Dịch vụ số hóa tài liệu tại Hà Nội

Không chỉ cung cấp hệ thống kho lưu trữ vật lý cho các văn bản, giấy tờ bản cứng đơn thuần. ALS còn cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu tại Hà Nội cho các doanh nghiệp muốn bảo quản, lưu trữ các thông tin trên nền tảng Internet, đảm bảo cho công tác truy xuất và sử dụng thông tin nhanh chóng, chính xác hơn.

1. Những tài liệu như thế nào thì nên được số hóa?

KHÔNG CÓ GIỚI HẠN nào về tài liệu số hóa.

Bạn hoàn toàn có thể số hóa toàn bộ các văn bản, giấy tờ doanh nghiệp của mình nếu điều kiện cho phép.

Nên căn cứ vào các quy định của pháp luật, tình hình thực tế về tài liệu lưu trữ và khả năng về kinh phí khi thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ để doanh nghiệp lựa chọn số hóa lưu trữ và quản lý tài liệu điện tử nào.

Những tài liệu nên được ưu tiên số hóa tuân theo thứ tự:

- Các tài liệu quý hiếm

- Các tài liệu có giá trị sử dụng cáo

- Các tài liệu có tần suất sử dụng thường xuyên

- Các tài liệu có tình trạng vật lý đang bị xuống cấp

Những tài liệu sau khi số hóa sẽ được quản lý trên các phần mềm kho lưu trữ điện tử chuyên dụng, đảm bảo dữ liệu sau khi được số hóa sẽ đồng bộ, dễ dàng truy xuất và khai thác.

2. Dịch vụ số hóa tài liệu tại Hà Nội của ALS?

Số hóa tài liệu là gói dịch vụ riêng được tách ra từ giải pháp lưu trữ tài liệu tổng thể chung mà ALS đang cung cấp.

Tùy theo nhu cầu, doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng gói dịch vụ số hóa tài liệu tách riêng hoặc sử dụng cả một giải pháp tổng thể, liên kết toàn bộ các văn bản giấy tờ từ vật lý cho tới số hóa.

* Đối với việc sử dụng gói số hóa tài liệu tại Hà Nội riêng:

ALS sẽ thực hiện tuần tự các bước thực hiện bao gồm từ:

- Thu thập tài liệu

- Sắp xếp, phân loại tài liệu

- Quét (Scan) tài liệu

- Kiểm tra tài liệu quét

- Nhận dạng ký tự (OCR)

- Kiểm tra nhập liệu

- Lưu trữ

Chi phí để thực hiện quá trình số hóa tài liệu phụ thuộc nhiều vào số lượng, định dạng văn bản lưu trữ cũng như những yêu cầu đặc thù từ phía doanh nghiệp (để xem có cần tối ưu, chỉnh sửa thêm từ hệ thống hay không, …).

* Đối với việc sử dụng giải pháp lưu trữ tài liệu tổng thể

Với giải pháp tổng thể, toàn bộ các văn bản, giấy tờ của khách hàng sẽ được chuyển cho ALS thực hiện việc quản lý, sắp xếp và khai thác.

Việc này sẽ giúp cho doanh nghiệp:

- Giảm tải công sức, thời gian cũng như chi phí vận hành kho riêng nội bộ

- Giảm tải nhân sự

- Nâng cao năng suất làm việc của tổ chức

Tất cả các tài liệu bản cứng sẽ được lưu trữ trong các kho tài liệu theo tiêu chuẩn Cục Văn thư Quốc Gia của ALS. Những tài liệu này đều được đánh số quản lý bằng phần mềm, dễ dàng truy xuất lại thông tin, vị trí lưu trữ trong kho dễ dàng. Các doanh nghiệp có thể truy xuất hoặc yêu cầu vận chuyển tới đơn vị nhanh chóng chỉ sau vài thao tác.

Trong quá trình lưu trữ các tài liệu bản cứng, những tài liệu nào được doanh nghiệp lựa chọn, ưu tiến số hóa, ALS sẽ phối hợp cùng với đợn vị thực hiện theo quy trình số hóa riêng lẻ (đã được đề cập tới ở phần trên).

Các tài liệu sau khi được số hóa vẫn sẽ được lưu trữ trên hệ thống kho vật lý (theo yêu cầu) cũng như dễ dàng tra cứu, quản lý nhanh chóng thông qua hệ thống phần mềm quản lý kho chuyên dụng mà công ty chúng tôi cung cấp.

Quý khách có thể tìm kiếm thông tin tài liệu đã số hóa theo nhiều cách như:

- Theo loại văn bản

- Theo thời gian

- Theo tên văn bản, theo ký tự nhận diện, biểu mẫu, …

Kết quả sẽ được trả về ngay lập tức bao gồm đầy đủ các thông tin từ nội dung văn bản chi tiết, cho tới những thông tin về vị trí lưu trữ, bản vật lý của tài liệu này nằm ở kho nào, giá kệ, vị trí nào, …

Tất cả được liên kết chặt chẽ, quản lý tương minh và vô cùng khoa học

Nếu quý khách đang muốn tối ưu hoạt động quản lý, lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp?

Đơn vị cần số hóa tài liệu tại Hà Nội phục vụ nhu cầu của tổ chức?

ALS sẽ giúp bạn tối ưu những nhu cầu trên và đưa ra một giải pháp thích hợp nhất.

Chia sẻ bài viết này