Hầu hết các doanh nghiệp có một lượng lớn chứng từ, tài liệu quan trọng cần lưu trữ. Nếu không sắp xếp, quản lý tốt sẽ rất khó truy xuất, tra cứu vào những thời điểm cấp thiết. Vì vậy, lựa chọn một kho lưu trữ hồ sơ tốt nhất tại Hà Nội là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp. Nếu bạn cũng đang nghiên cứu phương án bảo quản tài liệu, hãy cùng ALS theo dõi bài viết sau đây.
Kho lưu trữ hồ sơ là một không gian được thiết kế đặc biệt để bảo quản, sắp xếp và quản lý các loại hồ sơ, tài liệu, chứng từ của cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp. Đây là nơi tập trung các thông tin quan trọng, có giá trị về mặt pháp lý, lịch sử và quản lý.
Mục đích của kho lưu trữ hồ sơ:
Việc quản lý và lưu trữ hồ sơ được quy định bởi nhiều văn bản pháp luật khác nhau, tùy thuộc vào loại hình hồ sơ và lĩnh vực hoạt động. Một số quy định chung bao gồm:
Theo Điều 15 Luật Lưu trữ 2024 quy định về thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu như sau:
(1) Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu bao gồm lưu trữ vĩnh viễn và lưu trữ có thời hạn.
(2) Hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn bao gồm: tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt; hồ sơ, tài liệu về đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược; chương trình mục tiêu quốc gia, đề án, dự án quan trọng, trọng điểm quốc gia; hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn khác theo quy định của luật có liên quan và của cơ quan có thẩm quyền.
(3) Hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thời hạn là hồ sơ, tài liệu không thuộc trường hợp quy định tại (2) mục này.
Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu quy định tại khoản 3 Điều 15 Luật Lưu trữ 2024 được tính theo năm, tối thiểu là 02 năm và tối đa là 70 năm kể từ năm kết thúc công việc.
(4) Trường hợp hồ sơ có các tài liệu lưu trữ với thời hạn khác nhau thì thời hạn lưu trữ hồ sơ được xác định theo thời hạn của tài liệu có thời hạn lưu trữ dài nhất trong hồ sơ.
(5) Bộ, cơ quan ngang Bộ, Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Kiểm toán nhà nước quy định cụ thể thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước sau khi có ý kiến của Bộ Nội vụ.
(6) Căn cứ quy định tại (2), (3) và (5) mục này, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định danh mục, thời hạn lưu trữ cụ thể đối với hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức mình.
(7) Căn cứ quy định tại (5) và (6) mục này, người được giao xử lý công việc có trách nhiệm xác định cụ thể thời hạn lưu trữ đối với hồ sơ, tài liệu.
Hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp kho lưu trữ hồ sơ tốt nhất tại Hà Nội với diện tích không gian rộng rãi. Phần lớn đều tập trung đầu tư các trang thiết bị, hệ thống cơ sở vật chất, đồ dùng chuyên dụng hiện đại để phục vụ mục đích bảo quản tài liệu. Một số đơn vị còn xây dựng kế hoạch diệt mối mọt định kỳ nhằm hạn chế tình trạng hư hỏng giấy tờ trong quá trình lưu trữ tại kho.
Với quy trình vận hành chuyên nghiệp, hoạt động kho lưu trữ hồ sơ tại Hà Nội luôn được đánh giá cao về tính bảo mật, tiện lợi. Khách hàng có thể trích xuất tài liệu hoặc tiêu hủy chứng từ bất cứ thời điểm nào trong giờ hành chính.
Việc thuê kho lưu trữ hồ sơ tại Hà Nội ngày càng trở nên phổ biến do nhu cầu tiết kiệm không gian văn phòng, đảm bảo an toàn cho tài liệu và tuân thủ các quy định về lưu trữ. Vậy, những loại hồ sơ nào thường được gửi đến các kho lưu trữ này?
ALS là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ hồ sơ uy tín và chất lượng hàng đầu tại Việt Nam. Với nhiều năm kinh nghiệm và hệ thống kho bãi hiện đại, ALS đã và đang là sự lựa chọn của rất nhiều doanh nghiệp. Dưới đây là những lý do chính khiến bạn nên lựa chọn dịch vụ lưu trữ hồ sơ tại ALS:
Môi trường bảo quản tối ưu: Các kho của ALS được thiết kế và xây dựng theo tiêu chuẩn quốc tế, đảm bảo môi trường bảo quản hồ sơ luôn khô ráo, thoáng mát, tránh ẩm mốc, côn trùng và các tác nhân gây hại khác.
