Theo quy định, nhiều tài liệu cần được lưu trữ trong thời gian 1 – 2 năm, hay 7 – 10 năm và thậm chí là vĩnh viễn.
Chính vì vậy, việc bảo quản đối với những tài liệu này vô cùng quan trọng. Chúng ta không thể bảo vệ được tài liệu nếu chỉ sử dụng những cách cất giữ thông thường.
Bên cạnh việc phải đảm bảo môi trường, không gian lưu trữ tài liệu tiêu chuẩn (ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm, kết cấu khu vực, …), những tài liệu phải được để trong những hộp đựng tiêu chuẩn để giấy tờ, văn bản, hồ sơ tránh những tác động từ môi trường bên ngoài.
Cùng ALS tìm hiểu về một số loại hộp đựng tài liệu lưu trữ thông dụng hiện nay thông qua bài viết sau.
Các hộp đựng tài liệu lưu trữ là những hộp/thùng được thiết kế theo dạng hình khối chữ nhất, bên trong có không gian để lưu trữ giấy tờ, văn bản, hồ sơ của doanh nghiệp.
Việc sử dụng những hộp đựng tài liệu này giúp tài liệu:
- Giảm thiểu những yếu tố tác động từ bên ngoài ảnh hưởng đến chất lượng giấy tờ lưu trữ (mối mọt, thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn, …)
- Tối ưu về không gian lưu trữ, dễ dàng chất xếp, cất giữ trong không gian văn phòng/kho tài liệu cũng như dễ dàng khi di chuyển đến các vị trí khác nhau.
Tùy theo chất liệu, người ta chia hộp đựng tài liệu lưu trữ ra làm hai loại cơ bản:
Những hộp này thường được làm bằng hộp carton cứng, độ dày khoảng từ 2 – 3 lớp trở lên. Những thùng này thường nhẹ và có khoét lỗ để tiện trong việc bê, xách khi vận chuyển và lưu trữ.
- Ưu điểm: nhẹ, giá thành rẻ, dễ vận chuyển
- Nhược điểm: khả năng chống chịu ngoại lực kém, dễ bị ẩm thấp (nếu như hộp carton không được làm dày hay tráng thêm các vật liệu tráng bên ngoài).
Các doanh nghiệp sử dụng các thùng tôn để lưu trữ. Những thùng/hộp này thường được làm bằng tôn hay bằng nhôm có độ dày trung bình. Có quai xách ở hai bên để bê hoặc kéo di chuyển.
- Ưu điểm: chắc chắn, chống chịu ngoại lực và tránh tác động từ yếu tố bên ngoài tốt
- Nhược điểm: cồng kềnh, nặng, khó vận chuyển, giá thành vật liệu cao.
Doanh nghiệp có thể dựa vào ngân sách, khối lượng giấy tờ, văn bản cần lưu trữ để lựa chọn loại hộp đựng tài liệu lưu trữ. Đơn vị có thể sử dụng hộp carton, thùng tôn hoặc phối hợp cả 2 loại để lưu trữ hồ sơ, giấy tờ.
Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu hơn về hộp đựng tài liệu lưu trữ. Nếu doanh nghiệp bạn cần cung cấp hộp đựng hay kho tài liệu lưu trữ tiêu chuẩn, hãy liên hệ ngay với các chuyên gia của chúng tôi để nhận được hỗ trợ sớm nhất.
Sân bay Indonesia & Danh sách các sân bay tại Indonesia - Mã sân bay Indonesia (IATA / ICAO). Có 205 sân bay ở Indonesia tất cả các sân bay ở Indonesia được liệt kê bên dưới.
Mã Zip CODE Hàn Quốc, giống như mã Zip CODE ở các quốc gia khác, là một chuỗi số dùng để xác định địa chỉ cụ thể trong hệ thống bưu chính. Mã Zip CODE Hàn Quốc thường gồm...
Việc lựa chọn một đơn vị vận chuyển hàng hóa uy tín là vô cùng quan trọng, đặc biệt khi vận chuyển hàng hóa qua cửa khẩu và vào kho ngoại quan. Điều này đòi hỏi đơn vị vận...
Vận tải biển từ Hải Phòng đi Jakarta là một trong những tuyến đường quan trọng trong giao thương quốc tế giữa Việt Nam và Indonesia.
Tuyến vận tải đường biển từ Hải Phòng đi Keelung đang trở nên vô cùng nhộn nhịp. Bởi lẽ, đây chính là tuyến vận tải quan trọng trong việc kết nối giao thương giữa Việt Nam...
Cảng Seattle là một cảng biển vô cùng quan trọng tại thành phố Seattle, bang Washington, Hoa Kỳ. Nằm trên Vịnh Elliott thuộc vùng Puget Sound, cảng Seattle được bao bọc bởi...
Cảng Gwangyang bao gồm 3 khu vực: Cảng container cảng Gwangyang, cảng Gwangyang (vùng Gwangyang) và cảng Gwangyang (vùng Yeosu).
Mã Zip Japan còn được gọi là Postal Code hoặc mã bưu chính. Mã này gồm một chuỗi số để chỉ định vị trí của mỗi khu vực tại Nhật Bản. Thông thường, mã bưu chính tại Nhật sẽ...
Hiện nay, mức giá cước vận tải biển từ Hải Phòng đi Oregon mới nhất sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như loại hàng hóa, khối lượng hàng, đặc thù của từng loại hàng hóa, yêu cầu...
Nếu được yêu cầu nhập mã bưu chính của Hồng Kông vào trang web, bạn có thể để trống hoặc thử điền "000", "0000", "000000" hoặc "HKG" là những mã thường được nhiều người sử...
ALS