Dịch vụ quản lý tài liệu trong kho lưu trữ tiêu chuẩn Quốc Gia

Bạn đang tìm kiếm cách giảm thiểu chi phí lưu trữ tài liệu nội bộ?

Bạn đang gặp khó khăn trong việc sắp xếp, quản lý văn bản trong doanh nghiệp?

Bạn muốn tối ưu công tác tìm kiếm, truy vấn thông tin của đơn vị?

Dịch vụ quản lý tài liệu trong kho lưu trữ của ALS sẽ là giải pháp giải quyết những vấn đề bạn đang quan tâm nói trên.

Cùng tìm hiểu chi tiết về dịch vụ này thông qua bài viết dưới đây.

1. Dịch vụ quản lý tài liệu trong kho lưu trữ?

Có một sự thật có thể bạn chưa biết “Lưu trữ giấy tờ trong nội bộ doanh nghiệp TỐN HƠN BẠN NGHĨ RẤT NHIỀU”.

Chúng ta cứ nhầm tưởng rằng đã tiết kiệm được rất nhiều chi phí và quản lý tài liệu tốt hơn nhưng thực tế thì hoàn toàn ngược lại.

Mỗi doanh nghiệp hàng năm cần ít nhất 20 – 50m2 diện tích mỗi năm để có đủ diện tích chứa giấy tờ, văn bản trong đơn vị. Với mức thuê văn phòng bình quân từ 20 – 50$/m2/tháng thì nếu nhân lên, chi phí để văn bản “nằm” trong doanh nghiệp không hề nhỏ.

Đó là chưa tính đến các chi phí có liên quan khác như: điện nước, bảo hành, nhân sự, quản lý, …

Ngoài ra, lưu trữ nội bộ còn tiềm ẩn nhiều rủi ro như bảo mật, giấy tờ dễ bị hư hỏng, mối mọt, khó quản lý, sắp xếp, truy vấn thông tin … (do đơn vị không có nghiệp vụ kho vận chuyên môn).

Chính những thực trạng đó khiến ALS quyết tâm phát triển dịch vụ quản lý tài liệu trong kho lưu trữ chuyên nghiệp hơn cho các đơn vị.

Hãy thử tưởng tượng xem với chi phí chỉ bằng 1/3 so với chi phí hiện tại bạn đang bỏ ra, doanh nghiệp có hẳn:

- Khu vực kho lưu trữ riêng giấy tờ, văn bản của đơn vị

- Đội ngũ kho vận chuyển môn sắp xếp, quản lý giấy tờ thông tin một cách khoa học

- Không phải lo tiền điện nước hàng tháng, an ninh, bảo mật 24/24

- Sự đảm bảo tối ưu về an toàn cho tài liệu, không lo mối mụt, điều kiện bảo quản không thích hợp, …

- Đầy đủ các phương tiện, cơ sở vật chất hỗ trợ quá trình quản lý kho, các dịch vụ gia tăng như vận tải, giao nhận giấy tờ ngay khi cần.

2. Hệ thống kho lưu trữ quản lý tài liệu theo chuẩn Văn thư Quốc Gia?

Dịch vụ quản lý tài liệu trong kho lưu trữ của ALS được xây dựng chuẩn theo quy trình và tiêu chuẩn của Cục văn thư lưu trữ Quốc Gia.

Chúng tôi đảm bảo an toàn cho mọi loại hình văn bản, giấy tờ được lưu trữ tại kho tài liệu của mình.

- Hệ thống kho lưu trữ quản lý tài liệu của ALS được đầu tư hiện đại với:

- Hệ thống giá kệ selective, drive-in, dễ dàng xếp dỡ, truy xuất, tải trọng sàn >1700kg/m2. 

- Hệ thống panel vách kho cách nhiệt, chống cháy. 

- Hệ thống điều hòa, dàn lạnh hiệu suất tốt: 5 cụm máy với công suất 80HP được bố trí phù hợp với thiết kế kho, đảm bảo nhiệt độ ổn định và đồng đều. 

- Hệ thống hút ẩm đảm bảo độ ẩm ổn định: 6 máy hút ẩm hiệu Harison, công suất hút 192 lít nước/ngày, xử lí 2500m3 không khí trên 1 giờ

- Hệ thống thông gió đảm bảo không khí được lưu thông. 

- Hệ thống báo cháy đảm bảo phát hiện ngay lập tức các đám khói, được bố trí toàn bộ kho. 

- Hệ thống cứu hỏa đầy đủ cả bên trong và bên ngoài. 

Kho được diệt côn trùng và xử lý mối mọt định kỳ. Hệ thống camera giám sát 24/24, cả phía trong và phía ngoài kho.

3. Liên hệ sử dụng dịch vụ lưu trữ, quản lý tài liệu của doanh nghiệp?

Nếu bạn đang quan tâm về dịch vụ quản lý tài liệu trong kho lưu trữ của ALS, có thể tới ngay các địa điểm kho của chúng tôi để tham quan và giới thiệu trực tiếp về quy trình tài liệu được khai thác nhập xuất.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể gửi các yêu cầu tư vấn, báo giá về dịch vụ kho tài liệu thông qua các kênh thông tin sau:

- Website: https://als.com.vn

- Tổng đài: 1900 3133

- Email: contact@als.com.vn

- Fanpage/Linkedin: Aviation Logistics Corporation

Chúng tôi sẽ phản hồi lại ngay quý khách khi thông tin được tiếp nhận

Chia sẻ bài viết này