Theo quy định, nhiều tài liệu cần được lưu trữ trong thời gian 1 – 2 năm, hay 7 – 10 năm và thậm chí là vĩnh viễn.
Chính vì vậy, việc bảo quản đối với những tài liệu này vô cùng quan trọng. Chúng ta không thể bảo vệ được tài liệu nếu chỉ sử dụng những cách cất giữ thông thường.
Bên cạnh việc phải đảm bảo môi trường, không gian lưu trữ tài liệu tiêu chuẩn (ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm, kết cấu khu vực, …), những tài liệu phải được để trong những hộp đựng tiêu chuẩn để giấy tờ, văn bản, hồ sơ tránh những tác động từ môi trường bên ngoài.
Cùng ALS tìm hiểu về một số loại hộp đựng tài liệu lưu trữ thông dụng hiện nay thông qua bài viết sau.
Các hộp đựng tài liệu lưu trữ là những hộp/thùng được thiết kế theo dạng hình khối chữ nhất, bên trong có không gian để lưu trữ giấy tờ, văn bản, hồ sơ của doanh nghiệp.
Việc sử dụng những hộp đựng tài liệu này giúp tài liệu:
- Giảm thiểu những yếu tố tác động từ bên ngoài ảnh hưởng đến chất lượng giấy tờ lưu trữ (mối mọt, thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn, …)
- Tối ưu về không gian lưu trữ, dễ dàng chất xếp, cất giữ trong không gian văn phòng/kho tài liệu cũng như dễ dàng khi di chuyển đến các vị trí khác nhau.
Tùy theo chất liệu, người ta chia hộp đựng tài liệu lưu trữ ra làm hai loại cơ bản:
Những hộp này thường được làm bằng hộp carton cứng, độ dày khoảng từ 2 – 3 lớp trở lên. Những thùng này thường nhẹ và có khoét lỗ để tiện trong việc bê, xách khi vận chuyển và lưu trữ.
- Ưu điểm: nhẹ, giá thành rẻ, dễ vận chuyển
- Nhược điểm: khả năng chống chịu ngoại lực kém, dễ bị ẩm thấp (nếu như hộp carton không được làm dày hay tráng thêm các vật liệu tráng bên ngoài).
Các doanh nghiệp sử dụng các thùng tôn để lưu trữ. Những thùng/hộp này thường được làm bằng tôn hay bằng nhôm có độ dày trung bình. Có quai xách ở hai bên để bê hoặc kéo di chuyển.
- Ưu điểm: chắc chắn, chống chịu ngoại lực và tránh tác động từ yếu tố bên ngoài tốt
- Nhược điểm: cồng kềnh, nặng, khó vận chuyển, giá thành vật liệu cao.
Doanh nghiệp có thể dựa vào ngân sách, khối lượng giấy tờ, văn bản cần lưu trữ để lựa chọn loại hộp đựng tài liệu lưu trữ. Đơn vị có thể sử dụng hộp carton, thùng tôn hoặc phối hợp cả 2 loại để lưu trữ hồ sơ, giấy tờ.
Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu hơn về hộp đựng tài liệu lưu trữ. Nếu doanh nghiệp bạn cần cung cấp hộp đựng hay kho tài liệu lưu trữ tiêu chuẩn, hãy liên hệ ngay với các chuyên gia của chúng tôi để nhận được hỗ trợ sớm nhất.
Danh sách cửa khẩu trên biên giới Việt Nam - Lào được hai Bên thống nhất trong Hiệp định quản lý biên giới: Tây Trang (Điện Biên) Pang Hốc (Phông Sa Lỳ), Na Mèo (Thanh Hóa)...
Cửa khẩu Nậm Cắn là cửa khẩu quốc tế nằm tại làng Tiền Tiêu, xã Nậm Cắn, huyện Kỳ Sơn, Nghệ An.Thông thương sang cửa khẩu Namkan, bản Din Dan Muang Nong Het của tỉnh Xiengkhuang,...
Tìm hiểu ngay danh sách các cửa khẩu Việt Nam với Trung Quốc ngay dưới đây để có những sự lựa chọn phù hợp nhất với nhu cầu vận chuyển hàng hóa
Cửa khẩu quốc tế La Lay là cửa khẩu quốc tế tại vùng đất thôn La Lay xã A Ngo huyện Đakrông tỉnh Quảng Trị, Việt Nam. Cửa khẩu quốc tế La Lay thông thương sang cửa khẩu Lalay...
Khu công nghiệp Hoà Cầm có vị trí địa lý nằm về phía Tây Nam Thành phố Đà Nẵng, giáp đường Quốc lộ 14B thuộc trục hành lang kinh tế Đông Tây. Là khu công nghiệp có vị trí...
ALS cung cấp Dịch vụ cho thuê kho tại ICD Mỹ Đình, Hà Nội của phục vụ xuất nhập khẩu đường Hàng Không uy tín và chuyên nghiệp.
Cửa khẩu quốc tế Lao Bảo (Quảng Trị, Việt Nam) cách TP. Đông Hà khoảng 80km, nối hai tỉnh Savannakhet của Lào và huyện Hướng Hoá của tỉnh Quảng Trị.
Khu công nghiệp Bàu Bàng được thành lập vào tháng 05/2007 theo Quyết định của Thủ tướng Chính phủ với số vốn lên đến 1570 tỷ đồng. Khu công nghiệp Bàu Bàng đi vào hoạt động...
KCN Quang Minh có tổng diện tích lên tới 344,4 ha; có vị trí tại huyện Mê Linh, TP. Hà Nội được cấp phép xây dựng vào năm 2004 với các ngành nghề chính bao gồm: chế biến thực...
Cách trung tâm huyện Quan Sơn 53 km về phía Tây, Cửa khẩu Na Mèo - Nậm Xôi được chính phủ 2 nước Việt Nam - Lào chính thức công bố là Cửa khẩu quốc tế từ năm 2004.
ALS