những tài liệu có khi được yêu cầu lưu trữ vô thời hạn (cho đến khi hiệu lực của văn bản ban hành). Vì vậy, khối lượng tài liệu, hồ sơ mà các tổ chức/doanh nghiệp cần lưu lại trong quá trình hoạt động rất lớn.

Thống kê cho thấy, một doanh nghiệp nhỏ cần tối thiểu 10 – 20m2 để lưu trữ những tài liệu và giấy tờ của công ty trong vòng 1 năm. Diện tích lưu trữ này sẽ tăng lên nhanh chóng theo quy mô của công ty cũng như theo thời gian.

Việc sử dụng các kho tài liệu chuyên biệt sẽ giúp các doanh nghiệp giải phóng bớt những “gánh nặng lưu trữ”, tối ưu không gian không hữu ích và nhẹ nhàng hơn trong công tác truy vấn và sắp xếp các văn bản, giấy tờ phục vụ công việc.

1. Kho tài liệu là gì?

Hiểu một cách đơn giản, kho tài liệu là kho dùng để lưu trữ các loại giấy tờ, văn bản, hồ sơ theo điều kiện tiêu chuẩn (thường theo các điều kiện lưu trữ của Cục văn thư lưu trữ quốc gia).

Kho tài liệu thường ở các vị trí trung tâm, hoặc các vị trí cửa ngõ dễ dàng cho việc kết nối đáp ứng nhanh chóng nhu cầu truy vấn, vận chuyển khi cần của các tổ chức/doanh nghiệp.

Tại đây, các tài liệu, giấy tờ của doanh nghiệp được đóng gói, sắp xếp, lưu trữ theo quy trình riêng biệt. Các yếu tố về nhiệt độ, độ ẩm luôn được đảm bảo để giữ hồ sơ không bị ẩm mốc, mủn hay hư hỏng. 

2. Tại sao nên sử dụng kho tài liệu riêng biệt?

Việc sử dụng kho tài liệu riêng biệt giúp doanh nghiệp nhanh chóng giải phóng những không gian dư thừa, có thêm “đất vàng” để tập trung phục vụ cho công tác sản xuất và kinh doanh.

Xem thêm: Dịch vụ kho vận tại ALS

Bên cạnh đó, sử dụng các kho tài liệu giúp:

- Tiết kiệm thời gian, công sức và nhân lực: Việc sắp xếp, trích lục, quản lý hồ sơ tài liệu được hỗ trợ bởi đội ngũ kho vận và trang thiết bị chuyên môn. Khai thác theo quy trình riêng của doanh nghiệp

- Đảm bảo an toàn, truy xuất nhanh chóng: Quản lý hệ thống, chi tiết, dễ dàng tìm thấy vị trí tài liệu ngay lập tức. Môi trường lưu trữ đảm bảo không bị mối mọt, ẩm thấp hay các tác động môi trường khác làm hư hại tài liệu

3. Các nhóm hồ sơ, giấy tờ thường được lưu trữ trong kho tài liệu?

Bất kể các giấy tờ, tài liệu, hồ sơ nào cũng có thể lưu trữ được trong kho tài liệu. Tuy nhiên, tuỳ theo mục đích sử dụng, doanh nghiệp có thể ưu tiên nhóm các tài liệu quan trọng, cần bảo quản cao nhất để lưu trữ trong các kho hồ sơ, giấy tờ dịch vụ (một số giấy tờ không quan trọng, hay sử dụng thường xuyên có thể cân nhắc lưu nội bộ).

Theo thống kế của Cục văn thư lưu trữ, nhóm các giấy tờ được lưu trữ nhiều nhất trong các kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu bao gồm:

- Nhóm các hồ sơ dự thầu, chào thầu, hồ sơ dự án

- Nhóm các hồ sơ kiểm toán, giấy tờ kế toán, thanh toán, hoá đơn

- Nhóm các hồ sơ xây dựng, hồ sơ công trình

- Nhóm các hồ sơ đào tạo, bệnh án

- Nhóm các hồ sơ, tài liệu tổng hợp

- Nhóm các hồ sơ pháp chế, hành chính, nghiệp vụ chuyên môn

- Nhóm các hồ sơ của đoàn thể, tổ chức Đảng

4. Dịch vụ cho thuê kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu

Tuỳ theo mục đích quản lý, sử dụng mà doanh nghiệp có thể lựa chọn các hình thức thuê kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu linh hoạt.

Bạn có thể lựa chọn thuê kho tài liệu trong thời gian ngắn hạn hoặc dài hạn (thường thời gian tối thiểu là 6 tháng). 

Bên cạnh đó, quy trình khai thác/vận hành (nhập xuất kho hồ sơ, tài liệu) có thể tuỳ chỉnh theo từng yêu cầu của tổ chức.doanh nghiệp.

Những yếu tố tham khảo khi lựa chọn kho hồ sơ, tài liệu chuyên nghiệp:

- Khả năng an toàn và bảo đảm thông tin khách hàng

- Sức chứa tài liệu, hồ sơ, giầy tờ (thùng, pallet, các vị trs lưu trữ)

- Vị trí của kho tài liệu

- Trang thiết bị cơ sở vật chất đảm bảo chất lượng lưu trữ

Nếu bạn có thêm những thắc mắc cần tư vấn hoặc muốn tìm hiểu thêm về dịch vụ thuê kho tài liệu, hồ sơ lưu trữ?

Đừng ngần ngại, gửi lại thông tin cho ALS ngay hôm nay để nhận được hỗ trợ nhanh nhất

Chia sẻ bài viết này