Phòng cháy chữa cháy: Hệ thống phòng cháy chữa cháy tự động, đảm bảo an toàn trong mọi tình huống.
Hệ thống kho lưu trữ ở Hà Nội thuộc khu vực trung tâm thành phố nên được đầu tư kỹ lưỡng về cơ sở vật chất. Không chỉ có diện tích rộng rãi chứa lượng lớn hồ sơ, tài liệu, các kho còn trang bị thêm điều hòa, máy hút ẩm…giúp chứng từ, giấy tờ bảo quản an toàn trong điều kiện tốt nhất.
Khi sử dụng kho chung hoặc mini tự quản, doanh nghiệp chỉ cần thanh toán số tiền để thuê mặt bằng. Thậm chí được sắp xếp hồ sơ trong các kệ, khay và thùng chứa trong kho mà không phải bổ sung mua mới. Hơn nữa, doanh nghiệp cũng không cần thanh toán các khoản chi phí phát sinh như điện nước, bảo trì, nâng cấp kho…
Kho lưu trữ hồ sơ tốt nhất tại Hà Nội được trang bị hệ thống camera giám sát 24/24 nên tài liệu luôn đảm bảo an toàn tuyệt đối. Nhân viên quản lý sẽ niêm phong, dán mã cho từng thùng tài liệu. Vì vậy, thông tin dữ liệu hồ sơ luôn được bảo mật tuyệt đối trong kho.
Số hóa hồ sơ: ALS cung cấp dịch vụ số hóa hồ sơ, giúp khách hàng dễ dàng lưu trữ và quản lý hồ sơ trên môi trường điện tử.
Vận chuyển hồ sơ: ALS hỗ trợ vận chuyển hồ sơ đến và đi từ kho một cách an toàn và nhanh chóng.
Qua nội dung trên, ALS đã chia sẻ những thông tin cần thiết về kho lưu trữ hồ sơ tốt nhất tại Hà Nội. Hy vọng qua đó, bạn có thể tìm được đối tác tin cậy để lưu trữ tài liệu, chứng từ. Nếu cần tư vấn giá thuê kho lưu trữ hồ sơ tại Hà Nội, hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ.
- Website: https://als.com.vn
- Link chi tiết: https://als.com.vn/dich-vu/he-thong-kho-tai-lieu
- Hotline: 1900 3133
- Email: contact@als.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/Aviationlogisticscorporation
- Linkedin: Aviation Logistics Corporation (ALS)
𝐀𝐋𝐒 – 𝐓𝐡𝐞 𝐋𝐞𝐚𝐝𝐢𝐧𝐠 𝐨𝐟 𝐀𝐯𝐢𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐋𝐨𝐠𝐢𝐬𝐭𝐢𝐜𝐬
Trung Quốc thống trị bảng xếp hạng, với năm nền tảng trong Top 10, ba trong Top 5 và hai vị trí hàng đầu cho Hồng Kông và Thượng Hải. Năm 2023, điều đáng chú ý là tất cả các...
Để giúp bạn dễ dàng tìm kiếm thông tin về các sân bay tại Úc, ALS xin cung cấp một danh sách các sân bay lớn và quan trọng nhất, kèm theo mã IATA và ICAO.
Kho tài liệu là nơi tập trung, bảo quản các loại giấy tờ, hồ sơ, chứng từ quan trọng liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý nhân sự, tài chính, pháp lý...
Kho lạnh là không gian vật lý, còn hệ thống kho lạnh là tập hợp các thiết bị và công nghệ tạo ra và duy trì môi trường lạnh bên trong kho. Kho lạnh không thể hoạt động nếu...
Danh sách sân bay ở Nhật Bản và mã IATA và ICAO được chia ra thành 2 nhóm quốc tế và nội địa. Sau đây là danh sách chi tiết.
Hiện nay, Trung Quốc sở hữu mạng lưới sân bay phát triển mạnh mẽ với hàng trăm sân bay lớn nhỏ trải dài khắp đất nước. Với con số khoảng 222 sân bay hoạt động trên khắp cả...
Cảng Nam Đình Vũ với vị trí chiến lược tại khu kinh tế quan trọng của Hải phòng và miền Bắc có địa lý thuận lợi, cơ sở vật chất và phương tiện thiết bị được Gemadept đầu tư...
Mỗi sân bay Hàn Quốc đều có mã IATA và ICAO riêng giúp phân biệt và quản lý hiệu quả trong hệ thống hàng không tại Hàn Quốc cũng như trên toàn cầu.
Bảng báo giá kho lạnh & Kho đông lạnh năm 2024 tại đơn vị ALS mà các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp có thể tham khảo trước khi đưa ra những sự lựa chọn tối ưu nhất.
ALS