Hồ sơ, giấy tờ nếu ở điều kiện thường sẽ rất dễ bị ẩm mốc, hư hỏng theo thời gian.
Làm thế nào để có thể giữ cho tài liệu giữ được chất lượng lâu hơn, đảm bảo theo các quy định của Pháp luật.
Cùng ALS tham khảo hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ thông qua bài viết sau.
Rất nhiều giấy tờ, tài liệu doanh nghiệp cần phải lưu trữ tới hàng năm, chục năm thậm chí là vĩnh viễn theo quy định của pháp luật.
Nếu chỉ đơn thuần lưu trữ các tài liệu này trong những kho thông thường mà không chú ý tới các điều kiện bảo quản, những giấy tờ này rất dễ bị hư hại dần.
Nhiều doanh nghiệp lầm tưởng rằng, chỉ cần có kho để lưu trữ giấy tờ là đủ, hồ sơ, văn bản ở đó, được để trong các thùng carton, thùng tôn an toàn -> làm sao mà hỏng được.
Tuy nhiên, thực tế thì hoàn toàn ngược lại, giấy tờ là hàng hóa “khá nhạy cảm”. Nếu không được đảm bảo đúng cách, những hàng hóa này rất dễ bị tổn thương, khó có thể phục hồi, ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất – kinh doanh của tổ chức.
Bên cạnh việc mỗi doanh nghiệp nên có khu vực lưu trữ giấy tờ riêng, đảm bảo tiêu chuẩn thì các đơn vị cũng cần chú ý đến những điều kiện sau để bảo quản cho tài liệu của mình:
- Nhiệt độ khu vực lưu trữ: nên duy trì ở khoảng nhiệt độ từ 13 – 22 độ C
- Độ ẩm: giữ ơ mức lý tưởng là 55 – 60%
- Ánh sáng: đảm bảo không thiếu ánh sáng hoặc ánh sáng quá mạnh
- Mối mọt và các loài gặm nhấm: cần được loại bỏ để tránh ảnh hưởng tới giấy tờ
- Yếu tố tác động bên ngoài: thời tiết (mưa, gió bão, ngập lụt), …
Một khu vực hay kho lưu trữ tài liệu được coi là phù hợp khi đảm bảo được các điều kiện bảo quản tốt nhất cho giấy tờ, văn bản được lưu trữ.
Các kho này cần được thiết kế sao cho nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, các yếu tố tác động bên ngoài khác luôn duy trì ở ngưỡng tối ưu.
Một kho tài liệu phù hợp sẽ giúp:
- Quản lý tài liệu một cách khoa học, an toàn và bảo mật
- Tiết kiệm thời gian, dễ dàng tìm kiếm.
- Giải phóng không gian, tối ưu công năng sử dụng, giảm thiểu chi phí lưu trữ.
- Đáp ứng nhanh chóng, chính xác với mọi nhu cầu.
Những tiêu chuẩn cơ bản về một kho tài liệu tối ưu cho nhu cầu lưu trữ, bảo quản của một doanh nghiệp cần có:
- Có sức chứa lớn, ở vị trí trung tâm dễ dàng nhập/xuất tài liệu nhanh chóng
- Hệ thống giá kệ tiêu chuẩn
- Hệ thống panel vách kho, chống cháy, cách nhiệt
- Hệ thống điều hòa, dàn lạnh đảm bảo nhiệt độ
- Hệ thống hút ẩm, thông gió
- Hệ thống an ninh, phòng cháy chữa cháy
- Hệ thống cảnh bảo rủi ro
Nếu trong trường hợp doanh nghiệp không thể tự đầu tư hệ thống kho đáp ứng được tiêu chuẩn chuẩn nói trên thì có thể tham khảo sử dụng dịch vụ kho tài liệu chung mà ALS xây dựng.
> Xem thêm tại https://als.com.vn/dich-vu/he-thong-kho-tai-lieu
Đặc biệt, các đơn vị cũng cần có kế hoạch hun trừ, khử khuẩn, diệt sâu bộ, động vật gặm nhấm gậy hại định kỳ, đảm bảo khả năng lưu giữ an toàn cho tài liệu được lưu trữ.
Các kho cũng nên được trang bị hệ thống công nghệ, truy vấn thông tin tự động, giúp tra cứu và tìm kiếm thông tin tài liệu một cách nhanh chóng hơn.
Hy vọng rằng bài viết trên đã giúp bạn đọc có thêm nhiều hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ nội bộ cho doanh nghiệp mình. Nếu cần tư vấn thêm về các điều kiện bảo quản giấy tờ hay sử dụng dịch vụ kho tài liệu chuyên nghiệp, quý khách có thể liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của ALS để nhận được hỗ trợ sớm nhất.
Việc sở hữu những lợi thế nổi bật khiến ALS chính là sự lựa chọn tốt nhất cho quý khách hàng khi cần tìm kiếm một dịch vụ cho thuê kho chứa hàng uy tín, chất lượng và chuyên...
Thủ tục hải quan là các công việc mà người khai hải quan và công chức hải quan phải thực hiện theo quy định của Luật này đối với hàng hóa, phương tiện vận tải. (Khoản 23 Điều...
Dịch vụ khai báo hải quan là dịch vụ do một đơn vị/doanh nghiệp uy tín có chuyên môn, kinh nghiệm đảm bảo (thông thường là doanh nghiệp logistics).
Sự phát triển và hiệu quả của hoạt động "cross border" và "cross border transport" không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến kinh tế mà còn có tác động sâu rộng đến mối quan hệ giữa...
Vận chuyển hàng hóa nội địa là quá trình vận chuyển nhiều loại hàng hóa với các phương thức như đường bộ, đường sắt, đường biển và hàng không. Đối với vận tải nội địa bằng...
Thuê xe tải chở hàng tại ALS sẽ giúp quý đơn vị, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được hơn từ 15 – 20% so với thông thường. Chi phí được tối ưu đến từng km.
Các trường hợp vi phạm quy định về an ninh, an toàn hàng không có thể bị xử lý bằng hình thức cấm bay được quy định tại Điều 18 Nghị định 92/2015/NĐ-CP
Điểm kiểm soát an ninh hàng không là vị trí làm việc của nhân viên kiểm soát an ninh hàng không được thiết lập tại khu vực công cộng hoặc khu vực hạn chế nhằm kiểm soát hoạt...
Với đội ngũ lái xe có kinh nghiệm và hệ thống xe tải đa dạng, chúng tôi cam kết mang lại giải pháp vận tải an toàn, hiệu quả, đảm bảo hàng hóa giao nhận nhanh chóng và an...
Với tổng sản lượng hàng hóa phục vụ lên tới 500 tấn/ngày và hơn 70 tuyến hành trình, Tối ưu dịch vụ ghép hàng vận chuyển cho các doanh nghiệp trên nhiều hành trình.
ALS